Kun SharePoint siirtyi 3D-maailmaan

Microsoft oli varannut kasan julkistuksia Pohjois-Amerikan SharePoint-konferenssin avauspuheenvuoroon. Keskustelu näistä aiheista jatkuu Twitterissä #SPC18-aihetunnisteella. SharePointin pilvikäyttöä juhlittiin, sillä jo 400 000 organisaatiota käyttää sitä, ja SharePointin kokonaiskäyttäjämäärästä jo 70% käyttää SharePoint Onlinea.

Isoin yllätys oli SharePoint Spaces -projektin esittely. Sen lisäksi julkaistiin kasa pieniä käytännön toimintoja SharePointiin, OneDriveen ja Teamsiin, mikä tekee käyttäjien elämästä taas asteen helpompaa. Tässä blogissa esittelen näistä lukuisista julkistuksista ne omasta näkökulmasta merkittävimmät.

Teemana uusissa toiminnoissa tuntuu olevan se, kuinka nykyisiä toimintoja laajennetaan ja autetaan entistä paremmin toimimaan yhteen keskenään tekoälyä hyödyntäen. Esitellyt toiminnot pitäisivät tulla saataville tämän vuoden aikana, mutta julkaisuaikataulu tarkentuu kun toiminnot listataan Office 365 roadmap-sivustolla.

SharePoint Spaces!

SharePoint ja virtuaalitodellisuus kuulostaa äkkiseltään hieman oudolta yhdistelmältä. Nyt julkaistiin hyvin pimennossa pidetty projekti SharePoint Spaces, jonka avulla käyttäjät pystyvät tekemään mixed reality -sovelluksia ilman teknistä syväosaamista. Oman Spaces-sovelluksen rakentamisen voi aloittaa valmista mallipohjista, joka luo selaimeen tyhjän 3D-tilan muokkausta varten.

Listasta saa valittua haluamansa ambient-äänimaailman. 3D-tilaan voi lisätä tutusta web osa -käyttöliittymästä MR-yhteensopivia web-osia: videoita, kuvia, 3D-objekteja ja datan visualisointeja. Sen jälkeen vain täyden kokemuksen saavuttamiseksi Microsoftin MR-lasit päähän ja 3D-maailmaan. MR-lasit ovat Hololens-laseja huokeampia laseja, joilla voidaan pyörittää Windows 10-sovelluksia sekä WebVR-pohjaisia VR-sovelluksia työasemalla.

Spaces tarjoaa huikeita mahdollisuuksia esim. valmistavalle organisaatiolle esitellä tuotteitaan omille työntekijöille ja asiakkaille. Toisaalta datavisualisointi tuo 3D:n lisähyödyn kaikille organisaatiolle vaikka karttavisualisointien tai organisaatiokaavion tutkimisen avulla. Tässä on meille vanhoillekin SharePoint-konkareille sulattelemista.

Prosessien automatisointi ja tekoäly

SharePointin sisältöjä on jatkossa helppo analysoida Azuren Cognitive Services -tekoälypalveluiden avulla. Näiden avulla voidaan tunnistaa kuvia tai vaikka tunnetiloja tekstistä. Tämä sopii hyvin vaikka tilanteeseen, jossa asiakaspalautteita tallennetaan SharePointiin jatkokäsittelyä varten. PowerApps ja Flow kytkeytyvät entistä tiiviimmin SharePointin listoihin.

Omien listamallien hyödyntäminen SharePoint Onlinessa on jatkossa näppärämpää, samoin tiedon kopiointi Excelistä SharePoint-listalle. Listat tukevat jatkossa uusia saraketyyppejä, mm. karttasijaintia esiteltiin. SharePoint-listojen kaikkien rivien yhtäaikainen editointi on myös pian mahdollista. SharePointin listasta voi suoraan myös luoda tehtävän Planneriin, ja tehtävässä on linkki takaisin listan riviin josta tehtävä tehtiin. Power BI osaa tehdä suoraan päätelmiä SharePoint-listadatan perusteella uuden Insights-toiminnon avulla.

Kaikki julkistukset kootusti täältä.

OneDrive

OneDrive saa useita pieniä parannuksia. OneDriven Files on Demand -tuki laajenee myös SPO:n dokumenttikirjastoihin. Lisäksi omien valokuvien automaattinen varmuuskopiointi OneDrive for Business -tallennustilaan tulee tarjolle tämän vuoden aikana. Tiedostojen jakoon tulee uusi malli, jossa tiedoston voi jakaa salasanasuojattuna.  Tuleva paikallisen SharePointin 2019-versio tukee samaa uutta synkronointityökalua kuin Office 365, ja on-demand tiedostosynkronoinnin.

Moni asiakasorganisaatio on toivonut Windowsin oletuskansioiden (Kuvat, Tiedostot, Työpöytä) synkronointia OneDriveen, jotta käyttäjät eivät vahingossa tallentaisi tiedostoja pelkästään omalle konelleen. Nyt se tulee viimein mahdolliseksi niin, että ylläpitäjä voi sen pakottaa oletuskansioiden synkronoinnin tapahtuvaksi käyttäjien työasemille Tähän malliin voi siirtyä joko OneDrive-käyttöönoton yhteydessä tai erikseen sen jälkeen.

