Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!

Isoissa muutosprojekteissa on helppo eksyä häilyvien lupausten ja kryptisten visioiden viidakkoon. Muutoksella on hyvin pieni mahdollisuus onnistua, jos työntekijöillä on epäselvä käsitys koko asiasta. Mitä monitahoisemmasta ja abstraktimmasta prosessista on kyse, sitä enemmän kaipaamme kuvittajaa: Mikä muuttuu? Miten eri palaset liittyvät toisiinsa? Missä kohtaa minä olen tätä kuviota?

Tässä blogissa esittelen muutaman keinon, jolla voit tuoda hähmäiseltä vaikuttavan muutosprosessin lähemmäs ihmistä – käsin kosketeltavaksi.

1. Kirkasta sanoma

”Muutosprosessissa tavoitellaan strategisen tahtotilan mukaisia johtamismalleja ja niiden jalkauttamistoteutuksia.”

Hetkinen, siis mikä nyt muuttuu? Jos et myönnä koskaan käyttäneesi tämän tyyppisiä lauseita (kyllähän me kaikki sen tiedämme, joskus sitä sortuu kiireessä näihin copy paste -lauseisiin), hyppää seuraavaan osioon. Muussa tapauksessa hidasta vähän tässä kohtaa.

Uskallan väittää, että kieli on muutosprosessin kivijalka. Jos se lätkitään ympäripyöreäksi ja hutiloidaan sinnepäin, ei hyvistäkään materiaaleista tule kunnollista taloa. Epämääräisiin lauseisiin ja ylimalkaisiin lupauksiin nojaava muutos aiheuttaa jonkinlaista horjumaa. Vaikka tavallaan olemme tottuneet kuulemaan näitä korulauseita ja sanojen tyhjäkäyttöä – ja osittain jopa tulkitsemaan sitä ­­­– jättää se jälkeensä tunteen häilyvyydestä, rauhattomuudesta ja pahimmassa tapauksessa jopa termien taakse piiloutumisesta. Mitä tässä yritetään peittää, mitä meille ei nyt kerrota?

Epämääräinen kieli ulkoistaa vastuuta, aiheuttaa väärinymmärryksiä ja etäännyttää viestin vastaanottajaa muutoksesta. Selkeä kieli sen sijaan luo luottamusta. Se on läpinäkyvää ja avointa, ja mahdollistaa sitoutumisen muutokseen. Kun viestit muutoksesta, pyri aktiivisesti kohti konkretiaa ja selkeyttä. Haasta itsesi jokaisen pääviestin ja tavoitteen kohdalla: voisinko sanoa tämän kirkkaammin?

2. Ole läsnä – myös kielen tasolla

Kielemme valinnat kuiskivat salaa muutakin tarinaa kuin sitä, mitä pintatasolla sanomme. Esimerkiksi mitä vaikeammasta muutoksesta on kyse, sitä helpommin otamme käyttöön ystävämme Passiivin. Ikävät asiat on hyvä heittää Passiivin harteille: ”tehostamista tehdään” ja ”supistamista suunnitellaan” (emmehän me, mutta kun se Passiivi!).

Ole siis tarkkana, kun suunnittelet muutoksen pääviestejä. Erityisesti verbit kannattaa valjastaa hyötykäyttöön. Suosi aktiivimuotoisia tekemisen sanoja, joista käy selkeästi ilmi, että tekojen takana on ihminen – ”aion pitää huolen”, ”me teemme tätä yhdessä” tai ”henkilöstöjohtaja Hanna varmistaa, että”.

Onnistunut muutos vaatii nimittäin ihmistä. Tarvitsemme kasvot muutokselle, selkeän vastuunottajan, joka vie prosessia vahvasti eteenpäin. On tutkittu*, että 72 prosenttia niistä muutosprosesseista, joissa on näkyvä ja aktiivinen keulahahmo (sponsori), saavuttaa tai jopa ylittää tavoitteensa. Jos tällaista keulakuvaa ei sen sijaan muutoksella ole, vastaava onnistumisprosentti romahtaa 29 prosenttiin. *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

3. Herätä muutos eloon tarinalla

Laajoihin muutosprosesseihin voi liittyä useita vaiheita, erilaisia tavoitteita ja monipolvisia syy-seuraussuhteita. Ei siis mikään ihme, että niistä voi olla vaikea puhua – siis ihan käytännössä. Mikä se oli sen uuden prosessihankkeen nimi, entä mitäs se koskikaan….?

