Intranet Information Architecture – Purpose and scope of the intranet

This is the second post in my blog post series explaining how to plan and implement an effective intranet information architecture. In the first part we got the ball rolling with the basics, and now it’s time to start defining the purpose and scope of the intranet.

In the upcoming parts of this blog post series we will then dive deeper in all areas of the planning process:

  • Read part 1: Understanding the basics – what is information architecture
  • Defining purpose, roles and contents of the intranet (this post)
  • Planning the physical infrastructure (hubs and sites)
  • Organizing contents in topic sites, navigation and metadata
  • Creating awesome and accessible pieces of information using content pages
  • Improving discoverability with landing pages and additional paths
  • Ways to take care of content findability
  • Implementing processes to keep the content up-to-date

Purpose and scope of the intranet

It might sound trivial – of course we know what an intranet is. It’s a place where we bury all the information and materials related to our business and support functions. Usually there’s also some kind of a news feed and lunch menu available.

However, from the information architecture point of view, we have two extremely important questions to answer:

  • Who are the users and what are their use cases – why on Earth do they visit the intranet? What are they looking for?
  • What are the contents of the intranet – how does the intranet differ from a business unit public team? Or Yammer news feed? And what about file shares?

When we are able to present answers to those questions with clearness and clarity, we have actually defined the purpose, role and scope of our intranet – and after that it’s suddenly much easier to plan the information architecture so that intranet stuff is easy to find and stays up-to-date.

It starts with the Playbook

I have to admit – personally, I don’t fancy the word playbook. We’re all adults here and should know how to play this game already. But it’s the word Microsoft uses and I don’t have anything better to offer so let’s be happy and stick with it.

Usually, playbooks are used to support the move from a traditional way of working (file shares & email) to modern, cloud-based applications, and more communicative and open working culture. In a nutshell, playbook is a presentation which describes:

  • roles of communication and collaboration tools in our organization
  • ways of working together using those tools

If you find yourself thinking “well, I didn’t need any playbook to understand how to work”, you’re most likely right. The need for a playbook is quite a new phenomenon. Previously we only had two tools with very clear roles: email (to communicate) and file shares (to collaborate). And even with the rise of SharePoint portals and workspaces there was still just one simple place where to work together.

But in a modern, Microsoft 365 -powered workplace there are plenty of different apps with quite similar possible use cases. You can store and share your files using OneDrive, Teams or SharePoint. You can post announcements as SharePoint news, Yammer group conversations, Teams channel announcements or private chats – and yes, you can still use email. And if we don’t agree when to use what as an organization, it will be a mess.

Some concrete examples of playbook contents:

Pic 1: Explaining the move from old communication and collaboration tools to the new onesExplaining the basic roles and use cases of the new tools

Pic 2: Explaining the basic roles and use cases of the new tools

Explaining ways of working: content creation process on Teams, publishing & outer loop discussions on SharePoint and Yammer

Pic 3: Explaining ways of working: content creation process of Teams, publishing & outer loop discussion on SharePoint and Yammer

Well, okay – we could have a dedicated blog post series for the playbook, but let’s get back to the topic! So why do we need the playbook to plan Intranet information architecture? The answer lies in defining the scope of the intranet. With the help of playbook we can pick any single piece of information and answer the question: Should this reside on the Intranet?

Yes, we do want to be a little bit exclusive. There are some qualifications for the intranet content. In my opinion, contents of the intranet should be:

1. Published

– we don’t want to have any drafts or unfinished or not-yet-approved content on the intranet

2. Non-negotiable

– there’s definitely time and place for the discussion about the content, but it should happen either before publishing (when working together) or after publishing in enterprise social network platform (like Yammer), and not directly as a part of intranet content

3. Valid and up-to-date

– it’s okay to have an archive but it should be clearly separated from the operative content in active use

In a nutshell, playbook is a presentation of the design of your digital workplace. Intranet is one element (service, platform) of that workplace, and it should have a very clear specific role and scope. But what about users and their needs?

User scenarios – what are you doing here?

Every intranet is – of course – unique. But after 12 years of planning and implementing them I dare to say this: they do have a lot in common, too. The two most important, core use cases for every intranet I’ve seen are these:

I want to find the information I need (in order to thrive at my job)

I want to be aware of what’s happening (in order to feel connected)

So it’s pretty safe to assume that these two should be kept on top of mind during the planning process. But in order to dig deeper in and find out how your intranet should serve the organization, it’s important to identify business-specific scenarios.

A scenario or high level use case is a written description of how the intranet is used and what business challenge it will solve. Simple way to document scenarios is to write sentences with these four elements:

  1. As someone in [team, unit, role]…
  2. I want to [do something]…
  3. Using [tools]..
  4. In order to [goal / success measure]

For example: As a Contoso employee, I want to glance through the global news feed every morning while commuting using SharePoint mobile app in order to keep on track of the important updates and announcements.

Microsoft provides a lots of SharePoint-specific material with very similar scenario model and even ready-to-use workshop materials – you can find them here (Envision Workshop Concept).

Wrap up!

So, in the pursuit of proper intranet information architecture we ended up (re)designing the whole digital workplace – and that’s not a bad thing to do! At the moment way too many organizations live in a communication & collaboration chaos.

Ideally, the process for defining the scope, role and purpose of the Intranet goes like this:

  1. Identifying digital workplace scenarios
  2. Planning digital workplace tools and ways of working to support the scenarios
  3. Explaining and visualizing them with the Playbook
  4. Recognizing intranet-specific scenarios, tools and ways of working –> purpose, role and scope of the intranet

With this information it’s easy to continue to the next step in the intranet information architecture planning process: planning the physical infrastructure (hubs and sites). See you next time!

I will be presenting a session of this topic in SharePoint & Microsoft 365 Conference next May in Las Vegas – hope to see you there!

This blog posting has originally been published at Katja Jokisalo’s blog

Stay tuned for webinar!

We are planning to host a webinar on information architecture in June. Enjoy this blog-series and you’ll find a sign-up link in later episodes.



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Intranet Information Architecture – What is it?

This is the first post in my blog post series explaining how to plan and implement an effective intranet information architecture. In this first part we will start with the basics – what is information architecture, what does it mean in the context of intranets, what skills are needed in order to plan and implement it, and what are the main areas involved and steps to be taken in the planning process.

In the next parts we will dive deeper in these main areas of the planning process during the spring 2020:

  • Understanding the basics – what is information architecture (this post)
  • Defining purpose, roles and contents of the intranet
  • Planning the physical infrastructure (hubs and sites)
  • Organizing contents in topic sites, navigation and metadata
  • Creating awesome and accessible pieces of information using content pages
  • Improving discoverability with landing pages and additional paths
  • Ways to take care of content findability
  • Implementing processes to keep the content up-to-dat

Phew, there’s lot on our plate! But let’s start with the basics 🙂

What is information architecture

Building your own modern intranet site has never been this easy – in the simplest case you can just visit lookbook.microsoft.com, pick your favorite template and copy it to your tenant.

Despite the fact that there’s no more need to plan and implement your own technical solution or platform for your intranet from the scratch, there’s still one critical aspect which can’t be copy-pasted or implemented as is. In order to build a great intranet, you really need to plan and implement a proper intranet information architecture which is unique to your organization.

What are we talking about?

So what actually is information architecture? Wikipedia describes it pretty well:

Information architecture (IA) is the structural design of shared information environments; the art and science of organizing and labelling — , intranets, — to support usability and findability; and an emerging community of practice focused on bringing principles of design, architecture and information science to the digital landscape.

In a nutshell IA means taking care of these two things:
1) Organizing content
2) Usability and findability of the content

Organizing content means that we recognize the different contexts of the content, group items together based on that context (with structure or labels) and usually also apply some hierarchy to it. A traditional library is a typical example of this – books are divided into different categories (sci-fi, cooking etc) and arranged by the author. However, it used to be difficult to find the book you’re looking for and you needed to walk back and forth between the shelves in order to figure out the navigation logic.

The second part – usability and findability – is necessary in order to make the organized content easy to use and discover. Google search engine is a good example of this – it’s extremely easy to use and you do find stuff, but the results are not organized and you need to rely on your own media reading skills to figure out if the contents are valid or trustful or in the context of your search.

How does it apply to intranets?

When we talk about intranets – and specifically modern SharePoint intranets – organizing content means that we create a physical structure (sites and libraries and folders) and necessary labels (metadata) for the content, and present it to the user with pre-planned logic (navigation). We also plan our page templates with layouts and elements (web parts) to organize the contents of the single piece of information. Pretty simple!

When it comes to usability, things tend to have more layers and variations based on your needs and resources. Even though we don’t have many out-of-the-box options to modify the user interface, we can still take care of usability by making sure that the intranet is easy, efficient and satisfying to use. Some tips below.

  • Easy to use
    • offer training, tips, how-to-guidance for the most important use cases
    • create color themes with sufficient contrast ratios and page layouts with clear visual sections
    • implement landing pages which will guide the user to the content and provide context
    • make sure that every page has contact information available
  • Efficient to use
    • support mobile use
    • implement multi-channel publishing – push intranet contents to other apps or let your users access content from where they work (eg. a tab on Teams channel)
    • limit the amount of content visible with audience targeting
    • use elements offering personalized content based on Microsoft Graph data, eg. suggested news
    • make sure your internet bandwidth is reasonable
  • Satisfying to use
    • make it beautiful! Use pictures!
    • create interesting, well written content which is up to date

And what about findability? That’s a very important part, because the most common complaint about the intranet is that “You can’t find stuff”. There are actually two closely connected topics to consider here:

  • Findability, which means the ability to FIND the content you’re actively looking for, either using search or navigation
  • Discoverability, which in addition to findability means the ability to NOTICE, EXPLORE, WALK INTO the content (especially changes, new and updated content) even if you were not actively looking for it.

