Intranetin sisältörakenteen ja navigaation suunnittelu

Nykyään helppojen teknisten toteutusten myötä intrauudistuksen suurin pähkinä on sisällön, rakenteen ja navigoinnin suunnittelu. Tästä apuja!

 

Ymmärrä termit

Sisältö

voi olla joko

1. intranetiin fyysisesti tallennettua (sivuja, tiedostoja, listakohteita kuten tapahtumia, kuvia) tai
2. muualle tallennettua, mutta intran sivuille näkyviin tuotua

Ykköskategoriaan kuuluvat yleensä intranetin navigaatiosta aukeavat sisältösivut sekä intraan sisältösivuja täydentämään tallennetut tiedostot ja kuvat. Intraan tuotettava tai tallennettava sisältö jakautuu karkeasti kahteen tyyppiin:

1. asiasisällöt, eli sivut ja tiedostot joilla viestitään yhteisiä ohjeita, toimintamalleja, prosesseja, lomakkeita, mallipohjia
2. ajankohtaissisällöt, eli uutiset, blogit ja tapahtumat

Kakkoskategorian sisällöt eivät ole teknisesti intran sisältöjä – eli niillä on kotipesä jossain muualla, esimerkiksi dokumentinhallinnassa, ryhmätyösivustoissa, nettisivuilla, Yammerissa jne. Tyypillisesti näitä sisältöjä nostetaan intranetin sivuille näkyviin upotuksina (Yammer, Facebook), syötteinä (RSS), tarkoitukseen räätälöidyillä webosilla (M-files, PowerBI) ja hakupohjaisilla webosilla.

Intran rakenteen ja navigaation suunnittelun ensimmäisenä steppinä kannattaakin tunnistaa intran kautta jaeltavien sisältöjen kotipesä. Onko esimerkiksi etusivun uutisvirta intranet-sivustoon tallennettuja uutissivuja vain Yammerin Ajankohtaista-ryhmän upotus? Tallennetaanko IT:n tuottamat järjestelmäohjeet suoraan intranetiin vai IT-tiimin julkiseen työtilaan (josta ne nostetaan hakuwebosalla intranetiin liittyvän sivun kylkeen tarjolle).

Rakenne

viittaa intranetin sisälle tuotetun sisällön (ykköskategoria) sijantiin SharePointin tietorakenteissa eli sivustokokoelmissa, sivustoissa, listoissa ja kirjastoissa. SharePoint-intranetissa tärkein rakenteen suunnittelua ohjaava tekijä on sisällön käyttöoikeus – navigaation muodostamiseen rakennetta ei tarvita. Intranetin sisällöt kannattaa suunnitella kaikille organisaation käyttäjille avoimeksi, ja tallentaa lukuoikeuksiltaan rajoitetut sisällöt esim. ryhmän omaan työtilaan.

Mikäli intranetissa kuitenkin on luku- tai sisällöntuotanto-oikeuksiltaan rajoitettuja osioita, kannattaa rakenne suunnitella niin, että näillä osioilla on omat alisivustonsa. Jos taas kaikkea intran sisältöä koskevat yhtäläiset oikeudet, alisivustorakenteita ei välttämättä tarvita ollenkaan. Rakennesuunnittelua voi tällöinkin olla tarve tehdä esimerkiksi hajauttamalla sisältöjä aihepiireittäin eri tiedostokirjastoihin tai kuvapankissa kansioihin.

Navigaatio

on intranetin käyttäjälle näkyvä ensisijainen polku eri sisältöihin. Navigaatio voi olla joko rakenteinen (muodostuu fyysisen alisivustorakenteen perusteella) tai hallittu eli termipohjainen (muodostuu järjestämällä sivuihin liittyvät navigaatiotermit keskenään valittuun hierarkiaan, eli siirtelemällä sivuja termijoukossa toistensa alle). Navigaatiolla ei siis välttämättä ole mitään tekemistä fyysisen sisältörakenteen kanssa, mutta jos alisivustorakennetta intrassa käytetään, on selkeintä käyttää myös rakenteista navigaatiota.

Nykyisin ensisijaisena vaihtoehtona harkitaan matalaa rakennetta ja hallittua navigaatiota, koska hallittu navigaatio on käytössä rakenteista navigaatiota huomattavasti nopeampi. Ero yksittäisen sivulatauksen kestossa eri navigaatiovalinnoilla voi pahimmassa tapauksessa olla useita sekunteja.

Hienoa, termit hallussa! Jatketaan suunnittelemaan navigaatiota.

 

Päänavigaatio pähkinänkuoressa

Intranetin päänavigaatio on jokaisella sivulla samansisältöisenä sivun yläreunassa näkyvän vaakapalkki. Hyvä määrä päänavigaatiossa näkyville ns. ensimmäisen tason termeille on 5-8 navigaatiolinkkiä. Päänavigaation linkistä voi hiiren päälleviennillä (savolaisittain) aueta tai olla aukeamatta pudotusvalikkona näkyviin seuraavat, kakkos- ja kolmostason sisällöt.

Käytännössä intran päänavigaation ryhmittely menee useimmiten näin:

Asiasisältö

ts. intraan suoraan tuotettavat ohje- ja asiasivut ja niihin liittyvät tiedostot, jakautuu kolmeen ”laariin”:

1. Organisaation nimi / Info / Tietoa meistä / Me / tms
   • sisältää osin nettisivujen kanssa päällekkäistä perustietoa siitä, kuka me ollaan ja mitä tehdään
   • organisaatiokuvaus, strategia, johto, arvot, toimintaperiaatteet, säätelevät lait jne
   • sisällöntään monesti aika suppea osio
2. Tukipalvelut / Palvelut / Työn tuki / Näin tuemme / tms
   • sisältää tukipalvelujen sivustot ja tuottaman materiaalin, yhteistä kaikille, ohjeita
   • HR, IT, viestintä, laatu, talous, johto, kiinteistöt, kehittäminen, koulutus, jne
   • sisällöltään tyypillisesti laajin intraosio
   • tämä osio saattaa vallata päänavigaatiosta useammankin täpän, esim. Henkilöstö / HR-asiat jaetaan monesti kokonaan oman päänavin kohdan alle
3. Toimintamme / Näin toimimme / Töissä meillä / Liiketoiminta-alueet / Prosessit tms
   • ko. organisaation (liike)toiminnan kuvaukset, prosessikuvaukset, toimintamallit, LoB-kohtaiset asiat
   • eniten vaihteleva osio, joillakin todella laaja ja haarautuva, joillakin suppeampi – tämäkin saattaa olla useamman päänavin täpän alla, esim. Koulutus / Konsultointi

Muut päänavigaation linkit:

1. Ajankohtaista / Uutiset / Nyt / tms
   • täältä löytyy vaihdellen uutisarkisto, tapahtumat, kalenterit, blogit, somesyötteet jne samoja kuin etusivulla mutta laajemmin
2. Työtilat / Oma työ / Ryhmät / Tiimit / Sivustot
   • ryhmätyön toiminnot, esim. työtilahakemisto + ohjeet ja kuvaukset, nostoja omista työtiloista tms
3. Etusivu – toki etusivuun pääsee myös intran logon linkistä, mutta silti Etusivu -linkki tai kotimökki löytyy monesta päänavigaatiosta

Erilaisia sisältöä kokoavia hakemistoja ja koontisivuja tehdään nykyisin myös paljon (katso seuraava luku), esim. kaikki Ohjeet, Lomakkeet, Tiedostot, Palveluhakemisto, Asiasanasto tms – ja nämä voivat sitten intrasuunnittelutiimin maun mukaan löytyä suoraan päänavista tai alisivuilta tai linkkeinä esim. etusivulla tai ylä- tai alatunnisteessa.

Päänavigaatiosta on hyvä aloittaa intranetin informaatioarkkitehtuurin suunnittelu. Valistunut (tai jakomielinen) intratiimi huomaa suunnitteluvaiheessa pian, että sama asiahan oikeastaan kuuluu useamman polun päähän. Päänavigaatio on aina vain yksi näkemys siitä, miten asioita voi jäsennellä. Miten sitten autetaan toisin ajattelevia?

 

Yksi kotipesä, monta polkua

Intranetin sisältösuunnittelun nyrkkisääntö on, että sama sisältö ylläpidetään aina vain yhteen paikkaan. Sisällöllä pitää siis olla suunniteltuna yksi fyysinen kotipesä, intranetin sivu jota tarvittaessa päivitetään. Sisältöön pääsee aina käsiksi navigaatiosta tietyn polun kautta – esimerkiksi vuosiloma-ohjeistukseen pääsee klikkailemalla intrassa polkua Työn tueksi > Henkilöstöasiat > Työsuhde > Vuosilomat.

Koska meillä ihmisillä on kuitenkin jokaisella omanlaisensa aivot, ja intran on tarkoitus tarjota mahdollisimman helppo ja hyvä sisältöjen saatavuus, kannattaa navigaatio ajatella vain yhtenä polkuna tietoon. Toisinajattelijoita palvellaan tuomalla metatietojen avulla intraan tarjolle rinnakkaisia polkuja. Käytän usein tällaista esimerkkiä noista eri poluista:

Intrasta löytyy esimiehille tarkoitettu ohje työajanseurantajärjestelmän käytöstä. Osa käyttäjistä mieltää sisällön kuuluvaksi työsuhdeasioihin (esim. polku HR > Työsuhde > Työaika), osa lähtisi etsimään sitä tietojärjestelmien alta (IT > Järjestelmät > Populus), osan mielestä sen tulisi löytyä Esimiehille suunnatuista sisällöistä ja osa lähtisi ensisijaisesti etsimään Ohjeet-kokoelmasta.

Tässä esimerkissä intraan rakennetut polut voisivat olla vaikka tämmöisiä:

• sisällön kotipesäksi (sivun tai tiedoston sijainti navigaatiossa) on tässä esimerkissä valittu IT > Järjestelmät > Populus
• sisältöön on liitetty metatieto Muut liittyvät sivut, johon on annettu arvoksi HR > Työsuhde > Työaika -sivu
• sisältöön on liitetty metatieto Kohderyhmä, jonka arvo Esimiehet
• sisältöön on liitetty metatieto Sisältötyyppi, jonka arvo Ohje > Järjestelmäohje

Intrassa Työaika-sivulla on webosa, joka nostaa automaattisesti näkyviin liittyvää sisältöä, tässä tapauksessa Populus-sivun.

Intrasta löytyy (esim. linkkinä etusivulta, ylätunnisteesta tai omana navigaationkohteena) myös koontisivu Ohjeet, jossa oleva webosa näyttää automaattisesti kaikki sivut ja tiedostot, joiden Sisältötyyppi on Ohje. Ohjeiden koontisivulla ohjelistausta voi myös suodattaa ohjetyypin (Järjestelmäohje) ja muiden tietojen perusteella, ja ohjeisiin voi ko. listauksessa suoraan kohdistaa myös sanahaun.

Intran hakusivustolla sisältöä voi suodattaa myös kohderyhmän mukaan. Esimiehille tarkoitettuja sisältöjä etsivä voi siis yhdellä klikkauksella Intran tulosjoukosta rajata näkymiin vain ne sivut ja tiedostot, joiden kohderyhmä on Esimiehet.

Esimerkin sisältö siis ylläpidetään yhdellä sivulla (Populus), johon pääsee navigaatiopolkua IT > Järjestelmät > Populus. Kuitenkin sama sisältö on saatavilla myös navigaatiopolusta HR > Työsuhde > Työaika, Ohjehakemistosta ja Esimiehet -hakutuloskoosteesta.

Eri polkujen toteuttaminen samaan sisältöön vaatii intranetin uudistusvaiheessa kahdenlaista työtä – pitää suunnitella ja kerätä metatiedot (kaikki ne näkökulmat, joista sisältöjä voidaan jäsennellä) ja toteuttaa tekniset automaattiset nostot, koontisivut ja hakemistot. Kun koneisto on viritetty, ylläpito sujuu normaalin sisällöntuotannon yhteydessä ja intran käyttäjä kiittää!

Tämä blogiartikkeli on julkaistu myös Vohveli.fi-blogissa.

• Intra- ja ekstranetit
• Modernin viestinnän välineet
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen