Hybridityö = uusi normaali. Mitä se pitää sisällään?

Aloitetaan mietinnällä: onko organisaationne mielestäsi hyvin valmistautunut nykyiseen työskentelytilanteeseen?

Viimeisen reilun vuoden myllerryksen jälkeen osa organisaatioista on jo palannut työpaikoille, osa jatkaa edelleen töitä kotoa tai mökiltä käsin ja suuri osa on varmasti noiden kahden ääripään välillä. Nimityksenä voi olla ”uusi työ”, ”uusi normaali” tai ”hybridityö”, mutta loppujen lopuksi kyseessähän on se, että kaikki me tehdään töitä ja on vain yrityksiltä fiksua mahdollistaa sen tekeminen niin hyvin ja joustavasti kuin mahdollista. Hybridityö mahdollistaa toimivan tavan yhdistää työ ja koti (tätä kutsutaan elämäksi) niin, että erilaiset elämäntilanteet ja tarpeet kohtaavat kaikkia ilahduttavalla tavalla.

Paluu hybridityöhön

Yli vuoden kestänyt poikkeusolo on jättänyt moniin jälkensä. Palaverien määrät ovat moninkertaistuneet, työtavat ovat muuttuneet ja hyvinvointi on monella ollut koetuksella. Mutta se on tuonut myös tarpeita miettiä prosesseja: Miten asiat voisi hoitaa sulavammin ja helpommin? Onko kaikki tämä tarpeen? Miten varmistetaan, että jatkossakin meillä on parhaat ja sitoutuneet työntekijät? Mitä jos rekrytointialueemme olisikin laajempi kuin pk-seutu?

Paluu uuteen normaaliin eli hybridityöhön sisältää mietittäviä ja huomioitavia asioita, erityisesti kun useimmissa organisaatioissa yhä useampi tulee tekemään töitä kotoa (tai mökiltä tai mistä milloinkin haluaa) käsin ainakin osittain. Millä keinoin voidaan varmistaa, että organisaatio ja esihenkilöt sekä mestarit tietävät miten hybridityötä johdetaan ja mitä pitäisi ottaa huomioon? Annetaanko henkilöstölle vapaus valita tekevätkö töitä toimistolla vai paikkariippumattomasti?

Kun henkilöstö pääsee itse vaikuttamaan, ja heillä on vapaus valita tekevätkö töitä toimistolla vai ei, päästään vaikuttamaan työssä jaksamiseen ja työhyvinvointiin. Joillekin on taas tärkeää, että työt tehdään toimistolla ja kotona ollessa ei työasioita tarvitse miettiä. Joustavuus ja vapaus valita työelämässä on tärkeä asia kaikille, koska työhyvinvointi vaikuttaa suoraan henkilöstön motivaatioon ja sitoutumiseen. Entäpä tasapuolisuuden säilyminen toimistolla kävijöiden ja muualta töitä tekevien kesken? Miten ylläpidetään me-henkeä ja sitä yhteenkuuluvuuden tunnetta, kun ihmiset tapaavat kasvotusten vähemmän kuin aikaisemmin? Ehkä yritys organisoi tapahtumia joihin halukkaat voivat tulla paikan päälle viettämään aikaa yhdessä. Sitoutuminen ja motivaatio vaikuttavat ihmisten tuottavuuteen ja työn mielekkäänä kokemiseen: osaavasta henkilöstä kannattaa pitää hyvää huolta, jotta organisaatiolla on parhaat edellytykset menestyä myös tulevaisuudessa.

Oppimisen tukeminen

Yhtenä isona tekijänä on myös jatkuvan oppimisen tukeminen. Tiedossa on, että puutteelliset tietotyötaidot lisäävät runsaasti työn kuormittavuutta. Poikkeusaikana on myös noussut esille vahvasti tilanne, jossa useat organisaatiot ovat tinkineet koulutuksista (ymmärrettävästi, on ollut vähän muitakin järjestettäviä asioita). Se ei kuitenkaan ole paras asia mistä tinkiä, jos ajatellaan laajemmassa kuvassa työntekijäkokemusta. Tähän liittyen kannattaa lukaista meidän aiempi blogipostaus, että miksi koemme jatkuvan oppimisen niin tärkeänä. Lue blogipostaus tästä.

Miten teillä opitaan uutta? Lue Sulavan Osaamisen Evergreen -mallista, jossa osaamisen päivitys on järjestelmällistä.

Hybridityön johtaminen ja pelikirja

Hybridityöhön kannattaa ehdottomasti rakentaa johtamista ja työn tekemistä tukemaan pelikirja, jossa käydään organisaatiokohtaiset asiat läpi. Pelikirjan tavoitteena on tuoda yhteiset pelisäännöt, käytännöt ja vinkit yhteen kokonaisuuteen, jotta kaikki tietävät miten kuuluu toimia, että töitä voidaan tehdä tehokkaasti sijainnista ja fyysisestä läsnäolosta riippumatta. Tarkoituksena on saada kaikki tasapuolisesti mukaan ja tarjota kaikille mahdollisuus vaikuttaa sijainnista riippumatta. Monella onkin jo olemassa modernin työn pelikirja, joten siihen on mutkatonta lisätä hybridityöhön liittyvät asiat. Toisin kuin poikkeusolojen kertarysäyksessä, nyt on aikaa tehdä tuo huolellisemmin ja sitä kautta tukemaan työn tekemistä pidemmälle ajalle.

Yhteiset pelisäännöt ovat luonnollisesti tärkeitä: Microsoft Teams on loistava alusta keskusteluille, tiedon jakamiseen, dokumenttien työstämiseen, ideointiin, kokouksiin, yritysprosesseihin, kokoontumisiin, webinaareille tai vaikka isommillekin tapahtumille. Kokouskeskittyneestä työstä on viimeistään nyt hyvä siirtyä jatkuvasti eteneviin prosesseihin: tiedon jakamisen ei tarvitse odottaa kerran kuukaudessa tapahtuvaa tunnin aikaikkunaa, vaan vinkkejä voidaan jaella useiden eri henkilöiden toimesta sovituille kanaville pitkin työviikkoa. Dokumentit, ideoinnit, tiedottaminen, automatisoinnit ja sovellukset tuovat toiminnot ihmisten käyttöön niin työpöydälle kuin mobiiliinkin. Jotta vältetään tilanne jossa vain luodaan lennosta uusia prosesseja ja käytäntöjä, on erittäin tärkeää miettiä pelikirjaa ja sen päivitystä hybridityöhön ja ylipäätään työn tukemiseen pidemmälle ajalle.

Konsulttimme Ossi Ågren kirjoitti viime syksynä Sulavan blogiin pelikirjasta ja yhteisistä pelisäännöistä. Lue Ossin blogikirjoitus. Jos sinua mietityttää onko pelikirjanne ajan tasalla tai pitäisikö sitä päivittää tukemaan työn tekoa paremmin, niin ole meihin yhteydessä: sales@sulava.com!

Hybridikokoukset kuntoon

Kokoukset tulevat jatkossa olemaan yhä enemmän sellaisia, joissa vähintään osa henkilöistä osallistuu mukaan kokoushuoneen ulkopuolelta. Tähän liittyen on monia asioita, joita kannattaa huomioida (ja kirjata käytännöt myös pelikirjaan), kuten:

• materiaalit jaetaan tiimistä tai OneDrivesta (mikäli kaikki eivät ole tiimissä ja jakaminen tiimistä ei ole mahdollista) ja luetaan & kommentoidaan etukäteen
• kokoussovellusten hyötykäyttö ennen ja jälkeen kokouksen (asiakastietojärjestelmä/CRM/Dynamics, PowerBI, HR-järjestelmä, projektitiedot ja mitä yrityksessä nyt onkin käytössä)
• yhteisen OneNoten ja tehtävien käyttäminen
• kokoustallenne ja sen elinkaari
• kameroiden käyttö
• puheenvuorojen pyytäminen
• äänestykset
• …ja monta muuta asiaa

Tästä herää tietysti kysymyksiä, kuten:

• Miten fasilitoidaan tehokas ja toimiva hybridikokous?
• Mitä pitäisi hybridikokouksessa tulee erityisesti huomioida?
• Miten hybridikokous toteutetaan käytännössä ja mitä se vaatii fasilitoijalta?

Näihin ja muihin hybridikokouksen kysymyksiin vastaa Maiju Salonen tulevassa blogiartikkelissaan Sulavan blogissa. Stay tuned!

Neuvotteluhuoneet ja laitteet ajan tasalle

Useissa organisaatioissa siirtyminen hybridityöhön tarkoittaa myös neuvotteluhuoneiden osalta mietintää. Onko laitteisto ajan tasalla? Onko huone nykykäytäntöjen mukainen? Tukeeko huone vaivattomasti sitä, että osa osallistujista on yhä useammin huoneen ulkopuolelta mukana? Ääni ja käytön vaivattomuus ovat #1 asia, jonka pitää toimia – ilman, että kokouksen aluksi käytetään 15 minuuttia IT-jumppaan johtojen ja adapterien kanssa.

Vaikka organisaatio itse tekisi pääasiassa töitä toimistolta käsin niin on odotettavissa, että ainakin osa asiakkaista näkee online-tapaamisen järkevämpänä vaihtoehtona useammin kuin aiemmin. Tämä mielessä pitäen on hyvät neuvotteluhuoneet osa yrityksen laatua sekä mahdollisuutta palvella laajempaa asiakaskuntaa ketterämmin. Kannattaa huomioida myös huoneiden asetuksissa se, että kuinka monta henkilöä sinne on suositeltavaa maksimissaan tuoda. Kerromme mielellämme lisää Microsoft Teams Rooms-ratkaisuista sekä myös muista tavoista modernisoida neuvotteluhuoneiden laitteistoa.

