GateApp helpottaa YIT:n riskienhallintaa ja päätöksentekoa

Rakennusyhtiö YIT:llä on jatkuvasti käynnissä satoja hankkeita ympäri Eurooppaa. YIT:n ja Lemminkäisen vuoden 2018 yhdistymisen jälkeen yrityksen liiketoimintayksiköt hallinnoivat hankkeita monissa kanavissa, joka vaikeutti riskienhallintaa ja päätöksentekoa. Projektinhallinnan prosessia haluttiin yhtenäistää ja prosessin noudattamista helpottaa. YIT:n organisaatioyksiköiden ja johdon käyttöön kehitettiin Sulavan kanssa yhteistyössä ketterä ja intuitiivinen päätöksenteon ja riskienhallinnan GateApp-prosessinohjaustyökalu.

YIT on suurin suomalainen ja merkittävä pohjoiseurooppalainen hankekehittäjä ja rakennusyhtiö. YIT luo asiakkailleen ja yhteiskunnalle kestäviä ja vetovoimaisia kaupunkeja ja elinympäristöjä. Yhtiön 5000 ammattilaista toimivat 10 maassa, ja yhtiön liikevaihto oli 2,4 miljardia euroa vuonna 2022.

Ennen muutosta YIT:n eri liiketoiminta-alueilla ei ollut yhtenäistä prosessia hankkeiden hallinnointiin, vaan kaikilla yksiköillä oli oma tapansa toimia. Yrityksellä ei ollut kunnon näkymää siitä, mitä hankkeita on meneillään ja missä vaiheessa ne ovat. Keskustelua käytiin eri kanavissa kuten sähköpostissa, jolloin tarpeellinen tieto ei aina välittynyt kaikille sitä tarvitseville. Tietoa saattoi myös hukkua eri kanavien syövereihin.

Systemaattisen prosessin keskeinen tavoite YIT:llä on varmistaa investointien kannattavuus, lisätä taloudellisen tuloksen ennustettavuutta ja tunnistaa potentiaaliset riskit sekä mahdollisuudet riittävän aikaisin päätöksenteon kannalta. YIT:n tavoitteena oli saada tieto ja prosessit yhteen paikkaan alustalle, jossa hankkeiden löydettävyys helpottuisi ja prosessia olisi mahdollisimman helppoa noudattaa. Päätöksentekoa pyrittiin parantamaan niin, että huomio keskittyisi muodollisen hallinnoinnin sijaan substanssiin.

GateApp tehostamaan päätöksentekoa

Projekti aloitettiin esiselvitysvaiheella, jonka tavoitteena oli saada ymmärrys eri liiketoiminta-alueiden raportoinnin prosesseista ja tarpeista. Samalla kartoitettiin ratkaisuvaihtoehtoja ja teknisiä vaatimuksia alustavalintaa varten. Sovelluskokonaisuutta lähdettiin rakentamaan yhdessä YIT:n ja Sulavan tiimien kanssa puhtaalta pöydältä.

YIT:n ydinprojektitiimi piti Sulavan konsulttien kanssa useita työpajoja, joissa käytiin läpi teknologian toiminnallisuuteen sekä liiketoimintaan liittyviä tavoitteita. Työpajoissa tarkasteltiin myös YIT:n prosesseja ja tarpeita.

Teknologiaratkaisuksi valikoitui yrityksen kokonaisarkkitehtuuriin soveltuva GateApp, joka tehostaisi päätöksentekoa ja tekisi siitä läpinäkyvää. Alustaksi valikoitui Power Platform, jolla YIT on jo aikaisemmin toteuttanut ketterästi useita liiketoimintasovelluksia. YIT GateApp koostuu useamman Power Appsin ja Power Automaten kokonaisuudesta. Ratkaisussa kyettiin hyödyntämään jo aikaisemmin hyväksi todettuja käytäntöjä.

Projekteille oli aiemmin määritelty porttimalli, jossa projektin elinkaaren eri vaiheissa voidaan käsitellä projektia. Työkalu oli entuudestaan tuttu, sillä Microsoftin Power Appilla tehtiin aiemmin työmaakäyttöön kuukausiraportointisovellus Sulavan kanssa ja siitä oli hyviä kokemuksia. Lisäksi PowerAppissa oli kiistattomat ylläpidolliset edut verrattuna esimerkiksi täysin kustomoituun ratkaisuun.

“Tavoitteena oli kehittää mahdollisimman ohjaava ja intuitiivinen käyttöliittymä. YIT:n hyväksyntäketjujen ja gate-dokumenttien keskitetty hallinta haluttiin kaikkien YIT:n organisaatioyksiköiden käyttöön”, Project Development Manager Matti Ahokas YIT:n investoinnit, riskinhallinta ja yritysturva -yksiköstä kertoo.

Ydintiimi pidettiin alusta lähtien pienenä, jotta keskustelu Sulavan kanssa sujuisi ketterästi ja uusiin ajatuksiin pystyttiin reagoimaan nopeasti. Tarpeen mukaan projektiin on osallistettu henkilöstöä muun muassa YIT:n IT-osastolta sekä liiketoimintayksiköistä. Riittävä sovellustestaus tarpeeksi monen toimesta on ollut tärkeä osa projektia.

“Määrittelytyöpajoissa teknologiset tarpeet eivät välttämättä olleet täysin kirkkaana mielessä, mutta Sulavan konsultit oivalsivat nopeasti, minkälainen käyttöliittymän tulisi olla,” Ahokas kertoo.

GateAppin keskeiset toiminnot YIT:llä ovat:

• Päätöksentekovaatimusten ja aineiston hallinta
• Päätöksentekoketjun ohjaus
• Projektin elinkaaren ja kokousten hallinta

Ensimmäinen versio ketterästi käyttöön

Konseptia päästiin testaamaan nopeasti, kun ensimmäinen versio saatiin testiin syksyllä 2022. Liikkeelle lähdettiin kevyellä mallilla, jossa integraatiota oli mahdollista kasvattaa vähitellen. Alkuvaiheessa mitään tietoa ei viety Gate Appin ulkopuolelle. Testiversiossa varmistettiin myös Power Platformin tekninen kyvykkyys.

“Koska YIT:n projektikoot vaihtelevat sadoista tuhansista satoihin miljooniin euroihin, työkalun suorituskyky mietitytti alussa. Suorituskyky on kuitenkin riittänyt mainiosti, eikä suuri volyymi ei ole vaikuttanut GateAppin käytettävyyteen. Kriittisiin kohtiin on saatu suorituskykyä aina tarpeen mukaan ja Sulava on kehittänyt kustomoituja ominaisuuksia Power platformissa joustavasti”, Ahokas jatkaa.

Ensimmäinen minimivaatimukset täyttävä versio saatiin käyttöön Suomessa ja Ruotsissa vuodenvaihteessa 2023. Ominaisuuksia ja havaintoja käytiin käyttäjien kanssa läpi ja tarpeen mukaan tehtiin korjauksia ja päivityksiä. Alusta pitäen panostettiin visuaaliseen ulkonäköön ja loogiseen käytettävyyteen, jotta sovelluksen käyttöönotto olisi mahdollisimman helppoa.

Jo esikartoitusvaiheessa todettiin, että muutoksen läpivienti liiketoiminta-alueilla tulee viemään aikaa. Siksi ratkaisun tuli perustua malliin, jossa jalkautusta voidaan tehdä liiketoimintavetoisesti loppukäyttäjiä kuunnellen ja palautteeseen reagoiden.

”Pitkässä projektissa kehitystyötä on tehty jatkuvasti keskustellen ja uudet tarpeet huomioiden. Tarvekartoitus pidettiin aidosti avoimena projektin alusta pitäen”, Sulavan konsultti Mikko Koskinen kertoo.

Vuoden 2024 alussa sovellus jalkautettiin käyttöön koko organisaatiossa.

Noin 600 projektivastuullista työntekijää käyttää työkalua työssään. Lisäksi kaikki yksiköiden vetäjät sekä divisioonan ja YIT-konsernin johto käyttää sovellusta aktiivisesti.

GateAppin käyttöön lähdettiin puhtaalta pöydältä ja kaikki projektit Gate Appissa ovat uusia aktiivisia projekteja. Mistään vanhoista järjestelmistä ei tuotu dataa, vaan vanha tieto on lukutilassa arkistona.

Projekteja on tällä hetkellä käynnissä noin 540 ja porttikäsittelyjä projekteissa on käynnissä toista tuhatta. GateApp:ssa hallitaan koko projektin päätöksenteon elinkaari tarjousvaiheesta aina takuuaikaan asti. Sovellukseen tulee noin kymmenen uutta projektia viikossa. Tavoitteena on, että kenelläkään ei menisi tolkuttomasti aikaa projektien hallinnointiin.

Parempi näkyvyys omiin projekteihin

Loppukäyttäjiltä kerätään aktiivisesti palautetta ja kehitysehdotuksia. Sovelluksen ominaisuuksia ja automatisoinnin hallittavuutta on lisätty runsaasti uusiin versioihin. GateAppin käyttäjätyytyväisyyttä on tutkittu myös kyselyllä, joista ensimmäinen tehtiin puoli vuotta käytön aloittamisen jälkeen.

Kyselyn tulokset kertovat, että sovellus on saanut todella hyvän vastaanoton: NPS-arvosanaksi tuli erinomainen 50. Sovelluksen visuaalinen ja helppolukuinen käyttöliittymä on saanut paljon kehuja. Lisäksi näkyvyys omiin projekteihin ja niiden seuranta on kyselyn tulosten mukaan helpottunut merkittävästi.

“Palautteesta ja kyselyistä saadaan lisäajatuksia jatkokehitykseen ja kuinka joku voitaisiin tehdä paremmin. Viikkopalavereissa käydään jatkuvasti keskustelua sparraavalla otteella ja mietitään kehitysideoita”, Ahokas sanoo.

Jalkautus ja käyttäjien koulutus hoidettiin yleisinfoilla ja GateAppille koostettiin intrasivut. Jatkuva tuen tarve on minimoitu niin, että sovelluksen liiketoimintaomistajat pystyvät hallinnoimaan valtaosaa ongelmatilanteista itsenäisesti erillisessä pääkäyttäjäsovelluksessa.

Tekoäly tunnistamaan kiinnostavia projekteja ja analysoimaan riskejä

Uudistuksen jälkeen YIT:llä mietitään Gate Appin roolia jatkossa, esimerkiksi siinä vaiheessa, kun CRM-järjestelmää lähdetään uusimaan. Koska YIT:llä on paljon dokumenttien käsittelyä, on mietitty, kuinka dokumenttien määrää voitaisiin vähentää. Tietoa haluttaisiin siirtää enemmän järjestelmiin, jolloin se olisi olemassa myös datana eikä vain dokumentteina. Myös Microsoftin Copilotia ja tekoälyn tuomia mahdollisuuksia pohditaan, sillä jatkossa tekoäly voisi analysoida riskejä ja tunnistaa kiinnostavimpia projekteja.

“Uskon, että GateAppin kehittämistä jatketaan varmasti niin, että sillä tulee olemaan keskeinen rooli liiketoiminnan johtamisessa myös tulevaisuudessa”, Ahokas toteaa.

Kirjoittaja: Merja Turpeinen.
Julkaistu helmikuussa 2023.