Matti, tuo tarinamme avarakatseinen kehitysjohtaja, tuijotteli päivänä yhtenä läppäriään työpisteellään. Hänen intohimonsa oli kehittää toimintaa, saavuttaa tuloksia ja nähdä ympärillään tyytyväisiä työtovereita. Nyt juuri Matti ei kuitenkaan ollut tyytyväinen itseensä eikä tuloksiin.
Suurelta osin Matin ideasta ja aktiivisuudesta johtuen yrityksessä oli päätetty siirtyä Office 365 -ympäristön käyttäjiksi. Matti on aina ollut kiinnostunut IT:n tarjoamista mahdollisuuksista ja laski itsensä varsin valistuneeksi tietojärjestelmien käyttäjäksi. Matin oli ollut helppo ymmärtää, että O365 tarjoaisi mahtavat työkalut mahdollistamaan yhteistyön ja tiedonjaon koko henkilöstön kesken. Tehokkuus ja työnilo nousisivat kohisten.
Hankittiin lisenssit, luotiin käyttäjätunnukset ja pidettiin napakoita koulutuksia tärkeimmistä ominaisuuksista. Teknisesti ympäristö toimi ongelmitta ihan niin kuin nykyaikaisessa pilviratkaisussa on tapana. Miksi Matti silti tunsi hämmennystä ja turhautuneisuutta?
No, koska oikeastaan mikään ei muuttunut. Matti oli yhä hukkumassa sähköpostitulvaan, palaverit täyttivät Matin kalenterin, dokumenttien sekavia versioita siirreltiin sähköpostien liitetiedostoina, tarvittavat tiedot ja raportit olivat aina hukassa. Tuntui, että samoja asioita tehtiin moneen kertaan toistensa töistä tietämättömien henkilöiden toimesta. Tekniikka ja työkalut eivät yksinään saaneet aikaan sitä muutosta, jota kaivattiin tavoitteiden saavuttamiseksi.
Matti havahtui mietteistään ja nosti katseensa yli avaran avokonttorin. Veti syvään henkeä, silmät kirkastuivat, ryhti oikeni ja alkoi tapahtumien ja toimenpiteiden sarja, joka johti koko henkilöstön kattavaan toimintatapamuutokseen.
Muutoksen välttämättömyyden ymmärtäminen
Matti oli toki jo havainnoinut, että eivät muutkaan olleet tyytyväisiä tilanteeseen ja painivat samojen ongelmien kanssa. Matti sai paljon nyökkäyksiä, kun hän koko henkilöstön yhteisessä kuukausipalaverissa nosti ”kissan pöydälle” ja osoitti epäkohdat. Matti painotti voimakkaasti, että nopea muutos nykytilaan on välttämätön kilpailukyvyn turvaamiseksi ja työtyytyväisyyden saavuttamiseksi. Matti toi samalla positiivisena asiana esiin, että välineet korjata tilanne ovat jo olemassa. Nyt tarvitaan yhteistyötä ja sitoutumista, jotta parannus saadaan aikaan. Miksipä ei heti tartuttaisi asiaan!
Muutosta ohjaavan tiimin perustaminen
Seuraavaksi Matti kasasi tiimin, johon hän haali innokkaita ja aktiivisia oman alueensa asiantuntijoita. Niitä rohkeita kellokkaita, joita arvostetaan taitojensa ja luonteensa perusteella. Matti piti huolen, että mukana oli edustus yrityksen eri yksiköistä ja tiimeistä johto mukaan lukien. Nämä toimintatapamuutoksen ydintiimiläiset tulisivat viemään muutosta eteenpäin viestittämällä, opastamalla ja olemalla esimerkkinä.
Selkeän vision ja strategian laadinta
Matti laati vision tilanteesta, jossa O365-ympäristön ominaisuuksia ja työkaluja käytetään tehokkaasti hyväksi. Visiossa yhteistyö ja kommunikointi on sujuvaa, toiminta tehokasta ja järjestelmällistä sekä työntekijöiden tyytyväisyys työhönsä on korkealla asioiden selkeyden ja sujuvuuden myötä. Matti laati esimerkkejä tilanteista, joissa uudet toimintatavat parantavat selkeästi toimintaa.
Strategiaksi Matti valitsi tärkeimpien yhteistyötä edistävien toimintatapojen nopean jalkauttamisen. Kun yhteistyö saadaan käyntiin, avoimuuteen rohkaistaan ja keskustelu viriää, saadaan pohjaa viedä monenlaisia muita toimintatapamuutoksia eteenpäin.
Muutosviestintä
Matti ymmärsi, että onnistunut aktiivinen viestintä toimintatapamuutoksesta, on yksi tärkeimmistä onnistumisen tekijöistä. Hän viesti yhä uudestaan visiota, selitti strategiaa, kertoi edistymisestä ja onnistumisista, keräsi kommentteja, jakoi kehuja ja piti henkilöstön jatkuvasti tietoisena seuraavista askelista. Viestintä luonnollisesti tapahtui O365-välinein Teamsin kanavissa ja videokokouksissa.
