5.11.2020 • Moderni työ

Muutosagentti on ystäväsi

Aiemmissa blogisarjamme osissa olemme kuvanneet sponsorin ja esimiehen roolin tärkeyttä muutoshankkeessa. Johtajilla on elintärkeä rooli muutoksessa, mutta tärkeä rooli on myös muutosagenteilla. Tässä postauksessa keskitymme heihin, miksi muutosagenttiverkosto kannattaa koota ja miten verkostoa pidetään yllä?

Miksi muutosagentit ovat tärkeitä?

Muutoksen läpivienti organisaatiossa vaatii paitsi teknisten valmiuksien kouluttamista, myös jatkuvaa tukea, ohjaamista uusien, tehokkaampien välineiden ja toimintatapojen ääreen sekä hyötyjen esille nostamista. Muutosagenttien avulla on muutoksen jalkauttaminen helpompaa: sitä kautta luomme otollisemman maaperän muutokselle. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi muutosagenttiverkoston luomiseen kannattaa satsata.

Muutosagenttien tehtävänä on viestiä muutokseen liittyvää sanomaa edustamalleen organisaation osalle räätälöitynä: mitä juuri heidän omissa joukoissaan halutaan muutoksesta tietää ja MITEN viesti tulisi kertoa, jotta sen vaikutus olisi mahdollisimman osuva. Muutosagenttien kautta on helppo luoda perusta ja innostus, joka varmistaa uusien toiminta- ja työskentelytapojen omaksumista kaikissa organisaation osissa.

Muutosagentit selkeyttävät asioita sekä omalla esimerkillään näyttävät, miten uudet tavat tehostavat toimintaa ja siten muuttavat asenteita, käyttäytymistä ja toimintatapoja arjessa. Muutos on kyllä mahdollista viedä maaliin ilman muutosagenttejakin, mutta helpompaa se on muutosagenttien kanssa yhdessä. Muutosagentit auttavat vähentämään ydinprojektiryhmän työtaakkaa sekä lisäävät muutoksen onnistumisen todennäköisyyttä.

”Muutosagenttiverkoston ansiosta on mahdollista kääntää muutos organisaation voimavaraksi, kilpailueduksi ja toiminnan laadun takeeksi.”

Mistä lähden liikkeelle, kun lähden kokoamaan muutosagenttien verkostoa?

Varmista johdon sitoutuminen

Hae ensin muutosagenttiverkostolle tuki ja mandaatti muutoksen johtajalta tai sponsorilta. Varaudu perustelemaan miksi tällainen verkosto tarvitaan projektiryhmän lisäksi.

Ylimmästä johdosta jonkun tulee toimia muutosagenttiverkoston ”kummina”, joka tarkoittaa säännöllistä läsnäoloa ja yhteydenpitoa muutosagenttien kanssa. Tällöin on hyvä sopia myös muutosagenttiverkoston yhteistyömallit projekti-/muutosjohdon kanssa.
Määrittele ja suunnittele

Ennen kuin alat koota muutosagenttien verkostoa, tulee ensin selkeästi määritellä, mitä muutosagenteilta odotetaan, mitkä ovat heidän tehtävänsä ja tavoitteensa mahdollisimman konkreettisella tasolla. Mikä on heidän suhteensa projektiryhmään ja muutoksen vetäjään? Kuinka paljon aikaa heidän odotetaan toimintaan käyttävän?

Mitä muutosagentit itse toiminnasta saavat, mitä he hyötyvät verkostossa olostaan ja mitä lisäarvoa verkostoon kuuluminen heille tuo? Mieti myös, miten heitä palkitaan tehdystä työstä. Vasta kun olet löytänyt vastaukset näihin, luo muutosagenttiverkostolle suunnitelma ja aikataulu mahdollisimman konkreettisella tasolla.
Luo kehittymissuunnitelma

Organisaatio voi tehdä viralliset muutoksen oppimisen portaat, jossa muutosagentti saa lisää muutoksenjohtamisen osaamista porras kerrallaan.

Jos portailla kiipeäminen (uuden oppiminen) tarjoaa esim. uusia uramahdollisuuksia organisaatiossa, tämä sitouttaa muutosagentit entistä vahvemmin tehtäväänsä. Uralla eteneminen on paljon parempi motivaattori kuin palkanlisäys tai kertakorvaus rahana.

Mistä löydän muutosagentit?

Muutosagenttiverkostoon ilmoittautumisen pitäisi olla vapaaehtoista. Kun ihminen ilmoittautuu omasta halustaan, on hänellä myös sisäinen motivaatio sitoutua muutokseen.

Verkoston kokoamisessa tärkeintä on korostaa siihen osallistumisen hyviä puolia:

Muutosagentit saavat uudet ominaisuudet ensimmäisenä käyttöönsä,
He saavat osallistua koulutuksiin ja tutustua materiaaleihin ensimmäisinä
He saavat arvostusta ja kiitosta työstään
He pääsevät kehittämään itseään ja vaikuttamaan organisaation tuleviin toimintamalleihin ja kehittämään koko organisaatiota paremmaksi työpaikaksi

Muutosagenttiverkostoon kannattaa kutsua sellaisia ihmisiä, jotka suhtautuvat uusiin asioihin mahdollisuuksina ja joilla on aikaa, halua ja innostusta kehittää itseään ja omaa työyhteisöään – toisin sanoen: hyviä tyyppejä, joilta muutenkin uskalletaan kysyä apua ja joiden mielipidettä arvostetaan. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat aina plussaa, mutta usein muutosagentin tärkein työväline on herkät korvat.

Muutosagentilta tarvitaan kärsivällisyyttä ja resilienssiä toimia myös kiireessä, vastustuksen ja kritiikin keskellä. Vaikka tilanne näyttäisi vaikealta ja haasteelliselta, on muutosagentin tehtävä luoda uskoa muutoksen läpivientiin omien kollegoidensa parissa.

Kun lähdetään rakentamaan uutta tapaa toimia, kannattaa hyväksyä, että heti ei välttämättä löydetä parhaimpia toimintatapoja. Alussa toiminta on keskeneräistä ja kokeillaan erilaisia vaihtoehtoja, kunnes löytyy toimivin tapa. Kokeilukulttuuriin kuuluu, että kokeillaan, kerätään palautetta, pidetään toimivat asiat ja muutetaan toimimattomat. Sinnikkäästi toistetaan, kunnes saadaan koko ketju toimiaan. Tärkeää on keskittyä positiivisiin asioihin, koska se vaikuttaa myös energiaan, ajatteluun, toimintaan ja motivaatioon.

Miten ylläpidän muutosagenttiverkostoa?

Olisi hienoa, jos ensimmäinen muutosagenttiverkoston viesti tai kutsu verkoston kickoffiin tulisi suoraan muutoksen sponsorilta. (Lue sponsorin roolista toisesta blogipostauksestamme) Kokoa muutosagentit ja sponsori verkoston kickoffiin, jossa kerrotaan lisätietoa siitä, mitä muutosagenteilta odotetaan muutosmatkan aikana.

Muutosagentit tarvitsevat virallista ja epävirallista tunnustusta sekä muutosmatkan ajalta että hankkeen loputtua tehdystä työstä. Kiitä muutosagentteja paitsi hyvästä työstä, mutta muista varmistaa, että myös heidän esimiehensä tietävät hyvästä suorituksesta. Järjestä juhlat muutoksen maaliin saamisen kunniaksi.

Henkilökohtaisesti uskon, että hyvän muutosagenttistrategian kehittäminen tarjoaa erinomaista lisäarvoa. Se maksaa organisaatiolle vähän aikaa ja resursseja, mutta se varustaa työntekijöitä muutosjohtamisen osaamisella ja varmistaa muutoksen pysyvyyden organisaatiossa.

Jos et tiedä, mistä lähteä liikkeelle muutosagenttiverkoston kanssa, ota yhteyttä meihin. Olemme auttaneet useita organisaatioita muutosagenttiverkoston käynnistämisessä ja tukemisessa. Hyvä esimerkki tästä on Huhtamäki, jonka referenssitarinan muutosagenteista voit lukea tästä.

Opas: Johdanto työkulttuurin muutokseen ja moderniin työhön

Mitä hyötyä työkulttuurin muutoksesta on yritykselle? Miksi ja kuinka käynnistäisin sen yrityksessäni? Lue opas ja inspiroidu.

Lataa opas

Lue muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”