We’ll have a dedicated blog post for both of these later on in this series.

What do you need to know?

So, it seems that planning and implementing information architecture does require something else than just creating top level sites for your intranet contents. It’s easy to ruin the user experience of your technically advanced intranet with the lack of information architecture.

However, it’s not rocket science. There are three main skills involved:

1. Users and their needs.

Remember – intranet is always a service platform, internal support function which main role is to offer the employees the information they need in order to excel in their job. So the first thing you need to know is who is going to use the intranet and why.

2. Contents.

It’s essential to be familiar with the content in order to organize it. In a tiny organization there might be someone who knows everything about everything, but in normal case we work in two different levels – there’s group of people who know a little bit of everything (planning the overall intranet structure and main areas) and other groups of people who know everything about their specific subject (content experts or owners planning the contents and navigation of their own site)

3. Technology.

There are a bunch of technical limitations and best practices affecting how the information architecture can and should be implemented. For example, by default in modern SharePoint people can only follow sites, not categories or metadata. This means that if you want to allow the users to follow certain type of news, you shouldn’t put all your news articles in one centralized news site but instead make them decentralized in the related topic sites.

How does the planning process look like?

I’m happy and honored to have been able to participate in planning and implementing more than 70 intranets during my career so far. Despite the fact that these projects vary in size, resources, technology and complexity, there’s always a certain “base model” of planning process I tend to follow.

information architecture planning process

In the beginning (black row) we define the users and their needs, the roles of the intranet, and connections to other information work apps and services. We also figure out what are the contents of the intranet in high level and who are the people taking responsibility of each of the main content areas.

In the second phase (blue row) the main physical structures are planned. Contents are divided to sites, and based on the amount of content and complexity of the intranet, hubs and main level (hub) navigations are planned by the intranet core project group.

Then it’s time to dive deeper in the content (green row) with the content owners and start planning the contents and local navigation of each topic site. Local navigation is usually organized by topics or themes, but during that work it’s also useful to figure out what other labels we should apply to content. These labels (=metadata) are later on used to create additional paths and improve findability and discoverability.

When we do know the contents it’s time to plan how to present the information for the user. In this phase (red row) we decide what kind of elements there are in each page and in what kind of layout supports the content the best. This is also the right time to talk about terminology and style of the written language and other contents of the intranet.

So we started from the high level general view of the intranet contents and in each of the first four rows we stepped into more detailed level. In the last phase (yellow row) it’s time to take a step back and return the focus to the higher level. Now that we know what’s happening inside the intranet it’s time to plan the landing pages (intranet front page, section or topic site landing pages) and additional paths to content. In the last step we also define the ways and processes to keep the contents up-to-date.

That’s it! Hope you enjoyed the ride and got an idea of the meaning and importance of a proper information architecture. I will be presenting a session of this topic in SharePoint & Microsoft 365 Conference next May in Las Vegas – hope to see you there!

This blog posting has originally been published at Katja Jokisalo’s blog

Stay tuned for webinar!

We are planning to host a webinar on information architecture in June. Enjoy this blog-series and you’ll find a sign-up link in later episodes.


 


Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Kuinka siirtyä klassisesta moderniin – SharePoint-intran modernisoinnin viisi vaihetta

SharePoint on ollut osa tietotyötä jo yli 18 vuoden ajan, ja saavuttanut Suomessakin merkittävän aseman – tällä hetkellä jo noin 80% suomalaisista intraneteistä pyörii SharePointin päällä. SharePointin tiedostojen käsittelyn ominaisuudet ovat kehittyneet ja kehittyvät edelleen tasaista tahtia, mutta sisäisen viestinnän puolella ominaisuuksissa on tapahtunut merkittävä ja harvinainen kertakehitysloikka.

Microsoft julkaisi kesällä 2017 modernit SharePointin viestintäsivustot korvaamaan entiset intra-alustat eli jo kankeaksi ja tekniikaltaan vanhentuneeksi jääneet perinteiset julkaisusivustot. Viestintäsivustot rakennettiin täysin uudella koodipohjalla vanhojen sivustojen rinnalle, jotta sivustot pystyttiin suunnittelemaan oikeasti nykyaikaisiksi ilman vanhaa vuosien varrella kertynyttä historian painolastia.

Suurin ero perinteisissä ja moderneissa sivustoissa on täysin uudenlainen tapa luoda ja muokata sivuja – moderni malli on aidosti intuitiivinen, helppo ja miellyttävä käyttää, ja kaikki sivujen sisällöt toimivat mutkattomasti eri kokoisilla päätelaitteilla ja mobiilisovelluksessa. Merkittävä uudistus on myös sisältörakenteen ”lättänä” ja joustava malli – hierarkiaa ei enää rakenneta kiinteillä alisivustorakenteilla, vaan joustavilla ja muuttuvaan maailmaan sopivilla sisältöhubeilla. Matala rakenne takaa sivustoille myös paremman suorituskyvyn (nopeat sivulataukset!) ja hallittavuuden. Modernit sivustot ovat myös kauniita: ”Microsoft is putting the sexy into unsexy software”, kuvasi tilannetta The Verge viime viikolla.

intranet hub

Moderni SharePoint on siis valovuosia perinteistä edellä ja de facto -alusta tällä hetkellä toteutettaville intraneteille. Moderni on nopea, aidosti mobiilikäytettävä, vähentää räätälöintitarvetta, sisällöntuotantoon ei tarvita teknistä osaamista ja yhteydet esim. Teamsiin tai Yammeriin toimivat saumatta. Mutta mitä jos intra pyörii jo siellä perinteisen päällä, ja täysremonttiin ei ehkä vielä olisi tarvetta? Miten vanhasta siirryttäisiin sutjakkaimmin nauttimaan uuden iloista?

 

Suunnittele, mieti, siirrä ja viilaa

Täysin erilaisen koodipohjan takia olemassa olevia perinteisiä julkaisusivustoja ei voi suoraan muuntaa moderneiksi viestintäsivustoiksi, mutta Microsoft on nyt keväällä tuonut käyttöön kasan siirtymää helpottavia työkaluja. Tärkein näistä on Page Transformation Tool, eli työkalu, jolla nykyisistä perinteisistä sivuista voi automatisoidusti luoda modernit versiot. Käytännössä intran modernisointiprosessissa on viisi vaihetta:

  • Pilveen mars – jos et vielä ole. Jos intra sattuu vielä pyörimään omaan konesaliin asennetulla SharePoint Serverillä, se kannattaa ennen modernisointia siirtää sellaisenaan Office 365 -ympäristöön.

  • Suunnittele siirtymä. Koko intraa ei ole pakko uusia kerralla – perinteisiä ja moderneja sivustoja voi myös sotkea samaan ympäristöön. Tyypillisiä malleja ovat esim. etusivun ja uutisoinnin korvaaminen moderneilla ja osittainen siirtymä, jossa tukipalvelut tai yksiköt siirtyvät heille sopivaan tahtiin modernille alustalle. Suunnittelussa auttaa toinen ilmainen työkalu eli Modernization Scanner, joka kertoo millaisia perinteisiä ominaisuuksia nykyisissä sivustoissa on käytössä, ja vinkkaa miten ne helpoiten saadaan toimimaan modernilla alustalla.

  • Madalla rakenne, luo ja valmistele uudet modernit sivustot. Koska julkaisusivustoa ei voi muuntaa viestintäsivustoksi, täytyy modernisoinnin yhteydessä ensin luoda kokonaan uudet viestintäsivustot ja sitten siirtää sisällöt niihin. Sivustojumpassa apua on juuri julkaistusta sivustojen osoitteen uudelleennimeämistoiminnosta – eli siirron jälkeen intranetin osoite voidaan ”kääntää” viittaamaan uusiin sivustoihin, jolloin url-polut pysyvät samoina. Olennainen osa intran modernisointia on uuden, matalan rakenteen suunnittelu. Jos nykyintrassa on syviä alisivustorakenteita, täytyy uudet hubit, sivustot ja navigaatiot miettiä huolella uusiksi.

  • Siirrä sisällöt. Sisältösiirto tapahtuu kahdessa vaiheessa – ensin uusiin sivustoihin keikataan nykyisen intran listat ja kirjastot (tiedostot), ja sen jälkeen luodaan transformointityökalulla entisiä sivuja vastaavat uudet modernit sivut.

  • Viilaa toiminnot moderneiksi. Loppusilauksessa otetaan käyttöön suunnitteluvaiheessa tunnistetut räätälöinnit ja mukautukset. Moni ennen omalla koodilla tehty toiminto löytyy nykyisin modernista SharePointista vakiona (esimerkiksi megamenut, footerit, säätiedot, raporttiupotukset, laskurit, lomakkeet) tai avoimen lähdekoodin yhteisöstä asennettavana. Oma graafisen ohjeistuksen mukainen visuaalinen ilme toteutetaan modernilla teemalla.

 

Olen tällä viikolla Saksassa European Collaboration Summit -tapahtumassa puhumassa intranettien modernisoinnista – kurkkaa kalvot täältä. Modernisointiasiaa hyvin teknisestä ja enemmän tiimisivustojen näkökulmasta juteltiin myös Sulavan huhtikuun webinaarissa. Kesäkuun 13. käymme seuraavassa SharePoint-aiheisessa webinaarissamme läpi modernia intranetia teknisestä näkökulmasta. Tutustu tarkemmin ja ilmoittaudu! Mikäli moderni intranet ei ole sinulle vielä tuttu, suosittelen katsomaan toukokuussa pitämämme webinaarin.

