5+1 vinkkiä johdolle Copilotin hyötyjen maksimointiin

Paras aika aloittaa tekoälyn hyödyntäminen oli eilen ja toiseksi paras on nyt. Mukaan pääsee nopeastikin, kunhan otat johtajana huomioon käytäntöjä, joiden avulla saat Microsoftin Copilotista parhaiten hyödyt irti niin ihmisten johtamisessa kuin käytön kehittämisessä.

Kokosimme kesälomakauden lähestyessä vinkkilistan, jolla pääsette suoraan vauhtiin Copilotin hyödyntämisessä.
Tekoälyn käyttöönotto ja hyödyntäminen on ennen kaikkea muutosmatka ja liiketoiminnan kehitystä. Hyödyt syntyvät liiketoiminnoissa. Tämä ajatus, johon myös Copilotin käyttöönoton palvelumme perustuu, on vain vahvistunut lukuisien asiakashankkeiden myötä.

Olemme Sulavalla tehneet jo kolminumeroisen luvun Copilot for Microsoft 365 -tekoälytyövälineiden käyttöönottoja ja mukaan on tarttunut oppeja, joita yritysten johto, liiketoiminnan vastuuhenkilöt, tiiminvetäjät ja muut voivat hyödyntää omissa tekoälypohdinnoissaan.

1. Etsikää ja kokeilkaa erilaisia käyttötapauksia

Käyttötapaukset on mainittu jo useaan otteeseen. Copilotin ominaisuuksilla löytyy paljon toimialalta toiselle kulkevia yleisiä työarkea tehostavia käyttötapauksia. Mutta toimialle tyypilliset käyttötapaukset löytyvät yrityksen sisältä. Kun Copilot on otettu käyttöön niin, että henkilöstö osaa käyttää sitä ja uskaltaa kokeilla, syntyy upeita lopputuloksia.

Muutamia esimerkkejä, joissa ennakkoluuloton ajattelu sai aikaan hienoja lopputuloksia.

Terveydenhuoltoalalla muistioiden tekeminen mullistui Copilotin avulla. Hoitajan tehtäviin kuului tehdä tapaamisista muistio englanniksi, mikä oli aikaa vievää ja kuormittavaa. Hoitaja keksi käyttää Teamsin Copilotia, puhui muistiinpanot ja teki niistä tiiviin ja täsmällisen kirjallisen version englanniksi. Aikaa potilastyöhön säästyi tunteja viikossa .

Toisella asiakkaalla vähittäiskaupan alalla johtoryhmän edustaja hyödynsi OneNoten Copilottia ajaessaan autolla. Hän luonnosteli uutta strategiaa puhumalla ajamisen aikana ja OneNote litteroi puheen tekstiksi. Tämän jälkeen hän muotoili Copilotin avulla tekstistä loogisen strategiadokumentin. Hänen tavoitteenaan on saada Copilotin avulla vähintään 20 prosentin tuottavuuskasvu ja piti tätä strategiaprosessin tekemistä erinomaisena askeleena tavoitetta kohti.

Kolmannessa esimerkissä median toimittaja valmistautuu haastatteluun. Hän pyytää Copilotia rakentamaan haastattelukysymyksiä viestintätoimistosta tulleen taustaviestin ja aiheesta aikaisemmin kirjoitettujen juttujen perusteella. Haastattelu tallennetaan ja Copilot auttaa rakentamaan jutturungon keskustelun pohjalta. Varsinainen jutun kirjoittaminen jää toimittajalle, mutta prosessi tehostuu tässäkin tapauksessa kymmeniä prosentteja.

2. Ongelmista ratkaisuihin

Uusia käyttötapauksia tai liiketoiminnan kehityskohteita etsitään esimerkiksi design thinking -metodeilla liiketoiminnoista, tiimeistä tai muuten valituista ryhmistä. Tyypillinen tapa on löytää ongelmia, joita ratkotaan ja poistetaan tekoälyn avulla. Kannattaa muistaa, että Copilotin avulla tulee saada aikaan sekä kustannussäästöjä että luotua kokonaan uudenlaisia (liike)toimintamalleja.

Aina ongelmaa ei tarvita. Olemme huomanneet asiakkaiden kanssa, että onnistunut Copilot-käyttötapaus voi syntyä vain ajattelemalla nyt tehtävää asiaa uudella tavalla. Periaatteessa täysin hyvin toimiva tapa tehdä asioita voi ollakin tekoälyn maailmassa vanhanaikainen, mutta ihmiset eivät ole tulleet ajatelleeksi uutta tapaa.

3. Ole mukana

Esimerkillä ja edestä johtaminen on onnistuneen muutosmatkan edellytys. Muutoksen läpiviennistä jää paljon pois, jos johto ei ole mukana omalla esimerkillään ja tekemässä aktiivisesti linjauksia.

Tässä kohtaa kannattaa sijoittaa myös omaa aikaa ja opetalla tekoälyn käyttöä, löytää omia käyttötapauksia ja juurruttaa tapoja käyttää tekoälyä omassa työarjessa. Näiden esimerkkien kertominen toimii inspiraationa muille työntekijöille.

Lisäksi johdon kannattaa olla mukana Copilot-ratkaisujen kehittämisessä. Rakentakaa Copilot-palvelullenne ohjausryhmä. Näin liiketoiminnot ja johto pysyvät jatkuvasti pulssilla käyttöönoton edistymisessä ja keksivät uusia tapoja käyttää tekoälyä. Myös tieto kulkee tehokkaasti ja tavoitteet pysyvät käyttöönottotiimin mielessä.

4. Pilotoi laajasti

Teknisen toimivuuden ja käyttöönoton teknisten vaiheiden testauksen voi tehdä hyvin tietohallinnossa. Mutta laajempi pilotointi ja Copilotin hyötyjen etsintä on syytä tehdä mahdollisimman laajasti. Tietohallinnosta saa valtavasti hyviä näkemyksiä asiaan, mutta it-toiminnot ovat täynnä it-alan asiantuntijoita. He osaavat luonnostaan erilaisia kikkoja ja oikopolkuja asioiden tekemiseen.

Sen sijaan liiketoiminnoissa ja muissa tukifunktioissa olevat henkilöt hyötyvät luonnollisesta kielestä ja Copilotin luovista ratkaisuista valtavasti. Copilotin mahdollisuuksien hyödyntäminen on parhaimmillaan ilman teknisten järjestelmien syvätuntemuksen tuomia ennakkokäsityksiä.

Mutta jokaista prosessin automatisointia tai uuden luomista ei kannata yrittää ratkaista Copilotilla tai muilla generatiivisen tekoälyn ratkaisuilla. Joissain tapauksissa on järkevämpää ainakin aluksi automatisoida tai luoda uutta Power Platformin avulla. Tai muuttaa työn tekemisen tapoja tehokkaammiksi. Tämän jälkeen tekoäly voi tehostaa toimintaa merkittävästi.

5. Pysykää kartalla

Tämä pätee niin johtajiin kuin jokaiseen tekoälyä käyttävään työntekijään. Kehitysvauhti on huimaa ja uusien ominaisuuksien ja kyvykkyyksien kanssa pitää olla valmis toimimaan ketterästi. Uusia kohteita Copilotin hyödyntämiselle löytyy joka kuukausi lisää.

Kartalla pysyäkseen organisaation tulee toki tietää, mitä Microsoftin tuotekehityksestä tulee ulos päivitysten muodossa. Copilotin tapauksessa tästä on paljon iloa loppukäyttäjille.

Mutta myös organisaation sisäinen tiedon jakaminen on äärimmäisen tärkeää. Yhdessä paikassa löydetty hyödyllinen käyttötapaus voi olla laajennettavissa ja organisaation hyödyt moninkertaistuvat.

+1 Tosissaan, muttei totisesti

Copilot on liiketoiminnan tukemiseen ja kehittämiseen tarkoitettu tekoälytyöväline. Tästä huolimatta ominaisuuksia opetellessa ja käyttötapauksia testaillessa pipoa ei kannata pitää liian kireällä.

Työntekijöiden pitää uskaltaa kokeilla ja välillä myös hassutella. Positiivisen ja oppimiseen tukevan tunnetilan ylläpitäminen on tärkeää. Tekoäly tulee mullistamaan työelämän. Siitä parhaan hyödyn saamiseksi kannattaa kokeilla monenlaisia keinoja – jopa hymyn suupieliin tuovia.

Partner of the year finalist 2024

Microsoft valitsi Sulavan maailman neljän parhaan joukkoon tekoälyssä ja koulutuksissa – saimme kaikkiaan neljä tunnustusta Partner of The Year -kilpailussa!

”Organisaatioilla on nyt vedenjakajahetki; tulevaisuuden menestys on pitkälle kiinni siitä, miten nopeasti käyttötapauksia, säästöjä ja uusia liiketoimintamahdollisuuksia lähdetään miettimään tekoälyä laajasti hyödyntäen. Kyse ei ole minuuttien ja tuntien säästöistä vaan aidoista, rahallisista säästöistä, uudesta liiketoiminnasta ja uudenlaisista toimintamalleista mitä voidaan luoda AI:n ja Copilotien avulla”, kommentoi Aki Antman.

Lue haastattelu, jossa Aki Antman, Katri Valtari ja Mika Sarhimaa avaavat mm. keskeisimpiä asioita, mitä organisaatioiden tulisi nyt pohtia saavuttaakseen tekoälyn hyödyt parhaiten ja kehittääkseen liiketoimintaansa.

Haluamme ottaa Copilotin käyttöön organisaatiossamme, mutta mistä aloitamme?

Tekoälyn avustama innovaatio ja tuottavuusmahdollisuuksien hyödyntäminen kaikille organisaation työntekijöille on välttämätöntä.

Palvelumme Copilotin käyttöönottoon auttavat ottamaan käyttöön mullistavaa teknologiaa hallitusti ja järkevästi. Palveluidemme tuella parannat organisaatiosi tuottavuutta ja luovuutta Copilotin avulla. Kokeneet asiantuntijamme opastavat organisaatiotasi käyttämään Copilot for M365:tä tehokkaasti.

Helpoiten pääsette alkuun tutustumalla Sulavan Copilot-palveluihin, kuten suosittuun Copilot Essentials -kokonaisuuteen! Essentials sisältää kaiken, mitä organisaationne tarvitsee Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoon ketterässä ja helpossa paketissa. Jos kaipaatte enemmän räätäilöityä pakettia, Sulavan Copilot Modern Work as a Service puolestaan tarjoaa kaiken juuri teidän organisaationne tarpeisiin suunniteltuna.

Suosittelemme myös lukemaan artikkelin, jossa käsittelemme tekoälyn tietosuojaa.

Tekoälyn tuloa ei voi hidastaa, joten näihin pohdintoihin kannattaa tarttua heti! Me olemme apunasi. Ota rohkeasti yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Koulutukset Copilot for Microsoft 365:n hyödyntämiseen ja käyttöönottoon

Tarjoamme koulutuksia loppukäyttäjille sekä heille, joiden tehtävä on varmistaa Copilotin turvallinen käyttöönotto ja liiketoimintahyötyjen maksimointi. Kaikissa Copilot-koulutuksissa pääset itse harjoittelemaan Copilotin käyttöä koulutusympäristössä, vaikka sinulla ei olisi omaa lisenssiä!

Promptaa tehokkaasti Copilotilla -koulutuksessa opit onnistuneen kehotemuotoilun merkityksen ja saat runsaasti vinkkejä, joita voit lähteä hyödyntämään omassa työssäsi.

Sovella Copilotia eri käyttötapauksiin -koulutuksessa paneudutaan Copilot for Microsoft 365 -käyttötapauksiin.

Microsoft 365 Copilot Office-työkaluissa -kurssilla opitaan hyödyntämään tekoälyä Microsoftin Office ohjelmissa: Excel, Word, PowerPoint, Teams ja Outlook.

Copilotin onnistuneesta käyttöönotosta ja käytöstä vastaaville

Copilot M365 ylläpitäjälle – MS-4006: Copilot for Microsoft 365 for Administrators -koulutus antaa IT-ammattilaisille valmiudet ottaa käyttöön ja hallinnoida Copilot for Microsoft 365 -palvelua.

Tiedon suojaus ja Microsoft 365 Copilot – Ota Copilot käyttöön hallitusti -kurssilla keskitytään tietoturvaan ja organisaatiotason Copilotin käyttöönottoon.

Copilot Studio -perusteet -koulutuksessa opit, miten luot oman räätälöidyn Copilot for Microsoft 365 chattibotin organisaatiosi tarpeisiin.

Mikko Torikka

Mikko Torikka

Consulting & Training

Mikko toimii Sulavalla ratkaisualuearkkitehtinä. Työssään hän keskittyy erityisesti Copilot-toteutuksiin ja liiketoimintahyötyihin, moderneihin työskentelytapoihin sekä muutosjohtamiseen. Mikko tunnistaa asiakkaan liiketoimintatarpeet ja etsii, toteuttaa ja ottaa käyttöön niihin sopivia ratkaisuja – myös palvelumuotoilun menetelmin. Konsultoinnin lisäksi Mikko on arvostettu kouluttaja.