Muutoksen alkuvaiheessa määritellään (toivottavasti) prosessille selkeät tavoitteet. Haluamme esimerkiksi tehostaa tuotantoamme muuttamalla organisaatiorakennettamme, hyödyntämällä toimitiloja entistä resurssiviisaammin ja lisäämällä koulutusta työntekijöille aiheesta X. Hienoa! Mutta miten ihmeessä tästä nyt kertoisi kiinnostavasti? Muutos tulee eläväksi, kun nimeämme sen. Hyvä nimi jää mieleen – se kertoo tarinaa jostakin, johon voimme tarttua.

Tiedämmehän heti, mistä puhutaan, kun puhutaan jäävuoren huipusta, tuhlaajapojasta tai Troijan hevosesta.  Me tunnistamme näiden ilmiöiden nimet, sillä ne kertovat tarinaa, kuvittavat merkityksiä. Nimellä en siis tarkoita päälle liimattua ”hanke VisKLM-05” -tyyppistä ratkaisua, vaan sanallista kuvittamista. Mitä tämä muutos meille tarkoittaa? Miten tätä voisi kuvittaa jollakin konkreettisella nimellä, tarinalla, vertauksella?

Klassikkoja ovat erilaiset matkavertaukset: purjeet ylös ja kohti ulappaa! Tällainen voi toimia hyvin, jos ei tyydytä latteuksiin, vaan kuva viedään tarpeeksi pitkälle. Esimerkiksi päätetään, että tässä muutoksessa olemme nyt M/S Harmonican kyydissä; jokainen saa risteilypassin, ja osallistujille jaetaan ”hytit” uuden organisaation perusteella. Seppo on kapteeni (apua saa kysymällä), ja olettehan kuulleet, että C-kannella jaetaan maistiaisia uusista tuotteistamme!

Nimi voi olla myös poiminta jostakin muutokseen konkreettisesti liittyvästä asiasta. Jos esimerkiksi muutamme toimitilamme vanhan suksitehtaan tiloihin, voisi muutos olla nimeltään Suksitehdas2.0. Aihealuetta voisi ammentaa monin tavoin muutoksen viestinnässä; Sivakoimme yhdessä näillä laduilla, mutta hankaliakin mäkiä voi olla edessä. Kun kyyti on kylmää, kaivataan jokaiselta hyvää pitoa!

Muutosprosessi kannattaa kuvittaa, mutta muista, ettei prosessikaavion tarvitse olla puiseva! Tässä salaisena aseenasi on vaikkapa PowerPoint – hyödynnä valmiita ikoneja ja voilá! Kuva on yksinkertaistettu esimerkki.

4. Valjasta muutos silmäiltäviksi kuviksi

Visuaalisuuden voimaa ei kannata aliarvioida. Vaikka varsinainen tiedon visualisointi on kokonaan oma aihealueensa, haluan nostaa tässä muutaman helpon keinon, jolla voit hyödyntää visuaalisuutta projektin tuoksinassa, osana arkeasi. Laajemmissa muutosviestintäprojekteissa on toki hyvin arvokasta, jos on mahdollisuus hyödyntää visualisoinnin ammattilaisen työaikaa ja materiaaleja.

Kuvittamiseen pätee sama kuin kieleen – höttösisältö ei tuo lisäarvoa.

Unohda siis kukkakuvat ja virtaavat veet, ja keskity luomaan visuaalisia merkityssuhteita. Kuvan ja sanan suhde tulisi olla toisiaan täydentävä: kuva tuo jotakin lisää tekstiin, ja päinvastoin. Lisäarvo voi olla symbolinen – voit käyttää vaikkapa organisaatiomuutoksesta kertovassa tekstissä kuvaa kirkkovenekilpailusta, jossa kaikki soutavat samaan tahtiin hikisinä, mutta hymyillen. Kuvaksi kannattaa valita mahdollisimman aito otos elävästä elämästä, jotta se herättää tunteita eikä toisaalta maistu kliseiseltä.

Kuvittamalla voi tuoda myös rakennetta tekstiin, palastella se helpommin silmäiltävään muotoon.