Kiinnostaisiko sinua siirtymä moderniin? Nykäise hihasta tai laita viestiä sales@sulava.com – esittelemme mielellämme huikean hienoa modernia SharePointia ja siirtymämahdollisuuksia!



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Matkaraportti: SharePoint Saturday Doha

Matkustin vapun alla viikonlopuksi Persianlahden rannalle, Qatarin pääkaupunki Dohaan puhumaan maan ensimmäisessä SharePoint Saturday -tapahtumassa. Tutustuminen Office 365 -tilanteeseen ja paikallisiin yhteisöaktiiveihin täysin erilaisessa kulttuurissa oli kerrassaan pienen matkaraportin arvoinen juttu!

Qatar oli itselle kohtalaisen tuntematon tuttavuus, joten reissu lähti tietysti liikkeelle googlekierroksella – mitä siellä syödään? toimiiko Uber? miten pukeudutaan? Varsin äkkiä kävi selväksi, että maa on islaminuskoinen ja kohtalaisen konservatiivinen, mutta toivottaa vierailijat lämpimästi tervetulleeksi. Ei niin avomielinen kuin lahden toisella puolella möllöttävä UAE, mutta ei myöskään niin sulkeutunut kuin rajanaapurinsa Saudi-Arabia. Yksinäisenä naisenakin pärjää liikenteessä hyvin (huh! olisikin ollut vaikeaa löytää yöllä lentokentältä saattaja hotellille…), ja pukeutumisessa kaikki säädyllinen, hartiat ja polvet peittävä on OK.

Paikalliset pukeutuvat perinteisiin muslimiasuihin, miehet vaaleaan ja naiset mustaan – mutta paikallisia eli qatareja oli katukuvassa selkeä vähemmistö. 2,5 miljoonan asukkaan Dohassa lähes 90% väestöstä on muuttanut maahan työn ja turvallisuuden perässä Pakistanista tai Intiasta.

 

Mikä ihmeen SharePoint Saturday?

SharePoint Saturday on osallistujille ilmaisten, ympäri maailmaa jo kymmenettä vuotta pyörivien Office 365- ja Azure-aiheisten konferenssien sarja. Tyypillisesti SPS:n järjestää paikallinen yhteisö tai muutama aktiivi, ja kulut katetaan yritysten sponsorirahoilla. Ilmaisuudestaan huolimatta Saturdayt keräävät paikalle nimekkään puhujajoukon, ja esitysten laatu ei häviä ollenkaan maksullisille konferensseille. SPS-tapahtumia on vuosittain useita kymmeniä, ja Suomessakin pääsee nauttimaan SPS-hemmottelusta – seuraavan kerran 28. syyskuuta, tervetuloa mukaan!

Ilmaisissa, vapaa-ajalla tapahtuvissa yhteisötapahtumissa no-show on tyypillisesti melko korkea, ja näin kävi Dohassakin. Sali ja ruokailut oli varattu 300 kuulijalle, ilmoittautuneita oli niin paljon, että ilmoittautumislinkki piti sulkea ennen tapahtumaa, mutta paikalle asti saatiin vain noin viisikymmentä innokasta. Lauantai on Qatarissa viikonlopun toinen päivä – sunnuntaina alkaa taas työviikko – ja järjestäjät arvelivat, että tämän ”perhepyhän” uhraaminen työasioille oli monelle käytännössä liikaa hyvistä aikeista huolimatta. Ensi vuonna Dohan SharePoint Saturday tapahtuukin kuulemma perjantaina.

Tai sitten osallistujat eivät vaan päässeet sisään tapahtumapaikkana toimineeseen Doha Collegeen 🙂 Vaikka Qatar on todella turvallinen maa, turvatoimet koulukampuksella olivat kovat ja sisään ei ollut asiaa ilman henkilöllisyystodistusta ja nimeä listalla.

 

Pilvitilanne Persianlahdella

Puhuin tapahtumassa SharePointin modernisoinnista eli siitä, miten siirrytään perinteisistä SharePoint-sivustoista moderneihin. Jos aihe kiinnostaa, tsekkaa tämä webinaari. Lisää painavaa asiaa modernista intrasta tulevissa webinaareissamme toukokuun 16. ja kesäkuun 13., ilmoittaudu mukaan! Kuten tavallista, kyselin esityksen alussa yleisöltä moniko on jo siirtynyt moderniin. Tällä kertaa osallistujat olivat vielä tanakasti omilla palvelimilla pyörivien perinteisten SharePointtien käyttäjiä – vain muutama oli jo pilvessä ja vielä harvempi modernien sivustojen kanssa tuttu.

Konferensseissa kohderyhmälle parhaiten sopivien aiheiden valinta on vaikea tehtävä, joka lankeaa järjestäjien vastuulle. Tyypillisesti tapahtumiin on avoin ”call for speakers”, ja kaikki kiinnostuneet puhujat lähettävät tarjolle muutaman aiheen. Näistä sitten järjestävä taho valitsee sekä puhujan että puheenaiheen, yrittäen tietenkin rakentaa mahdollisimman kiinnostavan, ajankohtaisen, monipuolisen ja yleisölle hyödyllisen agendan.

Dohan agenda oli selvästi vielä tulevaisuutta monelle osallistujalle, mutta se ei yleisön kiinnostusta vähentänyt. Oma puheenikin meinasi mennä yliajalle, kun yleisö osallistui aktiivisesti mielenkiintoisilla ja yksityiskohtaisilla kysymyksillä. Juttua jatkettiinkin lähitukena vielä session jälkeenkin. Nämä keskustelut ja kysymykset ovat ihan huippuhieno tilaisuus päästä näkemään vilahdus paikallisesta tilanteesta – mikä on osaamistaso, mitä tuotteita on käytössä, millaisia tarpeita niillä ratkotaan.

Modernisointi kiinnosti erityisesti uuden SharePoint Server 2019 palvelinversion näkökulmasta. Harmittaa, etten hoksannut tiedustella miksi moni suunnitteli pilven sijasta versionnostoa paikalliseen ympäristöön. Tyypillisesti pilven välttely johtuu laki- tai tietosuojarajoitteista tai puutteellisista tietoliikenneyhteyksistä. Ainakin jälkimmäisessä Qatarin väkeä helpottanee Microsoftin alkuvuodesta julkistama Dubaihin sijoittuva Lähi-idän datakeskus.

 

Konferenssi ilman kahvia ja kaljaa?!

Suomalainen kahvikoneistokonsultti koki lievän järkytyksen, kun tapahtumapaikalta ei löytynytkään aamukahvia. Tarjoilut olivat kyllä huippuluokkaa – aamutauolla saimme tuorepuristettua porkkana-appelsiinimehua ja leivoksia, lounas tarjoiltiin kunnon catering-palvelun toimesta ja iltapäivän virkistyksenä oli paikallisia erikoisuuksia; makeaa vahvaa teetä ja tuoreita samosoja. Onneksi myös kahvikupponen järjestyi pyynnöstä.

Alkoholi ei Qatarissa kuulu millään muotoa normaaliin arkeen, eikä edes paremmissa ravintoloissa tarjoilla ruokaviinejä. Tyypilliset listalta löytyvät juomat ovat superhyviä tuorepuristettuja mehuja ja limonadeja, erilaisia teejuomia ja mocktaileja eli alkoholittomia drinkkejä. Yleensä SharePoint Saturday -tapahtuminen päivä jatkuu esitysten jälkeen SharePint -illalla eli vapaamuotoisella jutustelulla oluen äärellä. Täällä kuitenkin lämpimien kiitosten (ja näyttävien puhujalahjojen!) jälkeen suunnattiin kotia kohti.

Täytyy tunnustaa, että meille eurooppalaisille puhujille SharePint oli sen verran sydäntä lähellä, että tiukan googlaamisen jälkeen nappasimme Uberin ja huristelimme yhteen Dohan harvoista alkoholia tarjoilevista ravintoloista. Kylläpä maistui olut poikkeuksellisen hyvältä pitkän, kuuman ja hiukan jännänkin päivän päätteeksi.

 

Lähtisitkö lomalle Dohaan?

Lievästä ennakkojännityksestä huolimatta Qatar osoittautui varsin miellyttäväksi vierailukohteeksi myös virallisen ohjelman ulkopuolella. Öljy- ja maakaasuvatuottajana maa on bruttokansantuotteeltaan maailman rikkain per pää mitattuna, ja se näkyi sujuvana infrastruktuurina, äärettömän kauniina rakennuksina ja toimivalla panostuksella turismiin ja ulkomaisiin vierailijoihin. Esimerkiksi vasta kuukausi sitten avattu uusi kansallismuseo meni ehdottomasti omaan museo-top3:seen. Turvallinen, kiinnostava, ystävällinen ja kulttuuririkas paikka. Mainitsinko jo ruoan? Dohasta löytyy koko Lähi-itä lautasella; marokkolaista, libanonilaista, persialaista… Nam!

Mutta varoituksen sana: vältä vierailua kesäkuukausina. Olin onnekas ja visiittini sattui pilviseen koloon, ja päivälämpötila pysyi asiallisesti kolmenkympin kieppeillä. Kesällä aurinko porottaa polttavan kuumasti. Taksikuski kertoi, että tulevat jalkapallon MM-kisatkin piti uudelleenaikatauluttaa normaalin kesäajankohdan sijasta marras-joulukuulle, koska ”muuten ei kukaan järkevä ihminen, edes ne pelaajatkaan olisi tullut tänne”. Siitä huolimatta kaikki MM-kisoja varten rakenneltavat stadionit on varustettu ilmastoinnilla.

