Muutoksen sulava mittaaminen

Muutoksen onnistunut läpivienti on aina vaativa projekti. Muutoksen mittaaminen on olennainen osa muutosta, mutta usein se saattaa aiheuttaa päänvaivaa: mitä mitata ja kuinka? Teknisessä projektissa mittarit yhdistetään helposti suoraviivaisesti käyttöasteeseen. Esimerkiksi admin-portaalista voi kätevästi seurata käyttäjämääriä ja toiminnan muutosta päivätasolla, jolloin saadaan kattava ymmärrys siitä, kuinka uudet työkalut on otettu käyttöön. Mutta, vaikka käyttöaste on mainio muutoksen toteutumisen mittari, paljon muutakin tarvitaan muutoksen kokonaisvaltaiseen seuraamiseen ja ymmärtämiseen. Käyttöaste ei kerro käyttäjän kokemuksesta, tyytyväisyydestä tai halusta muuttaa toimintaansa ja jatkaa uusia toimintatapoja.

Kuten Christine kirjoitti muutosta käsittelevän blogisarjamme ensimmäisessä osassa, muutos on muutakin kuin tekninen käyttöönotto: me Sulavalla uskomme, että tekninen muutos kulkee yhdessä jokaisen ihmisen kokemuksen kanssa ja ovat molemmat yhtä elintärkeitä onnistuneen muutoksen läpiviennissä. Siksi haluamme myös mitata muutosta kokonaisvaltaisesti.

On tärkeää, että muutosta mitataan jatkuvasti koko projektin ajan. Muutoksen lisäksi projektissa mitataan luonnollisesti myös projektijohtamisen näkökulmasta kestoa, kustannusta, laatua ja asiakastyytyväisyyttä. On varsin tavallista, että ensin on projekti, sen myötä muutos ja projektin loppumetreillä suoritetaan mittaus: kuinka meni. Jatkuva mittaaminen tuo enemmän arvoa ja luo pohjaa onnistuneelle muutokselle.

Näin päästään:

  1. Tunnistamaan jo projektin aikana ne keskeiset asiat, jotka tarvitsevat lisähuomioita,
  2. ne asiat, jotka sujuvat hyvin sekä
  3. ne, joita ei olla mahdollisesti edes huomioitu.

Saatu data mahdollistaa muutosprojektin sponsoria, johtoa sekä projektiryhmää reagoimaan reaaliajassa muutosprojektin kulkuun, jolloin henkilöstölle saadaan paras mahdollinen kokemus ja päästään projektin tavoitteisiin aikataulussa.

Kuinka sitten mittaisin?

Kuulostaa helpolta, eikö? Jokainen kuitenkin tietää, kuinka muutoksen myllertäessä on paljon uutta omaksuttavaa, päivittäiset rutiinit pitää edelleen hoitaa ja kiire pukkaa päälle. Tuntuu helposti siltä, ettei ylimääräiseen ole aikaa. Vielä pitäisi mitata muutosta. Millä välineillä tai miten sitä pitäisi tehdä?

Olemme halunneet tehdä muutoksen mittaamisesta mahdollisimman sulavaa ja luoneet sulavan muutosmittariston, jonka avulla saadaan helposti seurattua käyttäjädataa, työntekijän kokemusta sekä asetettuja liiketoiminnallisia tavoitteita. Mittaaminen suunnitellaan tarkkaan tapauskohtaisesti, sillä jokainen muutos ja jokainen organisaatio on erilainen. Voidaksemme suunnitella mittareita tulisi ymmärtää mikä muuttuu ja mikä on muutoksen vaikutus.

Sulavalaisten vetämissä muutosprojekteissa mittaaminen aloitetaan muutoksen alkumetreillä, eli aloitamme alkukartoituksella, jossa mitataan organisaation valmiutta muutokseen. Alkukartoituksen avulla saamme ymmärryksen kuinka muutosta lähdetään toteuttamaan kaikkein parhaimmalla tavalla. Muutosprojektin aikana mitataan muutosprosessia niin kokemuksen, käyttäytymisen muutoksen ja tekojen tasolla kuin yhdessä asetettujen liiketoiminnan tavoitteiden kautta. Mittaamme vain sellaisia asioita, joilla on muutoksen kannalta merkitystä eikä työntekijöitä rasiteta loputtoman pitkillä kyselylomakkeilla. Pohjaamme viestinnän, koulutuksen ja muutoksen toimenpiteet dataan ja reagoimme reaaliaikaisesti esim. jos tulos näyttää siltä, että muutos ei etene suunnitellulla tavalla jossakin osassa organisaatiota.

Mielenkiintoa mittaamiseen

Mielenkiintoa mittaamiseen voi luoda vaikka pelillistämällä, jolloin henkilöstö saadaan kannustettua motivoivalla tavalla kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia tai ottamaan käyttöön uusia toimintatapoja. Pelillistämisen avulla voi myös kerätä käyttäjien palautetta hauskalla ja opastavalla tavalla. Fiilismittari taas antaa työntekijälle mahdollisuuden kokemuksen arviointiin ja helppoon palautteenantoon. Tuloksia voi seurata helposti visuaalisessa muodossa. Muutoksissa, jotka koskevat laajaa joukkoa, kuten koko organisaatiota, yksittäisen työntekijän voi olla vaikeaa saada ääntään kuuluville. Kun mahdollisuus oman kokemuksen esiintuomiseen annetaan, sitoutuu työntekijä paremmin muutokseen, sillä jokainen tuntee aidosti voivansa vaikuttaa ympärillä tapahtuviin asioihin.

Peruselementit siis pysyvät samoina, mutta muutoksen mittaaminen räätälöityy projektikohtaisesti organisaation tarpeiden mukaan, kun muutoksen tavoitteita ja visiota määritettäessä muodostetaan yhdessä kohdennetut mittarit. ”Sitä saa mitä mittaa” pätee myös muutosmittareihin. Jos tunnistat, että projektisi tuo muutoksen kohderyhmälle, rohkaisemme projektin jäseniä ja päälliköitä ottamaan muutoksen mittarit osaksi projektin mittareita. Vain pysyvä muutos on onnistunut muutos.

Hyödynnä ammattilaisia. Kehityshankkeet usein epäonnistuvat oman työn ohessa tehtynä, eikä toisaalta muutosprojektin läpivienti välttämättä kuulu sitä toteuttavien vahvuusalueisiin. Tämän vuoksi ulkopuolinen apu on paikallaan tuomaan organisaation muutosprojektin tarvitsemaa kriittistä muutoshallinnan – ja viestinnän osaamista. Näitä ammattilaisia meiltä Sulavalta löytyy monta. Ota siis yhteys meihin, jos kaipaat tukea muutoksen läpiviemiseen organisaatiossasi!


Kirjoittaja on Sulavan konsultti Maiju Salonen, Teams-asiantuntija ja Prosci-sertifioitu muutososaaja, joka on erityisen kiinnostunut ihmisestä modernin työn muutoksen keskellä ja uskoo, että teknisissä projekteissa ihmislähtöinen lähestymistapa tuo onnistuneimman ja sulavimman lopputuloksen.

Sitkuttelu ei toimi – pidä huoli työyhteisöstäsi jo nyt

Maaliskuussa alkanut poikkeustila on kestänyt odotuksia kauemmin. Keväällä yleinen ajatus oli, että palaamme entiseen, kunhan korona pistetään kuriin. Sitten, kun tilanne normalisoituu, voidaan ryhtyä tekemään tosissaan töitä. Niissäkin lehtijutuissa, joissa kerrotaan, että ”paluuta vanhaan ei ole”, puhutaan ajasta koronan jälkeen.

Sitkuttelu sisältää ajatusvirheen, joka varmasti alkaa olla kaikille tässä vaiheessa selvä. Poikkeusaikaa on kestänyt jo niin kauan, että pelkällä tsempillä ei enää pärjää. Ja näkymä eteenpäin on vähintäänkin hämyinen. Marraskuun pimeyteen käpertyvän Suomen tietotyöläiset painavat toistaiseksi etämoodissa Teamsin kanssa.

Koska loppua ei ole näköpiirissä, kannattaa ottaa uusi normaali tosissaan. Etätyön ja etäkokousten ohjeistuksia on jo paljon, ja kehitystä on tapahtunut. Innovaatiotoimintakin onnistuu virtuaalisesti, mutta sekin vaatii onnistuakseen toiminnan muutosta, ei pelkkää kokouskutsun hyväksymistä.

On ymmärrettävää, että vaikeuksia ja kipuilua oli. Monessa yrityksessä oli aika tiukat etätyökäytännöt vielä tammikuussa 2020. Siirtyminen etäilyyn on paljon muutakin kuin tekninen hyppäys ja sen monet ovat jo oppineet. Mukautuvimmat yritykset ovat jo löytäneet keinot pärjätä uudessa tilassa ja muiden on pakko seurata perässä. Sitkuttelu ei auta.

Syksyn aikana on tullut esiin yhä enemmän työntekijän näkökulma. Työpaikka on monelle myös yhteisö, jonka merkitys alkaa liudentua, kun työkaveri onkin enää viesti ruudulla tai parhaimmassa tapauksessa kasvot etäkokouksessa. Sosiaaliset kontaktit ovat vain niiden ihmisten kanssa, joiden kanssa on yhteistä tekemistä. Verkosto pienenee. Satunnaiset kohtaamiset ovat vähissä eivätkä toimistolla toimivat vitsit välttämättä naurata kotikonttorin kollegoita.

Viestiminen voi helpommin vaikuttaa tylyltä, kun inhimillisen kanssakäymisen hienovaraiset elementit jäävät pois. Toki Teamsin avulla voi rikastuttaa sisältöä hyvinkin monipuolisesti, mutta olemme viestineet kasvotusten koko ihmiskunnan historian ajan. Uudet tavat ovat sen rinnalla todella tuoreita ja meillä kaikilla on vielä paljon opittavaa.

Onkin mielenkiintoista nähdä, miten työpaikan tarjoama yhteisö koetaan jatkossa. Nyt kahdeksan kuukauden kohdalla pomojen, kollegoiden ja HR:n on välttämätöntä miettiä, miten aikaisemmin fyysisessä ympäristössä ollut yhteisö saadaan kukoistamaan virtuaalisesti. Tässäkään ei kannata sitkutella, työntekijät kaipaavat yhteisöllisyyttä jo nyt.

Pienetkin keinot auttavat. Pitäkää kamerat auki ja järjestäkää virtuaalikahveja ja suoraan työhön liittymättömiä kohtaamisia. Keksikää luovia keinoja pitää sosiaaliset kontaktit kunnossa.

Esimiesten on syytä soittaa säännöllisesti tiimiläisille ja kuunnella. Se vie aikaa, mutta se on tiiminvetäjän tärkein tehtävä. Jos tiimiläinen voi huonosti, ei tulostakaan synny toivotulla tavalla. Samoin kollegoiden väliset yhteydenotot ovat tärkeitä. Ota yhteyttä, jos et ole kuullut työkaverista vähään aikaan. Lyhytkin keskustelu voi olla toiselle osapuolelle tärkeää.

Jos työpaikan yhteisö katoaa uuden normaalin aikana, on yritys menettänyt paljon. Lopulta se näkyy myös tuloksessa. Mitä tyytyväisempi henkilökunta, sitä tuottoisampia he ovat.

Kirjoittaja: Mikko Torikka

Muutosagentti on ystäväsi

Aiemmissa blogisarjamme osissa olemme kuvanneet sponsorin ja esimiehen roolin tärkeyttä muutoshankkeessa. Johtajilla on elintärkeä rooli muutoksessa, mutta tärkeä rooli on myös muutosagenteilla. Tässä postauksessa keskitymme heihin, miksi muutosagenttiverkosto kannattaa koota ja miten verkostoa pidetään yllä?

Miksi muutosagentit ovat tärkeitä?

Muutoksen läpivienti organisaatiossa vaatii paitsi teknisten valmiuksien kouluttamista, myös jatkuvaa tukea, ohjaamista uusien, tehokkaampien välineiden ja toimintatapojen ääreen sekä hyötyjen esille nostamista. Muutosagenttien avulla on muutoksen jalkauttaminen helpompaa: sitä kautta luomme otollisemman maaperän muutokselle. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi muutosagenttiverkoston luomiseen kannattaa satsata.

Muutosagenttien tehtävänä on viestiä muutokseen liittyvää sanomaa edustamalleen organisaation osalle räätälöitynä: mitä juuri heidän omissa joukoissaan halutaan muutoksesta tietää ja MITEN viesti tulisi kertoa, jotta sen vaikutus olisi mahdollisimman osuva. Muutosagenttien kautta on helppo luoda perusta ja innostus, joka varmistaa uusien toiminta- ja työskentelytapojen omaksumista kaikissa organisaation osissa.

Muutosagentit selkeyttävät asioita sekä omalla esimerkillään näyttävät, miten uudet tavat tehostavat toimintaa ja siten muuttavat asenteita, käyttäytymistä ja toimintatapoja arjessa. Muutos on kyllä mahdollista viedä maaliin ilman muutosagenttejakin, mutta helpompaa se on muutosagenttien kanssa yhdessä. Muutosagentit auttavat vähentämään ydinprojektiryhmän työtaakkaa sekä lisäävät muutoksen onnistumisen todennäköisyyttä.

”Muutosagenttiverkoston ansiosta on mahdollista kääntää muutos organisaation voimavaraksi, kilpailueduksi ja toiminnan laadun takeeksi.”

Mistä lähden liikkeelle, kun lähden kokoamaan muutosagenttien verkostoa?

  1. Varmista johdon sitoutuminen
    Hae ensin muutosagenttiverkostolle tuki ja mandaatti muutoksen johtajalta tai sponsorilta. Varaudu perustelemaan miksi tällainen verkosto tarvitaan projektiryhmän lisäksi. Ylimmästä johdosta jonkun tulee toimia muutosagenttiverkoston ”kummina”, joka tarkoittaa säännöllistä läsnäoloa ja yhteydenpitoa muutosagenttien kanssa. Tällöin on hyvä sopia myös muutosagenttiverkoston yhteistyömallit projekti-/muutosjohdon kanssa.

  2. Määrittele ja suunnittele
    Ennen kuin alat koota muutosagenttien verkostoa, tulee ensin selkeästi määritellä, mitä muutosagenteilta odotetaan, mitkä ovat heidän tehtävänsä ja tavoitteensa mahdollisimman konkreettisella tasolla. Mikä on heidän suhteensa projektiryhmään ja muutoksen vetäjään? Kuinka paljon aikaa heidän odotetaan toimintaan käyttävän? Mitä muutosagentit itse toiminnasta saavat, mitä he hyötyvät verkostossa olostaan ja mitä lisäarvoa verkostoon kuuluminen heille tuo? Mieti myös, miten heitä palkitaan tehdystä työstä. Vasta kun olet löytänyt vastaukset näihin, luo muutosagenttiverkostolle suunnitelma ja aikataulu mahdollisimman konkreettisella tasolla.

  3. Luo kehittymissuunnitelma
    Organisaatio voi tehdä viralliset muutoksen oppimisen portaat, jossa muutosagentti saa lisää muutoksenjohtamisen osaamista porras kerrallaan. Jos portailla kiipeäminen (uuden oppiminen) tarjoaa esim. uusia uramahdollisuuksia organisaatiossa, tämä sitouttaa muutosagentit entistä vahvemmin tehtäväänsä. Uralla eteneminen on paljon parempi motivaattori kuin palkanlisäys tai kertakorvaus rahana.

Mistä löydän muutosagentit?

Muutosagenttiverkostoon ilmoittautumisen pitäisi olla vapaaehtoista. Kun ihminen ilmoittautuu omasta halustaan, on hänellä myös sisäinen motivaatio sitoutua muutokseen.

Verkoston kokoamisessa tärkeintä on korostaa siihen osallistumisen hyviä puolia:

  • Muutosagentit saavat uudet ominaisuudet ensimmäisenä käyttöönsä,
  • He saavat osallistua koulutuksiin ja tutustua materiaaleihin ensimmäisinä
  • He saavat arvostusta ja kiitosta työstään
  • He pääsevät kehittämään itseään ja vaikuttamaan organisaation tuleviin toimintamalleihin ja kehittämään koko organisaatiota paremmaksi työpaikaksi

Muutosagenttiverkostoon kannattaa kutsua sellaisia ihmisiä, jotka suhtautuvat uusiin asioihin mahdollisuuksina ja joilla on aikaa, halua ja innostusta kehittää itseään ja omaa työyhteisöään – toisin sanoen: hyviä tyyppejä, joilta muutenkin uskalletaan kysyä apua ja joiden mielipidettä arvostetaan. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat aina plussaa, mutta usein muutosagentin tärkein työväline on herkät korvat. Muutosagentilta tarvitaan kärsivällisyyttä ja resilienssiä toimia myös kiireessä, vastustuksen ja kritiikin keskellä. Vaikka tilanne näyttäisi vaikealta ja haasteelliselta, on muutosagentin tehtävä luoda uskoa muutoksen läpivientiin omien kollegoidensa parissa.

Kun lähdetään rakentamaan uutta tapaa toimia, kannattaa hyväksyä, että heti ei välttämättä löydetä parhaimpia toimintatapoja. Alussa toiminta on keskeneräistä ja kokeillaan erilaisia vaihtoehtoja, kunnes löytyy toimivin tapa. Kokeilukulttuuriin kuuluu, että kokeillaan, kerätään palautetta, pidetään toimivat asiat ja muutetaan toimimattomat. Sinnikkäästi toistetaan, kunnes saadaan koko ketju toimiaan. Tärkeää on keskittyä positiivisiin asioihin, koska se vaikuttaa myös energiaan, ajatteluun, toimintaan ja motivaatioon.

Miten ylläpidän muutosagenttiverkostoa?

Olisi hienoa, jos ensimmäinen muutosagenttiverkoston viesti tai kutsu verkoston kickoffiin tulisi suoraan muutoksen sponsorilta. (Lue sponsorin roolista toisesta blogipostauksestamme täältä) Kokoa muutosagentit ja sponsori verkoston kickoffiin, jossa kerrotaan lisätietoa siitä, mitä muutosagenteilta odotetaan muutosmatkan aikana.

Muutosagentit tarvitsevat virallista ja epävirallista tunnustusta sekä muutosmatkan ajalta että hankkeen loputtua tehdystä työstä. Kiitä muutosagentteja paitsi hyvästä työstä, mutta muista varmistaa, että myös heidän esimiehensä tietävät hyvästä suorituksesta. Järjestä juhlat muutoksen maaliin saamisen kunniaksi.

Henkilökohtaisesti uskon, että hyvän muutosagenttistrategian kehittäminen tarjoaa erinomaista lisäarvoa. Se maksaa organisaatiolle vähän aikaa ja resursseja, mutta se varustaa työntekijöitä muutosjohtamisen osaamisella ja varmistaa muutoksen pysyvyyden organisaatiossa.

Jos et tiedä, mistä lähteä liikkeelle muutosagenttiverkoston kanssa, ota yhteyttä meihin. Olemme auttaneet useita organisaatioita muutosagenttiverkoston käynnistämisessä ja tukemisessa. Hyvä esimerkki tästä on Huhtamäki, jonka referenssitarinan muutosagenteista voit lukea tästä.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”

Elise Passiniemi
Kirjoittaja on Elise Passiniemi, joka ratkaisee viestinnän ja yhteistyön haasteita fiksumpien työtapojen sekä modernien työ- ja viestintävälineiden avulla, ihmiset edellä.

Virtuaalisen työpajan fasilitointi Teamsilla

Näyttää siltä, että etätyöskentely on uusi normaali. Olemme kevään myötä tulleet tutuksi ajatukseen, että kollegoja tavataan ruudun läpi Teams -palaverissa, kahvihetkellä tai tiedotustilaisuudessa. Etätyöpajojen taas piti olla väliaikainen paha, mutta nyt näyttää, että virtuaalifasilitointi on taito, johon kannattaa panostaa. Mutta nouseeko kylmä hiki otsalle, kun miettii mitä kaikkia uusia ohjelmia pitää omaksua, jotta virtuaalityöpajan saa vedettyä kunnialla läpi? Lisäksi työpajoissa usein osallistavuus, innovointi ja yhdessä tekeminen ovat pääosassa. Kuinka se onnistuu, jos ihmiset työskentelevät kotikoneiltaan?

Onneksi virtuaalityöpaja voi olla aivan yhtä innostava ja osallistava kuin perinteinenkin työpaja. Hyvä uutinen on myös, että tutulla Teamsilla työpajat onnistuvat mainiosti. Teams -työpajan ei tarvitse rakenteeltaan erota tavallisesta työpajasta ollenkaan, sillä Teams mahdollistaa työkalut niin pienryhmäkeskusteluille, post-it -lapuille kuin yhteiselle ideoinnille. Teams on lisäksi hyvä valinta työpaja-alustaksi, sillä työpajan tavoitteen kannalta on kannattavaa käyttää olemassa olevia ja tuttuja työvälineitä ja voidaan keskittyä tekniikan sijasta itse asiaan. Suurena plussana vielä reaaliaikainen dokumentaatio ja kaikille yhtäaikaisesti tallentuva tieto. Microsoft on lisäksi kehittänyt liudan huikeita ominaisuuksia, jotka tekevät kokous – ja sen myötä työpajakokemuksesta entistä paremman.

Onnistunut Teams- työpaja syntyy seuraavilla vinkeillä:

Fasilitaattorina:

1. Suunnittele työpaja huolellisesti. Tee mahdollisimman paljon valmiiksi etukäteen, esimerkiksi runkoja, pohjia tai mitä ikinä haluat työpajassa käyttää. 

2. Lähetä Teams -kokouskutsu hyvissä ajoin, jossa on selkeästi kerrottu työpajan tavoitteet. Anna jo kutsussa ohjeet, jos toivot esimerkiksi kameroiden olevan päällä, jotta kaikki toimisivat samalla tavalla. Jos osallistujia on pieni porukka, videon päällä pitäminen luo mukavaa fiilistä. Riippuen työpajan sisällöstä, kamerat voidaan sulkea myöhemmin, jos siirrytään enemmän keskittymistä vaativiin tehtäviin. Voitte käyttää Together- modea tai Large- gallerya, jolloin kaikki osallistujat näkyvät kerralla.

3. Varaa mieluummin arvioitua enemmän aikaa työpajalle, sillä erilaisten ympäristöjen välillä liikkuminen saattaa viedä osallistujilta aikaa. Muista ohjeistaa eri vaiheet selkeästi ja näyttää omalta ruudulta kuinka esimerkiksi tilojen välillä siirtyminen tapahtuu ruutua jakamalla.

4. Pyydä ihmisiä paikalle jo 15 minuuttia etukäteen, jotta kaikki ovat paikalla, kun työpaja alkaa. Pieni jutustelu alkuun lisäksi tuo tunteen yhteisestä tekemisestä välimatkoista huolimatta. Voit odotteluhetkeen varata esimerkiksi pienen tehtävän, kuten keskustelunaiheen tai kuvaäänestyksen, jonka jaat osallistujille. Tämän voit toteuttaa myös alkulämmittelynä, kun kaikki ovat paikalla.

5. Fasilitaattorin rooli korostuu virtuaaliympäristössä, sillä tilanteen ohjaamista vaaditaan enemmän kuin tavallisesti. Sopikaa yhdessä pelisäännöt, kuinka puheenvuoroja käytetään, jotta kaikki saavat äänensä kuuluville ja vältetään päällekkäin puhuminen. Nosta käsi -toiminto on tähän erinomainen, tai isossa ryhmässä voi käyttää yksityiskeskustelua puheenvuoron varaamiseen, jolloin oman nimen kirjoittamalla varataan puheenvuoro ja fasilitaattori hallinnoi keskustelua pyyntöjärjestyksessä. Jos porukka on iso, pienryhmiin siirtyminen on kannattavaa, sillä keskusteluun osallistuminen isossa ryhmässä voi olla osalle epämukavuusalueella.

