Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen työkulttuurin muutoksessa

Haluatko lisätä tuottavuutta yrityksessäsi tai helpottaa yhteistyötä ja viestintää henkilöstön välillä? Kuinka toteuttaa työtapojen ja -kulttuurin muutos ja ottaa käyttöön modernit välineet?

Tämä on toinen osa sarjassamme, jossa tarjoamme avaimia työkulttuurin muutoksen aloittamiseen organisaatiossasi. Tavoitteiden asetanta, onnistumiskriteereiden määrittäminen ja asetettujen mittareiden seuranta on oleellista onnistuneessa muutoksessa.

Huhtamäellä toteutettiin noin 6500 toimistotyöntekijää käsittävä siirtymä Microsoft-pilvipalveluihin. Lue lisää muutoksen lähtökohdista ja onnistumiseen vaikuttaneista tekijöistä täällä. Muutoksen ytimessä yrityksessä oli yhteistyön lisääminen maailmanlaajuisesti.

– Aika, jolloin viestintäosasto naputteli tiedotteita, julkaisi intran syövereihin, eikä kellään muulla ollut sanottavaa, on toivottavasti ohi. Se, että kaikilla on mahdollisuus helposti tuoda viestinsä esiin, jakaa menestystä, vinkkejä ja kysyä muilta, on arvokasta. Arvo korostuu näin isossa yrityksessä kun ihmiset tekevät työtä eri puolilla maailmaa, kertoo Reeta Eskola, Communications Manager.

Tavoitteiden asettamisen pohjana liiketoiminnalliset haasteet

Muutos alkaa liiketoiminnallisten haasteiden ymmärtämisestä ja pohdinnasta, kuinka työkulttuuri ja -välineet voivat edistää yrityksen tavoitteita. Kun muutokselle asetetaan tavoitteet ja ne priorisoidaan, se auttaa organisaatiotasi omaksumaan uutta tehokkaammin ja huomaamaan muutoksesta saatavan arvon*. Huhtamäellä muutos lähti liikkeelle strategisesti asetetuista tavoitteista.

– Strategiassamme puhutaan voimakkaasti yhteistyön lisäämisestä ja parhaiden käytäntöjen jakamisesta ja laajasta käyttöönotosta. Olemme globaali yhtiö ja kasvaneet aika paljon yrityskaupoilla. Haluamme kehittää kulttuuria, jossa on helppo ottaa yhteyttä työkavereihin myös toisista yksiköistä tai liiketoiminta-alueilta, kertoo Eskola.

Tavoitteiden määrittelyissä päästään alkuun kirjaamalla mitkä ovat yrityksen haasteet viestintään, tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön liittyen, millaisia alueita henkilöstö haluaisi parantaa tai kuinka muutos tukee strategisia linjauksia. Huhtamäellä tarve muutokseen nousi esiin muun muassa olemassaolevien työkalujen matalasta käyttöasteesta, työkaluista saadusta palautteesta sekä henkilöstölle tehdystä kyselystä. Nämä tiedot myös toimivat pohjatietona sille, mihin suuntaan muutosta kannatti lähteä viemään.

– Henkilöstöltä saatu tieto sekä havaitut aiempien välineiden ja kulttuurin puutteet toimivat suunnittelun pohjana sille, mitä haluttiin muuttaa. Määrittelimme aluksi vision yhteistyöstä ja jakamisesta ja siihen kolme isompaa tavoitetta. Nämä tavoitteet ovat yhteistyön mahdollistaminen uusien digitaalisten työvälineiden kautta, aiempaa tehokkaammat työtavat sekä lisääntynyt tuottavuus ja pienemmät operatiiviset kustannukset. Tehokkaampien työtapojen tavoitteen osatekijöitä ovat uusien työvälineiden lisääntynyt omaksuminen, kaksisuuntainen kommunikaatio sekä tiimien ja paikkakuntien välisen tiedon jakamisen lisääntyminen. Tuottavuuden ja kustannusten tavoitteen osatekijöitä puolestaan ovat esimerkiksi se, että viestintä ja päätöksenteko nopeutuu ja tehtävien suorittamiseen kuluu vähemmän aikaa. Unohtamatta esimerkiksi matkustamisesta syntyviä kustannuksia, kommentoi Eskola.

Onnistumiset ja kehityskohteet esiin

Kun tavoitteet on asetettu, muutoksesta viestitty aktiivisesti ja henkilöstö koulutettu niin, että uusien välineiden käyttöön on otettu hyvä startti ja kulttuuri alkaa muuttua käytännössä, on tärkeää seurata onnistumista asetettujen mittareiden kautta. Tunnista yrityksesi suorituskyvyn mittarit, joihin muutoksella voidaan vaikuttaa kuten pienentyneet kustannukset, asiakastyytyväisyyden kasvu tai henkilöstön sitoutumisen parantaminen. Tunnista missä olet ennen muutosta ja määrittele, kuinka mittaat kehitystä näillä alueilla. Mittarit paljastavat myös jos jokin osa-alue vaatii lisäpanostuksia.

