Miten estää vanhaan palaaminen?

Miksi vanhoista toimintatavoista luopuminen on niin kovin vaikeaa?

Muutoksen johtamisessa törmätään usein samaan kipukohtaan; miten luovumme vanhoista, totutuista toimintatavoista, joilla olemme tehneet töitä hyvinkin pitkään? Usein tämä on se kaikista vaikein kohta muutoksessa.

Tärkeimmät tekijät, joiden avulla voit tukea työntekijöitäsi luopumaan vanhasta ovat seuraavat:

1. Laita ihmiset muutoksen keskiöön
2. Kokoa muutokseen sitoutuneet ihmiset yhteen
3. Seuraa ja mittaa muutosta
4. Tiedota ja kuuntele

Laita ihmiset keskiöön

Johtajien ja esimiesten rooli muutoksessa on keskeinen. Heidän on oltava valmiita muuttamaan myös omaa ajattelu- ja toimintatapaansa. Parhaimmillaan johtaja on esimerkki sekä organisaationsa kehitysvalmentaja ja suunnannäyttäjä.

Jos johto ei ole sitoutunut prosessiin täysillä, on hyvin vaikeaa saada muitakaan sitoutumaan. Julkilausutun sitoutumisen tulee näkyä ajankäytössä ja toiminnassa. Muutoksen pysyvyys varmistuu, kun kaikki osallistuvat sen toteuttamiseen. Osallistuminen sitouttaa ihmiset muutokseen.

Perustele muutoksen tärkeys ja välttämättömyys ihmisten henkilökohtaisista näkökohdista. Miten muutoksen hyötyjä voisi konkretisoida niin, että organisaation jäsenten on helpompi ”ostaa” ajatus muutoksesta? Kerro, mitä tapahtuu tai menee pieleen, jos muutosta ei tehdä. Ilman hyväksyttyä faktoihin perustuvaa tarvetta ja ymmärrettävää syytä ei synny muutosta.

Yksilö tuskin vastustaa muutosta, jos hän kokee sen vastaavan oikealla tavalla omiin henkilökohtaisiin tarpeisiin ja se tuntuu lisäksi arvoiltaan, tavoitteiltaan ja strategialtaan hänelle mielekkäältä. Ydinviestejä kannattaa kerrata henkilöstölle yhä uudestaan ja uudestaan.

Monelle uudet toimintatavat tarkoittavat luopumista ja poisoppimista asioista, jotka ovat tuoneet tukea, turvaa ja selkeyttä. Jos tähän psykologiseen aspektiin ei paneuduta riittävästi, vanhat toimintatavat jäävät elämään virallisten uusien toimintamallien rinnalle, koska se käy meiltä kuin luonnostaan. Usein muutoshankkeissa tulee myös niitä taantumisia, jos uudesta visiosta tai toimintatavasta ei pidetä tiukasti kiinni.

Kokoa muutokseen sitoutuneet ihmiset yhteen

Muutos käynnistyy yleensä muutaman innokkaan toimesta. Älä yritäkään saada ensi vaiheessa kaikkia liikkeelle. Saatat ihmetellä, miten muut eivät ymmärrä hyvää tarkoitustasi, näe päämäärätietoista ponnisteluasi tai arvosta sinnikästä työtäsi parempien toimintatapojen puolesta, jos ihmiset kokevat, että organisaatio toimii nykymallillaan ihan kohtalaisesti.

Etsi ne liittolaiset, championsit, jotka voivat viedä muutosta samalla palolla eteenpäin kuin sinä. He usein myös uskaltavat näyttää esimerkkiä toisille, miksi muutos kannattaa. Heidän tarkoituksenaan on tasoittaa muutosvastarintaa omissa viiteryhmissään kertomalla muutoksesta ja sen hyödyistä omille ihmisilleen sopivalla puhetavalla. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi hyvän champions-verkoston luomiseen kannattaa satsata. Lisäksi championseilta saa arvokasta palautetta muutoksen vetäjille.

