Työkulttuurin muutos Huhtamäellä – yhteistyön lisääminen modernien työvälineiden avulla

Kuinka modernit työvälineet auttavat lisäämään yhteistyötä, parantamaan sisäistä viestintää ja tekemään sisältöjen yhteisestä työstämisestä ja jakamisesta vaivattomampaa?

Sulava oli mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija Huhtamäki Oyj:lle globaalin siirtymän aiemmasta pilvipalvelusta moderneihin Microsoft-pilvipalveluihin. Muutoksen myötä työntekijät ovat matkalla moderneihin työtapoihin moderneilla välineillä. Vaikka tekninen siirtyminen ja työvälineiden muutos itsessään oli yksi haasteellisimmista Office 365-siirtymäprojekteista, mitä on maailmanlaajuisesti tehty, kyseessä on ennen kaikkea suuri muutos työkulttuurissa.

– Työvälineiden käyttäminen on paljon helpompaa ja intuitiivisempaa kuin aiemmin. Ihmiset ovat hirveän tyytyväisiä vaikkapa siihen, että kaiken tiedostojen työstämisen voi tehdä samassa paikassa eivätkä versiot sekoitu keskenään. On myös todella arvokasta, että ihmiset voivat helpommin kysyä neuvoa keneltä tahansa työkaverilta maailmanlaajuisesti, kommentoi Reeta Eskola, Communications Manager.

Huhtamäki lähti kohti muutosta, koska yhtiössä nähdään strateginen tarve sisäisen yhteistyön lisäämiselle ja helpottamiselle sekä työtapojen tehostamiselle. Aiemmin käytössä olleen ympäristön tarjoamat välineet eivät palvelleet modernin työn tarpeita. Muutosta haluttiin esimerkiksi yksiköiden väliseen viestintään online-kokouksia lisäämällä ja niiden laatua parantamalla.

– Tämä oli hyvin liiketoimintalähtöinen projekti, joka lähti ylimmästä johdosta. Käytössä olleet työkalut eivät vastanneet käyttäjien tarpeita. Varsinkaan helppokäyttöisyys ja luotettavuus eivät olleet riittävällä tasolla, kertoo Aki Kemppi, Huhtamäen Group IS Infrastructure Manager.

Muutoksen tavoitteena oli yhteistyön ja tuottavuuden lisääminen. Haluttiin, että myös toisilleen ennalta tuntemattomat henkilöt voivat jakaa osaamistaan ja tehdä yhteistyötä entistä läpinäkyvämmin, myös keskeneräisten asioiden osalta. Parhaat ideat ja työtavat tulevat käyttöön globaalisti, jalostuvat eri maista ja yksiköistä tulevan osaamisen tuloksena ja työkulttuurista tulee avoimempi.

Keskeinen työväline tavoitteiden saavuttamiseksi oli keskustelu- ja jakamiskulttuuria edistävä Microsoft Teams.

Kuinka toteuttaa työkulttuurin muutos?

Työkulttuurin muuttaminen on haastavaa ja kestää kauan. Ihmiselle on tyypillistä tukeutua jo opittuihin asioihin ja halua pitää niistä kiinni. Muutos voidaan nähdä ylimääräisenä rasitteena töiden ohella. Tyypillistä on jättää muutos siihen, että työkalut otetaan käyttöön ja sen jälkeen henkilöstö käyttää niitä vaillinaisin taidoin. Tai, että työkalut otetaan käyttöön vain osittain, eikä mietitä mitkä kaikki erilaiset toiminnot voisivat helpottua muutoksen myötä. Muutosta ei tuo se, että työkaluja käytetään samoilla vanhentuneilla tavoilla kuin aikasempiakin.

Ihmiset haluavat yhä useammin tehdä työtään ajasta ja paikasta riippumatta työtehtävien sen mahdollistaessa. Työvälineiltä halutaan samaa helppokäyttöisyyttä kuin vapaa-ajalla, takkuilua ja vaikeakäyttöisyyttä siedetään yhä vähemmän. Muutoksen tarve on siis olemassa.

– Maailma muuttuu ja ihmiset haluavat toimia eri tavalla kuin ennen. Työkulttuurin pitää mahdollistaa työn tekeminen halutulla tavalla ja välineiden on tuettava kehitystä, kommentoi Kemppi.

Microsoft on tunnistanut neljä osa-aluetta, jotka ovat oleellisia onnistuneelle työvälineiden käyttöönotolle *;
a) projektin tavoitteiden asetanta, onnistumiskriteereiden määrittäminen ja niiden seuranta

b) liiketoiminta-alueiden ja johdon sitouttaminen, johdon tuki sekä champions-verkoston rakentaminen kouluttajiksi ja sanansaattajiksi

c) viestintä, jonka avulla henkilöstölle välittyy selkeästi mitä etuja muutos heille tuo ja kuinka muutos etenee sekä

d) koulutus, joka antaa henkilöstölle varmuuden uusien työvälineiden käytöstä. Henkilöstö saa välineistä irti kaiken sen, miten ne voivat helpottaa heidän työtään.

Huhtamäellä muutoksessa on tarjottu paljon koulutuksia, tukimateriaaleja ja tehty runsaasti viestintää hankkeen ympärillä. Henkilöstö on näin saatu mukaan muutokseen ja on saatu hyvä lähtö uusien välineiden tuottavaan käyttöön.

Yksi onnistumiseen johtaneista avaintekijöistä olivat sisäiset championit. Huhtamäellä perustettiin champions-verkosto, johon kuuluu yksi tai useampi henkilö kaikista yksiköistä ympäri maailman. Verkosto koulutettiin uuteen ajatteluun ja työtapoihin ennakkoon, ja heidän tehtävänään on tukea työkavereitaan muutoksessa ja järjestää koulutuksia.

– Hyvin iso pointti on se, että tuotiin tuki lähelle käyttäjää, tuttu ja turvallinen henkilö, joka tuntee uudet työtavat ja työkalut, mutta myös paikallisen tavan toimia. Ehdottomasti ajallinen käytetty investointi on maksanut itsensä takaisin, kommentoi Kemppi.

Muutosviestintä on ollut avain projektissa onnistumiseksi. Henkilöstö on innostettu mukaan koulutuksilla ja konseptoimalla viestintä lentomatkan muotoon. Kaikessa viestinnässä henkilöstöä on rohkaistu jakamiseen.

Räjähdysvoimainen startti yhteistyön lisäämisessä

Tulokset puhuvat puolestaan. Heti ensimmäisen kuukauden aikana Teamsin käyttö lähti huimaan kiitoon. Ensimmäisen kuukauden aikana työkalulla oli 4500 aktiivista käyttäjää. Pilvipalveluiden lisenssit ovat käytössä noin 6500 työntekijällä ja palvelut otettiin käyttöön vaiheittain siten, että syyskuussa kaikki käyttäjät saivat kaikki palvelut käyttöönsä. Projektiryhmä oli ottanut Microsoft Teamsin käyttöönsä aivan projektin alussa, jotta työkalusta olisi jo vankkaa kokemusta ennen laajemmalle käyttäjäkunnalle julkistamista.

– Ollaan jo nyt ensimmäisenä vuonna nähty, että uudet työkalut tulevat aiempaa ratkaisua paremmin käyttöön. Muutamassa kuukaudessa esimerkiksi virtuaalitapaamisten määrä lähes kolminkertaistui, kertoo Kemppi.

Artikkelisarjassamme käymme läpi Huhtamäen muutoksen onnistumiseen vaikuttaneita tekijöitä ja tarjoamme avaimia työkulttuurin muutoksen aloittamiseen myös sinun organisaatiossasi.

Lue lisää muutoksesta

Osa 1 – Muutoksen lähtökohdat ja onnistumiseen vaikuttaneet tekijät

Osa 2 – Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen työkulttuurin muutoksessa

Osa 3 – Kuinka rakentaa tehokas tiimi muutoksen jalkauttamiseksi?

Osa 4 – Sitouttava ja aktivoiva viestintä työkulttuurin muutoksessa

Osa 5 – Koulutus varmistaa uusien toimintatapojen juurtumisen

Extra: Katsaus viestinnän ja yhteistyötapojen muuttumiseen Huhtamäellä

Huhtamäki on maailmanlaajuisesti toimiva ruuan ja juoman pakkaamisen asiantuntija. Verkostoon kuuluu 78 tuotantolaitosta ja 24 myyntiin keskittyvää yksikköä yhteensä 34 maassa. Yrityksellä on noin 18 100 työntekijää. Liikevaihto vuonna 2017 oli 3 miljardia euroa. Emoyhtiö Huhtamäki Oyj on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä, ja yhtiön pääkonttori on Espoossa. Lisätietoja: www.huhtamaki.fi

*Lähde: Microsoft 365 End User Adoption Guide

• Modernin viestinnän välineet
• Muutosjohtaminen ja -hallinta
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen