Office 2019 tulee – näin onnistut sen jakelussa

Office 2019:n julkinen esiversio tuli vastikään saataville, ja Jussi esitteli sitä laajemmin aiemmassa blogikirjoituksessa. Mutta kuinka uusi Office otetaan aikanaan käyttöön organisaatioissa?

Yhä useampi organisaatio siirtyy hankkimaan Officen käyttäjilleen osana Office 365 -lisensointia (Office 365 ProPlus). Nekin jotka eivät pilvilisensointiin vielä siirry, joutuvat kuitenkin siirtymään paketointi- ja jakelumalliin nimeltä Click-to-Run- (C2R). Office 365 ProPlussan kanssa C2R-mallia on käytetty jo 2013-versiosta lähtien, joten sen hyvät ja huonot puolet ovat tulleet tutuksi.

Kun huomioit seuraavat asiat, onnistuu Office-päivityksesi paremmin:

 

Testaa ajoissa

ProPlus-siirtymässä sinulla voi vaihtua parhaimmillaan kolme asiaa: Officen versio, paketointimenetelmä ja Officen bittisyys. Jokainen näistä muutoksista voi teoriassa aiheuttaa ongelmia nykyisissä sovellusintegraatioissa – siis siinä, kuinka Office pelaa yhteen muiden liiketoimintasovellusten kanssa. Suurin muutos näistä on siirtyminen C2R-paketointiin, joka käytännössä mahdollistaa vain Office 2010:n myötä lanseeratun add-in-mallin mukaiset laajennukset.

Uuden version käyttö kannattaa aloittaa mahdollisimman pian laajemman jakelun valmistelun rinnalla. Koska jos vaikka ERP-järjestelmän käytössä tunnistetaan ongelma, sen ratkaiseminen voi viedä useamman kuukauden kalenteriaikaa, jos järjestelmä vaati päivityksen.

Ei riitä, että innokkaimmat ihmiset IT-osastolla hoitavat testauksen, vaan testaajia tarvitaan laajasti eri puolilta organisaatiota, jotta ongelmalliset järjestelmät jäisivät haaviin. Samalla tunnistetaan myös se, miten Officen asetuksia pitää mukauttaa organisaation tarpeisiin.

 

Tunnista käyttäjät ja työasemat

Office 365 lisensoidaan käyttäjäkohtaisesti, mutta Office-ohjelmisto jaetaan työasemakohtaisesti. Kuulostaa helpolta, mutta matkalla on usein mutkia. Vaiheistetussa jakelussa käyttäjien työasemat pitäisi tunnistaa, eli työasemainventaarion tulisi olla ajan tasalla.

Yhteiskäyttöiset työasemat saattavat vaatia hieman erilaisen konfiguraation kuin tietotyöläisten työaesmat. Tuotantojärjestelmiä ohjaavia työasemia ei myöskään haluta sekoittaa yllätyspäivityksillä. Poikkeustapaukset pitää siis saada pois jakelun piiristä ja käsiteltyä erikseen, ja pohjatieto työasemien tyypistä pitää siis olla saatavilla.

 

Älä lopeta testaamista

Päivitykset jaetaan C2R-maailmassa hyvin eri tavalla kuin aiemmin. Yksittäisten korjausten sijaan julkaistaan kuukausittaisia buildeja eli uusia versioita koko sovelluksesta. Buildit sisältävät sekä toiminnallisia päivityksiä että tietoturvapäivityksiä. Eri päivityskanavien avulla hallitaan sitä, miten nopeasti käyttäjät saavat uudet toiminnot käyttöönsä.

Jotta ympäristösi pysyy tietoturvallisena, tuettuna ja pilvipalveluiden kanssa yhteensopivana, pitää päivitysten testaukseen rakentaa jatkuva prosessi, jotta niitä voidaan jaella tasaiseen tahtiin. Ykkös- ja kakkosaallon testaajat saavat uudet buildit ennen muita, jolloin mahdolliset yhteensopivuusongelmat huomataan etukäteen. Samalla tunnistetaan myös se, miten uusista toiminnoista pitää ohjeistaa ja tiedottaa loppukäyttäjiä.

• Microsoft 365 ja Office 365
• Pilvipalvelun käyttöönotto