Tietysti laitteita miettiessä on ajateltava myös heitä, jotka tekevät töitä muualta käsin. Onko heidän laitteistonsa kunnossa? Erityisesti äänen on oltava laadukasta, sillä asiakaskohtaamiset onlinen yli jättävät paremman tuntemuksen, kun kaikki on toiminut kerrasta. Poikkeusaikana ymmärrystä erilaisiin tilanteisiin oli enemmän ”koska kaikki olivat siinä tilanteessa”, mutta hybridityön vakiintuessa on oletuksena, että perusasiat ovat kaikilla kunnossa. Olen myös kuullut organisaatioista jotka ovat kalustaneet halukkaille työntekijöilleen kotikonttorin kuntoon (pöytä, näyttö/näytöt, kuulokkeet, jne.) mikäli töitä on tehty pääasiassa kotoa käsin. Tämä on myös vapauttanut toimistolta tilaa olla väljemmin, mutta myös saanut osan organisaatioista miettimään onko nykyisen kokoinen iso tila aidosti tarpeellinen jatkossa.

Prosessit ja sovellukset tukemaan hybridityöskentelyä – ota hyödyt irti Microsoft Viva:sta!

Microsoft 365 ja Azure tarjoaa monia työkaluja tuomaan helpotusta hybridityön tilanteisiin. Microsoft Viva Insights ehdottaa 1:1 tapaamisia aktiivisesti ja tiiminvetäjä tai vaikkapa HR pääsee tarkastelemaan yleisellä tasolla minkälaista anonyymiä palautetta henkilöstöltä on tullut. Erityisesti silloin, kun Workplace Analytics on käytössä, joten kannattaa huomioida se. Entäpä, kun työntekijä tarvitsee uuden tietokoneen? Mitä jos sen lähettäisi suoraan työntekijälle kotiin ja pilven kautta hoitaisi asennuksen ja asetukset kuntoon automaattisesti? Pitäisikö olla työkalu jolla voidaan varata paikka toimistolta ja nähdä ettei siellä ole kyseisenä päivänä liikaa henkilöstöä? Microsoft Viva Learning tulee auttamaan jatkuvan oppimisen kanssa ja tietysti suoraan Microsoft Teamsin kautta ja saumattomasti osana Intranetiä.

Erilaisten käytäntöjen ja prosessien lisäksi on syytä miettiä miten Microsoftin pilvessä voidaan tukea työntekijöitä eri rooleissa sovellusten ja automatisoinnin hyödyntämisen avulla. Siirtyminen hybridityöhön ei rajoitu vain toimistotyöntekijöihin, vaan yhtälailla kentällä oleva henkilöstö on huomioitava hyvinvoinnin, tiedonsaannin ja oppimisen osalta. Tunne kuulua osaksi työyhteisöä vaikuttaa suoraan sitoutumiseen sekä motivaatioon. Microsoft Viva Connections on loistava esimerkki siitä, miten voidaan tuoda työkaluja käytettäväksi organisaation kaikille alueille ja sitä kautta saada luotua yhteenkuuluvuutta. Työkaluja voi tällöin käyttää sulavasti niin intran kautta kuin suoraan Microsoft Teamsista käsin mobiililaitteella. Ja siinä samalla tulee nähtyä viimeiset uutiset kuin myös kollegoiden kuulumisetkin.

Virtuaalinen tulevaisuus

Olen käynyt mielenkiintoisia keskusteluja erilaisten organisaatioiden ja henkilöiden kanssa myös yhdessä tekemisen seuraavasta tasosta: virtuaali- sekä lisätyn todellisuuden hyödyntämisestä kansainvälisten tai sijainniltaan irrallisten tiimien työskentelyssä. Joissain organisaatioissa nämä asiat ovat osa hybridityöhön paluuta ja suunnitelmia. Teknologiat kuten virtuaalinen läsnäolo (Microsoft Mesh, AltSpace VR, jne.) tulevat mahdollistamaan monipuolisemman tavan kohdata tiimi ja työstää asioita yhdessä. Tästä saa muuten hyvää esimakua testaamalla Microsoft HoloLens 2:lla vaikkapa Microsoft Mesh App esiversiota. Mikäli kiinnostuit niin lukaise kokemuksiani blogiartikkelistani ja ole meihin yhteydessä niin järjestetään tilaisuus!

Siirtyminen hybridityöhön ja tulevaisuuteen

Siirtyminen hybridityöhön on yhdistelmä kulttuuria, pelisääntöjä, käytäntöjä, laitteita, sovelluksia, automatisointia ja luottamusta. Valmistaudu siirtymään hybriditulevaisuuteen virittämällä organisaatio 1.21 gigawattiin Sulavan avulla. Ole yhteydessä ja kysy miten voidaan auttaa teitä etenemään näissä kohdissa:

✅ Modernin työn pelikirjan päivitys hybridityöhön
✅ Toimivat kokoukset: hybridikokouskäytännöt
✅ Johdon, esihenkilöiden ja tiiminvetäjien valmennus ja osaaminen ajan tasalle
✅ Microsoft Viva sekä muut sovellukset tukemaan työntekijöitä kaikissa rooleissa läpi organisaation
✅ Kokoushuoneiden laitteisto ja tarvittaessa päivitys tukemaan tarpeita
✅ Työntekijöille parhaat mahdollisuudet ja tarpeellinen laitteisto

---

• Microsoft Teams
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen