Kuinka siirtyä klassisesta moderniin – SharePoint-intran modernisoinnin viisi vaihetta

SharePoint on ollut osa tietotyötä jo yli 18 vuoden ajan, ja saavuttanut Suomessakin merkittävän aseman – tällä hetkellä jo noin 80% suomalaisista intraneteistä pyörii SharePointin päällä. SharePointin tiedostojen käsittelyn ominaisuudet ovat kehittyneet ja kehittyvät edelleen tasaista tahtia, mutta sisäisen viestinnän puolella ominaisuuksissa on tapahtunut merkittävä ja harvinainen kertakehitysloikka.

Microsoft julkaisi kesällä 2017 modernit SharePointin viestintäsivustot korvaamaan entiset intra-alustat eli jo kankeaksi ja tekniikaltaan vanhentuneeksi jääneet perinteiset julkaisusivustot. Viestintäsivustot rakennettiin täysin uudella koodipohjalla vanhojen sivustojen rinnalle, jotta sivustot pystyttiin suunnittelemaan oikeasti nykyaikaisiksi ilman vanhaa vuosien varrella kertynyttä historian painolastia.

Suurin ero perinteisissä ja moderneissa sivustoissa on täysin uudenlainen tapa luoda ja muokata sivuja – moderni malli on aidosti intuitiivinen, helppo ja miellyttävä käyttää, ja kaikki sivujen sisällöt toimivat mutkattomasti eri kokoisilla päätelaitteilla ja mobiilisovelluksessa.

Merkittävä uudistus on myös sisältörakenteen ”lättänä” ja joustava malli – hierarkiaa ei enää rakenneta kiinteillä alisivustorakenteilla, vaan joustavilla ja muuttuvaan maailmaan sopivilla sisältöhubeilla. Matala rakenne takaa sivustoille myös paremman suorituskyvyn (nopeat sivulataukset!) ja hallittavuuden. Modernit sivustot ovat myös kauniita: ”Microsoft is putting the sexy into unsexy software”, kuvasi tilannetta The Verge viime viikolla.

Moderni SharePoint on siis valovuosia perinteistä edellä ja de facto -alusta tällä hetkellä toteutettaville intraneteille. Moderni on nopea, aidosti mobiilikäytettävä, vähentää räätälöintitarvetta, sisällöntuotantoon ei tarvita teknistä osaamista ja yhteydet esim. Teamsiin tai Yammeriin toimivat saumatta. Mutta mitä jos intra pyörii jo siellä perinteisen päällä, ja täysremonttiin ei ehkä vielä olisi tarvetta? Miten vanhasta siirryttäisiin sutjakkaimmin nauttimaan uuden iloista?

 

Suunnittele, mieti, siirrä ja viilaa

Täysin erilaisen koodipohjan takia olemassa olevia perinteisiä julkaisusivustoja ei voi suoraan muuntaa moderneiksi viestintäsivustoiksi, mutta Microsoft on nyt keväällä tuonut käyttöön kasan siirtymää helpottavia työkaluja. Tärkein näistä on Page Transformation Tool, eli työkalu, jolla nykyisistä perinteisistä sivuista voi automatisoidusti luoda modernit versiot. Käytännössä intran modernisointiprosessissa on viisi vaihetta:

• Pilveen mars – jos et vielä ole. Jos intra sattuu vielä pyörimään omaan konesaliin asennetulla SharePoint Serverillä, se kannattaa ennen modernisointia siirtää sellaisenaan Office 365 -ympäristöön.
  
  
• Suunnittele siirtymä. Koko intraa ei ole pakko uusia kerralla – perinteisiä ja moderneja sivustoja voi myös sotkea samaan ympäristöön. Tyypillisiä malleja ovat esim. etusivun ja uutisoinnin korvaaminen moderneilla ja osittainen siirtymä, jossa tukipalvelut tai yksiköt siirtyvät heille sopivaan tahtiin modernille alustalle. Suunnittelussa auttaa toinen ilmainen työkalu eli Modernization Scanner, joka kertoo millaisia perinteisiä ominaisuuksia nykyisissä sivustoissa on käytössä, ja vinkkaa miten ne helpoiten saadaan toimimaan modernilla alustalla.
  
  
• Madalla rakenne, luo ja valmistele uudet modernit sivustot. Koska julkaisusivustoa ei voi muuntaa viestintäsivustoksi, täytyy modernisoinnin yhteydessä ensin luoda kokonaan uudet viestintäsivustot ja sitten siirtää sisällöt niihin.
  
  Sivustojumpassa apua on juuri julkaistusta sivustojen osoitteen uudelleennimeämistoiminnosta – eli siirron jälkeen intranetin osoite voidaan ”kääntää” viittaamaan uusiin sivustoihin, jolloin url-polut pysyvät samoina. Olennainen osa intran modernisointia on uuden, matalan rakenteen suunnittelu. Jos nykyintrassa on syviä alisivustorakenteita, täytyy uudet hubit, sivustot ja navigaatiot miettiä huolella uusiksi.
  
  
• Siirrä sisällöt. Sisältösiirto tapahtuu kahdessa vaiheessa – ensin uusiin sivustoihin keikataan nykyisen intran listat ja kirjastot (tiedostot), ja sen jälkeen luodaan transformointityökalulla entisiä sivuja vastaavat uudet modernit sivut.
  
  
• Viilaa toiminnot moderneiksi. Loppusilauksessa otetaan käyttöön suunnitteluvaiheessa tunnistetut räätälöinnit ja mukautukset. Moni ennen omalla koodilla tehty toiminto löytyy nykyisin modernista SharePointista vakiona (esimerkiksi megamenut, footerit, säätiedot, raporttiupotukset, laskurit, lomakkeet) tai avoimen lähdekoodin yhteisöstä asennettavana. Oma graafisen ohjeistuksen mukainen visuaalinen ilme toteutetaan modernilla teemalla.

Modernisointiasiaa hyvin teknisestä ja enemmän tiimisivustojen näkökulmasta juteltiin Sulavan webinaarissa, katso tallenne.

SharePoint-aiheisessa webinaarissamme käytiin puolestaan läpi modernia intranetia teknisestä näkökulmasta. Katso tallenne!

Mikäli moderni intranet ei ole sinulle vielä tuttu, suosittelen katsomaan tämän webinaarin.

Kiinnostaisiko sinua siirtymä moderniin? Nykäise hihasta tai laita viestiä sales@sulava.com – esittelemme mielellämme huikean hienoa modernia SharePointia ja siirtymämahdollisuuksia!

• Intra- ja ekstranetit
• Microsoft SharePoint