Seuraa ja mittaa

On todennäköisempää, että muutosprojektin tavoitteet toteutuvat, jos niitä myös mitataan. Mittaa muutoksen edistymistä ja ihmisten tuen tarvetta, koska näitä ei voida mitenkään ymmärtää kunnolla ilman luotettavaa ja ajan tasalla olevaa dataa. Tulosten pohjalta voimme siirtää muutosjohtamisen ja -viestinnän aktiviteetit niille osa-alueille, joissa niitä kaivataan eniten. Palautteen jatkuva kerääminen ja sen perusteella toteutetut nopeat ja hyvin kohdennetut toimenpiteet saavat ihmiset tuntemaan, että heidän näkemyksillään on merkitystä. Osallisuuden tunne vahvistaa heidän sitoutumistaan muutokseen.

Kerro innostavasti jo saavutetuista onnistumisista ja korosta saavutettuja hyötyjä. Laajojen muutoshankkeiden toteuttaminen vie yleensä paljon aikaa, joten on tärkeää kertoa ihmisille matkan varrella, miten muutos etenee. Muista palkita prosessiin osallistuneita ihmisiä osatavoitteiden täytyttyä. Tärkeää on myös käydä läpi kokemuksia ja pohtia, mitä niistä on opittu. Konkreettisista tuloksista ja saavutuksista sekä opitusta kannattaa viestiä koko henkilöstölle, sillä uudistukset jäävät helposti huomaamatta arjen uurastuksen keskellä.

Tiedota ja kuuntele

Muutosjohtajan tärkein työkalu ei ole suu vaan korvat. Kuuntele, ole kiinnostunut ja osoita, että huomioit kaikkien näkökulmat muutokseen. Reagoi palautteeseen ja vastaa kysymyksiin. Salli kyseenalaistaminen, koska se on keskeinen uusiutumista ja kehittymistä edistävä voima. Kyseenalaistamisen avulla saadaan usein uusia ideoita, joista voi kehittyä toteuttamiskelpoisia ajatuksia ja jopa läpimurtoja.

Tiedota muutoksesta sen eri vaiheissa avoimesti ja rehellisesti. Kaikkien tulee olla tietoisia prosessin etenemisestä ja tuloksista. Kaikilla tulee myös olla mahdollisuus saada lisätietoa ja kysyä mieltään askarruttavia asioita koko prosessin ajan. Muutoksen viestinnän tulee olla monikanavaista, aktiivista ja rehellistä. Pahinta on pantata tietoa, koska ihmisille ”no news is bad news”. Myöskään passiivisten viestintäkanavien hyödyntäminen ei riitä, vaan ihmisille on tärkeää järjestää myös erilaisia tilaisuuksia keskustelulle ja asioiden yhdessä työstämiselle.

+ Hyödynnä ammattilaisia. Kehityshankkeet usein epäonnistuvat oman työn ohessa tehtynä, eikä toisaalta muutosprojektin läpivienti välttämättä kuulu sitä toteuttavien vahvuusalueisiin. Tämän vuoksi ulkopuolinen apu on paikallaan tuomaan organisaation muutosprojektin tarvitsemaa kriittistä muutoshallinnan – ja viestinnän osaamista. Näitä ammattilaisia meiltä Sulavalta löytyy monta. Ota siis yhteys meihin, jos kaipaat tukea muutoksen läpiviemiseen organisaatiossasi!

Lue muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

• Kun muutos jää puolitiehen
• Muutoksen sulava mittaaminen
• Muutosagentti on ystäväsi
• Älä ota kesäkissaa äläkä jätä esimiestä yksin muutoksessa!
• Sponsorin rooli muutoshankkeessa on elintärkeä
• Tuntuuko muutos muodottomalta möröltä? Viisi tehokasta keinoa luoda konkretiaa!
• Älä tyydy pelkästään IT-järjestelmiesi asennukseen, vaan saavuta ROI käyttöönotolla!
• Uusi blogisarja muutosjohtamisen eri näkökulmista starttaa!