Loppuvuodesta 2020 Postilla aloitettiin yhteistyössä Sulavan kanssa sekä intranetin uudistamisprojekti että Yammerin (nyk. Viva Engage) käyttöönotto. Aiempi intranet kaipasi uudistusta niin käyttöliittymältään kuin teknisiltä ominaisuuksiltaan. Vanhentunut sisältö oli vaikeasti löydettävissä ja päivittäminen oli tahmeaa, eikä vanha käyttöliittymä enää soveltunut modernin työn tekoon.

Intran uudistusprojektin tavoitteena oli kehittää Postin työyhteisöviestintää ja taata kaikille postilaisille laajempi pääsy tiedon äärelle. Vanhaa intraa käytti Postin 6000 toimistotyöläistä, mutta tuotannon 12 000:lla työntekijällä ei ollut teknisesti mahdollisuuksia päästä intraan. Intraprojektin kanssa rinnakkain Postilla otettiin käyttöön Yammer sisäiseksi sosiaaliseksi mediaksi helpottamaan tiedonkulkua ja muuttamaan yksisuuntaista tiedonvälitystä osallistavaan keskusteluun kaikkien Postin työntekijöiden kesken. Projektiin kuului myös intran ja Yammerin käyttöliittymien suunnittelu Postin liikkuvan työn tekijöiden Posti Mobile -laitteisiin.

Postin intraprojektin suunnittelu ja ylätason konseptointi aloitettiin toukokuussa 2020. Sulava astui projektin vetovastuuseen loppuvuodesta 2020, jolloin Postilla oli jo karkea suunnitelma uudistuksen tavoitteista ja sisällöistä. Sulavan konsultit hoitivat projektin alkukartoituksen, suunnittelun, teknisen toteutuksen ja asianosaisten kouluttamisen. Postin puolelta projektitiimissä työskentelivät Postin viestintä sekä IT. Myös Postin työntekijöitä ja johtoa osallistettiin projektiin laajalti matkan varrella.

Kokonaisvaltaisessa projektissa Sulava oli noin puolen vuoden ajan asiakkaan kanssa tiiviissä yhteistyössä ja pystyi asiantuntijaroolissa helpottamaan päätöksentekoa. Näin varmistettiin, että projekti rullasi aikataulussa maaliin. Alussa sisällöltään massiivinen projektikokonaisuus pilkottiin selkeyden vuoksi pienempiin osiin. Teknisen toteutuksen jälkeen Sulavan konsultit järjestivät kymmeniä työpajoja, joissa koulutettiin sisällöntuottajia ja opetettiin uuden intran käyttöä.

Automaattiset muistutukset auttavat pitämään intran ajan tasalla

Uusi intra rakennettiin alusta pitäen tietopankkimaiseksi, ajankohtaiseksi ja visuaaliseksi uutishuoneeksi. Vanha Sharepoint-ympäristö siirrettiin omilta palvelimilta pilveen ja vain valikoitu osa sisällöistä, kuten esimerkiksi uutisarkisto, siirrettiin uudelle alustalle. Sisällöntuottajia pyydettiin arvioimaan, mikä tieto vanhasta intranetistä on vielä relevanttia ja tarpeen siirtää ja mistä voidaan luopua.

Uuden intran sisältöjen relevanttius päätettiin varmistaa siten, että intran ylläpidosta vastaavat jatkossa eri aihepiirien sisältövastaavat. Kun aiemmin Postin viestintä oli päävastuussa intran sisällöistä, nyt uutta intranetiä päivittää noin 50 sisältövastaavaa. Järjestelmä muistuttaa sisällöntuottajia automaattisesti vuoden välein tarkastamaan sisällön ajankohtaisuuden. Intraprojekti saatiin aikataulussa maaliin viime vuoden kesäkuun alussa.

“Sulavalla oli iso rooli tässä massiivisessa projektissa, jossa Sulavan konsultti hoiti kokonaisvetovastuun erinomaisesti. Projektinhallinta oli ensiluokkaista ja ammattimaista. Kaikki selvitettävät asiat hoidettiin jouhevasti eteenpäin”, Postin Senior Communications Manager Manti Väätäinen-Pereira kertoo.

Yammerista aktiivinen “digitaalinen kahvihuone”

Intra-projektin rinnalla Yammer otettiin käyttöön koko organisaatiossa sisäiseksi some-kanavaksi, jonka toivottiin kehittävän työyhteisöviestintää ja henkilöstöä osallistavaa keskustelua. Yammer toimii digitaalisena kahvihuone-tyylisenä keskustelupaikkana, joka edesauttaa yhteisöllisyyden tunnetta suuressa organisaatiossa. Ennen Yammeria Postilla ei ollut henkilöstölle vastaavaa virallista kanavaa, jossa työntekijät voisivat esittää kysymyksiä ja keskustella eri aiheista.

Yammer oli ollut Postilla käytössä jo vuodesta 2017, mutta se ei ollut aktiivisessa käytössä eikä sen käyttöä ollut aiemmin neuvottu. Tällä kertaa Yammer lanseerattiin järjestelmällisesti käyttöön ja kerrottiin, miten ja mihin Yammeria käytetään ja millaisia sääntöjä sen käyttöön liittyy. Myös työntekijöitä osallistettiin mukaan hahmottamaan, mitä Yammer voisi Postille tarjota ja millaisiin tarpeisiin se voisi vastata. Sulavan konsultit vetivät useita Yammerin käyttökoulutuksia Postin henkilökunnalle, jotta kaikki käyttäjät oppivat, mikä Yammer on ja miten sitä käytetään. Lisäksi Yammerin käyttöä varten laadittiin selkeät säännöt.

“Tavoitteena oli saada kaikki valmiiksi sekä intran että Yammerin osalta toukokuun 2021 loppuun mennessä ja tässä onnistuttiin hienosti. Sulavan projektipäälliköt hoitivat projektin ammattimaisesti suunnitelmien mukaan, aikataulussa ja jopa alle budjetin. Harvoin näin laajat projektit onnistuvat näin hienosti”, Postin Head of Transformation and Development Sari Hilden iloitsee.

Kirjoittaja: Merja Turpeinen
Julkaistu kesäkuussa 2022