Moni ylläpitäjä on kaivannut keskitettyä raportointia organisaatiosta ulos jaetuista tiedostoista – sellainen tulee vihdoin tarjolle Microsoftin toimesta.

OneDrive-julkistukset kootusti täältä.

SharePoint ja Teams

SharePointin sivut saa pian välilehtinä Teamsiin ilman muuta SharePointin ulkoasukuorrutusta. Lisäksi jatkossa myös SharePointin kirjastot näkyvät Teamsissa näkyviin täysillä toiminnoilla – tämä helpottaa esimerkiksi metatiedoitettujen dokumenttien hyödyntämistä Teamsin kanssa. Osaltaan tämä tuo Teamsia ja SharePointia lähemmäs toisiaan – erityisesti helpottaen SharePoint-sisällön hyödyntämistä suoraan Teams-clientista.

Dokumentinhallinta

Wordin kommentointiin tulee sähköpostista ja Teamsista tuttu tägäys @-symbolilla, jolloin käyttäjä saa ilmoituksen joka kehoittaa liittymään dokumentin muokkaukseen ja tarvittaessa myös jakokutsun. SharePointissa jaetuista dokumenteista saa jatkossa myös paremmin tiedot siitä, ketkä ovat katselleet ja muokanneet dokumenttia.

SharePoint Onlinen moderni tiedostokirjaston web-osa tukee jatkossa kaikkia dokumenttikirjaston toimintoja. Dokumenttikirjasto myös päivittää reaaliajassa näkyville toisten käyttäjien lisäämät dokumentit. Myös Planner saa uuden monipuolisemman web-osan SharePointiin.

SharePoint 2019

Uusimmasta SharePointin paikallisesta palvelinversiosta luvattiin julkinen esiversio kesällä, ja valmis versio syksyllä. OneDrive-uudistusten lisäksi mainittiin tuki moderneille tiimi- ja viestintäsivustoille sekä parantuneet hybriditoiminnot. Pilvijulkistusten jälkeen tälle varattiin keynotessa noin yksi minuutti, joka kertoo hyvin paikallisen version painoarvosta nykyisellään. Kiinnostuneet voivat lukea lisää Microsoftin blogista.

SharePoint Online

Moderneja sivuja voi jatkossa merkitä omalla metadatamallilla, ja metadataa voi hyödyntää sivujen nostoon ja kohdentamiseen. Vanha yleisöpohjainen kohdistaminen tekee paluun moderneille sivustoille, ja muutenkin SPO saa organisaatiotasoisten uutisten luontiin tarvittavat toiminnot. Sivuilla on myös sisäänrakennettu Flow-hyväksyntätyönkulku .

Sivuston liittäminen sivustokokoelmia yhteisen navigaation ja aloitussivun alle kokoavaan site hubiin onnistuu jatkossa käyttöliittymän kautta. Kun sivusto liitetään site hubiin, voidaan jatkossa käynnistää samalla skripti saitin kustomoimiseksi. Microsoftin koulutussisältöä saa uudella web-osalla upotettua osaksi moderneja sivuja.

SharePointin modernit sivut saavat uuden hienon hakukeskuksen tulosten näyttämiseen. SharePointin mobiilisovellus ja office.com aloitussivu saavat lisää älyä nostettujen sisältöjen älyyn ja kohdennukseen, ja hakutuloksia ehdotetaan jo ennen ensimmäisenkään hakusanan kirjoittamista. Tekoäly alkaa myös tunnistaa Office 365:een tallennettujen kuvien sisältöä esimerkiksi sanahakuja varten. Ignitessa julkaistu Bing for Business on nyt suljetussa esiversiossa, eli Bingistä tehdyt haut voi ulottaa kirjautuneille käyttäjille myös O365:n dataan.

Hallintapuolella Uusi SharePoint-hallintakeskus kehittyy hitaasti mutta varmasti, ja sen uusia toimintoja esiteltiin. SharePointin ja OneDriven datan hajautus eri maanosiin on tullut tarjolle, mutta koskee toistaiseksi vain isoja organisaatioita ja vain lisämaksusta. Työaseman Windows Defender pelaa jatkossa yhteen OneDriven kanssa ransomware-suojauksen ja korjaustoimien osalta.

SharePoint Framework -sovelluskehittäjät voivat jatkossa julkaista räätälöintinsä saataville kaikissa SharePoint Onlinen sivustokokoelmissa yhdellä kertaa. Azuren dataa saa tuotua entistä helpommin omiin SharePointin web-osiin. Lisäksi itse kehitettyjä web-osia voi tuoda välilehdiksi myös Teamsin puolelle. Nämä meille kertoi Vesa Juvonen, keynoten lavalle edennyt suomalaisten pilvikonsulttien Microsoft-sankari!