Introjen maailmassa on tapahtunut viimeisen vuoden aikana hurjasti kaikkea – vihdoinkin mennään rytinällä eteenpäin kohti paremmin palvelevia sisäisiä järjestelmiä. Mutta mitkä ovat tämän hetken Top 5 trendiä intraprojekteissa?
1 – Moderni SharePoint
Uusi hehkeä SharePoint viestintäsivustojen muodossa on ollut pilviasiakkaille käytettävissä jo reilun vuoden, mutta vasta tänä syksynä vakiintunut suuren yleisön de facto -alustaksi. Modernit sivustot ovat mukana myös omille palvelimille asennettavan SharePointin uudessa 2019 -versiossa, jonka ensimmäinen versio julkaistiin koekäyttöön heinäkuussa.
Modernien SharePoint-sivustojen huikea kehitysvauhti takaa, että uusia olennaisia ominaisuuksia tupsahtelee käyttöön joka kuukausi. Modernia on myös se, että perus-SharePointia voi sutjakkaasti laajentaa ”Microsoftin avoimen lähdekoodin” avulla. Patterns and Practises -yhteisön kokoelmasta löytyy nykyisin valmiita koodeja ylä- ja alatunnisteisiin, kuvakelinkkeihin ja moneen muuhun perinteiseen intratoimintoon, joita ennen räätälöitiin joka IT-talossa erikseen.
2 – Teams, Teams, Teams
Intranetin käsite venyy ja paukkuu, mutta yksi on selkeää – intra ei enää ole vain yhdessä laatikossa, yhden selainpohjaisen palvelun sisällä. Tiukemmin SharePointin kylkeen on takertunut Teams, joka joillekin sopii jopa ainoaksi intra-alustaksi.
Yleisimmin Teamsin rooli intraprojektissa on kuitenkin hanskata sinne parhaiten sopivia osia sisäisen tietotyön toiminnoista: Teamsiin muuttavat tyypillisimmin työtilat, laajemmat keskustelut, uutisten kommentit, kimppakyydit ja kirpputorit.
3 – Sähköinen työpöytä 2.0
Ympäri mennään, yhteen tullaan! Massiivisia kaiken työn keskipisteitä – sähköisiä työpöytiä – koodailtiin rivitolkulla vuosikymmenen alussa. Termi jäi onneksi sinne, mutta toiminnot ja tarpeet näyttävät tulevan takaisin.
Vaikka työpäivän toiminnot hajautuvat yhä enemmän yksittäisiin erikoistuneisiin sovelluksiin, halutaan käyttäjän hyppelyä palvelusta toiseen samanaikaisesti vähentää tuomalla tärkeät tiedot eri sijainneista yhteen käyttöliittymään. Teamsin lisäksi erilaisia kokoamasivuja, listauksia ja upotuksia, oman työn koontinäyttöjä sekä ilmoituksia rakennetaan taas myös SharePointiin.
4 – Jokainen viestii
Intranetin sisällöntuotannon vastuu jatkaa levittäytymistään yhä laajemmalle organisaatioon. Ennen intrassa viesti viestintä, nykyisin sisällön kirjoittaa ja julkaisee yhä useammin se ken aiheesta parhaiten tietää. Jokaisen tiiminvetäjän, projektipäällikön ja tukipalveluhenkilön työnkuvaan kuuluu tiedon julkaiseminen ja jakaminen. Viestinnän rooli keskittyy tukemaan ja sparraamaan organisaation muita käyttäjiä yhtenäisen sisältölinjan ja hyvän intrakielenkäytön omaksumisessa.
Palvelujen helppokäyttöisyys on ratkaiseva tekijä silloin, kun viestintää tehdään oman työn ohella ja epäsäännöllisesti. Modernit sivut madaltavat kynnystä hajauttaa viestintää, kun intrasivun sisällöntuotantoon ei enää tarvita päivän pituista luokkakoulutusta.
5 – Mobiili, ihan oikeasti
Mobiilikäyttömahdollisuus on jo vuosia keikkunut vaatimusmääritystaulukoissa tärkeänä rivinä. Vasta nyt näyttää kuitenkin siltä, että mahdollinen mobiilikäyttö konkretisoituu. Esimerkiksi hoiva-alan, opetuksen ja teollisuuden introissa käyttäjien valtaosalle kännykkä on ensisijainen käyttöliittymä. Intranetin suunnittelu saattaa alkaa muiden verkkopalvelujen tavoin ensisijaisen käyttöliittymän valinnalla – rakennetaanko intra mobiili-, Teams- vai webbikäyttö edellä?
Myös sisällön tuotanto mobilisoituu – intraa ei välttämättä enää päivitetä ”sitten rauhassa koneelta”, vaan samantien siellä missä tiedon päivittämisen tai uutisoinnin tarve tulee.
Blogikirjoitus on julkaistu alunperin Katjan vohveli-blogissa. Tutustu Katjan blogiin täältä!
Katja Jokisalo
Consulting & Training
Katja on Microsoft MVP ja teknologioista tutuimpia ovat Microsoftin sisäisen viestinnän ja tietotyön tuen palvelut, erityisesti SharePoint ja Office 365. Katja on myös Microsoft-sertifioitu kouluttaja.