Viva Intranet – mistä uudenlainen intra rakentuu?

Microsoftin työntekijäkokemusalusta Viva tuo moduulimaisia uusia palveluja esimerkiksi sisäiseen viestintään, työssäoppimiseen, työhyvinvointiin ja tiedon jakamiseen ja löytämiseen. Yksi moduuleista, Viva Connections, on suunniteltu erityisesti intranetin tarjoamien palvelujen parempaan hyödyntämiseen.

Viva-ajan intranet rakentuu modernin SharePointin, Yammerin ja Teamsin varaan, ja tarjoaa käyttäjäkohtaisesti kohdennettua sisältöä sinne missä käyttäjät ovat – työn kontekstiin Teamsissa ja mobiilisti kentälle. Tässä postauksessa kurkataan mistä Viva Connections konkreettisesti rakentuu, ja miten nykyinen intra helpoimmin tuunataan Viva-yhteensopivaksi.

Mikä on Viva Connections?

Aloitetaan siitä mitä Viva Connections ei ole; se ei ole erillinen sisältöalusta tai kokonaan uusi tapa tehdä intranettia. Moderni M365 intranet rakennetaan edelleen SharePointin sisällönhallintaominaisuuksilla suunnittelemalla ja toteuttamalla rakenteet ja toiminnot monimuotoisen sisällön julkaisuun.

Viva Connections tarjoaa uusia apukeinoja intranetin sisältöjen:

• parempaan tavoittamiseen (Teamsin ja mobiilin kautta) ja
• parempaan kohdentamiseen ja relevanssiin

Tavoitteena on siis tarjota intran sisällöistä kullekin käyttäjälle olennaisemmat palat helposti saataville. Viva Connections tarjoaa intran käytettäväksi Teamsista ja Teamsin mobiilisovelluksesta, uuden älykkään syötteen ajan tasalla pysymiseen ja mahdollisuuden toteuttaa käyttäjäkohtainen sähköinen työpöytä ilman raskasta koodia.

Viva Connections otetaan käyttöön aktivoimalla ominaisuus SharePointin kotisivustossa (tyypillisesti intranetin laskeutumissivu). Aktivointi tuo SharePointiin käyttöön kaksi uutta modernia web-osaa: syötteen (Feed) ja koontinäytön (Dashboard). Aktivoinnin jälkeen Viva Connections -sovelluksen voi asentaa Teamsiin, jolloin intranet on käytettävissä suoraan Teamsin selain- ja työpöytäversioissa sekä mobiilisovelluksessa.

Syöte

Syöte -web-osa on ajankohtaisvirta, joka näyttää kullekin käyttäjälle juuri hänelle olennaista sisältöä: tuoreita & relevantteja uutisia, videoita ja keskusteluja. Syöte -web-osan voi lisätä mihin tahansa moderniin sivuun, ja se näkyy Teamsin Viva Connections -mobiilisovelluksessa omana välilehtenään. Syötettä ei voi konfiguroida, mutta sen sisältöihin voi vaikuttaa monella eri tavalla.

Syötteen sisältö muodostuu:

• modernien SharePoint viestintäsivustojen uutissivuista
• käyttäjän seuraamien ja koko organisaation tasoisten Yammer-yhteisöjen keskusteluista ja ilmoituksista
• videouutislinkeistä eli erikseen uutisena julkaistuista, koko organisaatiolle jaetuista, SharePointiin tallennetuista Stream-videoista

Jatkossa syötteeseen on tulossa myös muita sisältölähteitä. Kaikki sisältö ei ole samanarvoista syötteessä, vaan syötteen sisältöön voivat vaikuttaa sekä käyttäjä itse että sisällöntuottaja. Käyttäjä voi “tilata” sisältöä syötteeseensä seuraamalla sivustoja ja yhteisöjä, sekä valitsemalla (mobiilisyötteessä) haluavansa jatkossa lisää tai vähemmän vastaavankaltaista sisältöä. Sisällöntuottaja voi puolestaan promotoida sisältöä esimerkiksi julkaisemalla uutisen merkityksellisestä sivustosta (Organization news site), määrittämällä uutiselle kohdekäyttäjäryhmän (Audience) ja boostaamalla uutisen julkaisua.