Henkilöstön valtuuttaminen muutoksen päämäärän mukaiseen toimintaan
Matti rohkaisi henkilöstöä kokeilemaan ja testaamaan O365:n ominaisuuksia. Peruskäyttötavat oli kirjattu pelikirjaan, joka antoi selkärangan yrityksen kommunikointi- ja tiedonhallintamenetelmille. Ohjenuorana lisäksi oli, että käyttäjät kokemuksen karttuessa jatkuvasti miettisivät tiimin tai koko yrityksen yhteistyötä edistäviä käytäntöjä ja toisivat parhaita käytäntöjä esiin. Kokeiluja saa ja pitää tehdä. Pelikirja elää kokemusten ja työkalujen kehityksen mukana.
Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen
Oli tärkeää saada nopeita onnistumisia, jotta turhautuminen ja epäusko eivät saisi valtaa. Matti painotti ydintiimilleen, että jokainen käyttäjä tulee vaikka kädestä pitäen ohjata käyttämään muutamaa perustoiminnallisuutta. Teamsin tulee aueta aina koneen käynnistyessä. Käyttäjän tulee seurata yleisiä sekä oman tiiminsä kanavia. Dokumentit tulee säilyttää ja jakaa SharePointissa. Käyttäjän tulee osata viestiä, kokoustaa ja jakaa tietoa Teamsin kautta. Mobiilikäyttö tulee ottaa heti huomioon.
Muutosten vakiinnuttaminen uudessa, saavutetussa tilanteessa
Kokemuksesta Matti tiesi, että kuluu aikaa ennen kuin uudet toimintatavat ovat lopullisesti iskostuneet käyttäjien normaaleiksi rutiineiksi. Saattaa jo jonkun aikaa näyttää siltä, että muutos on tapahtunut ja tavoitteet on saavutettu, mutta ihmisluonto pitää sitkeästi kiinni vanhoista tavoista. On olemassa riski, että ajaudutaan kiireessä tai vain ajattelemattomuuttaan takaisin vanhoihin rutiineihin. Tämän takia Matti jatkoi säännöllistä viestintää ja tulosten raportointia pitkään senkin jälkeen, kun uudet toimintatavat olivat jo osoittaneet tehonsa.
Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin
O365-ympäristön tehokas käyttöönotto vaati toimintatapamuutoksen. Se ei tapahtunut itsekseen kuten ei yleensä mikään muukaan merkittävä haluttu muutos. Se vaati intohimoa ja aktiivisuutta. Se vaati sisukkuutta ja näkemystä paremmasta tulevaisuudesta. Se vaati vastuunkantajan ja moottorin, jollainen Matti oli.
Kun yritys tunnistaa muutostarpeita, käy läpi muutosprosesseja ja tekee onnistuneita toimintatapamuutoksia, yritykseen juurtuu muutoksen hyväksyvä kulttuuri. Matin työ helpottuu ja tulee yhä antoisammaksi, kun toimintatavat muutoksen aikaansaamiseksi osataan ja muutos nähdään mahdollisuutena.
Joskus vaaditaan isompi muutosloikka, mutta monesti muutokset tulevat pienin askelin. Matti tietää, että O365-ympäristö on jatkuvassa kehityksessä uusine ominaisuuksineen. Nyt kun on saatu käyttöön perusominaisuudet, on muiden uusien ominaisuuksien sisäänajo jo paljon helpompaa. Matin katse on tulevaisuudessa. Tarkkana ja optimistisena. Kuten ammatistaan ylpeän kehitysjohtajan tuleekin olla.
Yllä oleva on fiktiivinen tarina, joka nojaa vapaasti John P. Kotterin kahdeksan askeleen malliin muutosjohtamisesta. Vastaavat vaiheet ja toimintatavat ovat tyypillisiä muissakin muutosjohtamisen malleissa.
Sulava auttaa O365-ympäristön käyttöönotossa, kouluttaa käyttäjät sekä varmistaa sen kaikkein tärkeimmän eli onnistuneen käyttöönoton. Se ei ole pelkkää tekniikkaa vaan myös toimintatapamuutosta. Se on päämäärän kirkastamista ja käyttäjien sitouttamista. Se on tiedottamista ja projektinhoitoa. Se on huolenpitoa ja luottamusta. Kaikessa tässä Sulava haluaa olla apuna. Kuten sanomme ”Creating better worklife”.
Kuinka toteuttaa työkulttuurin muutos?
Huhtamäki toteutti globaalin siirtymän moderneihin Microsoft-pilvipalveluihin. Kyseessä on ennen kaikkea suuri muutos työkulttuurissa.
Tutustu artikkelisarjaan, jossa käymme läpi Huhtamäen muutoksen onnistumiseen vaikuttaneita tekijöitä ja tarjoamme avaimia työkulttuurin muutoksen aloittamiseen myös sinun organisaatiossasi.
Kari Lassila
Consulting & Training
Karilla on kokemusta erityisesti organisaatioiden sisäisen yhteistyön ja tiedonjaon kehittämisestä. Hänellä on monien vuosien kokemus IT-alalta.