Modernit työvälineet auttavat yrityksessä muun muassa lisäämään yhteistyötä, parantamaan sisäistä viestintää ja tekemään sisältöjen yhteisestä työstämisestä ja jakamisesta vaivattomampaa.

Sulava oli mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa ruoka- ja juomapakkausten asiantuntija Huhtamäki Oyj:lle 6500 toimistotyöntekijää käsittävän globaalin siirtymän aiemmasta pilvipalvelusta moderneihin Microsoft-pilvipalveluihin vuonna 2018. Muutokseen lähdettiin, koska aiemmin käytössä olleet välineet eivät olleet nykyaikaisia tai palvelleet yrityksen tarpeita. Muutos käsitti koko ympäristön siirron kuten sähköpostin, ryhmätyöympäristöt ja pikaviestipalvelut sekä intranetin luomisen. Käyttäjien kaikki työvälineet vaihtuivat.

Sulava oli muun muassa suunnittelemassa käyttöönottomallia, tekemässä työvälineiden käyttöönottojen vaiheistusta, suunnittelemassa kuinka järjestelmää tullaan jatkossa operoimaan ja tekemässä varsinaista siirtymää. Sulava rakensi myös seurantaraportin Power BI -työkalulla. Raporttiin yhdistettiin Microsoftin muutoksen tulosten seurantaa varten tarjoamaa raportointia Azure-tietokantaratkaisun tuottamaan tietoon. Näin voidaan seurata esimerkiksi käyttöastetta yksikkötasolla ja suunnata tulevia koulutuksia niitä eniten tarvitseviin yksiköihin.

Huhtamäki lähti kohti muutosta, koska yhtiössä nähdään strateginen tarve sisäisen yhteistyön lisäämiselle ja helpottamiselle sekä työtapojen tehostamiselle. Aiemmin käytössä olleen ympäristön tarjoamat välineet eivät palvelleet modernin työn tarpeita. Muutosta haluttiin esimerkiksi yksiköiden väliseen viestintään online-kokouksia lisäämällä ja niiden laatua parantamalla. Keskeinen työväline tavoitteiden saavuttamiseksi oli keskustelu- ja jakamiskulttuuria edistävä Microsoft Teams.

Muutoksen myötä työntekijät ovat matkalla moderneihin työtapoihin moderneilla välineillä. Vaikka tekninen siirtyminen ja työvälineiden muutos itsessään oli yksi haasteellisimmista Office 365-siirtymäprojekteista, mitä on maailmanlaajuisesti tehty, kyseessä on ennen kaikkea suuri muutos työkulttuurissa.

Huhtamäki on maailmanlaajuisesti toimiva ruuan ja juoman pakkaamisen asiantuntija. Verkostoon kuuluu 78 tuotantolaitosta ja 24 myyntiin keskittyvää yksikköä yhteensä 34 maassa. Yrityksellä on noin 18 100 työntekijää. Liikevaihto vuonna 2017 oli 3 miljardia euroa. Emoyhtiö Huhtamäki Oyj on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä, ja yhtiön pääkonttori on Espoossa.

Kirjoittaja: Hanna Valjakka
Julkaistu huhtikuussa 2020

Kuinka toteuttaa työkulttuurin muutos?

Artikkelisarjassa käymme läpi Huhtamäen muutoksen onnistumiseen vaikuttaneita tekijöitä ja tarjoamme avaimia työkulttuurin muutoksen aloittamiseen myös sinun organisaatiossasi. Julkaistu joulukuu 2018-huhtikuu 2019

Osa 1 – Muutoksen lähtökohdat ja onnistumiseen vaikuttaneet tekijät

Kuinka toteuttaa onnistunut muutos? Microsoft on tunnistanut neljä osa-aluetta, jotka ovat oleellisia onnistuneelle työvälineiden käyttöönotolle. Miksi Huhtamäki lähti kohti muutosta?

Osa 2 – Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen työkulttuurin muutoksessa

Muutos alkaa liiketoiminnallisten haasteiden ymmärtämisestä ja pohdinnasta, kuinka työkulttuuri ja -välineet voivat edistää yrityksen tavoitteita. Kuinka asettaa tavoitteet ja mittarit?

Osa 3 – Kuinka rakentaa tehokas tiimi muutoksen jalkauttamiseksi?

Johdon tuki ja esimerkki on onnistuneen muutoksen perusta. Oleellinen askel onnistumiseen on mukana oleva tiimi. Tiimiin kuuluvat olennaiset sidosryhmät ja henkilöt, jotka ajavat muutosta ja saavat aikaan muutosta myös kollegoissaan. Tutustu muutoksen jalkauttamiseen liittyviin roolituksiin, tiimin rakentamiseen ja champions-verkoston merkitykseen muutoksen onnistumisessa.

Osa 4 – Sitouttava ja aktivoiva viestintä työkulttuurin muutoksessa

Kuinka viestinnällä sitoutetaan henkilöstö mukaan muutokseen ja saadaan uudet tavat juurtumaan tehokkaammin? Muutoksesta on tärkeää viestiä suunnitelmallisesti ennen, aikana ja jälkeen, jotta henkilökunnan kiinnostus pysyy yllä ja kulttuuriin tulee pysyviä muutoksia. Muutos voi aiheuttaa vastarintaa, jota taklataan viestimällä sen hyödyistä monipuolisesti henkilökunnalle.

Osa 5 – Koulutus varmistaa uusien toimintatapojen juurtumisen

Kuinka varmistaa, että henkilöstö käyttää uusia työvälineitä jokapäiväisessä työssään parhailla tavoilla liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi? Kuinka jalkauttaa työtapojen muutokset niin, ettei paluu juurtuneisiin vanhoihin tapoihin tapahdu alkuinnostuksen laannuttua?

Extra: Katsaus viestinnän ja yhteistyötapojen muuttumiseen Huhtamäellä

Millaisia muutoksia on tapahtunut Huhtamäen viestinnässä ja yhteistyössä uusien työvälineiden myötä? Kuinka Microsoft Teams on toiminut viestintävälineenä, kuinka SharePoint on palvellut intran rakentamisessa?

Lue lisää muutoksesta