6. Muista aikatauluttaa tarpeeksi taukoja. Lyhyet 5-10min tauot pitävät osallistujat virkeinä. Tauoille voit keksiä jotain pientä kevennystä kuten musiikkia.

Teams- työpajan kulku ja erilaiset työkalut:

7. Teams -työpajassa ryhmällä runkona voi toimia fasilitaattorin etukäteen valmisteltu yhteinen dokumentti, jota kaikki osallistujat seuraavat ja voivat muokata. Esimerkiksi PowerPoint -esitys korvaa valmiiksi kirjoitetut fläppitaulut ja niille voi kirjoittaa päivän ohjelman, tavoitteet ja valmistella valmiiksi pohjia, joita osallistujat voivat muokata työpajan aikana. Linkin voi jakaa kokouksen chatissa, jolloin kaikki löytävät helposti oikean tiedoston. Muista ohjeistaa selkeästi milloin on aika muokata ja ideoida ja milloin seurata fasilitaattoria.

8. Kuten työpajoissa yleensäkin, työpajan alkuun voi ottaa pienen lämmittelyosion. Lämmittelyssä voidaan samalla harjoitella esimerkiksi äänestyksen tai pienen kyselyn täyttämistä Formsin kautta tai vaikka OneNoteen. Lämmittelyn jälkeen voi samalla tavalla kerätä kokoon osallistujien odotukset työpajalle, joihin voidaan palata työpajan lopuksi. Tällä saadaan myös osallistujat fokusoitumaan päivän aiheeseen.

9. Jotta kaikkien osallistaminen onnistuu, on usein helpompi jakautua hetkellisesti pienempiin ryhmiin. Tämä onnistuu jakamalla osallistujat etukäteen rinnakkaisiin kokouksiin. Breakout roomeja saamme odotella vielä pienen hetken, mutta ne ovat kehityksessä ja saapuvat tämän vuoden puolella. Odotellessa pienryhmätyöskentely onnistuu mainiosti näillä ohjeilla kollegani Elisen blogikirjoituksesta. Osallistujat vaihtavat itse tilaa, joten huolehdi, että ohjeet pienryhmäkokoukseen liittymisestä ovat selkeät, kerro aikataulu, jolloin pienryhmätyöskentely päättyy ja varmista, että itse tehtävän ohjeistus on myös pienryhmätilassa saatavilla.

10. Jos osallistujat ovat kaikki oman organisaation sisältä, todellista työpajatunnelmaa saa käyttämällä Microsoftin Whiteboardia. Se on nimensä mukaisesti virtuaalinen valkotaulu, johon voi kirjoittaa käsin, käyttää post-it -lappuja ja ryhmitellä niitä. Post-it -lappuihin merkkaamalla tapahtuva äänestäminenkin onnistuu aivan kuten tavallisessa työpajassa. Organisaation ulkopuolisetkin saadaan pian mukaan, kuten Microsoft on luvannut.

11. Jos osallistujissa on organisaation ulkopuolisiakin ihmisiä tai halutaan pitää työpaja mahdollisimman yksinkertaisena, sopii yhteinen PowerPoint oikein hyvin kirjaamaan ajatuksia ylös. PowerPoint -runko vie myös Teams -työpajaa eteenpäin ja mikä parasta, kaikki ideat, tehdyt päätökset ja muut asiat dokumentoituvat reaaliaikaisesti ja materiaali jää kaikkien osallistujien saataville.

12. Virtuaalityöpajan lopuksi voidaan käydä alussa kirjatut odotukset läpi ja yhdessä tarkistaa päästiinkö tavoitteisiin sekä sopia jatkosta.

Teams -työpajan hienous on, että se ei vaadi osallistujilta juuri teknistä erityisosaamista, kunhan osaa liittyä Teams- kokoukseen kutsulinkistä. Fasilitaattorin perusteellisilla etukäteisvalmisteluilla ja hyvällä ohjaamisella virtuaalityöpajan aikana päästään hyviin tuloksiin. Ei muuta, kun rohkeasti kokeilemaan yhdessä!

Haluatko oppia kuinka tämä kaikki tapahtuu ja saada teknisen varmuuden työpajojen ja muiden tilaisuuksien fasilitointiin? Meiltä löydät Virtuaalifasilitointi Teamsilla -kurssin ja sen käytyäsi osaat vetää virtuaalisesti tilaisuuksia, ymmärrät tekniset mahdollisuudet ja rajoitteet sekä kykenet rakentamaan mielenkiintoisen tilaisuuden, jossa osallistujat pääsevät keskittymään sisältöön tekniikan sijaan. Ilmoittaudu Virtuaalifasilitointi Teamsilla- kurssille 13.11 tai pyydä tarjous juuri omalle organisaatiollesi.

Kirjoittaja on Sulavan konsultti Maiju Salonen, Teams-asiantuntija ja Prosci-sertifioitu muutososaaja, joka on erityisen kiinnostunut ihmisestä modernin työn muutoksen keskellä ja uskoo, että teknisissä projekteissa ihmislähtöinen lähestymistapa tuo onnistuneimman ja sulavimman lopputuloksen.

”Painu …ttuun taulukkokauppias!” Vai sittenkin empaattisemmin netissä?

Otsikon toivotus osui kohdalleni yli kymmenen vuotta sitten, kun olin juuri aloittanut työni Microsoftilla pedagogisena asiantuntijana. Minua haastateltiin lehteen oppimisen pilvipalvelusta, joka silloin oli juuri rantautunut Suomeen ison hälyn saattelemana. Olihan minua toki virkamiehenä ennenkin kuultu mediassa, mutta se oli aikaa, jolloin netti ei vielä ollut jokaisen julkaisuareena.

Kommentillaan kirjoittaja halusi kaiketi kyseenalaistaa pätevyyteni, tietämättä minusta ja osaamisestani mitään. Toivotus tuntui pahalta. Seuraavakin tölväisy netissä sattui ja sitä seuraava. Sitten siihen pikkuhiljaa turtui ja oppi olemaan lukematta kommentteja.

Viimeisen parin vuoden ajan sain olla mukana Empatiapakkaus.fi -kokonaisuuden rakentamisessa ja lanseeraamisessa. Tapasin paljon oppimisen ammattilaisia, päättäjiä, äitejä ja isiä, lapsia ja nuoria. Yllättävän moni tuntui ajattelevan, että ihminen joko on empaattinen tai sitten ei. Empatian uskotaan olevan synnynnäinen ominaisuus. Kuulin kertomuksia pelaajayhteisöistä, futisvanhempien WhatsApp -ryhmistä, lasten ja nuorten somekokemuksista.

Yhteistä kertomuksissa oli täydellinen empatian puute ja monelta osin puhtaasti huono käytös. Moni myös mainitsi, että tietty määrä kuraa pitää vain kestää ja ikäviin kommentteihin tottua. Se sai surulliseksi, mutta myös kiukkuiseksi. Huonon käytöksen sietämisestä on siis tullut uusi normaali.

Keskustelu kiusaamisesta, väkivallasta ja lähimmäisen kunnioituksen puutteesta ryöpsähtelee julkisuudessa säännöllisesti. Yleensä keskustelun avaa jokin ikävä tapahtuma, jossa haukku onkin tehnyt haavan. Ja hyvä, että asioista keskustellaan. Valitettavasti se ei näytä riittävän. Eli laitetaanpa nyt ihan alkuun muutama asia kuntoon:

  1. Painamme kaikki mieleemme, että empatia on taito, jota voi oppia. Ei tunne tai synnynnäinen ominaisuus.
  2. Emme väheksy esimerkin voimaa ja muistamme, että suuri osa käyttäytymisestä opitaan mallioppimisen kautta.
  3. Kohtaan 2. liittyen katsomme peiliin hetken ja pysähdymme miettimään, kun seuraavan kerran tekee mieli alkaa tölvimään somessa tai päivittelemään julkisesti nuorison huonoa käytöstä.
  4. Ymmärrämme, että edellä mainituissa asioissa on astetta enemmän haastetta, kun käytetään teknologiaa, joka halutessamme on kasvoton ja anonyymi.

Meillä jokaisella on valta ja vapaus valita sanamme, toimemme ja asenteemme. Naapurin touhuja ei aina voi muuttaa, mutta omamme voi. Voimme myös tehdä teknologiavalinnat vastuullisesti ja ohjata sen käytössä. Me Sulavalla työskentelemme päivittäin paremman työelämän puolesta ja pohdimme, millaista työ on tulevaisuudessa.

Minkälaisia tulevaisuuden työntekijät ovat, jos nettikeskustelun kovuuteen turrutaan jo lapsena? Uskallan väittää, että parempi työelämä edellyttää empatiataitojen harjoittelua pienestä pitäen. Ja meille aikuisillekaan ei ole liian myöhäistä harjoitella näitä työelämässä ehdottoman tärkeitä taitoja.

Etätyöskentely tuo haasteita myös työkavereiden huomioimiseen ja empatian osoittamiseen. Olemmepa sitten koulussa tai toimistossa, kahvipöytäkeskusteluja on vaikea käydä verkkopalavereissa tai etäluennoilla. Etäyhteisön johtaminen vaatii uudenlaisia esimiestaitoja: miten rakentaa ja ruokkia yhteisöllisyyttä, kun kaikki on virtuaalikohtaamisten varassa? Miten huolehtia siitä, että kukaan ei jää yksin ja saa apua sitä tarvitessaan? Me Sulavat kokoonnumme virtuaalikahveille päivittäin ja yritämme näin tuoda yhteisöömme lämpöä ja yhteenkuuluvuutta siinä mielestäni hyvin onnistuen.

Työkaverien kommenttien peukuttaminen tai sydämen lisääminen tuntuvat pieniltä asioilta, mutta usein muutokset lähtevät arjen teoista. Pienestä on hyvä lähteä rakentamaan empaattista virtuaalikulttuuria jokaiseen yhteisöön. Tämä ei synny itsestään vaan kulttuurimuutos vaatii kokonaisuuden ymmärtävän fasilitaattorin, jolla on aikaa syventyä organisaation toimintaan ja miettiä toimivat mallit ja tavat omaan yhteisöön. Loppu on meistä itsestämme kiinni.

Teksti: Marianna Halonen

Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!

Esimiehen rooli on työelämän yksi monimutkaisemmista rooleista. Se pitää sisällään laajan kirjon kontekstiosaamista ja asiantuntijuutta, mutta myös ihmisjohtamista ja vaatii hyvää psykologista silmää. Tämän lisäksi heidän tontilleen usein kuuluu myös oman toimialueen työn- ja toiminnan kehittäminen sekä organisaation strategian ja sen muutosten viestintä ja jalkautus omille alaisilleen.

Hengästyttää jo nyt. Ja ihan syystäkin! Esimiehillä on laaja päivittäinen paletti hallittavanaan.

On tärkeää ymmärtää, miten keskeinen rooli esimiehellä on organisaation muutoksessa. He joko tukevat muutosta tai seisovat sen tiellä. Usein eivät kuitenkaan tahallaan. Vaan siksi, että muuttuvia ja liikkuvia palloja on niin paljon ilmassa, että muutoksen hahmottamiseen ja läpiviemiseen ei enää yksinkertaisesti riitä aika eikä resurssit.

Tutkimus on kuitenkin osoittanut, että oma esimies koettiin tärkeimmäksi (67 % vastaajista) viestintuojaksi ja -kanavaksi liittyen päivittäiseen toimintaan sekä myös muutoksiin. (Prosci, 2017) Tämän vuoksi on erityisen tärkeää varmistaa, että muutoksessa esimiehillä on aikaa ja resursseja toimia omassa työyhteisössään muutoksen mahdollistajana. Heitä tulisi ottaa mukaan muutoksen suunnitteluun ja sitouttaa erilaisten tilaisuuksien ja koulutusten avulla, mutta ennen kaikkea heille tulisi tarjota vuorovaikutteista tukea muutoksen tekemiseen! Katsotaan siis seuraavaksi, miten esimiestä voi ja kannattaa tukea roolissaan muutosagenttina.

Määritelkää esimiehen rooli muutoksessa selkeästi

Alla kuvattua kokonaisuutta on helppo käyttää niin sanottuna patarumpuna, jonka viestiä voi toistaa esimiesviestinnässä useaankin otteeseen. Sitä voidaan käyttää tukimateriaalina eri tilaisuuksissa ja sitä voidaan julkaista intrassa, Yammerissa ja Teamsissä.

Esimiehen rooli ja sen odotukset muutoksessa:

  • Esimiesviestintään liittyvät konkreettiset tehtävät ja aikataulut
  • Esimiehen tekemään muutoksen jalkauttamiseen liittyvät konkreettiset tehtävät ja aikataulut

Muutoksen liiketoiminnalliset syyt:

  • Miksi organisaation on muututtava?
  • Miten liiketoiminta, asiakas- ja työntekijäkokemus kehittyvät muutoksen myötä
  • Mitkä ovat seuraamukset, jos ei muututa?

Miten muutos tulee vaikuttamaan esimiehiin nyt ja tulevaisuudessa:

  • Millaisia aikaresursseja muutos vaatii tällä hetkellä esimieheltä, kts. roolin odotukset
  • Miten esimiehen oman työn hallinta sekä yhteistyö alaisten kanssa ja yli organisaatiorajojen ylittyvissä työryhmissä tulee kehittymään muutoksen myötä

Miten muutos tullaan toteuttamaan:

  • Projektiryhmän ja muutoksen sponsorien esittely
  • Projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja koulutussuunnitelman esittely
  • Esimiestukimallin esittely

Miten esimiehen kannattaisi valmistautua muutokseen:

  • Seurata projektin tiedottamiseen perustettua Teams-kanavaa, Yammer-yhteisöä tai intranet-sivua
  • Pyytää reippaasti apua, jos koet, että oma aika tai muutokseen liittyvät tiedot ovat puutteellisia
  • Tutustua oman toimialueen Omaosaajiin. Tarpeen mukaan pyydä heitä vierailemaan viikko-/kuukausipalavereissa ja kertomaan muutoksesta. *
  • Selvittää ja ymmärtää liiketoiminnalliset tarpeet ja syyt muutokselle
  • Ottaa osaa järjestettäviin koulutuksiin ja virtuaaliklinikoihin

PRO TIP: Lähde listaamaan ”takalisto” eli backlog -dokumentaatiota mahdollisista muutosideoista ja -tarpeista. Tällä listauksella on helppo ottaa etumatkaa siinä vaiheessa, kun muutostoimenpiteet tulevat ajankohtaiseksi omalla toimialueella.

Miten esimiehiä tullaan tukemaan:

  • Perustakaa Teamsiin / Yammeriin / intraan osio esimiehille, jonne tullaan lataamaan kaikki muutoksen viestintään tarvittava materiaali sekä vaikkapa Omaosaajien yhteystiedot
  • Aikatauluttakaa esimiehille kohdennettuja virtuaaliklinikoita, joihin esimiehet voivat halutessaan tulla kyselemään ja ihmettelemään
  • Ohjeistakaa Omaosaajia olemaan aktiivisesti yhteydessä oman toimialueensa esimiehiin ja luomaan heidän kanssaan luontaista vuoropuhelua
  • Järjestäkää ja aikatauluttakaa ajoissa mahdolliset työkalu- ja järjestelmäkoulutukset, jotka tukevat muutoksen läpivientiä

Määritelkää esimiesviestinnän kanavat ja tapahtumat etukäteen

Tehkää yhteistyötä jo heti projektin alussa sellaisten tukitoimintojen kanssa, joilla on aktiivinen ja vuorovaikutteinen suhde organisaationne esimiehiin. Pyrkikää järjestämään vierailuvuoroja eri tilaisuuksiin ja tapahtumiin, joissa käsitellään esimiehille kohdennettuja aiheita ja asioita.

Esimerkkejä voisi olla vaikkapa:

  • Henkilöstöhallinnon, viestinnän tai muun tukitoiminnon pitämät tapaamiset ja palaverit
  • Esimiesten uutiskirjeet
  • Mahdollisuus jakaa viestintää esimiehille perustetuissa Teamseissä tai Yammer-yhteisöissä

PRO TIP: Muistakaa varata tilaisuuksien ja tapahtumien agendalta ajoissa tilaa muutosviestinnälle!

Miten ylläpitää esimiehen jatkuvaa muutoksen johtamisen kyvykkyyttä

Jos organisaatiossa ei ole aiemmin panostettu esimiesten kykyyn käsitellä ja johtaa muutosta, voi näiden taitojen puutteeseen törmääminen olla aluksi kivuliastakin!

Mutta koskaan ei ole myöhäistä muuttua! Sen vuoksi esimiesroolin kehittäminen kannattaakin ottaa aktiiviseen tarkasteluun muutosprojekti(e)n ulkopuolellakin. Tällä tavoin varmistetaan, että seuraavan muutoksen tullessa organisaatio ja sen esimiehet ovat valmiimpia ottamaan oman roolinsa muutoksessa ja tukemaan sitä jo määriteltyjen kanavien ja toimintamallien avulla!

Esimerkkejä esimiesten muutosjohtajuuden kehittämiseen ja tukemiseen:

  • Coachaus-osaamista kehittävää koulutusta
  • Virtuaalijohtamista ja -fasilitointia kehittävää koulutusta
  • Muutosvastarinnan tunnistaminen ja sen ratkaisukeskeinen käsittely
  • Muutoksen liittyvät työkalu- ja järjestelmäkoulutukset

Muutaman sananen esimiehen esimiehestä ja hänen esimiehestä

Kun kehitetään esimiesten kyvykkyyttä toimia muutosjohtajina omassa työssään, on tärkeää myös huomioida se, että ylimmän johdon näkyvä sitoutuminen muutokseen sekä johtaminen omalla esimerkillä ovat äärimmäisen tehokkaita ja tärkeitä tapoja tukea esimiehiä heidän päivittäisessä työssään ja motivoida heitä kehittymään.

Uudistuvan muutosjohtamisen tulisi näkyä siis kaikissa organisaation ”johtoasemissa”, ei pelkästään esimiestyössä. Esimerkillä johtaminen voisi tulevaisuudessa olla osa myös sisäistä viestintästrategiaa sekä kuulua johdon omiin uusiutuviin toimintamalleihin.

*) Omaosaajat ovat henkilöitä, jotka tukevat muutosprojektin läpivientiä organisaation eri osissa. He voivat olla esimiehiä, tiiminvetäjiä, koordinaattoreita, assistentteja tai vaikkapa kirjanpitäjiä. Heiltä saa nopeasti tukea työpäivän tuoksinnassa liittyen muutosstrategiaan tai vaikkapa Teamsin toiminnallisuuksiin. Omaosaajaverkosto nimitetään joko yksittäisen projektin ajaksi tai siitä tulee pysyvä osa organisaation arkea.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”

Kirjoittaja on Sulavan konsultti Taru Huhkio, joka ratkaisee digitalisaation haasteita ja hyödyntää sen tuomia mahdollisuuksia modernien työvälineiden sekä pilvipalveluiden avulla.

Pelikirja muutoksen läpiviennin tukena

Koronavirus muutti maaliskuussa tietotyöpaikat etätyöpaikoiksi yhdessä yössä ja pakotti monet yritykset ja yhteisöt muuttamaan työtapojaan kertaheitolla. Uusien työtapojen omaksuminen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä eikä tekninen koulutus yksin riitä siihen, että työ- ja uusien sovellusten käyttötavat olisivat yhtenäisiä.

Uudet työvälineet, ja uusien työtapojen omaksuminen voi aiheuttaa haasteita ja työvälineiden käyttötapoja on monenlaisia – uusi sovellus ei yksin muuta organisaation työtapoja yhtenäisiksi. Se takia organisaatiolla on hyvä olla kirjattuna ja kaikkien saatavilla linjaukset, miten organisaatiossa tehdään töitä ja millä välineillä. Me Sulavalla kutsumme tätä organisaation linjaukset sisältävää opasta pelikirjaksi. Pelikirjaa noudattamalla organisaation tavat toimia yhdessä ovat yhtenäiset, ja tämä lisää tehokkuutta sekä työn mielekkyyttä.

Pahimmillaan uusien työvälineiden (esimerkiksi Teamsin) hallitsematon käyttöönotto voi sekoittaa työyhteisöä ja aiheuttaa kaaosta. Teamsin käyttäminen ja Teamsin käyttäminen hyvin ovat kaksi eri asiaa. Teamsin käyttöönotto ei siis itsessään tarkoita sitä, että esimerkiksi etätyö ja työnteko sujuisi kuin tanssi. Yhteisiä toimintatapoja linjaava pelikirja tukee modernien työvälineiden käyttöä ja käyttöönottoa sekä kertoo työpaikan pelisäännöt. Pelikirja on myös tapa viestiä muutoksesta ja sen hyödyistä lisäten muutosmyönteisyyttä ja vähentäen muutosvastarintaa.

Kollegani Maiju Salonen kävi läpi Teamsin parhaita käytäntöjä omassa blogissaan ja piti aiheesta myös webinaarin. Jos sinua kiinnostaa Teamsin parhaat käyttövinkit, niin blogiin pääset tästä ja webinaaritallenteen voit katsoa täältä.

Miksi pelikirja on niin tärkeä?

Viestin lähettäminen kollegalle sekä tiedoston jakaminen ja tallentaminen ovat asioita, joita voi tehdä monella tavalla ja välineellä ajasta ja paikasta riippumatta. Saman dokumentin voi tallentaa moneen eri paikkaan, mahdollisesti myös eri versioina samalla, kun toinen lähettää ryhmäviestin WhatsAppilla ja toinen taas sähköpostitse. Pahimmillaan yrityksellä voi olla useita eri välineitä ja tapoja sisäiseen viestimiseen. Pelikirja kertoo ja linjaa yrityksen viestintäkäytänteitä sekä antaa neuvoa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja miksi. Pelikirja muuttaa suositukset yhteisiksi pelisäännöiksi ja toimintamalleiksi.

Miten hyödymme yhteisistä pelisäännöistä?

  • Työn laatu paranee organisaation käyttäessä yhteisiä työkaluja yhteisillä pelisäännöillä
  • Kaikki tietävät, mistä tiedostot löytyvät ja mihin ne kuuluu tallentaa
  • Tiedon etsiminen nopeutuu – tuottavaan työhön jää enemmän aikaa
  • Viestintä on läpinäkyvää ja tieto ei siiloudu – organisaation tuottama tieto on kaikkien saatavilla
  • Viestintä- ja yhteistyövälineiden roolit sekä käyttötavat selkeytyvät
  • Pelikirja kertoo jokaiselle yhteisön jäsenelle mikä muuttuu, miksi ja kuinka organisaatiossa toimitaan jatkossa

Sulava on on toteuttanut pelikirjaprojekteja erilaisille ja eri kokoisille yrityksille. Ota yhteyttä, jos kaipaat asiantuntija-apua työ- ja viestintävälineiden roolitukseen tai jalkautukseen! Voit myös tilata meiltä Johdanto työkulttuurin muutokseen –e-oppaan.

Tule kuuntelemaan Pelikirja -webinaariaamme 28.10. klo 9.00, jossa käymme näitä teemoja tarkemmin läpi. Pidän webinaarin yhdessä kollegani Karri Leinon kanssa. Ilmoittaudu mukaan webinaariin!

Kirjoittaja on Sulavan konsultti Ossi Ågren, joka ratkaisee digitalisaation haasteita ja hyödyntää sen tuomia mahdollisuuksia modernien työvälineiden sekä pilvipalveluiden avulla. Moderneista työkaluista Ossille on kertynyt osaamista erityisesti Teamsista ja SharePointista.

Sponsorin rooli muutoshankkeessa on elintärkeä

Yleisin syy muutoshankkeiden epäonnistumiseen on sponsorin puuttuminen tai tehoton sponsorointi. Sponsorin rooli on keskeinen muutosprojekteissa. Muutosmatkalla on kuitenkin monta sponsoriin liittyvää kompastuskiveä. Kerron neljästä niistä tässä postauksessa.

Kompastuskivi 1: Muutoshankkeella ei ole lainkaan sponsoria

Suurin yksittäinen tekijä projektin onnistumiseen on aktiivinen ja näkyvä sponsorointi. Luvut ovat karut: Proscin tutkimuksen mukaan vain 29 % heikosti sponsoroiduista muutoksista onnistuu, kun taas vahvasti tuetuista muutoksista 72 % saavuttaa tavoitteensa. Tehokas muutosjohtaminen nostaa muutosprojektien onnistumisen todennäköisyyttä kuusinkertaiseksi verrattuna hankkeisiin, joissa muutosjohtaminen on olematonta tai heikkoa.

Jos hankkeelle ei saada sponsoria, voi olla vaikeaa saada muutoshankkeelle budjettia, muita resursseja tai järkevää aikataulua/tavoitetta. Sponsori pystyy allokoimaan resursseja ja jopa omaa aikaansa projektin eteenpäin viemiseksi. Hyvä sponsori kysyy, mitä muutos minulta vaatii ja mitä minä voin tehdä, että tämä saadaan maaliin.

Kompastuskivi 2: Sponsori ei ymmärrä rooliaan

Joskus käy niin, että projektille on nimetty sponsori, mutta hän esiintyi vain projektin kickoffissa ja hävisi sen jälkeen kokonaan kuvioista. Sponsorin pitää sitoutua muutoshankkeen aktiiviseen tukemiseen koko sen ajan – ei vain alkuvaiheessa.

Sponsorilla on kolme tärkeää tehtävää muutoshankkeessa:

  1. Toimia muutoksen kasvoina eli viestiä aktiivisesti muutoksesta suoraan henkilöstölle.
    Työntekijät haluavat kuulla suoraan organisaation huipulla olevalta johtajalta, mitkä ovat liiketoiminnan perustelut muutokselle, miksi muutos tehdään nyt ja mitkä ovat riskit, jos muutos jätetään tekemättä. Se, että tärkein sanoma kerrotaan kerran, ei riitä, vaan viestiä pitää toistaa moneen otteeseen muutosmatkan aikana.

  2. Hänen tulee olla vuorovaikutuksessa muiden johtajien kanssa ja luoda koalitio muutoksesta näiden kesken.
    Sponsorin tukee käyttää auktoriteettiaan, jotta muutokseen sitoudutaan organisaation kaikilla tasoilla. Tämä on yksi haastavimmista sponsorin tehtävistä, mutta vahva sponsorikoalitio on hyvä indikaattori sille, että projekti saadaan valmiiksi aikataulussa, scopessa ja budjetissa. Koalitio on erityisen tärkeä, jos kyseessä on laaja, koko organisaatiota koskeva muutoshanke.

  3. Osallistua aktiivisesti projektin ajan.
    Sponsorin tulee osallistua projektikokouksiin sovitusti ja tukea muutosta organisaation arjessa johdonmukaisesti sanoin ja teoin. Jotta sponsori voi toimia aidosti tehtävässään aktiivisesti ja näkyvästi, hänellä tulee olla aika tähän.

Useimmiten sponsori ei ole tehoton tahallaan, vaan useimmiten sponsorilta puuttuu osaaminen siitä, mitä sponsorina toimiminen häneltä vaatii. Proscin tutkimuksen mukaan jopa 50%:lla sponsoreista ei ole riittävää ymmärrystä siitä, mitä se heiltä vaatii. (Lähde) Tällöin projekti- tai muutoshallinnan ammattilaisen velvollisuus on sparrata sponsoria, mitä tehokkaalla muutosjohtamisella saadaan aikaan, millaisia vastuita ja tehtäviä sponsorin rooliin kuuluu ja millaista tukea sponsori kaipaa rooliinsa.

Projektien sponsoreina toimivilla johtajilla saattaa olla myös liikaa hankkeita sponsoroitavana. Projektien määrän kasvaessa heidän kykynsä sponsoroida tehokkaasti useita aloitteita, olla näkyvä ja aktiivinen ja rakentaa kriittisiä sponsorikoalitioita heikkenee. Yksi tehokas ratkaisu tähän haasteeseen on jakaa kuormaa organisaation johtajien kesken kesken, joista jokaisella on vastuu työntekijöistä tai järjestelmistä, joihin suuri muutosprojekti vaikuttaa.

Kompastuskivi 3: Sponsori on ”liian pieni pomo”

Sponsorilla tulee olla riittävästi vaikutusvaltaa organisaatiossa. Asemasta ja aktiivisesta läsnäolosta organisaatiossa kumpuaa sekä sponsorin arvovalta että hänen mahdollisuutensa tukea muutosta uskottavasti. Jos sponsori on organisaatiokaaviossa liian matalalla tasolla, hän on usein keskijohdon esimies, eikä hänellä ole riittävästi sanan- tai vaikutusvaltaa. Täten sponsorin merkitys muutoshankkeessa jää liian pieneksi. Tällöin kasvavat riskit sille, että muutoshanke jää kesken, sen aikataulu tai budjetti ei pidä tai projektin ROI jää saavuttamatta. Muutoshallinnan ammattilainen osaa valmentaa sponsoria toimimaan roolinsa vaatimalla tavalla, mutta joskus voi olla tarpeen keskustella avoimesti mahdollisesta sponsorin vaihtamisesta.

Kompastuskivi 4: Sponsori ja projektipäällikkö eivät tule toimeen

Yleensä sponsorin ja projektipäällikön välille tulee kitkaa, jos muutoksen tavoitteista, odotuksista tai rooleista ei ole keskusteltu ja sovittu eikä projekti- tai viestintäsuunnitelmaa ole tehty yhdessä. Tällöin sponsorin odotukset hankkeesta saattavat olla aivan erilaiset kuin projektipäälliköllä ja tämä saattaa johtaa myöhemmin erilaisiin konflikteihin.
Sponsorin ja projektipäällikön yhteistyö on parhaimmillaan molemminpuolista sparrausta, avointa keskustelua ja tehtävien jakamista. Se tuo molemmille mielenrauhaa – varmuutta siitä, että meillä on yhteiset näkemykset ja että asiat tulevat hoidettua, kuten on yhdessä sovittu.

Jos sponsori osoittautuu haastavaksi persoonaksi, ajattele, että hänkin on vain ihminen ja häneltä voi oppia jotakin. Kuuntele, ole avoin, rakenna välillenne luottamusta ja yritä ymmärtää sponsorin omia tarpeita ja arvoja. Kerro hänelle sponsorin roolista, vastuista ja tehtävistä ja tarvittaessa sparraa häntä muutosjohtamisen osaamisessa. Luota omaan ammattitaitoosi ja vakuuta sponsori siitä, että teidän yhteispelinne voi ratkaista koko projektin onnistumisen tai epäonnistumisen.

Sponsorilla on siis tärkeä rooli muutoshankkeen onnistumisessa. Tärkeä rooli on myös esimiehellä. Lue tästä aiheesta blogisarjamme seuraavasta osasta.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”

Elise Passiniemi
Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.

Teams tuli taloon – kuinka saan siitä kaiken irti? 5 vinkkiä Teamsin parhaimmista käytännöistä!

Tuliko teillekin Teams viime aikoina käyttöön? Vai siirtyikö työnteko muuten miltei kokonaan Teamsiin? Erikoisen kevään 2020 oheistuotteena syntyi jättimäinen digiloikka, jossa Teams tuli rytinällä aktiivisempaan käyttöön kuin koskaan aiemmin. Microsoft raportoi, että Teams- käyttäjien määrä kasvoi maalikuun 44 miljoonasta tämän hetken 75 miljoonaan aktiiviseen käyttäjään. Uusien käyttäjien lisäksi moni organisaatio on siirtänyt työntekoa yhä vahvemmin Teamsin ympärille. Teams on monipuolinen työkalu ja tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta samalla, jos se otetaan käyttöön ilman suunnitelmallisuutta, sen monipuolisuus voi helposti aiheuttaa lievää kaaosta. Leikkimielisellä bingolla voit kokeilla osuvatko usein esiintyvät alkuhaasteet omaan tai organisaatiosi arkeen.

Jos sait bingon, peräti useamman tai edes yhden ruksin, lue eteenpäin, sillä hyvä uutinen on se, että kaaoksen saa helposti hallintaan!

Työtapojen muutoksen viisi vinkkiä, jotka tekevät Teamsin käytöstä entistä sulavampaa:

1. Sisäinen viestintä kuntoon

Teams on viestintäväline ja yhteistyön keskus, joka kannustaa avoimeen viestintään. Samalla viestinnän tulva voi yllättää. Teamsissa viestiessä on tärkeä muistaa olevansa kahdenlaisessa roolissa: lähettäjänä sekä vastaanottajana. Molemmissa rooleissa on omanlaisensa vastuu. Lähettäjä on vastuussa siitä, että viesti tavoittavaa juuri ne ihmiset, joille se on tarkoitettu. Viestiä lähettäessä on mietittävä sijainti, johon viesti kuuluu, sen tyyppi, otsikointi ja pitääkö jonkun toimia viestin saadessaan ja jos, niin kenen? Viestin vastaanottajan vastuu taas on huolehtia siitä, että oma Teams -näkymä on ilmoitusasetuksin sekä tiimejä ja kanavia järjestelemällä sellainen, että itselle työn kannalta tärkeät asiat ovat seurannassa. Lisäksi lukukuittaaminen, tärkeiden viestien tallentaminen ja viesteihin reagointi tekevät yhteistyöstä sujuvaa.

2. Tiimit ja kanavat kuntoon

Kuva: Pinterest

Pikkuhiljaa oma Teams- näkymäsi on saattanut täyttyä erilaisista tiimeistä ja kanavista ja niiden seuraaminen käy jo hankalaksi. Toisaalta sitä eksyy lukemaan ketjuja, jotka eivät ole oman työn kannalta tärkeitä ja toisaalta taas tärkeitä asioita saattaa mennä ohi, kun informaatiotulva iskee päälle. Tätä lukiessasi tee seuraava päätös: kun olet lukenut tämän blogipostauksen, varaa itsellesi 15 minuuttia, jolloin järjestät Teams- näkymäsi uudelleen. Katso siis kriittisellä silmällä nykyisiä tiimejä ja kanavia: raahaamalla järjestät ne tärkeysjärjestykseen, hiiren oikealla kiinnität erityisen tärkeät kanavat ensimmäisiksi ja piilotat sellaiset, joita et aktiivisesti tarvitse. Ole rohkea ja muista, koko Teamsia ei ole tarkoitus seurata! Tarkemmin voit lukea aiheesta kollegani Elisen blogikirjoituksesta Kuinka pidän Teams- ympäristöni järjestyksessä.

3. Ilmoitusasetukset

Kun näkymä on räätälöity, päivitä sen jälkeen ilmoitusasetukset. Olet todennäköisesti jo kertaalleen tehnyt tämän oikean ylänurkan asetuksista. Nyt on hyvä hetki päivittää yleisasetukset, sillä ilmoitusasetusvalikko on uudistumassa ja sallii entistä monipuolisemman muokkaamisen omia tarpeita ajatellen.

Tämän jälkeen on erityisen tärkeää on laittaa kanavakohtaiset ilmoitusasetukset kuntoon. Tämä parantaa käyttökokemusta huomattavasti ja varmistat, että olet ajan tasalla sinulle tärkeissä tiimeissä. Channel notifications/Kanavailmoitukset- kohdasta hiiren vasenta napauttamalla aukeavat asetukset, joista saat määritettyä mistä asioista toivot ilmoitukset vai haluatko ilmoituksia ollenkaan.

4. Kokouskäytännöt

Moni on todennäköisesti istunut jonkin verran kollegojen kanssa Teams-kokouksissa viime aikoina. Vaikka kokoustaminen on tuttua, muutama asia kannattaa ottaa huomioon, jotta kokoukset ovat tehokkaampia. Yhdessä sovitut perusasiat tekevät kokoustamisesta sujuvampaa. Etukäteen OneNotella osallistujille jaettu selkeä agenda helpottaa kokoukseen valmistautumista ja seuraamista. Puheenvuorot kannattaa jakaa Nosta käsi -toiminnolla, jotta keskustelu sujuu keskeytyksettä. Muistiinpanot voi tehdä OneNoteen kokouksen aikana sekä elävöittää kokousta esimerkiksi Formsia tai Whiteboardia hyödyntäen. Tehtävien jakoon voi hyödyntää Planneria kokouksen aikana. Kun varaat kokouksen, jätä 10 minuuttia myös etäpalavereiden väliin ja sovi etukäteen kameran käytöstä.

5. Yhteiset pelisäännöt

Kuva: Pinterest

Jotta toimintatavat siirtyvät todellisesti kaikkien työntekijöiden arkeen, on niistä sovittava yhteisesti. Teamsin sulava käyttäminen vaatii toki jonkin verran teknistä osaamista, mutta pääpaino on ehdottomasti yhteisesti sovituissa työtavoissa, onhan kyse tiimityökalusta. On asioita, joihin sinä voit yksilönä vaikuttaa ja asioita, joita voitte työyhteisönä tehdä. Jotta koko organisaatio seisoo työtapojen takana ja muutos tavoittaa kaikki työntekijät, on oman Pelikirjan muodostaminen oikein tehokas tapa tähän. Organisaation omassa pelikirjassa on kuvattu yhteiset työ- ja viestintävälineet sekä niiden käyttötarkoitus ja toimintatavat. Kollegani Ossi Ågren kertoo blogissaan ja webinaarissaan tästä tarkemmin, pysy kuulolla!


Lisää Teamsin hallinnasta ja sen sulavasta käytöstä pääset kuulemaan webinaarissani Teams – parhaat käytännöt, jonka pidin 14.10 klo 9. Webinaarissa syvennyn kokonaisvaltaisemmin vinkkeihin ja konkreettisesti näytän, kuinka kaikki tämä tehdään sekä kurkataan ratkaisut bingoon. Katso webinaarin tallenne tästä.

Kirjoittaja on Sulavan konsultti Maiju Salonen, Teams-asiantuntija ja Prosci-sertifioitu muutososaaja, joka on erityisen kiinnostunut ihmisestä modernin työn muutoksen keskellä ja uskoo, että teknisissä projekteissa ihmislähtöinen lähestymistapa tuo onnistuneimman ja sulavimman lopputuloksen.

Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!

Isoissa muutosprojekteissa on helppo eksyä häilyvien lupausten ja kryptisten visioiden viidakkoon. Muutoksella on hyvin pieni mahdollisuus onnistua, jos työntekijöillä on epäselvä käsitys koko asiasta. Mitä monitahoisemmasta ja abstraktimmasta prosessista on kyse, sitä enemmän kaipaamme kuvittajaa: Mikä muuttuu? Miten eri palaset liittyvät toisiinsa? Missä kohtaa minä olen tätä kuviota?

Tässä blogissa esittelen muutaman keinon, jolla voit tuoda hähmäiseltä vaikuttavan muutosprosessin lähemmäs ihmistä – käsin kosketeltavaksi.

 

1. Kirkasta sanoma

”Muutosprosessissa tavoitellaan strategisen tahtotilan mukaisia johtamismalleja ja niiden jalkauttamistoteutuksia.”

Hetkinen, siis mikä nyt muuttuu? Jos et myönnä koskaan käyttäneesi tämän tyyppisiä lauseita (kyllähän me kaikki sen tiedämme, joskus sitä sortuu kiireessä näihin copy paste -lauseisiin), hyppää seuraavaan osioon. Muussa tapauksessa hidasta vähän tässä kohtaa.

Uskallan väittää, että kieli on muutosprosessin kivijalka. Jos se lätkitään ympäripyöreäksi ja hutiloidaan sinnepäin, ei hyvistäkään materiaaleista tule kunnollista taloa. Epämääräisiin lauseisiin ja ylimalkaisiin lupauksiin nojaava muutos aiheuttaa jonkinlaista horjumaa. Vaikka tavallaan olemme tottuneet kuulemaan näitä korulauseita ja sanojen tyhjäkäyttöä – ja osittain jopa tulkitsemaan sitä ­­­– jättää se jälkeensä tunteen häilyvyydestä, rauhattomuudesta ja pahimmassa tapauksessa jopa termien taakse piiloutumisesta. Mitä tässä yritetään peittää, mitä meille ei nyt kerrota?

Epämääräinen kieli ulkoistaa vastuuta, aiheuttaa väärinymmärryksiä ja etäännyttää viestin vastaanottajaa muutoksesta. Selkeä kieli sen sijaan luo luottamusta. Se on läpinäkyvää ja avointa, ja mahdollistaa sitoutumisen muutokseen. Kun viestit muutoksesta, pyri aktiivisesti kohti konkretiaa ja selkeyttä. Haasta itsesi jokaisen pääviestin ja tavoitteen kohdalla: voisinko sanoa tämän kirkkaammin?

 

2. Ole läsnä – myös kielen tasolla

Kielemme valinnat kuiskivat salaa muutakin tarinaa kuin sitä, mitä pintatasolla sanomme. Esimerkiksi mitä vaikeammasta muutoksesta on kyse, sitä helpommin otamme käyttöön ystävämme Passiivin. Ikävät asiat on hyvä heittää Passiivin harteille: ”tehostamista tehdään” ja ”supistamista suunnitellaan” (emmehän me, mutta kun se Passiivi!).

Ole siis tarkkana, kun suunnittelet muutoksen pääviestejä. Erityisesti verbit kannattaa valjastaa hyötykäyttöön. Suosi aktiivimuotoisia tekemisen sanoja, joista käy selkeästi ilmi, että tekojen takana on ihminen – ”aion pitää huolen”, ”me teemme tätä yhdessä” tai ”henkilöstöjohtaja Hanna varmistaa, että”.

Onnistunut muutos vaatii nimittäin ihmistä. Tarvitsemme kasvot muutokselle, selkeän vastuunottajan, joka vie prosessia vahvasti eteenpäin. On tutkittu*, että 72 prosenttia niistä muutosprosesseista, joissa on näkyvä ja aktiivinen keulahahmo (sponsori), saavuttaa tai jopa ylittää tavoitteensa. Jos tällaista keulakuvaa ei sen sijaan muutoksella ole, vastaava onnistumisprosentti romahtaa 29 prosenttiin. *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

 

3. Herätä muutos eloon tarinalla

Laajoihin muutosprosesseihin voi liittyä useita vaiheita, erilaisia tavoitteita ja monipolvisia syy-seuraussuhteita. Ei siis mikään ihme, että niistä voi olla vaikea puhua – siis ihan käytännössä. Mikä se oli sen uuden prosessihankkeen nimi, entä mitäs se koskikaan….?

Muutoksen alkuvaiheessa määritellään (toivottavasti) prosessille selkeät tavoitteet. Haluamme esimerkiksi tehostaa tuotantoamme muuttamalla organisaatiorakennettamme, hyödyntämällä toimitiloja entistä resurssiviisaammin ja lisäämällä koulutusta työntekijöille aiheesta X. Hienoa! Mutta miten ihmeessä tästä nyt kertoisi kiinnostavasti? Muutos tulee eläväksi, kun nimeämme sen. Hyvä nimi jää mieleen – se kertoo tarinaa jostakin, johon voimme tarttua.

Tiedämmehän heti, mistä puhutaan, kun puhutaan jäävuoren huipusta, tuhlaajapojasta tai Troijan hevosesta.  Me tunnistamme näiden ilmiöiden nimet, sillä ne kertovat tarinaa, kuvittavat merkityksiä. Nimellä en siis tarkoita päälle liimattua ”hanke VisKLM-05” -tyyppistä ratkaisua, vaan sanallista kuvittamista. Mitä tämä muutos meille tarkoittaa? Miten tätä voisi kuvittaa jollakin konkreettisella nimellä, tarinalla, vertauksella?

Klassikkoja ovat erilaiset matkavertaukset: purjeet ylös ja kohti ulappaa! Tällainen voi toimia hyvin, jos ei tyydytä latteuksiin, vaan kuva viedään tarpeeksi pitkälle. Esimerkiksi päätetään, että tässä muutoksessa olemme nyt M/S Harmonican kyydissä; jokainen saa risteilypassin, ja osallistujille jaetaan ”hytit” uuden organisaation perusteella. Seppo on kapteeni (apua saa kysymällä), ja olettehan kuulleet, että C-kannella jaetaan maistiaisia uusista tuotteistamme!

Nimi voi olla myös poiminta jostakin muutokseen konkreettisesti liittyvästä asiasta. Jos esimerkiksi muutamme toimitilamme vanhan suksitehtaan tiloihin, voisi muutos olla nimeltään Suksitehdas2.0. Aihealuetta voisi ammentaa monin tavoin muutoksen viestinnässä; Sivakoimme yhdessä näillä laduilla, mutta hankaliakin mäkiä voi olla edessä. Kun kyyti on kylmää, kaivataan jokaiselta hyvää pitoa!

Muutosprosessi kannattaa kuvittaa, mutta muista, ettei prosessikaavion tarvitse olla puiseva! Tässä salaisena aseenasi on vaikkapa PowerPoint – hyödynnä valmiita ikoneja ja voilá! Kuva on yksinkertaistettu esimerkki.

 

4. Valjasta muutos silmäiltäviksi kuviksi

Visuaalisuuden voimaa ei kannata aliarvioida. Vaikka varsinainen tiedon visualisointi on kokonaan oma aihealueensa, haluan nostaa tässä muutaman helpon keinon, jolla voit hyödyntää visuaalisuutta projektin tuoksinassa, osana arkeasi. Laajemmissa muutosviestintäprojekteissa on toki hyvin arvokasta, jos on mahdollisuus hyödyntää visualisoinnin ammattilaisen työaikaa ja materiaaleja.

Kuvittamiseen pätee sama kuin kieleen – höttösisältö ei tuo lisäarvoa.

Unohda siis kukkakuvat ja virtaavat veet, ja keskity luomaan visuaalisia merkityssuhteita. Kuvan ja sanan suhde tulisi olla toisiaan täydentävä: kuva tuo jotakin lisää tekstiin, ja päinvastoin. Lisäarvo voi olla symbolinen – voit käyttää vaikkapa organisaatiomuutoksesta kertovassa tekstissä kuvaa kirkkovenekilpailusta, jossa kaikki soutavat samaan tahtiin hikisinä, mutta hymyillen. Kuvaksi kannattaa valita mahdollisimman aito otos elävästä elämästä, jotta se herättää tunteita eikä toisaalta maistu kliseiseltä.

Kuvittamalla voi tuoda myös rakennetta tekstiin, palastella se helpommin silmäiltävään muotoon.

Miten niin silmäiltävään? Muutoksesta viestijän kannattaa lähteä siitä oletuksesta, että nykyihminen on kärsimätön. Olemme oppineet silmäilemään läpi loppumattomia nettisivuja ja jatkuvaa somevirtaa – me emme lue jokaista sanaa, vaan vilkaisemme ja teemme päätöksen silmänräpäyksessä: kiinnostaako tämä minua vai ei? Vaikka puhumme muutosviestinnästä laajemmassa mittakaavassa kuin ”mitä intranettiin kirjoitetaan”, ei viestejä ainakaan pahenna se, jos ne on suunniteltu nopeasti omaksuttaviksi. Maailmamme on muuttunut kuvallisemmaksi ja sitä odotetaan myös työelämässä.

