Champions-verkosto muutoksen tukena
Office 365 -pilvipalvelu tarjoaa monia tapoja parantaa työtä, mutta muutos ei synny itsestään. Avoimen, keskustelevan ja tietoa jakavan kulttuurin kehittäminen organisaatiossa vaatii paitsi teknisten valmiuksien kouluttamista, myös jatkuvaa tukea, hellävaraista ohjausta oikeaan toimintamalliin ja hyötyjen esille nostamista. Kuten muissakin muutoksissa, myös tietotyön kehittämisessä vertaistuki osoittautuu usein toimivaksi tavaksi muuttaa maailmaa.
Mitä ne championit on?
Champions-verkostoksi (tai muutosagenteiksi, edelläkävijöiksi, vertaistutoreiksi, tietotyömentoreiksi, joskus vähemmän kauniisti jopa myyriksi) kutsutaan organisaation sisälle muodostettua ryhmää, jonka tarkoitus on auttaa uusien toimintamallien juurruttamisessa. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi hyvän champions-verkoston luomiseen kannattaa satsata.
Millaisia ihmisiä kannattaa valita mukaan verkostoon? Verkostossa toimiminen ei vaadi esimiesasemaa, IT- tai viestintäroolia tai tietoteknistä osaamista, vaan asenne ratkaisee. Verkoston kasvattaja voi pyytää henkilökohtaisesti mukaan sellaisia ihmisiä, joilla on positiivinen suhtautuminen uuteen ja halu kehittää omaa työyhteisöä – hyviä tyyppejä, joilta muutenkin uskalletaan kysyä apua. Parhaiten toimii tasavertainen kattava peer-to-peer -malli, eli verkoston jäsenillä ei ole valtasuhteita ja mukana on edustajia kaikista organisaation osista.
Miten champions-verkosto toimii?
Championit otetaan mukaan uusiin toimintoihin heti alusta suunnittelemaan tai kommentoimaan tulevia toimintatapoja. Heidät koulutetaan ensimmäisenä ja verkosto saattaa toimia pilotoijina. Championeille tarjotaan tukimateriaalia ja oma suljettu ryhmä, jossa voi jakaa tietoa ja keskustella muutoksesta ja sen vaikutuksesta, kysyä apua verkostokollegoilta ja vinkata hyväksi havaituista käytännöistä. Championit ovat siis edelläkävijöitä uusien ominaisuuksien käyttöönotossa ja omaksumisessa.
Yksinkertaisimmillaan tämä riittää – championeilla ei välttämättä tarvitse olla mitään virallisia vastuita, vaan tavoitteena on, että verkoston jäsenet voivat auttaa vapaamuotoisesti kollegoitaan silloin, kun he apua kaipaavat tai asia tulee puheeksi. Toinen tärkeä championin tehtävä on toimia esimerkkinä ja käyttää itse työssään aktiivisesti uusia toimintamalleja, sekä ohjata omissa tiimeissään tai projekteissaan työskentelytapoja toivottuun suuntaan.
Championeilla voi olla myös ”virallisia vastuita”, esimerkiksi:
- Päivystää omalla vuorollaan muutokseen liittyvää kysymys-vastauspalstaa tai aiheen somekanavaa ja vastata kysymyksiin
- Olla nimetty tiiminsä tukihenkilöksi muutoksessa
- Auttaa kädestä pitäen ensikokeilussa tai sovellusten asentamisessa
- Jakaa materiaalia ja välittää saamaansa koulutusta eteenpäin
- Kommentti- tai pilottivaiheessa esitellä uusia työtapoja ja -välineitä ja kerätä palautetta kollegoiltaan
Miksi ryhtyisin championiksi – eli miten verkostoa motivoidaan ja kehitetään?
Vaikka champions-verkosto perustuu parhaimmillaan vapaaehtoisuuteen, on ensiarvoisen tärkeää huomioida ja ohjeistaa verkoston jäsenille toivottu ajankäyttö ja esimerkiksi työsuorituskirjausten tekeminen, erityisesti jos verkostolla on sovittuja virallisia vastuita. Verkoston perustamiselle ja siihen osallistumiselle pitää tietenkin olla johdon ja osallistujien esimiesten selkeä tuki. Verkostosta kannattaa viestiä avoimesti myös muulle organisaatiolle ja tarjota halukkaille mahdollisuus liittyä verkostoon. Näin vältetään verkoston muodostuminen etuoikeutettujen salaseuraksi.
Verkoston ylläpidossa tärkeintä on korostaa osallistumisen hyviä puolia: championit saavat uudet ominaisuudet ensimmäisenä käyttöönsä, voivat osallistua koulutuksiin, tutustua materiaaliin ja hankkia tietoa ”luvan kanssa” eli kehittää itseään. Championit pääsevät vaikuttamaan tuleviin toimintamalleihin ja kehittämään koko organisaatiota paremmaksi työpaikaksi.
Hyvin toimivissa verkostoissa on mukana myös voimakas sosiaalisen yhteenkuuluvuuden tunne – verkoston jäsenille kannattaa antaa rutkasti (aiheellista!) kiitosta heidän työpanostuksestaan. Vain verkoston jäsenille tarkoitettu suljettu keskustelukanava on tärkeä esimerkiksi hankalien tilanteiden käsittelyyn ja vertaistukeen. Muistattehan seurata muutoksen etenemistä ja juhlia yhdessä onnistumisia esimerkiksi illanvieton merkeissä?
Mukavia verkostohetkiä ja tsemppiä muutokseen!
Blogikirjoitus on julkaistu alunperin Katjan vohveli-blogissa. Tutustu Katjan blogiin täältä!
KUINKA RAKENTAA TEHOKAS TIIMI MUUTOKSEN JALKAUTTAMISEKSI?
Huhtamäellä toteutettiin noin 6500 toimistotyöntekijää käsittävä siirtyminen Microsoftin pilvipalveluihin. Yksi suurimmista onnistumiseen siivittäneistä tekijöistä oli yrityksen sisäisen champions-verkoston rakentaminen.