Syöte ei muodostu täysin kronologisesti, vaan syötteessä on julkaisun tuoreuden mukaan kolme eri “sisältölaaria”, joiden sisällä järjestykseen vaikuttavat sisällön promotointi (boostaus, suosittelu), sisällön tekijä (käyttäjän lähipiirin, esim. oman esimiehen tekemä sisältö luokitellaan tärkeämmäksi) ja sisällön kotipesä. Syöte on siis älykkäästi personoitu, ja tarkoituksena on tarjota sopiva sekoitus sitä mitä käyttäjä haluaa nähdä ja mitä hänen pitäisi nähdä.

Koontinäyttö

Koontinäyttö on erityinen SharePointin sivu ja sen sisältöjä näyttävä web-osa, jolla voidaan tarjota kullekin käyttäjäryhmälle tärkeimmät linkit, toiminnot ja tiedot helposti saataville. Koontinäyttö on web-osan kaltaisista korteista muodostuva kokonaisuus, joka voidaan näyttää esimerkiksi intranetin etusivulla, ja joka näkyy syötteen tavoin Teamsin mobiilisovelluksessa omana välilehtenään.

Koontinäytön kortteja on valmiina erilaisia ja niitä voi helposti rakentaa itse lisää. Koontinäyttöjä on vain yksi, mutta jokaiselle kortille voi määrittää oman kohdekäyttäjäryhmänsä, ja näin personoida koontinäytön vastaamaan kunkin käyttäjäryhmän tarpeita. Koontinäytöstä voi myös tehdä kieliversioita samoin kuin muistakin SharePoint-sivuista.

Viva Connections Teamsissa

Viva Connections –sovellus tuo intrasivustot helposti selattavaksi Teamsin sovellusvalikkoon. Navigointi sivustolla, sisältöjen selailu, interaktiot (esim. kommentointi) ja perusmuokkaustoimet onnistuvat kaikki Teamsin sisältä, mutta uutta sisältöä ei voi vielä luoda Teamsin kautta.

Selattavan intrasivuston lisäksi Teams-sovellus tarjoaa SharePointin sovellusvalikon eli globaalin navigaation ja kunkin käyttäjän tärkeimmät sivustot ja suositellut uutiset.

Viva Connections toimii mobiilisti Teamsin mobiilisovelluksen kautta – käyttöön ei siis tarvitse asentaa omaa, erillistä sovellusta. Toisin kuin Teamsin selain- ja työpöytäversiossa, mobiilisovelluksessa ei näytetä sellaisenaan intranetin sivustoa, vaan mobiilinäkymä koostuu kolmesta sisältövälilehdestä:

• Koontinäyttö
• Syöte
• Resurssit eli globaali navigaatio, josta pääsee esimerkiksi avaamaan intran etusivun

Vivafiointi – eli miten nykyinen intra helpoimmin tuunataan Viva-yhteensopivaksi

Miten Viva Connectionsin saa käyttöön? Tällä kertaa vanha konsulttimeemi “It depends!” todellakin pitää paikkaansa; Viva Connections -projektin työmäärä voi vaihdella parista tunnista kymmeniin päiviin riippuen lähtötilanteesta ja tavoitteista.

Ensimmäinen esiehto on intranetin rakentuminen modernin SharePointin päälle. Connections ei toimi perinteisillä sivustoilla tai SharePointin palvelinversiossa. Kaiken sisällön ei kuitenkaan tarvitse olla modernia, mutta vähintään kotisivusto ja tärkeimmät uutislähteet on modernisoitava ennen Connections-käyttöönottoa.

Jos intra on jo moderni ja rakenteiltaan kunnossa, tarvittavat toimet riippuvat siitä millaista parannusta tavoitellaan. Jos tavoitteena on vain tuoda nykyinen intra paremmin käytettäväksi Teamsin ja mobiilin kautta, selvitään vain sovelluksen aktivoinnilla ja Teams-asennuksella. Huomioi kuitenkin, että vaikka koontinäyttöä ja syötettä ei intran etusivulle alkuvaiheessa lisäisikään, ne näkyvät mobiilikäyttäjille.

Mikäli sinänsä moderniin ja toimivaan intraan tavoitellaan paremmin tavoittavaa ja relevantimpaa ajankohtaisviestintää, pelkkä tekninen aktivointi ei enää riitäkään vaan pitää suunnitella ja tarvittaessa muokata seuraamista ja kohdentamista tukeva informaatioarkkitehtuuri eli sivustorakenne, sisällön priorisoinnin tavat ja kohderyhmät. Tällöin on myös tärkeää luoda sisäiset linjaukset julkaisuvalintojen käytöstä ja ohjeistaa sisällöntuottajat noudattamaan niitä, jotta syötteen sisältö pysyy laadukkaana.

Kun intra ajankohtaisviestintä on kunnossa, voidaan lähteä hyödyntämään koontinäyttöä eli sähköistä työpöytää. Korttien rakentamisessa pääsee helposti liikkeelle, mutta voi tavoitella taivaitakin – erilaiset integraatiot ja toiminnalliset piensovellukset onnistuvat nyt ketterämmin kuin koskaan. Koontinäytön suunnittelussa kunkin kohderyhmän tärkeimpien toimien määrittäminen on ensimmäinen steppi, ja kehitystä voi hyvin tehdä pikkuhiljaa kohderyhmä kerrallaan.

Käyttöönotto

Kun tavoitteet ja eteneminen on pohdittu, päästään suunnittelemaan ja toteuttamaan Viva Connections -käyttöönotto. Mikäli intra on jo moderni ja rakenteiltaan asianmukainen, suuren osan valmistelutöistä voi tehdä taustalla, ja varsinaiseen käyttöönottoon varattava kalenteriaika on pieni.

Viva Connectionsin käyttöönoton tyypillisiä valmistelutoimia ovat:

• intran etusivun asettaminen organisaation kotisivustoksi (Home site)
• intrahubin navigaation määrittäminen Globaaliksi navigaatioksi
• sisällön kohdistamiseen käytettävien kohdekäyttäjäryhmien määrittäminen ja toteutus
• tärkeimpien uutissivustojen määrittäminen (Organization news site -asetus)
• uutisten julkaisuvalintojen (sijainti, boostaus, audienssi) sisäisen käytön linjaukset ja opastus sisällöntuottajille
• koontinäytön aktivointi ja korttien toteutus – vähintään tärkeimpien linkkien lisääminen mobiilikäyttöä varten
• organisaatiotasoisten videoiden tuominen vanhasta Stream-palvelusta osaksi SharePointia
• (mahdollisesti käytössä olevan) Yammerin yhteisöjäsenyyksien ja julkaisuvalintojen linjausten ja ohjeistuksen ajantasaistaminen

Kun esivalmistelut on huolellisesti tehty, varsinainen käyttöönotto on pieni työ. Käytännössä tehtäviä ovat vain:

• syöte-web-osan lisääminen intranetin laskeutumissivulle (korvaamaan muut uutissyötteet tai niiden rinnalle)
• koontinäyttö-osan lisääminen laskeutumissivuun
• Teams-sovelluksen käyttöönotto ja kiinnittäminen sovelluspalkkiin
• tiedotus käyttäjille

Viva Connections on Viva-perheen ainoa kokonaan ilmainen eli nykyisiin lisensseihin sisältyvä palvelu. Jo pelkkä simppeli Connections Teams -sovelluksen käyttöönotto tukee ja tehostaa sisäistä viestintää ja yhteisöllisyyttä, joten ensimmäiset askeleet kannattaa ottaa matalalla kynnyksellä. Microsoft on julkaissut hyvän dokumentaation Viva Connectionsin käyttöönotosta. Me Sulavat autamme mielellämme!