Hyödynnä siis kuvia, ikoneita ja värejä ja rakenna niillä visuaalista hierarkiaa. Nosta tärkein asia visuaalisesti kunniapaikalle, kuvaa syy-seuraussuhteita erilaisilla nuolilla ja ikoneilla, hyödynnä lukuja ja kaavioita tai tee kuten yllä olevassa esimerkissä ja kuvita muutoksesi tarinaa. PowerPoint on nopeissa visualisoinneissa ehdottomasti oma lempityökaluni. Tehokkaita vinkkejä mielenkiintoisten ja viestintää aidosti tukevien esitysten luomiseen PowerPointilla saat tulevilta kursseiltamme.

Automaattisempaa tiedon ja lukujen visualisointia sekä interaktiivista grafiikkaa voi tehdä hyödyntämällä Power BI:tä. Jos kiinnostuit, tutustu tuleviin Power BI -kursseihimme tästä!

 

5. Paketoi muutos

Kun olette kirkastaneet kielen, hioneet pääviestit selkeiksi ja konkretisoineet muutosta käytännön esimerkeillä, visualisoinneilla ja vaikkapa johtajan minuuttivideoilla (tai millä ikinä keksitte tuoda muutosta lähemmäs ihmistä), kannattaa ideat paketoida helposti hyödynnettäväksi viestintäkokonaisuudeksi. Tee keksipaketista houkutteleva ja käteen sopiva – niin että se kulkee vaivattomasti ihmiseltä toiselle ja maistuu eri alojen edustajille.

Tehokkaimpia viestinviejiä muutosprosessissa ovat nimittäin tutkimuksen mukaan* esimiehet sekä ylin johto. Prosci-tutkimuksen vastaajista 67% oli sitä mieltä, että mikäli viesti koski työntekijää henkilökohtaisesti, kuultiin se mieluiten omalta lähiesimieheltä. Mikäli viesti koski koko liiketoimintaa, oli tehokkain viestin lähettäjä toimitusjohtaja (45%).  Vertailuksi mainittakoon, että kummassakaan viestityypissä ei muutosviestintää koettu tehokkaaksi, jos se tuli viestinnän asiantuntijalta (1%) tai henkilöstöhallinnolta (1% liiketoimintaan liittyvä / 3% henkilökohtainen viesti). *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

Muutoksessa lähiesimiehillä on siis johdon lisäksi äärimmäisen tärkeä rooli. Lähiesimiehet ovat kuitenkin puun ja kuoren välissä, jos heidän tulisi ajaa eteenpäin muutosta, josta he eivät oikein itsekään saa otetta. Ota esimiehet mukaan muutokseen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja helpota heidän rooliaan tarjoamalla valmiit työkalut muutokseen. Varmista, että esimiehet tunnistavat ja ymmärtävät oman roolinsa tärkeyden, ja että he saavat myös tarvittaessa tukea muutoksen läpiviemiseen. Johdon, sponsorien ja esimiesten merkityksestä kerromme lisää muutosjohtamisen sarjan seuraavissa blogeissa.

 

+ Enemmän on enemmän

Muista, että muutosviestinnässä enemmän on parempi ja toisto on avain onnistumiseen – hyvä muutosviestintä sykkii läpi koko muutosprosessin. Se virtaa molempiin suuntiin, uudistuu tarpeen mukaan ja muistuttaa itsestään silloinkin, kun arjen humina meinaa peittää sen alleen.

 

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:



Senior Consultant. Tuulia has a strong background as a communications specialist, and she thinks that effective internal communication is the key to shine out to customers as well. She helps clients with developing internal communications and modern information work, communicating and implementing change and how to utilize Office 365, SharePoint and Teams. Tuulia on asiakkaiden tukena modernin tietotyön konseptoinnissa ja suunnittelussa, muutoksen viestimisessä ja läpiviennissä sekä modernien työkalujen käyttöönotoissa. Hän auttaa asiakkaita kehittämään sisäistä viestintää, ryhmätyöskentelyä ja toimintaprosesseja Office 365:n, SharePointin ja Teamsin avulla.

Teams news summary of Microsoft Ignite

#MSIgnite, the Microsoft Ignite 2020 – did it again. The big and beautiful Microsoft tech and developer conference delivered again tons of announcements, news and information. In this post I am focusing on Microsoft Teams related news.. and I am not trying to list all of them but ones I see the most essential + a few picks from the roadmap that make sense in this context. There are some “old” news with updated schedules and then again I did left some out in purpose. And this is still a long post – If you are in a hurry check out news marked with 🌟 and come back later for the rest.

When there are new interesting announcements or additional information later I will update this article to include them as well. So please come back again.

As always, it is good to remember that roadmap dates are “best estimates for release product group can give today”. They are subject to change but they give idea when features can be expected to start the rollout. For currently known estimated schedules (23rd of September) I listed all roadmap dates to a summary blog post to make it easier to have a one-glance view when these can be expected to be available for users.

Of course one important link to keep on checking is the M365 roadmap for Microsoft Teams in development and rolling out features – including several of these: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=In%20development%2CRolling%20out%2CMicrosoft%20Teams

Microsoft Ignite Books of News can be found here: https://news.microsoft.com/ignite-2020-book-of-news/ for all announcements in Microsoft Ignite 2020

🌟Microsoft Teams will support teams up to 25k members later this year! I just leave that there because it will be enable the use of Teams in larger organizations than before – without a need to break the organization to smaller teams. Thinking about other releases like PowerApps for Teams, Pinned posts, Home Site App and others it enables to use Teams as a platform – or ‘operating system’ for daily info work. In some organizations this will lead Teams to be the main internal social media when team structure (channels, context, tabs, apps, use of business processes) is built smart and lasting way.

🌟Together Mode was a success when it emerged during the summer. It has helped to fight the meeting fatigue already since it is refreshing and I can see everyone at one glance. On top of that it can be also fun since you can high-five your friends and useful since raising your real a hand is very nicely visible in the Together mode. Now this gets better since it gets new screens: new auditorium, conference rooms or and even a coffee shop. Together mode will also be enhanced with a feature that automatically scale and center participants in their virtual seats, regardless of how close or far they are from their camera. Release schedule is later this year.

🌟The other greatly anticipated features was been real Breakout Rooms and they are coming out really soon: October!

Breakout Rooms allows meeting organizer (the one who created the calendar invitation) to split meeting participants into smaller groups by creating breakout rooms. Teams can distribute attendees automatically to rooms. The organizer can then start rooms and visit any one of those or make announcements that reach out every room. When rooms are closed all attendees are returned to the main room.

🌟Custom Layouts make meetings look better via enabling dynamic experience. Presenters can enable different views where both video and content are visible at the same time – including overlaying video on content or prioritizing video while moving content box to a corner. For example, they can choose for participants to see the presenter’s video feed transposed onto the foreground of the content being presented on screen. This feature uses the same AI segmentation technology employed by background blur and Together mode.

This makes it possible to create more versatile and interesting presentations with just Microsoft Teams – without having to use other tools, like OBS Studio for example, to manage the stage. Custom Layouts are coming later this year.

🌟Meeting Spotlight is already rolling out to tenants! Spotlight allows a presenter to choose the video camera that is shown to all attendees. This differs from “Pin camera” in a way that pin camera was a personal setting while Spotlight affects all attendees.

🌟Create tasks from chat and channels, will available in the next few weeks. This feature has been awaited since Microsoft To Do came out. It allows to create tasks right from any Teams chat or channel conversation. Select More options on a Teams message to choose Create task and track in the Tasks app.

🌟Customizable Praise badges, now rolling out, enable organizations to customize employee praises with custom branding. Admins can customize Praise in Teams Admin Center

🌟Meeting Recap brings post-meeting experience to the new level by bringing in together all relevant meeting information like the recording, chat, shared files and for example transcript in the details tab. You can also download attendance report from this screen.  Live captions with speaker attribution is now rolling out and will be also part of the meeting recap. Enabling the meeting transcription is a great way to automate note taking – when the meeting is in English.

Meeting recap is coming this year.

🌟What is also change is how meeting recording is stored and managed. In the future (scheduled to be released later this year) meeting recordings will be stored in OneDrive or SharePoint site. This enables to manage recordings just like any other file allowing permissions and sharing (external sharing! Hooray!) , retention policies, governance, immediate recording availability right at the meeting end much more. Since recordings will be files in OneDrive/SharePoint they are also included in the search.

Large meeting support is a bit of old news already but we got more details out. The Teams meetings supporting 1000 interactive participants is coming by end of this year. And meetings exceeding 300 interactive users can scale to support 20 000 participants in a view-only mode with live captions. This overflow meetings is rolling out soon . Both these capabilities are included only with Advanced Communications add-on.

🌟Registration and engagement reporting, in other words webinar support, is coming to Teams! This includes new attendee registration process with automated emails and it will make it really easy to organize webinars and events when this rolls out! It also includes a reporting dashboard to post-meeting insights and attendee engagement analysis.

Also the Q&A is included in the attendance report.

Scheduled for release this year.

Teams Templates are now rolling out! This updates the team creation experience and allows Teams admins to manage templates & their structure that are available in the organization by defining channels and apps. New templates can be created by selecting an existing template or building a new from the scratch.

Info Pane emerged earlier this autumn but now Pin Posts and the New Conversation button are rolling out to Teams. The New Conversation should reduce the number of accidentally created new threads when users see better the difference between reply and creating  a new thread. Pinning posts allows to attach specific posts to the info pane so they can be easily opened later and important information (like vacation list or after-work activities or even project information ) is not lost when the channel has active conversation. To take fully advantage of pinned posts the info pane should be open – but it is just a touch of the button to open or close it so as usual: make Teams to suit your needs and don’t be ok with defaults!

This month also sees the rollout of Suggested replies on Teams mobile. AI will create and suggest short responses based on the context of previous message.

🌟The Teams Search is dead! Long live Microsoft Search for Teams! We all had our difficulties and anger moments with Teams search (while it did grow to be better and usable during years) but that will be soon a thing of the past when the new Microsoft Search is released to Teams later this year. This allows a better and more smart searching experience. When using Microsoft Search from Teams it is focusing on Teams vertical only. But that is not all – you will be able to search Teams (& Yammer) conversations from SharePoint (Conversations-vertical)! This is a small step for… No. Let’s rephrase: This is a giant leap for both users and Teams.

🌟SharePoint Home Site App for Teams will connect your SharePoint Home site / intranet to Teams! Unlike those versions done with App Studio “Teams-ready solution” this app fully supports navigation in SharePoint sites. And that is big because organizations can start using Intranet from within Teams – and they can use it via browser as well. This truly makes Microsoft Teams ❤SharePoint and they are #bettertogether. One giant leap to users and towards using Teams as the primary operating system for work. And yes, it is fully branded as well! Coming later this year.

🌟Insights app in Teams (Wellbeing and productivity) is coming to Teams starting in October. It will get new features like virtual commute and integrations with apps like emotional check-in experience during first half of 2021. Visit https://Aka.ms/ProductivityAndWellbeing  to learn more.

Yammer notifications will come to Teams activity feed when you are using Yammer Communities app. This way you will get Yammer notifications even when you Yammer app is not open. On top of notifications Teams users can search for Yammer conversations using Teams search bar!

Tagging by shift allows Teams messages to be targeted to recipient groups based on their role (tags) and the shift they are working – such as tagging or sending a message to every nurse, doctor or security personnel on duty. Users are automatically assigned to tags based on their Shifts app schedule. Rolling out in November.

Walkie-Talkie is now available on Android.

🌟Off-Shift access controls, rolling out in October, will let admins to configure Teams to alert employees when they accessing Teams app on their personal device outside of working hours.

Microsoft Teams Rooms (MTR) is getting a Meeting room capacity notifications warning message. MTR Analyzes data using meeting room cameras to count the number of people in the room and if the count exceeds the capacity defined for the room by admin a warning message is displayed.

Coming soon: Coordinated meetings with Teams Room and Surface Hub using proximity or one-touch join this enables both devices join the meeting simultaneously with Teams Rooms running audio and video, while Surface Hub is automatically muted to avoid any distracting feedback. During the meeting Teams Room is used to show attendees in the meeting gallery, while the Surface Hub is used to show content or to conduct a collaborative whiteboarding session.