Office 365 käytön seuranta, Power BI -raportti kuvitteellisesta yrityksestä

Esimerkkinä jos tavoitteeksi määritellään kannattavuuden lisääminen, yksi keinoista on vähentää työn tekemisestä syntyviä kustannuksia. Mittareina voidaan tuolloin käyttää muun muassa yhteistyötä lisäävien välineiden käyttöastetta ja matkakulujen kehitystä.

Muutosprojektin aikana Huhtamäellä seurattiin teknisiä mittareita kuten kuinka moni on siirtynyt Outlookin käyttöön tai aktiivisten käyttäjien määrää Microsoft Teamsissa. Siirtymäprojektin päätyttyä on määritelty mittarit sille, miten nähdään, että muutoksen tuomat hyödyt on saatu syvemmin valjastettua henkilöstön käyttöön.

Sulava rakensi Huhtamäelle seurantaraportin Microsoft Power BI -työkalulla. Raporttiin yhdistettiin Microsoftin muutoksen tulosten seurantaa varten tarjoamaa raportointia Azure-tietokantaratkaisun tuottamaan tietoon. Näin voidaan seurata esimerkiksi käyttöastetta yksikkötasolla ja suunnata tulevia koulutuksia niitä eniten tarvitseviin yksiköihin.

Tilanteen kehittymistä voidaan seurata myös pidemmällä aikavälillä. Power Bi -raportoinnin ansiosta yritys voi nähdä helposti valittujen mittareiden tilanteen, eikä tilanteen tasalla pysyminen vaadi useiden raporttien kahlaamista tai tiedon yhdistelyä aina mittaushetkellä useista lähteistä.

Office 365 käytön seuranta, Power BI -raportti kuvitteellisesta yrityksestä

– Ensimmäisen vuoden onnistumisen mittareina oli ennen kaikkea, että saatiin uudet työkalut käyttöön ja tehokkuuden lisääntyminen alkuun. Osa välineistä otettiin käyttöön mahdollisimman nopeasti, jotta investointia päästiin hyödyntämään heti. Ollaan jo nyt nähty, että uudet työkalut ovat aiempaa ratkaisua laajemmin käytössä, käyttöastetta mitattaessa kaikin puolin mittarit näyttää tosi hyvin positiivista. Esimerkiksi muutamassa kuukaudessa virtuaalitapaamisten määrä triplaantui, eli ihmiset ovat pystyneet uusien työvälineiden ansiosta työskentelemään tehokkaammin yhdessä. Nyt työ jatkuu eri liiketoiminta-alueiden hyötykäytön syventämiseksi, kertoo Aki Kemppi, Huhtamäen Group IS Infrastructure Manager.

– Mittareiden määrittely ei ole yksinkertaista. Meidän on vielä tutkittava tarkemmin, millaisilla mittareilla pääsemme kiinni siihen onko esimerkiksi tiimien ja paikkakuntien välinen yhteistyö lisääntynyt. Suunnitelmissa on tehdä käyttäjäkyselyjä ja seuraamme muun muassa välineiden käytön aktiivisuutta, täydentää Eskola.

Seuraava vaihe muutoksessa on Huhtamäellä jatkaa osaamisen syventämistä ja tuoda uudet tavat yhä lähemmäs kunkin työtehtävän yksilöllisiä tarpeita. Yrityksessä on luotu kolme kohderyhmää, joille on jokaiselle suunniteltu oma polku tietojen syventämiseen vuoden 2019 ensimmäisellä vuosipuolikkaalla.

– Kaikille toimistotyöntekijöille on valittu kolme asiaa, jotka heidän ainakin on osattava puolen vuoden jälkeen. Lisäksi on valittu kolme kansainvälistä projektia tai tiimiä sekä kolme johtoryhmää, joille kullekin tehdään yksityiskohtaisemmat suunnitelmat juuri heidän tarpeisiinsa. Pohdimme yhdessä ja sparraamme heitä siinä, miten he voivat työtään helpottaa ja parantaa yhteistyötä. Näistä saatuja vinkkejä ja parhaita käytäntöjä jaamme koko organisaatiolle. Kun toimintojen digitalisaatio etenee, löydämme varmasti paljon uusia mahdollisuuksia ja tapoja toimia, kommentoi Eskola.

Muutoksessa parhaat tulokset saavutetaan kun suunnittelussa ja toteutuksessa ovat mukana sekä johtotason henkilöt että kattavasti henkilökuntaa, jotka tulevat viemään muutosta eteenpäin organisaatiossa. Huhtamäellä muutoksen onnistumista oli rakentamassa muun muassa 150 hengen champions-verkosto. Tähän pureudumme sarjamme seuraavassa osassa.

*Lähde: Microsoft 365 End User Adoption Guide