Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!

Moderni työ

Avainsanat:

Esimiehen rooli on työelämän yksi monimutkaisemmista rooleista. Se pitää sisällään laajan kirjon kontekstiosaamista ja asiantuntijuutta, mutta myös ihmisjohtamista ja vaatii hyvää psykologista silmää. Tämän lisäksi heidän tontilleen usein kuuluu myös oman toimialueen työn- ja toiminnan kehittäminen sekä organisaation strategian ja sen muutosten viestintä ja jalkautus omille alaisilleen.

Hengästyttää jo nyt. Ja ihan syystäkin! Esimiehillä on laaja päivittäinen paletti hallittavanaan.

On tärkeää ymmärtää, miten keskeinen rooli esimiehellä on organisaation muutoksessa. He joko tukevat muutosta tai seisovat sen tiellä. Usein eivät kuitenkaan tahallaan. Vaan siksi, että muuttuvia ja liikkuvia palloja on niin paljon ilmassa, että muutoksen hahmottamiseen ja läpiviemiseen ei enää yksinkertaisesti riitä aika eikä resurssit.

Tutkimus on kuitenkin osoittanut, että oma esimies koettiin tärkeimmäksi (67 % vastaajista) viestintuojaksi ja -kanavaksi liittyen päivittäiseen toimintaan sekä myös muutoksiin. (Prosci, 2017) Tämän vuoksi on erityisen tärkeää varmistaa, että muutoksessa esimiehillä on aikaa ja resursseja toimia omassa työyhteisössään muutoksen mahdollistajana. Heitä tulisi ottaa mukaan muutoksen suunnitteluun ja sitouttaa erilaisten tilaisuuksien ja koulutusten avulla, mutta ennen kaikkea heille tulisi tarjota vuorovaikutteista tukea muutoksen tekemiseen! Katsotaan siis seuraavaksi, miten esimiestä voi ja kannattaa tukea roolissaan muutosagenttina.

Määritelkää esimiehen rooli muutoksessa selkeästi

Alla kuvattua kokonaisuutta on helppo käyttää niin sanottuna patarumpuna, jonka viestiä voi toistaa esimiesviestinnässä useaankin otteeseen. Sitä voidaan käyttää tukimateriaalina eri tilaisuuksissa ja sitä voidaan julkaista intrassa, Yammerissa ja Teamsissä.

Esimiehen rooli ja sen odotukset muutoksessa:

  • Esimiesviestintään liittyvät konkreettiset tehtävät ja aikataulut
  • Esimiehen tekemään muutoksen jalkauttamiseen liittyvät konkreettiset tehtävät ja aikataulut

Muutoksen liiketoiminnalliset syyt:

  • Miksi organisaation on muututtava?
  • Miten liiketoiminta, asiakas- ja työntekijäkokemus kehittyvät muutoksen myötä
  • Mitkä ovat seuraamukset, jos ei muututa?

Miten muutos tulee vaikuttamaan esimiehiin nyt ja tulevaisuudessa:

  • Millaisia aikaresursseja muutos vaatii tällä hetkellä esimieheltä, kts. roolin odotukset
  • Miten esimiehen oman työn hallinta sekä yhteistyö alaisten kanssa ja yli organisaatiorajojen ylittyvissä työryhmissä tulee kehittymään muutoksen myötä

Miten muutos tullaan toteuttamaan:

  • Projektiryhmän ja muutoksen sponsorien esittely
  • Projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja koulutussuunnitelman esittely
  • Esimiestukimallin esittely

Miten esimiehen kannattaisi valmistautua muutokseen:

  • Seurata projektin tiedottamiseen perustettua Teams-kanavaa, Yammer-yhteisöä tai intranet-sivua
  • Pyytää reippaasti apua, jos koet, että oma aika tai muutokseen liittyvät tiedot ovat puutteellisia
  • Tutustua oman toimialueen Omaosaajiin. Tarpeen mukaan pyydä heitä vierailemaan viikko-/kuukausipalavereissa ja kertomaan muutoksesta. *
  • Selvittää ja ymmärtää liiketoiminnalliset tarpeet ja syyt muutokselle
  • Ottaa osaa järjestettäviin koulutuksiin ja virtuaaliklinikoihin

PRO TIP: Lähde listaamaan ”takalisto” eli backlog -dokumentaatiota mahdollisista muutosideoista ja -tarpeista. Tällä listauksella on helppo ottaa etumatkaa siinä vaiheessa, kun muutostoimenpiteet tulevat ajankohtaiseksi omalla toimialueella.

Miten esimiehiä tullaan tukemaan:

  • Perustakaa Teamsiin / Yammeriin / intraan osio esimiehille, jonne tullaan lataamaan kaikki muutoksen viestintään tarvittava materiaali sekä vaikkapa Omaosaajien yhteystiedot
  • Aikatauluttakaa esimiehille kohdennettuja virtuaaliklinikoita, joihin esimiehet voivat halutessaan tulla kyselemään ja ihmettelemään
  • Ohjeistakaa Omaosaajia olemaan aktiivisesti yhteydessä oman toimialueensa esimiehiin ja luomaan heidän kanssaan luontaista vuoropuhelua
  • Järjestäkää ja aikatauluttakaa ajoissa mahdolliset työkalu- ja järjestelmäkoulutukset, jotka tukevat muutoksen läpivientiä

Määritelkää esimiesviestinnän kanavat ja tapahtumat etukäteen

Tehkää yhteistyötä jo heti projektin alussa sellaisten tukitoimintojen kanssa, joilla on aktiivinen ja vuorovaikutteinen suhde organisaationne esimiehiin. Pyrkikää järjestämään vierailuvuoroja eri tilaisuuksiin ja tapahtumiin, joissa käsitellään esimiehille kohdennettuja aiheita ja asioita.

Esimerkkejä voisi olla vaikkapa:

  • Henkilöstöhallinnon, viestinnän tai muun tukitoiminnon pitämät tapaamiset ja palaverit
  • Esimiesten uutiskirjeet
  • Mahdollisuus jakaa viestintää esimiehille perustetuissa Teamseissä tai Yammer-yhteisöissä

PRO TIP: Muistakaa varata tilaisuuksien ja tapahtumien agendalta ajoissa tilaa muutosviestinnälle!

Miten ylläpitää esimiehen jatkuvaa muutoksen johtamisen kyvykkyyttä

Jos organisaatiossa ei ole aiemmin panostettu esimiesten kykyyn käsitellä ja johtaa muutosta, voi näiden taitojen puutteeseen törmääminen olla aluksi kivuliastakin!

Mutta koskaan ei ole myöhäistä muuttua! Sen vuoksi esimiesroolin kehittäminen kannattaakin ottaa aktiiviseen tarkasteluun muutosprojekti(e)n ulkopuolellakin. Tällä tavoin varmistetaan, että seuraavan muutoksen tullessa organisaatio ja sen esimiehet ovat valmiimpia ottamaan oman roolinsa muutoksessa ja tukemaan sitä jo määriteltyjen kanavien ja toimintamallien avulla!

Esimerkkejä esimiesten muutosjohtajuuden kehittämiseen ja tukemiseen:

  • Coachaus-osaamista kehittävää koulutusta
  • Virtuaalijohtamista ja -fasilitointia kehittävää koulutusta
  • Muutosvastarinnan tunnistaminen ja sen ratkaisukeskeinen käsittely
  • Muutoksen liittyvät työkalu- ja järjestelmäkoulutukset

Muutaman sananen esimiehen esimiehestä ja hänen esimiehestä

Kun kehitetään esimiesten kyvykkyyttä toimia muutosjohtajina omassa työssään, on tärkeää myös huomioida se, että ylimmän johdon näkyvä sitoutuminen muutokseen sekä johtaminen omalla esimerkillä ovat äärimmäisen tehokkaita ja tärkeitä tapoja tukea esimiehiä heidän päivittäisessä työssään ja motivoida heitä kehittymään.

Uudistuvan muutosjohtamisen tulisi näkyä siis kaikissa organisaation ”johtoasemissa”, ei pelkästään esimiestyössä. Esimerkillä johtaminen voisi tulevaisuudessa olla osa myös sisäistä viestintästrategiaa sekä kuulua johdon omiin uusiutuviin toimintamalleihin.

*) Omaosaajat ovat henkilöitä, jotka tukevat muutosprojektin läpivientiä organisaation eri osissa. He voivat olla esimiehiä, tiiminvetäjiä, koordinaattoreita, assistentteja tai vaikkapa kirjanpitäjiä. Heiltä saa nopeasti tukea työpäivän tuoksinnassa liittyen muutosstrategiaan tai vaikkapa Teamsin toiminnallisuuksiin. Omaosaajaverkosto nimitetään joko yksittäisen projektin ajaksi tai siitä tulee pysyvä osa organisaation arkea.

Opas: Johdanto työkulttuurin muutokseen ja moderniin työhön

Mitä hyötyä työkulttuurin muutoksesta on yritykselle? Miksi ja kuinka käynnistäisin sen yrityksessäni? Lue opas ja inspiroidu.

Lataa opas

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.