Dohaan pääsee Helsingistä alle kuudessa tunnissa suorilla lennoilla maailman viidenneksi parhaalla lentoyhtiöllä (Qatar Airways). Sama lentoyhtiö kiidättää Helsingistä myös Aasiaan, ja tarjoaa stop-overeita eli parin päivän pikapysähdystä Dohassa matkalla. Suosittelen!



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Konsultti luuhaa

Rakas Asiakas,

anteeksi, että vastaan viestiisi vasta nyt. Vietin työviikon Kööpenhaminassa ESPC-tapahtumassa, ja arkiasioita ehti kasaantua. Tiedän kyllä, että arvostat kun kehitän osaamistani. Haluan kuitenkin vielä perustella – siksi listasin neljä syytä, miksi on sinulle hyväksi, että konsulttisi luuhaa konferenssissa.

Verkostot ja sisäpiirit

Ihmisiähän tässä ollaan. Microsoftin ekosysteemi on voimakkaan yhteisöllinen. Tuttujen kesken on helpompaa antaa ja saada apua, välittää eteenpäin toiveita ja ideoita sekä kuulla ne sellaiset mielipiteet ja juorutkin, joilla on merkitystä tuleviin linjauksiin ja päätöksiin. Uusien, vielä vieraiden ihmisten tapaaminen on varsin tehokas tapa puhkoa omaa kuplaa – taas kerran tuli huomattua, että muu maailma (jopa muu Eurooppa) on osin vielä tanakasti paikallisilla palvelimilla ja vasta kuikuilemassa esim. Teamsin syövereihin.

Ilo ja innostus

Jos oma ikigai meinaa hukkua nakkilistojen, viestitulvan ja bugiraporttien alle, konferenssi auttaa. Neljä päivää samanmielisten seurassa puhaltaa isoilla palkeilla ilmaa liekkeihin. On paljon helpompi muistaa parantavansa maailmaa porukassa kuin yksin. Innostus tarttuu myös kaikista niistä uusista ominaisuuksista ja erilaisista näkökulmista, joita esityksissä ja expoalueella vilisee.

Esiintymistaito ja jäsentely

Mikä on konsultin ja koodarin merkittävin ero? Koodari tekee, konsultti saa muut tekemään. Tai muuttumaan tai oppimaan tai ymmärtämään. Muihin vaikuttamiseen vaaditaan taitoa saada viestinsä esitettyä, kirkastettua ja jäsenneltyä niin, että se menee perille. Minulle sessioiden seuraaminen on jatkuvaa meta-analyysiä – miksi esiintyjä on valinnut tämän lähestymistavan? Millaisilla esimerkeillä ja materiaaleilla tästä asiasta muut puhuvat? Mikä kielikuva auttaa parhaiten selittämään tämän ilmiön? Mistä esiintyjä on innoissaan ja miksi? Hankitut havainnot uppoavat suoraan hyötykäyttöön omaan työhön.

Sisältö ja osaaminen

Sisältö on kunkku, sanoo moni muu. Konferenssireissulla se jää kuitenkin itselleni tämän listan peräpäähän. Totta toki on, että uusien asioiden omaksuminen on huomattavasti helpompaa, kun siihen on raivattu aika ja paikka kalenterista. Käytännössä kuitenkin suurin osa sessioiden sisällöstä olisi jossain muodossa saatavilla myös sinne kotisohvalle. Minulle suurin sisällöllinen hyöty luentojen kuuntelemisesta konferensseissa tulee sitä kautta, että valitsen listalle niitä juttuja, joiden parissa en päivittäin työskentele – eli syventämisen sijasta laajennan. Oma arki on niin oppimisolennaista, että syvyys syntyy normityön ohella.



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Intranetin Top 5 trendit

Introjen maailmassa on tapahtunut viimeisen vuoden aikana hurjasti kaikkea – vihdoinkin mennään rytinällä eteenpäin kohti paremmin palvelevia sisäisiä järjestelmiä. Mutta mitkä ovat tämän hetken Top 5 trendiä intraprojekteissa?

 

1 – Moderni SharePoint

Uusi hehkeä SharePoint viestintäsivustojen muodossa on ollut pilviasiakkaille käytettävissä jo reilun vuoden, mutta vasta tänä syksynä vakiintunut suuren yleisön de facto -alustaksi. Modernit sivustot ovat mukana myös omille palvelimille asennettavan SharePointin uudessa 2019 -versiossa, jonka ensimmäinen versio julkaistiin koekäyttöön heinäkuussa.

Modernien SharePoint-sivustojen huikea kehitysvauhti takaa, että uusia olennaisia ominaisuuksia tupsahtelee käyttöön joka kuukausi. Modernia on myös se, että perus-SharePointia voi sutjakkaasti laajentaa ”Microsoftin avoimen lähdekoodin” avulla. Patterns and Practises -yhteisön kokoelmasta löytyy nykyisin valmiita koodeja ylä- ja alatunnisteisiin, kuvakelinkkeihin ja moneen muuhun perinteiseen intratoimintoon, joita ennen räätälöitiin joka IT-talossa erikseen.

 

2 – Teams, Teams, Teams

Intranetin käsite venyy ja paukkuu, mutta yksi on selkeää – intra ei enää ole vain yhdessä laatikossa, yhden selainpohjaisen palvelun sisällä. Tiukemmin SharePointin kylkeen on takertunut Teams, joka joillekin sopii jopa ainoaksi intra-alustaksi. Yleisimmin Teamsin rooli intraprojektissa on kuitenkin hanskata sinne parhaiten sopivia osia sisäisen tietotyön toiminnoista: Teamsiin muuttavat tyypillisimmin työtilat, laajemmat keskustelut, uutisten kommentit, kimppakyydit ja kirpputorit.

 

3 – Sähköinen työpöytä 2.0

Ympäri mennään, yhteen tullaan! Massiivisia kaiken työn keskipisteitä – sähköisiä työpöytiä – koodailtiin rivitolkulla vuosikymmenen alussa. Termi jäi onneksi sinne, mutta toiminnot ja tarpeet näyttävät tulevan takaisin.

Vaikka työpäivän toiminnot hajautuvat yhä enemmän yksittäisiin erikoistuneisiin sovelluksiin, halutaan käyttäjän hyppelyä palvelusta toiseen samanaikaisesti vähentää tuomalla tärkeät tiedot eri sijainneista yhteen käyttöliittymään. Teamsin lisäksi erilaisia kokoamasivuja, listauksia ja upotuksia, oman työn koontinäyttöjä sekä ilmoituksia rakennetaan taas myös SharePointiin.

 

4 – Jokainen viestii

Intranetin sisällöntuotannon vastuu jatkaa levittäytymistään yhä laajemmalle organisaatioon. Ennen intrassa viesti viestintä, nykyisin sisällön kirjoittaa ja julkaisee yhä useammin se ken aiheesta parhaiten tietää. Jokaisen tiiminvetäjän, projektipäällikön ja tukipalveluhenkilön työnkuvaan kuuluu tiedon julkaiseminen ja jakaminen. Viestinnän rooli keskittyy tukemaan ja sparraamaan organisaation muita käyttäjiä yhtenäisen sisältölinjan ja hyvän intrakielenkäytön omaksumisessa.

Palvelujen helppokäyttöisyys on ratkaiseva tekijä silloin, kun viestintää tehdään oman työn ohella ja epäsäännöllisesti. Modernit sivut madaltavat kynnystä hajauttaa viestintää, kun intrasivun sisällöntuotantoon ei enää tarvita päivän pituista luokkakoulutusta.

 

5 – Mobiili, ihan oikeasti

Mobiilikäyttömahdollisuus on jo vuosia keikkunut vaatimusmääritystaulukoissa tärkeänä rivinä. Vasta nyt näyttää kuitenkin siltä, että mahdollinen mobiilikäyttö konkretisoituu. Esimerkiksi hoiva-alan, opetuksen ja teollisuuden introissa käyttäjien valtaosalle kännykkä on ensisijainen käyttöliittymä. Intranetin suunnittelu saattaa alkaa muiden verkkopalvelujen tavoin ensisijaisen käyttöliittymän valinnalla – rakennetaanko intra mobiili-, Teams- vai webbikäyttö edellä?

Myös sisällön tuotanto mobilisoituu – intraa ei välttämättä enää päivitetä ”sitten rauhassa koneelta”, vaan samantien siellä missä tiedon päivittämisen tai uutisoinnin tarve tulee.

Blogikirjoitus on julkaistu alunperin Katjan vohveli-blogissa. Tutustu Katjan blogiin täältä!



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Champions-verkosto muutoksen tukena

Office 365 -pilvipalvelu tarjoaa monia tapoja parantaa työtä, mutta muutos ei synny itsestään. Avoimen, keskustelevan ja tietoa jakavan kulttuurin kehittäminen organisaatiossa vaatii paitsi teknisten valmiuksien kouluttamista, myös jatkuvaa tukea, hellävaraista ohjausta oikeaan toimintamalliin ja hyötyjen esille nostamista. Kuten muissakin muutoksissa, myös tietotyön kehittämisessä vertaistuki osoittautuu usein toimivaksi tavaksi muuttaa maailmaa.

 

Mitä ne championit on?

Champions-verkostoksi (tai muutosagenteiksi, edelläkävijöiksi, vertaistutoreiksi, tietotyömentoreiksi, joskus vähemmän kauniisti jopa myyriksi) kutsutaan organisaation sisälle muodostettua ryhmää, jonka tarkoitus on auttaa uusien toimintamallien juurruttamisessa. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi hyvän champions-verkoston luomiseen kannattaa satsata.

Millaisia ihmisiä kannattaa valita mukaan verkostoon? Verkostossa toimiminen ei vaadi esimiesasemaa, IT- tai viestintäroolia tai tietoteknistä osaamista, vaan asenne ratkaisee. Verkoston kasvattaja voi pyytää henkilökohtaisesti mukaan sellaisia ihmisiä, joilla on positiivinen suhtautuminen uuteen ja halu kehittää omaa työyhteisöä – hyviä tyyppejä, joilta muutenkin uskalletaan kysyä apua. Parhaiten toimii tasavertainen kattava peer-to-peer -malli, eli verkoston jäsenillä ei ole valtasuhteita ja mukana on edustajia kaikista organisaation osista.

 

Miten champions-verkosto toimii?

Championit otetaan mukaan uusiin toimintoihin heti alusta suunnittelemaan tai kommentoimaan tulevia toimintatapoja. Heidät koulutetaan ensimmäisenä ja verkosto saattaa toimia pilotoijina. Championeille tarjotaan tukimateriaalia ja oma suljettu ryhmä, jossa voi jakaa tietoa ja keskustella muutoksesta ja sen vaikutuksesta, kysyä apua verkostokollegoilta ja vinkata hyväksi havaituista käytännöistä. Championit ovat siis edelläkävijöitä uusien ominaisuuksien käyttöönotossa ja omaksumisessa.

Yksinkertaisimmillaan tämä riittää – championeilla ei välttämättä tarvitse olla mitään virallisia vastuita, vaan tavoitteena on, että verkoston jäsenet voivat auttaa vapaamuotoisesti kollegoitaan silloin, kun he apua kaipaavat tai asia tulee puheeksi. Toinen tärkeä championin tehtävä on toimia esimerkkinä ja käyttää itse työssään aktiivisesti uusia toimintamalleja, sekä ohjata omissa tiimeissään tai projekteissaan työskentelytapoja toivottuun suuntaan.

Championeilla voi olla myös ”virallisia vastuita”, esimerkiksi:

  • Päivystää omalla vuorollaan muutokseen liittyvää kysymys-vastauspalstaa tai aiheen somekanavaa ja vastata kysymyksiin
  • Olla nimetty tiiminsä tukihenkilöksi muutoksessa
  • Auttaa kädestä pitäen ensikokeilussa tai sovellusten asentamisessa
  • Jakaa materiaalia ja välittää saamaansa koulutusta eteenpäin
  • Kommentti- tai pilottivaiheessa esitellä uusia työtapoja ja -välineitä ja kerätä palautetta kollegoiltaan

 

Miksi ryhtyisin championiksi – eli miten verkostoa motivoidaan ja kehitetään?

Vaikka champions-verkosto perustuu parhaimmillaan vapaaehtoisuuteen, on ensiarvoisen tärkeää huomioida ja ohjeistaa verkoston jäsenille toivottu ajankäyttö ja esimerkiksi työsuorituskirjausten tekeminen, erityisesti jos verkostolla on sovittuja virallisia vastuita. Verkoston perustamiselle ja siihen osallistumiselle pitää tietenkin olla johdon ja osallistujien esimiesten selkeä tuki. Verkostosta kannattaa viestiä avoimesti myös muulle organisaatiolle ja tarjota halukkaille mahdollisuus liittyä verkostoon. Näin vältetään verkoston muodostuminen etuoikeutettujen salaseuraksi.

Verkoston ylläpidossa tärkeintä on korostaa osallistumisen hyviä puolia: championit saavat uudet ominaisuudet ensimmäisenä käyttöönsä, voivat osallistua koulutuksiin, tutustua materiaaliin ja hankkia tietoa ”luvan kanssa” eli kehittää itseään. Championit pääsevät vaikuttamaan tuleviin toimintamalleihin ja kehittämään koko organisaatiota paremmaksi työpaikaksi.

Hyvin toimivissa verkostoissa on mukana myös voimakas sosiaalisen yhteenkuuluvuuden tunne – verkoston jäsenille kannattaa antaa rutkasti (aiheellista!) kiitosta heidän työpanostuksestaan. Vain verkoston jäsenille tarkoitettu suljettu keskustelukanava on tärkeä esimerkiksi hankalien tilanteiden käsittelyyn ja vertaistukeen. Muistattehan seurata muutoksen etenemistä ja juhlia yhdessä onnistumisia esimerkiksi illanvieton merkeissä?

Mukavia verkostohetkiä ja tsemppiä muutokseen!

Blogikirjoitus on julkaistu alunperin Katjan vohveli-blogissa. Tutustu Katjan blogiin täältä!

 

KUINKA RAKENTAA TEHOKAS TIIMI MUUTOKSEN JALKAUTTAMISEKSI?

Huhtamäellä toteutettiin noin 6500 toimistotyöntekijää käsittävä siirtyminen Microsoftin pilvipalveluihin. Yksi suurimmista onnistumiseen siivittäneistä tekijöistä oli yrityksen sisäisen champions-verkoston rakentaminen.

Lue siitä lisää täällä



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Miten voin selata kaikkia Teams-tiimejä?

Microsoftin Teams -palvelun suosion kasvaessa yhä useammassa organisaatiossa on perustettu tiimejä joka tarpeeseen – ja hyvä niin! Tiimien määrän kasvaessa tehokkaiden listaus- ja hallintatoimintojen merkitys korostuu. Miten uutta tiimiä suunnitteleva käyttäjä voisi varmistaa, onko joku muu jo perustanut aiheesta tiimin? Entä miten voi tutustua ja liittyä kaikkiin tarjolla oleviin kiinnostaviin tiimeihin? Ei ihan simppeli juttu sittenkään. Tässä kirjoituksessa käydään läpi tiimien listaamisen, löytämisen ja tiimeihin liittymisen toimintoja.

 

Teams

Luonnollisin tapa löytää ja listata tiimejä on tietenkin Teams-palvelun oma käyttöliittymä. Tiimit-navigaatiossa sivun alareunassa on toiminto Liity tiimiin tai luo tiimi, josta klikkaamalla aukeavassa näkymässä on neljä toimintoa:

  1. uuden tiimin luominen
  2. liittyminen olemassa olevaan tiimiin liittymiskoodin avulla
  3. minulle ehdotettujen / suositeltujen julkisten tiimien listaus
  4. hakutoiminto julkisten tiimien etsimiseen tiimin nimen perusteella

Teamsin oma käyttöliittymä ei siis listaa kaikkia tarjolla olevia tiimejä, vaan ainoastaan sinulle suositeltujen julkisten tiimien osajoukon (3). Suositukset perustuvat Microsoft Graphin tekoälyyn (kuten myös esimerkiksi Delven ja SharePoint-kotisivun suositukset), eli todennäköisesti sinulle näkyy suosituksissa tiimejä joissa esimiehesi tai kollegasi ovat mukana.

Jos suositelluista tiimeistä ei löydy sopivaa, tiimejä voi myös etsiä hakutoiminnon avulla (4). Haku on tällä hetkellä varsin rajoittunut – se löytää kyllä kaikki julkiset tiimit, mutta vain jos hakusana on täsmälleen tiimin nimi tai sen alkuosa. SharePointin hausta tuttu asteriski (*) katkaisumerkkinä ei täällä toimi, eikä haun kautta saa mitenkään listattua kaikkia tiimejä.

Oikean tiimin löytämiseen ja siihen liittymiseen on tullut kesän aikana helpotusta liittymiskoodin (2) myötä. Tiimin omistaja voi luoda liittymiskoodin ja jaella sen tiimistä kiinnostuneille, jotka voivat sitten käyttää helppoa merkkijonoa tiimin jäseneksi liittymiseen.

Teamsin käyttöliittymä on siis optimoitu käyttötapauksiin, joissa

  • tiedän julkisen tiimin tarkan nimen, joten voin hakea tiimin hakukentän kautta ja liittyä siihen
  • olen saanut liittymiskoodin, jonka avulla voin liittyä (myös yksityiseen) tiimiin
  • haluan selata minulle suositeltuja julkisia tiimejä ja liittyä kiinnostaviin tiimeihin

Teamsin käyttöliittymän kautta ei kuitenkaan pysty tarkastelemaan kaikkien julkisten tiimien listausta tai luotettavasti etsimään tiimejä, joiden nimi tai kuvaus sisältää tietyn hakusanan. Entäs muut vaihtoehdot?

 

Outlook

Koska kaikki Teams-tiimit pohjautuvat Office 365 -ryhmiin, tiimejä voi selata Outlookin Ryhmien listauksen kautta. Ryhmälistaukseen pääsee Outlookin selainversiossa vasemman navigaation Ryhmät > Lisää > Tutustu -polun kautta. Outlookin työpöytäsovelluksessa sama toiminto löytyy yksittäisen ryhmän toimintovalikosta Selaa ryhmiä -otsikolla. Ryhmälistauksessa näkyvät myös yksityiset ryhmät, ja hakutoiminto mahdollistaa osasanan ja katkaisumerkin käytön. Outlookin ryhmien listauksessa on kuitenkin kaksi isoa ongelmaa Teams-näkökulmasta:

  1. listauksessa näkyvät kaikki Office 365 -ryhmät – myös sellaiset, jotka eivät ole Teams-tiimejä
  2. listaus ei oletusarvoisesti näytä enää ollenkaan Teamsin kautta kesän 2018 jälkeen luotuja tiimejä

Haasteeksi voi muodostua myös se, että Outlookin listauksesta aukeaa ryhmän sähköpostinäkymä, ja missään ei ole tarjolla suoraa linkkiä mahdolliseen tiimiin Teams-palvelussa. Outlookin ryhmien listauskaan ei siis ole kovin luotettava keino tiimien etsimiseen ja selaamiseen.

 

SharePoint

Tiimien etsiminen SharePointin kautta perustuu samaan logiikkaan kuin Outlookin ryhmälistauksen käyttäminen: koska jokaiseen tiimiin liittyy Office 365 -ryhmä, ja jokaisella ryhmällä on SharePoint-sivusto, voimme etsiä kiinnostavia tiimejä myös SharePoint-sivustojen listauksen kautta. Helpoin tapa tutustua sivustojen valikoimaan on siirtyä vohvelivalikosta SharePoint-kotisivulle, käynnistää haku ja rajata haku sitten pelkästään sivustoihin tulossivun välilehdistä. SharePointin sivustojen listauksessa on kuitenkin Outlookin listauksen tavoin puutteita:

  1. listauksessa näkyvät ihan kaikki SharePoint-sivustot – myös sellaiset, joihin ei liity Teams-tiimiä tai edes Office 365 ryhmää
  2. listaus ei näytä yksityisten tiimien sivustoja, vaan ainoastaan julkiset

Pääkäyttäjä pystyy tarjoamaan perinteiseen hakutulossivuun rajauksen, jolla haun voi kohdistaa vain moderneihin tiimisivustoihin (joihin liittyy Office 365 -ryhmä). Vakiotoiminnoilla ei kuitenkaan ole mahdollista rajata hakua pelkästään sellaisiin ryhmäsivustoihin, joihin on kytketty myös Teams-palvelu. Outlookin tavoin hakutuloksen linkistä avautuu SharePoint-sivusto, josta ei löydy suoraa siirtymälinkkiä mahdolliseen Teams-tiimiin.

 

Järjestelmänvalvojan työkalut

Tavallisen käyttäjän keinoilla ei siis mitenkään pysty listaamaan kaikkia tarjolla olevia Teams-tiimejä. Järjestelmänvalvojilla ja sovelluskehittäjillä on hieman laajempi työkalupakki, mutta yhtä viisasten kiveä valmiiseen tiimilistaukseen ei heiltäkään vielä löydy. Tällä hetkellä käytettävissä ovat nämä vaihtoehdot:

  • Hallintaportaalit, joissa voi käyttöliittymän kautta listata esim. Office 365 ryhmät (Exchange hallinta) tai ryhmäsivustot (uusi SharePoint hallintasivusto) – mutta varsinaista tiimien listausta ei täältäkään löydy. Listauksen pystyy kuitenkin hallintaportaalissa rakentamaan esim. Audit log -toiminnolla.
  • PowerShell, jolla voi kysellä ryhmät, joihin liittyy Teams-ominaisuuksia (tarjolla myös uudet Teams-komennot)
  • Graph API:n uudet toiminnot (vielä betavaiheessa)

Microsoft myllää, uudistaa ja laajentaa parhaillaan rajapintoja ja skriptikomentoja Teams-tiimeihin liittyen, joten helpotusta listauksiin lienee tulossa. Tällä hetkellä pääkäyttäjä saa kuitenkin olla tarkkana räätälöityjen listausten kanssa – yksiselitteistä ”onko ryhmä myös tiimi vai ei” -komentoa ei löydy, ja vanhat kikat kuten TeamChat-kansion tutkiminen eivät enää päde uusissa ryhmissä.

 

Yhteenveto

Tavallinen käyttäjä ei vakiotoiminnoilla pääse tällä hetkellä selaamaan kaikkia organisaation julkisia tiimejä. Paras toimintatapa vaihtelee käyttötarkoituksen mukaan:

  • Jos tiedossa on tiimi, johon haluaa liittyä, voi pyytää tiimin omistajaa kutsumaan tiimiin tai jakamaan liittymiskoodin. Julkisen tiimin löytää myös Teamsin haulla, kunhan tietää tarkalleen nimen tai sen alkuosan.
  • Jos haluaa tutustua kiinnostaviin tiimeihin, Teams-käyttöliittymän Suositeltujen tiimien listaus tarjoaa todennäköisesti sopivia ehdotuksia
  • Jos haluaa varmistaa, onko tietystä aiheesta jo olemassa tiimejä, voi SharePointin haun kautta etsiä julkisia sivustoja hakusanalla. Yksityisiä tiimejä, varsinkin viime aikoina luotuja, ei tavallinen käyttäjä pääse selailemaan.

Jos tiimien hakemisto, suodattaminen esim. omistajan tai luontiajan mukaan ja tiimien haku vapaalla asiasanalla on teille tärkeää, kannattaa pyytää IT:ltä mukautettu komponentti tähän. Rajapintoja käyttämällä voidaan toteuttaa listaus- ja hakutulossivu esimerkiksi osaksi intranetia.

Blogikirjoitus on julkaistu alunperin Katjan vohveli-blogissa. Tutustu Katjan blogiin täältä!



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Thrive – korvienvälin tuuletusta Sloveniassa

Viime vuosina elo Microsoft-kumppaniyrityksessä konsulttina on ollut ihan sananmukaisesti jatkuvaa opiskelun oravanpyörää. Siinä missä ennen riitti uuden omaksuminen ja sertifiointi kerran kolmessa vuodessa (SharePointin versioiden mukana), nykyään tuntuu, että jos aivot kääntää nollille viikonlopuksi, on maanantaina jo pudonnut kärryiltä. Ja minusta se on upeaa! Koskaan aiemmin ei tavallisen tietotyöläisen oman työn tukipalvelujen setti ole parantunut tällaisilla harppauksilla. Meille konsultinretkuille se tarkoittaa sitä, että oman osaamisen kehittäminen ei ole HR-sanahelinää vaan jokapäiväistä arkea.

Ylivoimaisesti enin osa uuden oppimisesta tapahtuukin siellä arjessa – se on podcasteja korvanapissa lapsia kouluun kuskatessa, Vesa Juvonen ja PnP-demo telkkarissa lauantain aamukahviseurana, blogilista kännykän syötteenlukijassa lentokenttäbussissa ja jopa hieman ahdistavan pitkä jono Ignite-videoita katseltavana todo-listalla. Toisinaan on kuitenkin iso ilo tempaista itsensä arjen keskeltä keskittymään oppimiseen. Vaikka omat työt kulkevat ihan sutjakkaasti mukana ympäri maailmaa, paikanvaihdos auttaa irtautumisessa. Ja tietysti ihan oma lukunsa on nokikkain kohtaamisen verkostoitumishyöty. Sloveniaan seminaariin, siis!

Thrive (http://www.thriveconf.com/) järjestettiin aiemmin nimellä SharePoint Days. Uudelleenbrändäystä ja laajennusta tarvitaan, tottakai, koska tietotyön palvelut ovat loikkineet ulos SharePoint-laatikosta. Puhujasetti on vakuuttava ja pääosin tuttu muista eurooppalaisista alan tapahtumista, mutta mukaan mahtuu toki vähemmän tunnettuja paikallisia puhujiakin. Muita suomalaisia osallistujia en vielä ensimmäisen aamupäivän aikana ole löytänyt – tavallaan ymmärrettävää, koska tapahtuman markkinointi uudella nimellä on tainnut olla melko hiljaista. Ehkä samasta syystä myös osallistujamäärä jää alle sadan. Kuuteen saliin jaettuna saamme siis nauttia melko intiimistä tunnelmasta – ainakin osallistumis- ja kyselykynnys on matala.

Tapahtumapaikkana on kaunis wanha kylpylä-kongressi-retriittihotelli Rimske Terme (https://www.rimske-terme.si/en/). Kaukaa matkaavan osallistujan näkökulmasta paikka on ns. korvessa, mutta onneksi paikallisjunailu joen vartta huikeiden vuoristomaisemien välissä on erittäin hyvä tapa kääntää antennit vastaanottoasentoon ja irti arjesta. Ensimmäisenä päivänä olen jo nautiskellut Spencer Harbarin ja Paolo Pialorsin keynote-esityksen (pohdintaa siitä, minne Microsoft on meitä viemässä, mikä on pilven ja paikallisen valinnan pointti ja pitäisikö .net-ohjelmoijan jo eläköityä), Paolon hyvän GDPR-esityksen (tästä blogipostausta myöhemmin!), Todd Klindtin session PowerShellistä ja Patrick Guimonetin ei-niin-teknisen esityksen digitaalisen työympäristön perusteista, suunnittelusta ja jalkauttamisesta.

Luvassa vielä paljon uusia ideoita ja hyödyllisiä pikkuvinkkejä omaan maailmanparannustyöhön – sinne arkeen, jossa toivottavasti tavataan taas ensi viikolla. Aurinkoista työviikkoa sinulle!

Intranetin sisältörakenteen ja navigaation suunnittelu

Nykyään helppojen teknisten toteutusten myötä intrauudistuksen suurin pähkinä on sisällön, rakenteen ja navigoinnin suunnittelu. Tästä apuja!

 

Ymmärrä termit

Sisältö voi olla joko

  1. intranetiin fyysisesti tallennettua (sivuja, tiedostoja, listakohteita kuten tapahtumia, kuvia) tai
  2. muualle tallennettua, mutta intran sivuille näkyviin tuotua

Ykköskategoriaan kuuluvat yleensä intranetin navigaatiosta aukeavat sisältösivut sekä intraan sisältösivuja täydentämään tallennetut tiedostot ja kuvat. Intraan tuotettava tai tallennettava sisältö jakautuu karkeasti kahteen tyyppiin:

  1. asiasisällöt, eli sivut ja tiedostot joilla viestitään yhteisiä ohjeita, toimintamalleja, prosesseja, lomakkeita, mallipohjia
  2. ajankohtaissisällöt, eli uutiset, blogit ja tapahtumat

Kakkoskategorian sisällöt eivät ole teknisesti intran sisältöjä – eli niillä on kotipesä jossain muualla, esimerkiksi dokumentinhallinnassa, ryhmätyösivustoissa, nettisivuilla, Yammerissa jne. Tyypillisesti näitä sisältöjä nostetaan intranetin sivuille näkyviin upotuksina (Yammer, Facebook), syötteinä (RSS), tarkoitukseen räätälöidyillä webosilla (M-files, PowerBI) ja hakupohjaisilla webosilla.