Another coming soon for in-room participants will be able to control Teams Room and collaboration bar devices using the Teams mobile app. The new room remote experience enables users to mute and unmute the room, adjust audio volume, turn cameras on and off, and exit the meeting. Wireless casting will be enabled to any Teams Room, collaboration bar, and Surface Hub. Beginning later this year, voice assistance will be enabled for Microsoft Teams Room devices, allowing in-room participants , in US, to ask Cortana to join and leave a meeting, and add a phone number or participant from the address book to a meeting. Read more from Meeting Room Experiences blog!

Intelligent speakers were also shown in demo sessions with mention they can identify who is speaking in the room and that information is used in Live Captions/meeting transcription to speaker attribution. Currently there isn’t much information available about these devices.

Microsoft Teams Panels is a new category of devices for Teams but we have seen similar panels from other vendors to be used with different solutions: these can be mounted outside a meeting room to easily view upcoming reservations, see availability or to reserve the space for example. Building Floor plan is a catchy new feature there to help booking a another space in the office using “Nearby rooms” feature to find a empty room.

This is expected to pair with Teams Room device but it will work standalone as well with ordinary meeting rooms. First panels will come out from Crestron and Yealink early next year.

🌟To help you get started with transforming your meetings rooms, Microsoft, with support from specialized meeting room partners (like Sulava https://sulava.com – my employer! ), can help qualifying customers deploy two Microsoft Teams Rooms at no additional charge. Customers can learn more at rooms.microsoft.com or be in touch with us at Sulava directly. Beginning October 1st Teams Rooms will be added to the FastTrack benefits!

There are also lots of improvements to Teams Calling experience. First one is the upgrade to new Calling view and Collaborative Calling that connects a call queue to a channel in Teams. Users can work at the channel while taking calls in the queue.

Admin and Development news and announcements

Bulk policy assignment allows admins to apply policies in batched of up to 50K users.

Line-Of-Business (LOB) Teams app catalog with organizational branding.

🌟Enterprises want also keep the data secure. Customer Key support is coming to Microsoft Teams as well. It is similar to what is already in Exchange Online, SharePoint Online and OneDrive: adding a layer of encryption with organization’s own keys when data is at rest in Microsoft datacenters. Public preview starts at the end of this year.

Microsoft Graph API for Teams Data-Loss-Prevention (DLP) is rolling out. This allows developers to build apps that can listen to Teams messages in near-real time to enable DLP scenario implementations and it also allows applying DLP actions to Teams messages.

🌟Microsoft Graph API for Teams Export allows the export of Teams messages (1:1 and group chat) along with attachments like file links & stickers, emojis, GIFS and user at-mentions. API also supports polling daily Teams messages and allows archiving of deleted messages up to 30 days. This should help with various archiving scenarios.

Resource-Specific Consent (RSC) team owners are empowered to install an RSC-enabled app for their specific team and restrict the app’s scope and access to data to only that one team, without needing the global IT admin to provision access. RSC allows apps to create, rename and delete channels; read channel messages; create tabs; and read team membership and settings. RSC are now available on the Graph API beta and will become generally available soon.

Single sign-on (SSO) through Azure Active Directory for Teams apps. Developers can build their apps to sign-in their users using the same account they are using to sign into Microsoft Teams. SSO support for tabs is generally available and support for bots and messaging extensions are coming soon.

Updates to Adaptive Cards for Microsoft Teams include design improvements, universal actions and cards, contextual views, and security & compliance. Design improvements include full-width cards, information masking, and incoming webhook support. Microsoft 365 Security & Compliance capabilities are extended to Adaptive cards, including eDiscovery and information protection & governance. Coming soon / this year.

🌟Meetings extensibility with apps in meetings will allow developers be able to integrate their apps into Teams meetings and create scenarios that have deep awareness of the meeting context — including roster, roles, and permissions. I will explore this further because it enables to integrate meetings to be part of business processes via apps and also connect meetings to a context like customer, project or person in a new way. This will bring meetings to the next level in the experience that benefits from these capabilities. Great apps to integrate with meetings are, for example, polls – yes Polls!, CRM or human resources (interviews).  Generally available in October and there are more than 20 launch partners who have been integrating their apps to these new extensibility points already.

Read more from the blog post.

Power Platform in Teams highlights

🌟Power Apps and Power Virtual Agents are coming! Now in public preview, generally available release is estimated to roll out at the end of the year. These will include embedded Power Apps and Bot creation studios inside Teams. During spring 2020,when I started to discover amazing capabilities of Power Virtual Agents, I didn’t think that the intelligent conversational bot creation would become possible from within Teams! But of course the ability to create Power Apps, with relational datastores with rich data types, from Teams is even more important to businesses. Better together applies in this as well. And these solutions can be published to Teams app store to be used off the shelf or customized to specific needs. And the sugar on the top: Power Virtual Agent bots can identify the user who is interacting with them and thus allows personalized and user-context dialogue and actions.

With Power Apps for Teams it is possible to create innovative apps that interact with team in channel.

Read more from Power Apps blog post!

The new Power Automate app for Teams, coming later this year, is a rebranded and enhanced Flow app. It offers an enhanced set of templates to automate work in Teams, along with a new designer  experience that makes it even easier to get started building. Additionally, we will be rolling out new ways to automate work, including actions like creating a Teams meeting, as well as additional entry points such as message extensions and message actions.

And looks at these new Power Platform logos!

And it looks like the team has had some fun too! 😍😎😊

Approvals in Microsoft Teams via Power Automate will become generally available during October. This is great since it allows creation of approval processes based on a team and not a single person (who is often a bottle-neck).

Enhancements to the Power Bl App for Teams will make it easier to use and review Power BI data from Microsoft Teams. The new app rolls out by the end of year.

Something missing?

Read more from Microsoft TeamsPower Apps and other Microsoft blogs.

+ Virtual Hub

And there is always something more. This time it is the reminder to go ahead and visit the Virtual Hub!

This is the place where you can keep on learning and enjoying Microsoft Ignite for more. It is not just about Microsoft Teams but about all things Microsoft 365.

This blog was originally posted at My Teams & Office 365 Day



Vesku on toiminut yli 20 vuoden ajan erilaisissa asiantuntija-, konsultointi- ja valmennustehtävissä. Hän on Microsoft MVP (Most Valuable Professional). Vesku on erikoistunut Office 365:n ja Microsoft Teamsin tarjoamiin modernin työn ratkaisuihin, mutta kokemusta löytyy monista erilaisista toimialoista ja teknologioista.

Get ready to travel the Microsoft Teams Road at Microsoft Ignite

The big big conference is just around the corner! Beginning in just TWO days it will be two days of exciting news, knowledge, keynotes, overviews and deep-dive sessions along with loads of interaction and community activities. Since #MSIgnite is virtual and free to attend this year (we all know why) Microsoft has taken extra steps to bring in more interactivity via Table Talk-sessions and Tech Community forum. There is also digital swag that can be enjoyed and used!

In this blog post I will focus the #MSIgnite : first on sessions and activities I am taking part of and then mostly on Teams-side to point out useful Teams references to you. If you haven’t registered yet then make it so as soon as possible and start building your Microsoft Ignite schedule: https://myignite.microsoft.com

My speaking and activities at Microsoft Ignite

This year community takes part of Ignite in various ways, but there isn’t any traditional “MVP and MCT lead sessions” this year. But looking the number of awesome community driven events happening around the globe you can hook into those by attending online conferences. For example #TeamsFest has 85 sessions with over 90 speakers from Microsoft and big number of MVPs as well. #TeamsFest happens on 7th of October in CEST timezone but early morning start enables people from APAC (or night owls in US) to join and at the late afternoon – end of day it will be morning in US. Check for more info at https://euroteamsug.com/teamsfest

Back to the topic at hand:

I will be doing two Table Talks with other MVPs and Microsoft speakers at Microsoft Ignite. You can sign up to them both from: https://myignite.microsoft.com/speaker/e0a2de62-1ac0-4ded-b944-a178b9aa94fc

Table Topics are interactive panel discussion sessions and audience is encouraged to participate (yes, it is a Teams Meeting, capping with 300 participants) with questions and sharing their experiences! While the actual session is short (30 minutes) it is combined with Table Talk topics at Tech Community forum tables allowing audience to interact with speakers before and after the session – making these truly interactive way and one of the best ways to engage audience with speakers in a virtual conference. And personally I love this concept because it is how Teams Meetings should be done as in intelligent meeting lifecycle: pre, during and after meeting collaboration.

Microsoft 365 App Developers and Power Platform Community Meet-up

Meet people from the Microsoft 365 Developer and Power Platform communities to explore what you can do with our powers combined! Unmute yourself, turn your camera on – No presentations here! Your community peers will lead a discussion to help you uncover helpful tips on Microsoft Graph, Power Automate, SPFx, Azure Functions, Auth and more!

Join the Microsoft 365 Community Table (https://aka.ms/TableTopic/Microsoft365) ahead of time so we can address your questions.

Running Community Events in an Online World

Meet and share stories with fellow attendees in an open discussion using Teams Meetings about running online community events. Unmute yourself, turn your camera on – No presentations here! Your community peers will lead a discussion about topics such as running online events using Microsoft Teams, finding ways to interact with your virtual audience, best practices for accessible online events.

Join the ‘Community Best Practices & Leadership’ Community Table https://aka.ms/TableTopic/Community on the Tech Community ahead of time to catch up on the conversation beforehand.

Be prepared for chat and a fun interactive discussion!

Ask the Experts -sessions “Microsoft Teams Virtual Booths”

This is a list of confirmed Ask the Expert sessions where I am participating as a Subject Matter Expert. go ahead and add these to your Ignite schedule and hit us with questions! These sessions are kind of virtual Microsoft Teams booths. Last year I had lots of fun being at Teams booths and talking with people, helping them out and also learning myself something new as well. Don’t miss these ATEs!

Needless to say, but I say it anyway, that I am extremely honored and proud to be involved with Microsoft Ignite via Table Talks and ATE-sessions (virtual booth a so much better name for these).

Microsoft Teams at #MSIgnite

First the fun part: Microsoft Teams Virtual Photo Booth! You don’t want miss this one – you can create your own photo booth image by tuning your selfie with lots of fun stickers on top of it!

Go ahead and create your own at https://aka.ms/TeamsPhotoBooth!

Guide to Microsoft Teams at Microsoft Ignite 2020: https://aka.ms/TeamsIgniteGuide

Key sessions you don’t want to miss are:

This picks are directly from Teams Sessions Brochure that includes all Microsoft Teams related sessions (and there are many of them!) https://aka.ms/TeamsSessions

Don’t also miss to check Patch & Switch Unofficial End User Guide to Ignitehttps://buff.ly/3gYLO5G before the event. It is especially guided towards those who are attending digital Microsoft Ignite the first time.

Excited? YES!

I am as excited about Microsoft Ignite 2020 as much as I was when I attended Ignite 2019. This year is different but also it opens up lots of new possibilities to interact with the audience. No, it is not the same as meeting face-to-face but it should not be the purpose either. Digital / virtual world has it’s own strengths and superpowers and it should not try to replicate face-to-face world 1:1, instead – just like with Microsoft Teams – think about the goal and why so you can create a digital version of it. Just like in Digital Transformation: rethink and create a better version than what was in the real world earlier.

This year’s Microsoft Ignite is different since it allows a lot more people to attend the event around the world since the event is free and there is no need for traveling nor think about the cost of attending: inclusive. All key sessions are live for three times to include different timezones as well! This is great news for us not in US – we don’t have stay away all night.

Let’s meet at the Microsoft Ignite virtually! See you in Tech Community and in sessions! And don’t forget hashtags #MSIgnite and #MicrosoftTeams when you are posting something to social media! I will be mostly active in Twitter – see you there!



Vesku on toiminut yli 20 vuoden ajan erilaisissa asiantuntija-, konsultointi- ja valmennustehtävissä. Hän on Microsoft MVP (Most Valuable Professional). Vesku on erikoistunut Office 365:n ja Microsoft Teamsin tarjoamiin modernin työn ratkaisuihin, mutta kokemusta löytyy monista erilaisista toimialoista ja teknologioista.