Hybridityö = uusi normaali. Mitä se pitää sisällään?

Kirjoitus on alunperin julkaistu 18.8.2021, mutta sisältö päivitetty 7.2.2023.

Aloitetaan mietinnällä: onko organisaatiossanne selkeät hybridityön pelisäännöt, vai kaipaisiko ne kenties kirkastusta?

Työelämä on ollut aikamoisessa murroksessa viimeisinä vuosina. Työskentelytavat ovat menneet monilla kokonaan uusiksi. Osa organisaatioista toteuttaa modernia työskentelytapaa, jossa tietotyöntekijöitä ei ole sidottu tiettyyn paikkaan, vaan henkilökunnalla on mahdollisuus valita missä heille itselleen on parasta työskennellä, on se sitten kotona, mökillä tai toimistolla. Joissakin paikoissa koetaan edelleen epävarmuutta siitä, mikä olisi organisaatiolle oikea tapa työskennellä ja jotkut ovat halunneet jyrkästi palata vanhaan eli siihen, että ollaan fyysisesti läsnä työpaikalla työpäivät. Mikä sitten on oikea tapa? Ja mitä se hybridityö oikeasti tarkoittaa?

Hybridityöstä puhuttaessa puhutaan yleensä paikkariippumattomasta työstä, monipaikkatyöstä tai työstä, jota tehdään tarkoituksenmukaisesta paikasta. Hybridiajassa organisaatioiden on fiksua mahdollistaa työn tekeminen niin hyvin ja joustavasti kuin mahdollista, tietoturvaa tietenkään unohtamatta. Suosittelen lukemaan kollegani Tatun blogin aiheesta ”Turvallinen tietotyö Teamsissa on monen osan summa”.

Hybridityö mahdollistaa toimivan tavan yhdistää työ ja koti (tätä kutsutaan elämäksi) niin, että erilaiset elämäntilanteet ja tarpeet kohtaavat kaikkia ilahduttavalla tavalla. Kun nämä asiat toteutuvat, on työntekijä usein tyytyväisempi ja motivoituneempi. Työelämän murros on muuttanut paljon ihmisten prioriteetteja ja monille elämän tasapainotus hybridityöskentelyllä paikkariippumattomasti on merkittävä asia.

Work Trend Index Pulse ”Hybrid work is just work. Are we doing that wrong?” -raportin mukaan hybridityö on luonut kuilun työntekijöiden ja johtajien välille. Tämä on aiheuttanut ”tuottavuusparanoian”, jossa jopa 87 % työntekijöistä kokee olevansa tuottavia työssään, kun taas johtajista 12 % luottaa tiimiinsä tuottavuuteen.

Samasta tutkimuksesta nousee esille myös luku, jonka mukaan 73% työntekijöistä haluaa paremman syyn toimistolle tulemiseksi, kuin ainoastaan ”haluamme, että teette töitä toimistolla”. Viihtyisämpi ja yhteisöllisempi toimisto on todella usein sellainen syy, jonka perusteella työmatka nähdään käytetyn vaivan arvoiseksi.

Huomiot hybridityössä

Viime vuodet ovat jättäneet jälkensä moniin. Palaverien määrät ovat moninkertaistuneet, työtavat ovat muuttuneet ja hyvinvointi on monella ollut koetuksella. Mutta se on tuonut myös tarpeita miettiä prosesseja: Miten asiat voisi hoitaa sulavammin ja helpommin? Miten varmistetaan, että jatkossakin meillä on parhaat ja sitoutuneimmat työntekijät? Mitä jos organisaatiomme tukisikin täysin hybridiä tietotyön tekemistä? Miten hybridityötä johdetaan ja mitä siinä pitäisi ottaa huomioon? Miten varmistetaan hiljainen ja äänekäs tieto, tehokas yhdessä tekeminen ja pidetään kaikki mukana eikä anneta kenenkään syrjäytyä?

Hybridityö sisältää luonnollisesti paljon uusia mietittäviä ja huomioitavia asioita. Tähän apuun kannattaa suunnitella pelikirja, jotta yhteiset pelisäännöt ovat kaikilla selvillä ja sen myötä työntekeminen on tehokasta, selkeää ja jouhevaa. Lue lisää pelikirjan hyödyistä meidän blogista. 

Oppimisen tukeminen

Yhtenä isona tekijänä hybridityön toimivuudessa on jatkuvan oppimisen tukeminen. Puutteelliset tietotyötaidot lisäävät tutkimusten mukaan runsaasti työn kuormittavuutta. Viime vuosina on myös noussut esille vahvasti tilanne, jossa useat organisaatiot ovat tinkineet koulutuksista. Se aiheuttaa heti haasteita, sillä siinä kärsii niin työntekijäkokemus kuin myös henkilöiden ja organisaatioiden kehitys. Jatkuva kehittyminen on äärettömän tärkeää! Koulutusta tarvitaan niin teknologiasta, parhaista käyttötavoista kuin pelikirjasta sekä pehmeistä kyvyistä, kuten johtamisesta ja henkilökohtaisesta hyvinvoinnista hektisessä työelämässä.

Oppimisen tukemiseen liittyen kannattaa lukea meidän aiempi blogipostaus siitä, miksi koemme jatkuvan oppimisen niin tärkeänä. Lue blogipostaus tästä.

Miten teillä opitaan uutta? Lue Sulavan Osaamisen Evergreen -mallista, jossa osaamisen päivitys on järjestelmällistä.

Hybridityön johtaminen ja pelikirja

Hybridityöhön kannattaa ehdottomasti rakentaa johtamista ja työn tekemistä tukemaan pelikirja, jossa käydään organisaatiokohtaiset asiat läpi. Pelikirjan tavoitteena on tuoda yhteiset pelisäännöt, käytännöt ja vinkit yhteen kokonaisuuteen, jotta kaikki tietävät miten kuuluu toimia, että töitä voidaan tehdä tehokkaasti sijainnista ja fyysisestä läsnäolosta riippumatta. Tarkoituksena on saada kaikki tasapuolisesti mukaan ja tarjota kaikille mahdollisuus vaikuttaa sijainnista riippumatta. Monella onkin jo olemassa modernin työn pelikirja, joten siihen on mutkatonta lisätä hybridityöhön liittyvät asiat. Toisin kuin poikkeusolojen kertarysäyksessä, nyt on aikaa tehdä tuo huolellisemmin ja sitä kautta tukemaan työn tekemistä pidemmälle ajalle.

Yhteiset pelisäännöt ovat luonnollisesti tärkeitä: Microsoft Teams on loistava alusta keskusteluille, tiedon jakamiseen, dokumenttien työstämiseen, ideointiin, kokouksiin, yritysprosesseihin, kokoontumisiin, webinaareille tai vaikka isommillekin tapahtumille. Kokouskeskittyneestä työstä on viimeistään nyt hyvä siirtyä jatkuvasti eteneviin prosesseihin: tiedon jakamisen ei tarvitse odottaa kerran kuukaudessa tapahtuvaa tunnin aikaikkunaa, vaan vinkkejä voidaan jaella useiden eri henkilöiden toimesta sovituille kanaville pitkin työviikkoa. Dokumentit, ideoinnit, tiedottaminen, automatisoinnit ja sovellukset tuovat toiminnot ihmisten käyttöön niin työpöydälle kuin mobiiliinkin. Jotta vältetään tilanne jossa vain luodaan lennosta uusia prosesseja ja käytäntöjä, on erittäin tärkeää miettiä pelikirjaa ja sen päivitystä hybridityöhön ja ylipäätään työn tukemiseen pidemmälle ajalle.

Lue konsulttimme Ossi Ågrenin kirjoittama blogi pelikirjasta ja yhteisistä pelisäännöistä. Jos sinua mietityttää onko pelikirjanne ajan tasalla tai pitäisikö sitä päivittää tukemaan työn tekoa paremmin, niin ole meihin yhteydessä: sales@sulava.com!

