Sitouttava ja aktivoiva viestintä työkulttuurin muutoksessa
Modernien työvälineiden käyttäminen lisää parhaimmillaan yhteistyötä, tekee sisältöjen työstämisestä ja jakamisesta vaivattomampaa sekä parantaa viestintää. Mutta kuinka saada ihmiset jakamaan keskeneräisiä asioita arvostelun pelossa, ottamaan käyttöön kollegiaalisen älyn ja parhaat innovaatiot yrityksessä tai omaksumaan uusia välineitä? Onnistunut muutos vaatii muutoksia yrityksen toimintatavoissa ja kulttuurissa.
Tämä on neljäs osa sarjassamme, jossa tarjoamme avaimia työkulttuurin muutoksen mahdollistamiseen. Tarkastelemme nyt viestintää, joka sitouttaa ja innostaa työntekijät. Muutoksesta on tärkeää viestiä suunnitelmallisesti ennen, aikana ja jälkeen, jotta henkilökunnan kiinnostus pysyy yllä ja kulttuuriin tulee pysyviä muutoksia. Muutos voi aiheuttaa vastarintaa, jota taklataan viestimällä sen hyödyistä monipuolisesti henkilökunnalle. *
Huhtamäellä toteutettiin noin 6500 toimistotyöntekijää käsittävä siirtyminen modernien pilvipalveluiden käyttöön. Muutosviestintä on ollut tärkeä avain projektin onnistumiseksi yli 17 000 työntekijän globaalissa yrityksessä.
– Halusimme innostaa ja sitouttaa ihmisiä ja saada heidät myös hymyilemään muutoksen keskellä, kertoo Reeta Eskola, Huhtamäen Communications Manager.
– Emme olleet vain vaihtamassa työkaluja, vaan lähdimme tekemään toiminta- ja työtapojen muutosta. Laitoimme siis paljon paukkuja siihen, kuinka muutetaan arkisia työtapoja järkevämmiksi, kommentoi Aki Kemppi, Group IS Infrastructure Manager.
Jätä muistijälki!
Työelämä itsessään sisältää paljon ja monesta kanavasta tulevaa viestintää, joka samaan aikaan kilpailee muiden henkilön seuraamien kanavien kanssa. Muutoksen jalkauttamiseksi on viestinnän oltava sellaista, joka aiheuttaa muistijäljen. On tärkeää, että viestinnässä painotetaan muutoksen tuomia ratkaisuja ihmisten työhön, sillä näin muutoksesta tulee merkityksellinen.
– Halusimme rakentaa viestintäkonseptin, jonka toimisi globaalisti ja eri kulttuureissa. Konsepti rakennettiin lentomatkan ympärille, sillä se on tuttu lähes kaikille kuulutuksineen, kapteeneineen ja matkatavaroineen, vähintään television kautta. Kaikki viestintämateriaali linkkautui samaan konseptiin, tarkoituksena erottua muusta viestinnästä ja jäädä paremmin mieleen, Eskola kertoo.
Viestintäsuunnitelman kivijalkana oli sidosryhmäanalyysi, jossa kartoitettiin kohderyhmäkohtaisesti muutoksen koko ja miten ihmisten oletettiin pystyvän siihen vaikuttamaan ja suhtautuvan. Viestinnässä pyrittiin selkeyteen ja pitämään jatkuvasti mielessä asioiden vaikutus yksilön päivittäiseen työhön. Keinoina käytettiin muun muassa yhtenäistä visuaalisuutta, videoita, tapahtumia, julisteita, infograafeja ja artikkeleita. Kanavapaketissa mukana olivat muun muassa uutiskirjeet ja intranet sekä uudet työvälineet sitä mukaa kun ne tulivat käyttöön.
– Koska uusia työkaluja tuli niin paljon, halusin alusta asti tarjoilla ihmisille kokonaiskuvan ja ymmärryksen siitä, mihin tarkoitukseen eri työkalut parhaiten soveltuvat. Siinä käytimme apuna esimerkiksi infograafeja, sanoo Eskola.
Muutosta juhlistava tapahtuma jättää muistijäljen ja sellaisia järjestettiin myös Huhtamäellä ympäri maailman pariin otteeseen muutosprojektin aikana. Mieti, millainen toteutustapa sopii juuri sinun organisaatiollesi parhaiten.
Luo muutokselle pohja tavoitteisiin vastaavalla viestillä
Viestintäsuunnitelmalle toimivan rungon muodostavat tavoitteet, joita muutokselle on asetettu ja liiketoiminnalliset haasteet, joita uusilla tavoilla ja välineillä lähdetään ratkaisemaan. Huhtamäellä kaikessa viestinnässä henkilöstöä on rohkaistu jakamiseen, jotta yhteistyölle luodaan oikeanlainen ilmapiiri. Viestinnässä ja koulutuksessa on tähdätty siihen, että kynnys keskeneräisten asioiden viestimiseen ja kollegiaalisen osaamisen käyttöön madaltuu.
Itseopiskelu- ja tukimateriaalia on henkilöstön saatavilla runsaasti. Tehokäyttäjät ovat saaneet lisäksi räätälöityjä koulutuksia ja heidän kauttaan viesti ja työtavat leviävät organisaatiossa edelleen.
Viestintää ei voi muutosprojektin päättymisen jälkeen lopettaa, koska uusien tapojen juurtuminen ottaa kauan ja ihmiset palaavat helposti vanhoihin tapoihinsa. Viestintää voi jatkaa esimerkiksi asettamalla henkilökunnalle haasteita, joihin voi vastata uudenlaisella toiminnalla, jakamalla vinkkejä, menestystarinoita ja hyviä käytänteitä tai järjestämällä lisää tapahtumia.
– Suurin haaste nyt projektin jälkeen on, että saadaan hyödynnettyä siitä saatu momentum. Työkalut ovat hyviä, mutta niiden ympärille tarvitaan viestintää myös jatkossa. Tämä tehdään esimerkiksi edelleen kertomalla uusien työtapojen hyödyistä ja työvälineiden uusista ominaisuuksista, kertoo Kemppi.
– Varsinaisen muutosprojektin jälkeen olemme toteuttaneet laatimaamme muutoshallinnan roadmapia edistääksemme uusia työtapoja. Haluamme hyödyntää projektissa tiiviisti mukana ollutta champions-verkostoa ja jatkaa koulutuksia. Lisäksi olemme ottaneet muutaman tiimin tehotuen piiriin, ja ajatuksena on heidän kauttaan levittää parhaita käytäntöjä, täydentää Eskola.
Viestintä- ja koulutussuunnitelman kannattaa kulkea käsi kädessä vastaten tavoitteisiin. Seuraavassa artikkelisarjamme osassa tutustumme koulutuksen merkitykseen muutoksessa.
*Lähde: Microsoft 365 End User Adoption Guide
Lue lisää muutoksesta
Osa 1 – Muutoksen lähtökohdat ja onnistumiseen vaikuttaneet tekijät
Osa 2 – Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen työkulttuurin muutoksessa
Osa 3 – Kuinka rakentaa tehokas tiimi muutoksen jalkauttamiseksi?
Osa 4 – Sitouttava ja aktivoiva viestintä työkulttuurin muutoksessa
Osa 5 – Koulutus varmistaa uusien toimintatapojen juurtumisen
Extra: Katsaus viestinnän ja yhteistyötapojen muuttumiseen Huhtamäellä
Millaisia muutoksia on tapahtunut Huhtamäen viestinnässä ja yhteistyössä uusien työvälineiden myötä? Kuinka Microsoft Teams on toiminut viestintävälineenä, kuinka SharePoint on palvellut intran rakentamisessa?