Miten niin silmäiltävään? Muutoksesta viestijän kannattaa lähteä siitä oletuksesta, että nykyihminen on kärsimätön. Olemme oppineet silmäilemään läpi loppumattomia nettisivuja ja jatkuvaa somevirtaa – me emme lue jokaista sanaa, vaan vilkaisemme ja teemme päätöksen silmänräpäyksessä: kiinnostaako tämä minua vai ei? Vaikka puhumme muutosviestinnästä laajemmassa mittakaavassa kuin ”mitä intranettiin kirjoitetaan”, ei viestejä ainakaan pahenna se, jos ne on suunniteltu nopeasti omaksuttaviksi. Maailmamme on muuttunut kuvallisemmaksi ja sitä odotetaan myös työelämässä.

Hyödynnä siis kuvia, ikoneita ja värejä ja rakenna niillä visuaalista hierarkiaa. Nosta tärkein asia visuaalisesti kunniapaikalle, kuvaa syy-seuraussuhteita erilaisilla nuolilla ja ikoneilla, hyödynnä lukuja ja kaavioita tai tee kuten yllä olevassa esimerkissä ja kuvita muutoksesi tarinaa. PowerPoint on nopeissa visualisoinneissa ehdottomasti oma lempityökaluni. Tehokkaita vinkkejä mielenkiintoisten ja viestintää aidosti tukevien esitysten luomiseen PowerPointilla saat tulevilta kursseiltamme.

Automaattisempaa tiedon ja lukujen visualisointia sekä interaktiivista grafiikkaa voi tehdä hyödyntämällä Power BI:tä. Jos kiinnostuit, tutustu tuleviin Power BI -kursseihimme tästä!

5. Paketoi muutos

Kun olette kirkastaneet kielen, hioneet pääviestit selkeiksi ja konkretisoineet muutosta käytännön esimerkeillä, visualisoinneilla ja vaikkapa johtajan minuuttivideoilla (tai millä ikinä keksitte tuoda muutosta lähemmäs ihmistä), kannattaa ideat paketoida helposti hyödynnettäväksi viestintäkokonaisuudeksi. Tee keksipaketista houkutteleva ja käteen sopiva – niin että se kulkee vaivattomasti ihmiseltä toiselle ja maistuu eri alojen edustajille.

Tehokkaimpia viestinviejiä muutosprosessissa ovat nimittäin tutkimuksen mukaan* esimiehet sekä ylin johto. Prosci-tutkimuksen vastaajista 67% oli sitä mieltä, että mikäli viesti koski työntekijää henkilökohtaisesti, kuultiin se mieluiten omalta lähiesimieheltä. Mikäli viesti koski koko liiketoimintaa, oli tehokkain viestin lähettäjä toimitusjohtaja (45%).

Vertailuksi mainittakoon, että kummassakaan viestityypissä ei muutosviestintää koettu tehokkaaksi, jos se tuli viestinnän asiantuntijalta (1%) tai henkilöstöhallinnolta (1% liiketoimintaan liittyvä / 3% henkilökohtainen viesti). *Prosci-tutkimus Best Practices in Change Management vuodelta 2017. Tutkimukseen osallistui 1778 muutosjohtamisen ammattilaista.

Muutoksessa lähiesimiehillä on siis johdon lisäksi äärimmäisen tärkeä rooli. Lähiesimiehet ovat kuitenkin puun ja kuoren välissä, jos heidän tulisi ajaa eteenpäin muutosta, josta he eivät oikein itsekään saa otetta. Ota esimiehet mukaan muutokseen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja helpota heidän rooliaan tarjoamalla valmiit työkalut muutokseen. Varmista, että esimiehet tunnistavat ja ymmärtävät oman roolinsa tärkeyden, ja että he saavat myös tarvittaessa tukea muutoksen läpiviemiseen. Johdon, sponsorien ja esimiesten merkityksestä kerromme lisää muutosjohtamisen sarjan seuraavissa blogeissa.

+ Enemmän on enemmän

Muista, että muutosviestinnässä enemmän on parempi ja toisto on avain onnistumiseen – hyvä muutosviestintä sykkii läpi koko muutosprosessin. Se virtaa molempiin suuntiin, uudistuu tarpeen mukaan ja muistuttaa itsestään silloinkin, kun arjen humina meinaa peittää sen alleen.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

• Miten estää vanhaan palaaminen?
• Kun muutos jää puolitiehen
• Muutoksen sulava mittaaminen
• Muutosagentti on ystäväsi
• Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!
• Sponsorin rooli muutoshankkeessa on elintärkeä
• Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!
• Uusi blogisarja muutosjohtamisen eri näkökulmista starttaa!