Intran rakenteen ja navigaation suunnittelun ensimmäisenä steppinä kannattaakin tunnistaa intran kautta jaeltavien sisältöjen kotipesä. Onko esimerkiksi etusivun uutisvirta intranet-sivustoon tallennettuja uutissivuja vain Yammerin Ajankohtaista-ryhmän upotus? Tallennetaanko IT:n tuottamat järjestelmäohjeet suoraan intranetiin vai IT-tiimin julkiseen työtilaan (josta ne nostetaan hakuwebosalla intranetiin liittyvän sivun kylkeen tarjolle).

Rakenne viittaa intranetin sisälle tuotetun sisällön (ykköskategoria) sijantiin SharePointin tietorakenteissa eli sivustokokoelmissa, sivustoissa, listoissa ja kirjastoissa. SharePoint-intranetissa tärkein rakenteen suunnittelua ohjaava tekijä on sisällön käyttöoikeus – navigaation muodostamiseen rakennetta ei tarvita. Intranetin sisällöt kannattaa suunnitella kaikille organisaation käyttäjille avoimeksi, ja tallentaa lukuoikeuksiltaan rajoitetut sisällöt esim. ryhmän omaan työtilaan.

Mikäli intranetissa kuitenkin on luku- tai sisällöntuotanto-oikeuksiltaan rajoitettuja osioita, kannattaa rakenne suunnitella niin, että näillä osioilla on omat alisivustonsa. Jos taas kaikkea intran sisältöä koskevat yhtäläiset oikeudet, alisivustorakenteita ei välttämättä tarvita ollenkaan. Rakennesuunnittelua voi tällöinkin olla tarve tehdä esimerkiksi hajauttamalla sisältöjä aihepiireittäin eri tiedostokirjastoihin tai kuvapankissa kansioihin.

Navigaatio on intranetin käyttäjälle näkyvä ensisijainen polku eri sisältöihin. Navigaatio voi olla joko rakenteinen (muodostuu fyysisen alisivustorakenteen perusteella) tai hallittu eli termipohjainen (muodostuu järjestämällä sivuihin liittyvät navigaatiotermit keskenään valittuun hierarkiaan, eli siirtelemällä sivuja termijoukossa toistensa alle). Navigaatiolla ei siis välttämättä ole mitään tekemistä fyysisen sisältörakenteen kanssa, mutta jos alisivustorakennetta intrassa käytetään, on selkeintä käyttää myös rakenteista navigaatiota.

Nykyisin ensisijaisena vaihtoehtona harkitaan matalaa rakennetta ja hallittua navigaatiota, koska hallittu navigaatio on käytössä rakenteista navigaatiota huomattavasti nopeampi. Ero yksittäisen sivulatauksen kestossa eri navigaatiovalinnoilla voi pahimmassa tapauksessa olla useita sekunteja.

Hienoa, termit hallussa! Jatketaan suunnittelemaan navigaatiota.

 

Päänavigaatio pähkinänkuoressa

Intranetin päänavigaatio on jokaisella sivulla samansisältöisenä sivun yläreunassa näkyvän vaakapalkki. Hyvä määrä päänavigaatiossa näkyville ns. ensimmäisen tason termeille on 5-8 navigaatiolinkkiä. Päänavigaation linkistä voi hiiren päälleviennillä (savolaisittain) aueta tai olla aukeamatta pudotusvalikkona näkyviin seuraavat, kakkos- ja kolmostason sisällöt.

Käytännössä intran päänavigaation ryhmittely menee useimmiten näin:

Asiasisältö, ts. intraan suoraan tuotettavat ohje- ja asiasivut ja niihin liittyvät tiedostot, jakautuu kolmeen ”laariin”:

  1. Organisaation nimi / Info / Tietoa meistä / Me / tms
    • sisältää osin nettisivujen kanssa päällekkäistä perustietoa siitä, kuka me ollaan ja mitä tehdään
    • organisaatiokuvaus, strategia, johto, arvot, toimintaperiaatteet, säätelevät lait jne
    • sisällöntään monesti aika suppea osio
  2. Tukipalvelut / Palvelut / Työn tuki / Näin tuemme / tms
    • sisältää tukipalvelujen sivustot ja tuottaman materiaalin, yhteistä kaikille, ohjeita
    • HR, IT, viestintä, laatu, talous, johto, kiinteistöt, kehittäminen, koulutus, jne
    • sisällöltään tyypillisesti laajin intraosio
    • tämä osio saattaa vallata päänavigaatiosta useammankin täpän, esim. Henkilöstö / HR-asiat jaetaan monesti kokonaan oman päänavin kohdan alle
  3. Toimintamme / Näin toimimme / Töissä meillä / Liiketoiminta-alueet / Prosessit tms
    • ko. organisaation (liike)toiminnan kuvaukset, prosessikuvaukset, toimintamallit, LoB-kohtaiset asiat
    • eniten vaihteleva osio, joillakin todella laaja ja haarautuva, joillakin suppeampi – tämäkin saattaa olla useamman päänavin täpän alla, esim. Koulutus / Konsultointi

Muut päänavigaation linkit:

  1. Ajankohtaista / Uutiset / Nyt / tms
    • täältä löytyy vaihdellen uutisarkisto, tapahtumat, kalenterit, blogit, somesyötteet jne samoja kuin etusivulla mutta laajemmin
  2. Työtilat / Oma työ / Ryhmät / Tiimit / Sivustot
    • ryhmätyön toiminnot, esim. työtilahakemisto + ohjeet ja kuvaukset, nostoja omista työtiloista tms
  3. Etusivu – toki etusivuun pääsee myös intran logon linkistä, mutta silti Etusivu -linkki tai kotimökki löytyy monesta päänavigaatiosta

Erilaisia sisältöä kokoavia hakemistoja ja koontisivuja tehdään nykyisin myös paljon (katso seuraava luku), esim. kaikki Ohjeet, Lomakkeet, Tiedostot, Palveluhakemisto, Asiasanasto tms – ja nämä voivat sitten intrasuunnittelutiimin maun mukaan löytyä suoraan päänavista tai alisivuilta tai linkkeinä esim. etusivulla tai ylä- tai alatunnisteessa.

Päänavigaatiosta on hyvä aloittaa intranetin informaatioarkkitehtuurin suunnittelu. Valistunut (tai jakomielinen) intratiimi huomaa suunnitteluvaiheessa pian, että sama asiahan oikeastaan kuuluu useamman polun päähän. Päänavigaatio on aina vain yksi näkemys siitä, miten asioita voi jäsennellä. Miten sitten autetaan toisin ajattelevia?

 

Yksi kotipesä, monta polkua

Intranetin sisältösuunnittelun nyrkkisääntö on, että sama sisältö ylläpidetään aina vain yhteen paikkaan. Sisällöllä pitää siis olla suunniteltuna yksi fyysinen kotipesä, intranetin sivu jota tarvittaessa päivitetään. Sisältöön pääsee aina käsiksi navigaatiosta tietyn polun kautta – esimerkiksi vuosiloma-ohjeistukseen pääsee klikkailemalla intrassa polkua Työn tueksi > Henkilöstöasiat > Työsuhde > Vuosilomat.

Koska meillä ihmisillä on kuitenkin jokaisella omanlaisensa aivot, ja intran on tarkoitus tarjota mahdollisimman helppo ja hyvä sisältöjen saatavuus, kannattaa navigaatio ajatella vain yhtenä polkuna tietoon. Toisinajattelijoita palvellaan tuomalla metatietojen avulla intraan tarjolle rinnakkaisia polkuja. Käytän usein tällaista esimerkkiä noista eri poluista:

Intrasta löytyy esimiehille tarkoitettu ohje työajanseurantajärjestelmän käytöstä. Osa käyttäjistä mieltää sisällön kuuluvaksi työsuhdeasioihin (esim. polku HR > Työsuhde > Työaika), osa lähtisi etsimään sitä tietojärjestelmien alta (IT > Järjestelmät > Populus), osan mielestä sen tulisi löytyä Esimiehille suunnatuista sisällöistä ja osa lähtisi ensisijaisesti etsimään Ohjeet-kokoelmasta.

Tässä esimerkissä intraan rakennetut polut voisivat olla vaikka tämmöisiä:

  • sisällön kotipesäksi (sivun tai tiedoston sijainti navigaatiossa) on tässä esimerkissä valittu IT > Järjestelmät > Populus
  • sisältöön on liitetty metatieto Muut liittyvät sivut, johon on annettu arvoksi HR > Työsuhde > Työaika -sivu
  • sisältöön on liitetty metatieto Kohderyhmä, jonka arvo Esimiehet
  • sisältöön on liitetty metatieto Sisältötyyppi, jonka arvo Ohje > Järjestelmäohje

Intrassa Työaika-sivulla on webosa, joka nostaa automaattisesti näkyviin liittyvää sisältöä, tässä tapauksessa Populus-sivun.

Intrasta löytyy (esim. linkkinä etusivulta, ylätunnisteesta tai omana navigaationkohteena) myös koontisivu Ohjeet, jossa oleva webosa näyttää automaattisesti kaikki sivut ja tiedostot, joiden Sisältötyyppi on Ohje. Ohjeiden koontisivulla ohjelistausta voi myös suodattaa ohjetyypin (Järjestelmäohje) ja muiden tietojen perusteella, ja ohjeisiin voi ko. listauksessa suoraan kohdistaa myös sanahaun.

Intran hakusivustolla sisältöä voi suodattaa myös kohderyhmän mukaan. Esimiehille tarkoitettuja sisältöjä etsivä voi siis yhdellä klikkauksella Intran tulosjoukosta rajata näkymiin vain ne sivut ja tiedostot, joiden kohderyhmä on Esimiehet.

Esimerkin sisältö siis ylläpidetään yhdellä sivulla (Populus), johon pääsee navigaatiopolkua IT > Järjestelmät > Populus. Kuitenkin sama sisältö on saatavilla myös navigaatiopolusta HR > Työsuhde > Työaika, Ohjehakemistosta ja Esimiehet -hakutuloskoosteesta.

Eri polkujen toteuttaminen samaan sisältöön vaatii intranetin uudistusvaiheessa kahdenlaista työtä – pitää suunnitella ja kerätä metatiedot (kaikki ne näkökulmat, joista sisältöjä voidaan jäsennellä) ja toteuttaa tekniset automaattiset nostot, koontisivut ja hakemistot. Kun koneisto on viritetty, ylläpito sujuu normaalin sisällöntuotannon yhteydessä ja intran käyttäjä kiittää!

Tämä blogiartikkeli on julkaistu myös Vohveli.fi-blogissa.



Microsoft-konsultti, erityisosaamisena O365 ja SharePoint, sydäntä lähellä ryhmätyö, intranetit, hakutoiminnot ja hankintojen hyötykäyttö. MVP | MCT | MCITP | MCPD | MCTS | MCSA. Sähköposti: katja.jokisalo@sulava.com, Twitter: @katjajokisalo.

Microsoftin moderni intranetalusta on nopea, näppärä ja näyttävä

Pilvipalvelujen viime vuosien kehityksessä SharePoint oli hetken aikaa sivustakatsojan roolissa: vaikka O365 palvelujen maailma myllersi ympärillä, introjen ja tiimisivustojen sisällä palikat pysyivät suurinpiirtein siinä, mihin SharePointin vuonna 2013 julkaistu versio ne asetti. Viime vuonna Microsoft kuitenkin aloitti SharePointin tulevaisuutta mullistavien uudistusten sarjan tuomalla modernit käyttöliittymät kirjastoihin ja modernin tiimisivuston osaksi Ryhmät-toimintoa. Tuorein pala paletissa on moderni viestintäsivusto (Communication Site).

Pitääkö tästä innostua?

Ehdottomasti! Viestintäsivusto peittoaa perinteisen julkaisusivuston erityisesti sillä tärkeimmällä sektorilla – se tekee käyttäjien (työ)elämästä parempaa. Liikkuvat loppukäyttäjät osaavat arvostaa sitä, että intranet ei enää ole erillinen saareke. Uutiset ja sisällöt kulkevat aidosti mukana taskussa ja näkyvät siellä, missä työ tapahtuu. Sivut ovat täysin responsiivisia, skaalautuvat kauniisti eri laitteille ja latautuvat nopeasti. Sisällöntuottajia hemmotellaan laajalla rintamalla. Sivuille saa näppärästi haluamansa palstajaon, olennaisille sisällöille (uutiset, korostettavat asiat ja dokumentit, ihmiset, tapahtumat, videot jne) on tarjolla valmiita näppäriä webosia, sisältöä voi kopioida muotoiluineen vaikkapa tiedostoista, uutinen syntyy kätevästi kännykälläkin ja kuvan voi raahata sisältöalueeseen. Mainitsinko jo, että kuvan voi raahata?

Viestintäsivuston kehityksessä on siis otettu voimakkaasti mallia tämän hetken johtavista julkaisujärjestelmistä. Teknisesti suurin muutos konepellin alla on wanhan koodin hylkääminen kokonaan. Perinteisillä julkaisusivustoilla on pitkä historia ja huikean laaja ominaisuussetti. IT-maailmassa tämä tyypillisesti tarkoittaa kilotolkulla spagettia, joka hidastaa sivujen latautumista ja tekee kehityksessä mukana pysymisestä monimutkaista. Modernit viestintäsivustot lähtevät puhtaalta pöydältä rakentamaan palvelua vastaamaan nykypäivän tarpeisiin.

Mihin se kissa on haudattu?

Puhdas pöytä on – (noh, miten sen nyt kauniisti sanoisi) – tyhjä. Viestintäsivustoilla on pihvi huikean paljon paremmin hanskassa kuin perinteisillä julkaisusivustoilla, mutta lisukkeissa ei vielä juuri ole valinnanvaraa. Microsoftin Dan Holme kertoi Collaboration Summit -tapahtumassa tällä viikolla, että tuotekehityspanokset suunnataan nyt perinteisten julkaisuominaisuuksien parhaiden palojen tuontiin uudelle alustalle. ”We’re going there” – mutta spagetin purkaminen ottaa aikansa. Uusi ei todellakaan mahdollista heti kaikkea samaa mitä vanha.

Viestintäsivustot tuovat mukanaan myös aivokoppaa nytkäyttävän pohdinnan intranetin rakenteiden ja vastuiden muutoksesta. Perinteinen intra on viestinnän linnake, josta sisällöntuotanto-oikeuksien vallihaudan takaa toitotetaan organisaation oikeaa totuutta kaikelle kansalle. Modernit viestintäsivustot haluavat hajauttaa sisällön julkaisun ja tuoda jokaisen äänen kuuluville. Idean ytimessä on ajatus siitä, että ryhmillä on jatkossa kaksi sivustoa: tiimisivusto porukan sisäiseen työskentelyyn ja viestintäsivusto työn ja sen tulosten jakamiseen muulle organisaatiolle. Pähkäiltäväksi jää, korotetaanko yksi viestintäsivustoista kaikille yhteiseksi The Intranet -sivustoksi, vai rakennetaanko intranetin etusivu ja muut ei-kenenkään-omistamat osat esimerkiksi SharePoint-kotisivun päälle.

Noh, joko sitä saa (ja kannattaako?)

Viestintäsivustot tulevat tarjolle First Release -moodissa oleviin tenantteihin toisen vuosineljänneksen aikana – eli ihan ihan kohta, kesäkuun loppuun mennessä. Valmis tuote ei tällöin tietenkään vielä ole. Suuri osa tarpeellisista ominaisuuksista (mm. brändäys, sivustojen jaettu navigaatio, sivutemplaatit) putkahtaa tarjolle vasta syksyllä. Syyskuun Ignite-tapahtumalta on lupa odottaa paljon sellaisia ominaisuusjulkistuksia, jotka kirittävät viestintäsivustot takamatkalta mukaan kisaan perinteisten julkaisusivustojen kanssa.

Intrauudistusta juuri nyt suunnittelevien ei kuitenkaan kannata lyödä hanskoja naulaan, vaan istahtaa alas ja listata konkreettiset plussat ja miinukset. Jos mikään vielä tällä hetkellä puuttuva ominaisuus ei ole showstopperi, valintavaaka voi kallistua jo nyt nopean, näppärän ja näyttävän puolelle.

Kurkkaa Microsoftin materiaalit viestintäsivustoista: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Reach-your-audience-via-SharePoint-communication-sites-in-Office/ba-p/70079

Jos puntaroit tämän vaikutuksia teidän intrakuvioihin, huikkaa ihmeessä Skypellä tai sähköpostitse niin aprikoidaan yhdessä. Ei maksa mittään! katja@sulava.com

Jaetun kalenterin tarkastelu Outlook-mobiilisovelluksella

Moni organisaatio käyttää avoimia kalentereita, eli kollegan varaustilannetta pääsee kurkkimaan Outlookin kalenterin kautta lisäämällä kiinnostavat kalenterit omaan näkymään. Kännykkäkäytössä toteutus ei kuitenkaan ole ihan niin yksinkertainen, sillä Outlookin mobiilisovelluksessa ei pääse selaamaan tai avaamaan jaettuja kalentereita. Yksittäiset kalenterit saa kuitenkin kikkailtua näkyviin näin:

  1. pyydä kollegaa julkaisemaan kalenterinsa sinulle .ics-linkkinä
  2. avaa julkaistu kalenteri linkin avulla internet-kalenterina omassa Outlookissa

 

Ykköskohdassa tarvitset kollegan apua. Pyydä häntä kirjautumaan O365-portaaliin ja siellä rattaasta kalenteriasetuksiin. Kalenterin asetussivulla avataan Jaetut kalenterit / Shared Calendars -otsikon alta Kalenterin julkaiseminen / Calendar Publishing.

Julkaisusivulla valitaan toisesta alasvetovalikosta toivottu jakamisen taso, esim. vain vapaa / varattu -tiedot tai kaikki kalenteritapahtuman tiedot, ja klikataan Tallenna / Save. Tallennuksen jälkeen samalle sivulle ilmestyy näkyviin kaksi linkkiä: html-jakolinkki ja ics-jakolinkki. Pyydä kollegaa kopioimaan ja lähettämään sinulle niistä alempi eli ics-jakolinkki.

Kun saat linkin, siirry kakkoskohtaan. Avaa itse oma kalenterisi selaimella OWA:n kautta. Kalenterin vasemman reunan kalenterilistassa klikkaa hiiren oikealla painikkeella ryhmän nimeä (Omat kalenterit) ja valitse Avaa kalenteri. Laita saamasi .ics-linkki kohtaan Internetistä ja valitse Avaa.

kalenterijakoliitos

Kun kalenteri on tällä tavoin julkisen ics-jakolinkin kautta internetkalenterina liitetty OWA:aan, se synkronoituu myös Outlook-mobiilisovellukseen ja voit tarkastella kollegan kalenteria kännykällä.

Postaus on aiemmin julkaistu Katjan vohveli.fi -blogissa, jossa ihmetellään O365- ja SharePoint-asioita selkosuomeksi.