Muutoksen sulava mittaaminen

Muutoksen onnistunut läpivienti on aina vaativa projekti. Muutoksen mittaaminen on olennainen osa muutosta, mutta usein se saattaa aiheuttaa päänvaivaa: mitä mitata ja kuinka? Teknisessä projektissa mittarit yhdistetään helposti suoraviivaisesti käyttöasteeseen. Esimerkiksi admin-portaalista voi kätevästi seurata käyttäjämääriä ja toiminnan muutosta päivätasolla, jolloin saadaan kattava ymmärrys siitä, kuinka uudet työkalut on otettu käyttöön. Mutta, vaikka käyttöaste on mainio muutoksen toteutumisen mittari, paljon muutakin tarvitaan muutoksen kokonaisvaltaiseen seuraamiseen ja ymmärtämiseen. Käyttöaste ei kerro käyttäjän kokemuksesta, tyytyväisyydestä tai halusta muuttaa toimintaansa ja jatkaa uusia toimintatapoja.

Kuten Christine kirjoitti muutosta käsittelevän blogisarjamme ensimmäisessä osassa, muutos on muutakin kuin tekninen käyttöönotto: me Sulavalla uskomme, että tekninen muutos kulkee yhdessä jokaisen ihmisen kokemuksen kanssa ja ovat molemmat yhtä elintärkeitä onnistuneen muutoksen läpiviennissä. Siksi haluamme myös mitata muutosta kokonaisvaltaisesti.

On tärkeää, että muutosta mitataan jatkuvasti koko projektin ajan. Muutoksen lisäksi projektissa mitataan luonnollisesti myös projektijohtamisen näkökulmasta kestoa, kustannusta, laatua ja asiakastyytyväisyyttä. On varsin tavallista, että ensin on projekti, sen myötä muutos ja projektin loppumetreillä suoritetaan mittaus: kuinka meni. Jatkuva mittaaminen tuo enemmän arvoa ja luo pohjaa onnistuneelle muutokselle.

Näin päästään:

1. Tunnistamaan jo projektin aikana ne keskeiset asiat, jotka tarvitsevat lisähuomioita,
2. ne asiat, jotka sujuvat hyvin sekä
3. ne, joita ei olla mahdollisesti edes huomioitu.

Saatu data mahdollistaa muutosprojektin sponsoria, johtoa sekä projektiryhmää reagoimaan reaaliajassa muutosprojektin kulkuun, jolloin henkilöstölle saadaan paras mahdollinen kokemus ja päästään projektin tavoitteisiin aikataulussa.

Kuinka sitten mittaisin?

Kuulostaa helpolta, eikö? Jokainen kuitenkin tietää, kuinka muutoksen myllertäessä on paljon uutta omaksuttavaa, päivittäiset rutiinit pitää edelleen hoitaa ja kiire pukkaa päälle. Tuntuu helposti siltä, ettei ylimääräiseen ole aikaa. Vielä pitäisi mitata muutosta. Millä välineillä tai miten sitä pitäisi tehdä?

Olemme halunneet tehdä muutoksen mittaamisesta mahdollisimman sulavaa ja luoneet sulavan muutosmittariston, jonka avulla saadaan helposti seurattua käyttäjädataa, työntekijän kokemusta sekä asetettuja liiketoiminnallisia tavoitteita. Mittaaminen suunnitellaan tarkkaan tapauskohtaisesti, sillä jokainen muutos ja jokainen organisaatio on erilainen. Voidaksemme suunnitella mittareita tulisi ymmärtää mikä muuttuu ja mikä on muutoksen vaikutus.

Sulavalaisten vetämissä muutosprojekteissa mittaaminen aloitetaan muutoksen alkumetreillä, eli aloitamme alkukartoituksella, jossa mitataan organisaation valmiutta muutokseen. Alkukartoituksen avulla saamme ymmärryksen kuinka muutosta lähdetään toteuttamaan kaikkein parhaimmalla tavalla. Muutosprojektin aikana mitataan muutosprosessia niin kokemuksen, käyttäytymisen muutoksen ja tekojen tasolla kuin yhdessä asetettujen liiketoiminnan tavoitteiden kautta. Mittaamme vain sellaisia asioita, joilla on muutoksen kannalta merkitystä eikä työntekijöitä rasiteta loputtoman pitkillä kyselylomakkeilla. Pohjaamme viestinnän, koulutuksen ja muutoksen toimenpiteet dataan ja reagoimme reaaliaikaisesti esim. jos tulos näyttää siltä, että muutos ei etene suunnitellulla tavalla jossakin osassa organisaatiota.

Mielenkiintoa mittaamiseen

Mielenkiintoa mittaamiseen voi luoda vaikka pelillistämällä, jolloin henkilöstö saadaan kannustettua motivoivalla tavalla kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia tai ottamaan käyttöön uusia toimintatapoja. Pelillistämisen avulla voi myös kerätä käyttäjien palautetta hauskalla ja opastavalla tavalla. Fiilismittari taas antaa työntekijälle mahdollisuuden kokemuksen arviointiin ja helppoon palautteenantoon. Tuloksia voi seurata helposti visuaalisessa muodossa.

Muutoksissa, jotka koskevat laajaa joukkoa, kuten koko organisaatiota, yksittäisen työntekijän voi olla vaikeaa saada ääntään kuuluville. Kun mahdollisuus oman kokemuksen esiintuomiseen annetaan, sitoutuu työntekijä paremmin muutokseen, sillä jokainen tuntee aidosti voivansa vaikuttaa ympärillä tapahtuviin asioihin.

Peruselementit siis pysyvät samoina, mutta muutoksen mittaaminen räätälöityy projektikohtaisesti organisaation tarpeiden mukaan, kun muutoksen tavoitteita ja visiota määritettäessä muodostetaan yhdessä kohdennetut mittarit. ”Sitä saa mitä mittaa” pätee myös muutosmittareihin. Jos tunnistat, että projektisi tuo muutoksen kohderyhmälle, rohkaisemme projektin jäseniä ja päälliköitä ottamaan muutoksen mittarit osaksi projektin mittareita. Vain pysyvä muutos on onnistunut muutos.

Hyödynnä ammattilaisia. Kehityshankkeet usein epäonnistuvat oman työn ohessa tehtynä, eikä toisaalta muutosprojektin läpivienti välttämättä kuulu sitä toteuttavien vahvuusalueisiin. Tämän vuoksi ulkopuolinen apu on paikallaan tuomaan organisaation muutosprojektin tarvitsemaa kriittistä muutoshallinnan – ja viestinnän osaamista. Näitä ammattilaisia meiltä Sulavalta löytyy monta. Ota siis yhteys meihin, jos kaipaat tukea muutoksen läpiviemiseen organisaatiossasi!

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

• Miten estää vanhaan palaaminen?
• Kun muutos jää puolitiehen
• Muutosagentti on ystäväsi
• Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!
• Sponsorin rooli muutoshankkeessa on elintärkeä
• Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!
• Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!
• Uusi blogisarja muutosjohtamisen eri näkökulmista starttaa!