Yleisin syy muutoshankkeiden epäonnistumiseen on sponsorin puuttuminen tai tehoton sponsorointi. Sponsorin rooli on keskeinen muutosprojekteissa. Muutosmatkalla on kuitenkin monta sponsoriin liittyvää kompastuskiveä. Kerron neljästä niistä tässä postauksessa.
Kompastuskivi 1: Muutoshankkeella ei ole lainkaan sponsoria
Suurin yksittäinen tekijä projektin onnistumiseen on aktiivinen ja näkyvä sponsorointi. Luvut ovat karut: Proscin tutkimuksen mukaan vain 29 % heikosti sponsoroiduista muutoksista onnistuu, kun taas vahvasti tuetuista muutoksista 72 % saavuttaa tavoitteensa. Tehokas muutosjohtaminen nostaa muutosprojektien onnistumisen todennäköisyyttä kuusinkertaiseksi verrattuna hankkeisiin, joissa muutosjohtaminen on olematonta tai heikkoa.
Jos hankkeelle ei saada sponsoria, voi olla vaikeaa saada muutoshankkeelle budjettia, muita resursseja tai järkevää aikataulua/tavoitetta. Sponsori pystyy allokoimaan resursseja ja jopa omaa aikaansa projektin eteenpäin viemiseksi. Hyvä sponsori kysyy, mitä muutos minulta vaatii ja mitä minä voin tehdä, että tämä saadaan maaliin.
Kompastuskivi 2: Sponsori ei ymmärrä rooliaan
Joskus käy niin, että projektille on nimetty sponsori, mutta hän esiintyi vain projektin kickoffissa ja hävisi sen jälkeen kokonaan kuvioista. Sponsorin pitää sitoutua muutoshankkeen aktiiviseen tukemiseen koko sen ajan – ei vain alkuvaiheessa.
Sponsorilla on kolme tärkeää tehtävää muutoshankkeessa:
- Toimia muutoksen kasvoina eli viestiä aktiivisesti muutoksesta suoraan henkilöstölle.
Työntekijät haluavat kuulla suoraan organisaation huipulla olevalta johtajalta, mitkä ovat liiketoiminnan perustelut muutokselle, miksi muutos tehdään nyt ja mitkä ovat riskit, jos muutos jätetään tekemättä. Se, että tärkein sanoma kerrotaan kerran, ei riitä, vaan viestiä pitää toistaa moneen otteeseen muutosmatkan aikana. - Hänen tulee olla vuorovaikutuksessa muiden johtajien kanssa ja luoda koalitio muutoksesta näiden kesken.
Sponsorin tukee käyttää auktoriteettiaan, jotta muutokseen sitoudutaan organisaation kaikilla tasoilla. Tämä on yksi haastavimmista sponsorin tehtävistä, mutta vahva sponsorikoalitio on hyvä indikaattori sille, että projekti saadaan valmiiksi aikataulussa, scopessa ja budjetissa. Koalitio on erityisen tärkeä, jos kyseessä on laaja, koko organisaatiota koskeva muutoshanke. - Osallistua aktiivisesti projektin ajan.
Sponsorin tulee osallistua projektikokouksiin sovitusti ja tukea muutosta organisaation arjessa johdonmukaisesti sanoin ja teoin. Jotta sponsori voi toimia aidosti tehtävässään aktiivisesti ja näkyvästi, hänellä tulee olla aika tähän.
Useimmiten sponsori ei ole tehoton tahallaan, vaan useimmiten sponsorilta puuttuu osaaminen siitä, mitä sponsorina toimiminen häneltä vaatii. Proscin tutkimuksen mukaan jopa 50%:lla sponsoreista ei ole riittävää ymmärrystä siitä, mitä se heiltä vaatii. (Lähde) Tällöin projekti- tai muutoshallinnan ammattilaisen velvollisuus on sparrata sponsoria, mitä tehokkaalla muutosjohtamisella saadaan aikaan, millaisia vastuita ja tehtäviä sponsorin rooliin kuuluu ja millaista tukea sponsori kaipaa rooliinsa.
Projektien sponsoreina toimivilla johtajilla saattaa olla myös liikaa hankkeita sponsoroitavana. Projektien määrän kasvaessa heidän kykynsä sponsoroida tehokkaasti useita aloitteita, olla näkyvä ja aktiivinen ja rakentaa kriittisiä sponsorikoalitioita heikkenee. Yksi tehokas ratkaisu tähän haasteeseen on jakaa kuormaa organisaation johtajien kesken kesken, joista jokaisella on vastuu työntekijöistä tai järjestelmistä, joihin suuri muutosprojekti vaikuttaa.
Kompastuskivi 3: Sponsori on ”liian pieni pomo”
Sponsorilla tulee olla riittävästi vaikutusvaltaa organisaatiossa. Asemasta ja aktiivisesta läsnäolosta organisaatiossa kumpuaa sekä sponsorin arvovalta että hänen mahdollisuutensa tukea muutosta uskottavasti. Jos sponsori on organisaatiokaaviossa liian matalalla tasolla, hän on usein keskijohdon esimies, eikä hänellä ole riittävästi sanan- tai vaikutusvaltaa.
Täten sponsorin merkitys muutoshankkeessa jää liian pieneksi. Tällöin kasvavat riskit sille, että muutoshanke jää kesken, sen aikataulu tai budjetti ei pidä tai projektin ROI jää saavuttamatta. Muutoshallinnan ammattilainen osaa valmentaa sponsoria toimimaan roolinsa vaatimalla tavalla, mutta joskus voi olla tarpeen keskustella avoimesti mahdollisesta sponsorin vaihtamisesta.
Kompastuskivi 4: Sponsori ja projektipäällikkö eivät tule toimeen
Yleensä sponsorin ja projektipäällikön välille tulee kitkaa, jos muutoksen tavoitteista, odotuksista tai rooleista ei ole keskusteltu ja sovittu eikä projekti- tai viestintäsuunnitelmaa ole tehty yhdessä. Tällöin sponsorin odotukset hankkeesta saattavat olla aivan erilaiset kuin projektipäälliköllä ja tämä saattaa johtaa myöhemmin erilaisiin konflikteihin.
Sponsorin ja projektipäällikön yhteistyö on parhaimmillaan molemminpuolista sparrausta, avointa keskustelua ja tehtävien jakamista. Se tuo molemmille mielenrauhaa – varmuutta siitä, että meillä on yhteiset näkemykset ja että asiat tulevat hoidettua, kuten on yhdessä sovittu.
Jos sponsori osoittautuu haastavaksi persoonaksi, ajattele, että hänkin on vain ihminen ja häneltä voi oppia jotakin. Kuuntele, ole avoin, rakenna välillenne luottamusta ja yritä ymmärtää sponsorin omia tarpeita ja arvoja. Kerro hänelle sponsorin roolista, vastuista ja tehtävistä ja tarvittaessa sparraa häntä muutosjohtamisen osaamisessa. Luota omaan ammattitaitoosi ja vakuuta sponsori siitä, että teidän yhteispelinne voi ratkaista koko projektin onnistumisen tai epäonnistumisen.
Sponsorilla on siis tärkeä rooli muutoshankkeen onnistumisessa. Tärkeä rooli on myös esimiehellä. Lue tästä aiheesta blogisarjamme seuraavasta osasta.
Opas: Johdanto työkulttuurin muutokseen ja moderniin työhön
Mitä hyötyä työkulttuurin muutoksesta on yritykselle? Miksi ja kuinka käynnistäisin sen yrityksessäni? Lue opas ja inspiroidu.
Lue muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:
- Miten estää vanhaan palaaminen?
- Kun muutos jää puolitiehen
- Muutoksen sulava mittaaminen
- Muutosagentti on ystäväsi
- Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!
- Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!
- Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!
- Uusi blogisarja muutosjohtamisen eri näkökulmista starttaa!
”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”