Microsoft Teams matkalla yhden pysähdyksen yhteistyöportaaliksi

Moderni työ

Osallistuin viime viikolla Wiesbadenissa, Saksassa järjestettyyn European Collaboration Summitiin. Tilaisuus oli kolmipäiväinen, ja suunnattu pääasiassa Microsoft -tuotteiden käyttäjille, päätöksentekijöille, IT-ammattilaisille ja kehittäjille. Tänä vuonna Microsoft 365:n, Azuren, Teamsin, SharePointin, Flow:n, PowerAppsin, Power BI:n ja muiden Microsoft -teknologioiden lisäksi myös kilpailijat kuten AWS ja Google osallistuivat tapahtumaan omilla ratkaisuillaan.

Tapahtuman teemana oli yhteistyö (”The meaning of Collaboration”), jota lähestyttiin mm. asiakkaan, järjestelmätoimittajan, muutoskonsultin ja sovelluskehittäjän näkökulmasta. Vaikka uusia Microsoft-julkistuksia ei juurikaan tullut, konferenssi tarjosi monipuolisen kattauksen aikaisemmin julkaistujen järjestelmäominaisuuksien viilaukseen, käyttöönottokokemuksiin ja parhaisiin käytänteisiin.

Tapahtuman selkein viesti oli, että nykyaikaiset yhteistyötavat edellyttävät uusia välineitä eli erityisesti Microsoftin Teamsin haltuunottoa. Teams on vain pilvessä toimiva yhteistyöalusta, joka sisältää tällä hetkellä lähestulkoon kaikki O365-palvelut.
Teams onkin nopeasti noussut Microsoftin kaikkien aikojen nopeimmin omaksutuksi tuotteeksi. Tämä viestii siitä, että se tukee nykyaikaisten organisaatioiden ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatonta työtapaa. Tämän vuoksi keskityn nyt tässä blogissa Teamsiin.

 

Yhteistyötä yhden pysähdyksen portaalissa

Microsoftin tavoitteena on, että O365-palveluiden lisäksi kaikki muutkin käyttäjän tarvitsemat sovellukset tullaan liittämään Teamsiin. Tällainen yhden pysähdyksen taktiikan yhteistyöalusta onkin järkevästi toteutettuna jokaisen organisaation unelma.
Aikaikkunaa, jolla Teams saavuttaa yhden pysähdyksen taktiikan, ei annettu, mutta esityksessä se näytti upealta!

 

Yhdessä sovitut, hyvät toimintatavat ovat kaiken perusta

Toista vuotta Teamsia käyttäneenä olen vakuuttunut sen hyödyistä organisaation sisäisessä ja organisaatioiden välisessä viestinnässä. Kaikki yhteistoiminta tarvitsee kuitenkin yhdessä sovitut toimintatavat, ja niin Teamskin.

Monille Teamsin aikaisille omaksujille ovat tuttuja tiimien ja kanavien hulppea lukumäärä, kirjavat tiimien nimeämiskäytännöt, hallitsematon emojien käyttö, vaihtelevat otsikoinnit tai oudot yhden virkkeen vastaukset väärään keskusteluun. Puhumattakaan siitä, miten haut vaikeutuvat erilaisten sekavien käytänteiden takia.

Jotta edellä mainituilta ongelmilta vältyttäisiin, Teams -hallintamallin rakentaminen tulisi ottaa osaksi käyttöönottoa selkeyttämään pelisääntöjä ja helpottamaan käyttöönottoa.

 

Teamsin omaksuminen kolmessa vaiheessa

Käyttöönottoa suunniteltaessa aloitusvaiheessa selkeytetään, miten Teams vaikuttaa organisaatioon ja tehdään suunnitelmat. Esimerkiksi viestintäsuunnitelman tulisi sisältää ne keinot, joita tullaan käyttämään hyötyjen kristallisoimisessa ja käytön vakiinnuttamisessa. Välittömien hyötyjen osoittaminen tosielämän käyttötapausten avulla auttaa ihmisiä ymmärtämään uuden toimintatavan ja sovelluksen arvon organisaatiossa.

Seuraavassa vaiheessa kokeillaan rajatusti uuden toimintatavan ja toiminnallisuuksien soveltuvuutta organisaatiossa. Tällöin on tärkeää löytää ne mielipidejohtajat, aikaiset omaksujat, pääkäyttäjät ja organisaation osat, joilla on kyvykkyyttä arvioida järjestelmäominaisuuksia ja antaa arvokasta palautetta. Nämä käyttäjät todennäköisesti hyötyvät uudesta toimintatavasta eniten. Palautteen perusteella voidaan analysoida uuden toimintatavan ja sovelluksen soveltuvuutta organisaatiossa, tehdä korjauksia sekä suunnitella käyttäjien koulutukset ja tuki.

Viimeisessä vaiheessa suunnitellaan ja toteutetaan organisaationlaajuinen käyttöönotto. Tässä vaiheessa johdon tuki, käytännön projekti- ja muutoshallinnan tehtävät, viestintä ja seuranta luovat pohjan muutoksen läpiviemiseksi. Hyötyjen osoittaminen ja käytön helppous ovat olennaisia.

Periaatteessa Teamsin käyttöönotto noudattaa samoja vaiheita kuin minkä tahansa nykyaikaisen, pilvipohjaisen toiminnallisuuden käyttöönotto. Ja jotta käyttöönotto olisi vielä helpompaa, Microsoft tulee lisäämään syksyllä Teams-clientin paitsi uusiin, niin myös jo olemassaoleviin Office 365 ProPlus-asennuksiin.

 

Yhteistyö perustuu tietoturvaan

Uuden välineen käyttöönotto ei yksinään ratkaise viestintä- tai tiedonhakuhaasteita, mutta luo mahdollisuuksia työtapojen kehittämiseen ketterämpään ja tietoturvallisempaan suuntaan. Otettaessa käyttöön uusia työvälineitä ja –tapoja tulee ratkaista myös esimerkiksi tietoturvaan, vaatimustenmukaisuuteen ja yksityisyyteen liittyviä kysymyksiä.

Yhteistyö ihmisten ja organisaatioiden välillä perustuu luottamukseen siitä, että kumpikin osapuoli hoitaa tietoturva-asiansa niin, ettei jaettu informaatio pääse vuotamaan. Käytännössä hyvien tiedonkäsittelytapojen lisäksi organisaation täytyy varmistua siitä, että tietoturvaan liittyvät asiat, kuten hallintaroolit, tiedon salaaminen, käyttäjien pääsynhallinta, haavoittuvuuksien etsintä yms. on suunniteltu ja toteutettu oikein. Identiteetin hallinta on yksi pilvipalveluiden kulmakivistä. Siitä ja yleisesti pilvipalveluista ja erityisesti Microsoft Azuresta voit lukea lisää konferenssissa julkaisusta Jussi Roineen kirjasta ja Arttu Arstilan blogista (linkit näihin alla).

Hyvin suunniteltu ja toteutettu Teams-ratkaisu tulollaan olevilla toiminnallisuuksilla höystettynä tukee mainiosti nykyaikaisen organisaation ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatonta työtapaa.

Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää siitä, mikä on sinulle M365:ssä ja tietoturvassa tärkeää ja sovitaan etapit syksyksi.

 

Lue lisää

Teamsissa tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia, ja me seuraamme niitä blogissamme. Jos haluat tietää mistä Teamsissa on kyse, katso:

Mikä Microsoft Teams on vuonna 2020?