YIT yhtenäisti työmaidensa raportointia Sulavan avustuksella
Rakennusyhtiöiden YIT ja Lemminkäinen yhdistyessä vuonna 2018 yhtiö lähti etsimään uudenlaisia yhteisiä työkaluja ja työtapoja. Tuotanto- ja toimintatapojen yhtenäistämisprosessissa työmaiden raportointitarpeet nousivat esiin tärkeänä osa-alueena. Sulavan kanssa yhteistyössä toteutetussa projektissa yhtenäistettiin raportoinnin välineitä ja tapoja sekä luotiin alusta, joka skaalautuu tulevaisuuden tarpeisiin.
YIT on suurin suomalainen ja merkittävä pohjoiseurooppalainen kaupunkikehittäjä ja rakennusyhtiö. Yhtiön 7400 ammattilaista toimivat 10 maassa, ja yhtiön liikevaihto oli 3,07 miljardia euroa vuonna 2020.
YIT:llä oli aikaisemmin käytössä useita raportoinnin palveluita ja työkaluja eikä niiden kautta saadun datan keräämiseen ja raportointiin ollut konsernin kattavaa, yhtenäistä toimintatapaa. Raportointi koettiin työmailla usein hankalana ja aikaa vievänä asiana.
Haaste päätettiin ratkaista moderneilla välineillä ja Microsoftin Power Platform valittiin alustaksi. Yhtenäistämisen lisäksi tavoitteena oli useamman konsernitason raportointipalvelun alasajo eri segmenteissä.
”Yhdistävänä tekijänä jokaisella osa-alueellamme on, että kaikkialla tehdään säännöllistä, tietylle projektille kohdistuvaa raportointia, joka on myös monissa tapauksissa säädeltyä eli pakollista”, kommentoi Siru Rinne, YIT:n Head of Site Management Development.”
”Koska raportointi on aiheuttanut mm. monille työmaainsinööreille päänvaivaa ja raportointivelvoite on joka tapauksessa hoidettava, halusimme rakentaa mahdollisimman vaivattoman järjestelmän. Alkuvaiheen palaute on ollut hyvää ja kannustavaa.”
Esiselvityksestä moduulien käyttöönottoon
Projekti aloitettiin esiselvityksellä ja kattavalla tarvekartoituksella, jonka tarkoituksena oli muodostaa laajempi kuva eri liiketoiminta-alueiden raportoinnin prosesseista. Samalla kartoitettiin teknisiä vaatimuksia ratkaisun alustavalintaa varten. Kehityksessä edettiin prosessimaisesti ensimmäisestä versiosta sen laajentamisen kautta jatkuvan kehittämisen vaiheeseen.
Projektin esikartoitusvaiheessa ymmärrettiin, että muutoksen läpivienti liiketoiminta-alueilla vie aikaa ja tämän vuoksi ratkaisun tuli perustua malliin, jossa jalkautusta voidaan tehdä liiketoimintavetoisesti loppukäyttäjiä kuunnellen ja palautteeseen reagoiden.
Ensimmäisinä moduuleina rakennettiin jäte- ja ympäristöraportointi, joka on erittäin säädelty alue tänä päivänä. Tammikuussa 2021 otettiin käyttöön projektinhallinnan tilanneraportointi ja huhtikuussa YIT:n työmaille esiteltiin moduuli, jolla raportoidaan korona-altistumisia. Yksi tärkeimmistä moduuleista on kuukausittainen statusraportti työmailta, jolla voi käytännössä nähdä selkeästi, miten työmaalla menee.
”Moduuleiden käyttöönotossa yksi tärkeimmistä osa-alueista on koulutus, joka korona-ajan vuoksi jouduttiin tekemään pääasiassa Teamsin kautta. Koulutuksissa prosessin omistaja kävi läpi käyttöönottoon liittyviä teknisiä asioita ja vastasi erinäisiin kysymyksiin”, Rinne kertoo.
Power Platform enterprise-tason ratkaisuna
Yksi projektin keskeisistä tavoitteista oli skaalautuvan raportointialustan rakentaminen ja tähän modulaarinen ja joustava Microsoft Power Platform soveltui erinomaisesti. Alusta mahdollistaa uusien työvälineiden käyttöönoton nopeasti ja helposti, mikä sopi YIT:lle. Tavoitteena kun ei ollut ratkaista vain yksi ongelma.
”Emme missään nimessä halunneet lähteä koodaamaan nollasta YIT:lle kustomoitua ratkaisua. Power Platform tarjoaa toiminnallisuuksille tietyt raamit, mutta on silti erittäin joustava ja erinomainen pohja jatkokehitykselle. Ratkaisu myös sopi hienosti YIT:n kokonaisarkkitehtuuriin”, Rinne sanoo.
”Olemme myös voineet Power Platformin ja Sulavan avulla tehdä nopeita ratkaisuja ja käyttöönottoja. Esimerkiksi korona-altistumisiin liittyvän moduulin keskustelut aloitettiin loppiaisena ja jo huhtikuussa se oli käytössämme.”
Kentän palaute on myös ollut hyvää. Sovelluksia on pidetty selkeinä ja helppokäyttöisinä ja niiden on sanottu vastaavaan tavoitteisiin erinomaisesti.
Sulava tiimikaverina
YIT:llä ja Sulavalla on jo pitkä yhteistyöhistoria ja tämäkin projekti tehtiin tiiviisti yhdessä. Rinteen mukaan tiimi hitsautui niin yhtenäiseksi, että ei tuntunut siltä, että olisi ulkopuolinen konsultti mukana.
”Kaikki mukana olleet YITläiset ovat olleet todella tyytyväisiä Sulavan ammattitaitoon sekä yhteistyön joustavuuteen ja asiakaslähtöisyyteen. Sulavan konsultti kuunteli tarkkaan tarpeitamme ja sen pohjalta etsittiin aina parhaat ratkaisumahdollisuudet”, Rinne kommentoi.
Lopuksi Siru Rinne haluaa jakaa muutaman opin ja vinkin vastaavia projekteja suunnitteleville:
- Onnistuminen vaatii avointa ja suoraa kanssa käymistä liiketoiminnan kanssa
- Osallista loppukäyttäjiä kaikissa vaiheissa – kuuntele ja kysy
- Käytä aikaa tarvekartoitukseen ja kehitystyön suunnitteluun
- Aloita pienellä ja vaiheista ominaisuuksien käyttöönotto
- Varaa tarpeeksi aikaa jalkautukseen ja ole valmis myös joustamaan tarvittaessa
Kirjoittaja: Juhani Lassila.
Julkaistu huhtikuussa 2021.
- YIT:n 7400 ammattilaista kokivat aiemmin raportoinnin haasteellisena ja aikaavievänä
- Raportointihaasteet päätettiin ratkaista modernilla työvälineillä eli Microsoft Power Platformin avulla
- Tavoitteena oli yhtenäistää ja helpottaa raportointiprosesseja – ja lisäksi alasajaa useamman konsernitason raportointipalvelu eri segmenteissä