Katsaus viestinnän ja yhteistyötapojen muuttumiseen Huhtamäellä

Olemme nyt seuranneet muutaman artikkelin verran työkulttuurin muutosprojektia Huhtamäellä ja sen onnistumiseen vaikuttaneita tekijöitä. Kulttuurin muutoksella tähdätään tiiviiseen, globaaliin yhteistyöhön. Millaisia muutoksia on tapahtunut viestinnässä ja yhteistyössä modernien työvälineiden ja -tapojen myötä? Kuinka Microsoft Teams on toiminut viestintä- ja yhteistyövälineenä, kuinka SharePoint on palvellut intran rakentamisessa?

Mitkä ovat uusien järjestelmien suurimmat edut aiempaan nähden? Mikä on Teamsin merkitys sisäisessä viestinnässä ja yhteistössä?

– Uudet työvälineet ovat helppokäyttöisempiä ja intuitiivisempia kuin aikaisemmin käyttämämme. Kun kaikki työkalut ovat pilvessä, ne keskustelevat hyvin keskenään ja se vähentää turhautumista ja helpottaa arkea, kertoo viestintäpäällikkö Reeta Eskola.

– Viestintä on kaikkien tehtävä, portinvartijameininki ei toimi. Teamsin ja Yammerin avulla kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus saada oma äänensä kuuluviin, jakaa vinkkejä ja kysyä muilta. Ja se on helppoa.

Työvälineiden vaihdon yhteydessä myös Huhtamäen intranetin alusta vaihtui. Intranetin roolina on olla uutisten, blogien sekä ohjeiden ja staattisen tiedon lähde. Tiimityötä tehdään Teamsissa ja koko organisaation kattavat keskustelut käydään Yammerissa, sähköpostin rooli on huomattavasti pienentynyt. Millaisia konkreettisia parannuksia toimintatapojen muutos ja uudet työvälineet yhdessä mahdollistavat?

– Esimerkiksi muutos tiedostojen editoimisessa ja jakamisessa on potentiaalisesti iso. Kun ihmiset oppivat käyttämään yhtä fyysistä kopiota tiedostosta, vaikkapa viidentoista vähän eri tavalla nimetyn työstöversion sijaan, epäselvyydet vähenevät ja työ muuttuu sujuvammaksi. Tilannetta parantaa vielä se, että dokumentista käydään keskustelu tiedoston yhteydessä Teamsissa. Esimerkiksi tällaisissa asioissa työvälineet näyttävät parhaimpansa, kunhan työtavat ovat kunnossa.

– Minulla on kokemusta projektista, jossa emme käyttäneet sähköpostia juuri lainkaan, vaan kaikki työ tehtiin ja keskustelut käytiin Teamsissa. Se helpottaa huomattavasti ajan tasalla pysymisessä ja tiedon löytämisessä. Myös uudet tiimin jäsenet pääsevät näin helposti kärryille.

Uuden intranetin alusta on SharePoint Online. Millaisia etuja SharePoint-intra tarjoaa?

– SharePoint Online on aikaisempaan intraamme ja myös aiemmin käyttämääni SharePoint On Prem -versioon verrattuna todella paljon helppokäyttöisempi. Intran päivittäjien koulutuksessa voi keskittyä työtapoihin ja yhteisiin pelisääntöihin eikä siihen mitä nappeja ja missä järjestyksessä pitää klikata saadakseen julkaisun tehtyä. Jos ei tarvita suuria räätälöintejä eikä sisältömassaa ole valtavasti, uuden intran käyttöönottoon menee murto-osa siitä ajasta mihin on aiemmin totuttu.