Ihmisillä tulee olla myös selkeys siihen mitä heiltä odotetaan ja mitä tavoitteita heillä on. Työn tarkoituksenmukaisuus ja sen sitominen organisaation strategiaan sekä tavoitteisiin luo enemmän merkitystä kuin vanhakantaisempi ajattelu jossa strategia jää irralliseksi ja oman työn merkitystä ei voida liittää kokonaiskuvaan.

Hybridikokoukset kuntoon

Melkein jokainen kokous missä olen mukana on nykyään hybridi – aina joku on mukana online. Useimmiten se saatan olla minä itse. Organisaatioiden onkin huomioitava tämä nykyinen tilanne – olettaa, että kaikki kokoukset ovat hybridejä ja suunnitella & toteuttaa kokoukset sen mukaisesti. Jos ja kun toimivat käytännöt ja säännöt on kirjattu pelikirjaan ylös, niin niiden ottaminen käyttöön läpi organisaation vaatii lisäksi myös työtä koulutuksen, neuvomisen ja valmennuksen kautta.

Muutamia asioita mitä on hyvä olla huomioituna:

• Kokoukseen liittyvät materiaalit jaetaan paikasta jossa niitä voi muokata ennen kokousta, kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen samanaikaisesti muiden kanssa. Esimerkiksi tiimistä tai OneDrivestä.
• Materiaalit luetaan ja kommentoidaan ennen kokousta
• Työtä jatketaan kokouksen jälkeen
• Hyödynnetään Microsoft Teamsin mainioita ominaisuuksia lisätä sovelluksia osaksi kokousta ja sen aikana. Esimerkiksi raportteja PowerBI:llä, Viva Salesia, HR-järjestelmää, projektitietoja ja mitä sovelluksia teillä onkin käytössä
• Muistiinpanot kirjoitetaan ”livenä” yhteiseen paikkaan, usein jaettuun OneNoteen.
• Yhteiset tehtävät
• Kokoukset tallennetaan lähtökohtaisesti ja tekstitys asetetaan puhutulle kielelle. Tallenteen elinkaari huomioidaan, jos tallenne pitää säilyttää vaikkapa vuoden.
• Kameroiden käyttö
• Puheenvuorojen pyytäminen
• Äänestykset ja muut kyselyt
• …ja monta muuta asiaa

Tästä herää tietysti kysymyksiä, kuten:

• Miten fasilitoidaan tehokas ja toimiva hybridikokous?
• Mitä pitäisi hybridikokouksessa tulee erityisesti huomioida?
• Miten hybridikokous toteutetaan käytännössä ja mitä se vaatii fasilitoijalta?

Kurkkaa meidän aiheeseen liittyvä webinaaritallenne ja blogikirjoitus. Tutustu myös virtuaalifasilitointiin liittyvään kurssiimme.

Neuvotteluhuoneet ja laitteet ajan tasalle

Useissa organisaatioissa siirtyminen hybridityöhön tarkoittaa myös neuvotteluhuoneiden osalta mietintää. Onko laitteisto ajan tasalla? Onko huone nykykäytäntöjen mukainen? Tukeeko huone vaivattomasti sitä, että osa osallistujista on yhä useammin huoneen ulkopuolelta mukana? Ääni ja käytön vaivattomuus ovat #1 asia, jonka pitää toimia – ilman, että kokouksen aluksi käytetään 15 minuuttia IT-jumppaan johtojen ja adapterien kanssa.

Vaikka organisaatio itse tekisi pääasiassa töitä toimistolta käsin niin on odotettavissa, että ainakin osa asiakkaista näkee online-tapaamisen järkevämpänä vaihtoehtona useammin kuin aiemmin. Tämä mielessä pitäen on hyvät neuvotteluhuoneet osa yrityksen laatua sekä mahdollisuutta palvella laajempaa asiakaskuntaa ketterämmin. Kannattaa huomioida myös huoneiden asetuksissa se, että kuinka monta henkilöä sinne on suositeltavaa maksimissaan tuoda. Kerromme mielellämme lisää Microsoft Teams Rooms sekä Surface Hub -ratkaisuista sekä myös muista tavoista modernisoida neuvotteluhuoneiden laitteistoa.

Tietysti laitteita miettiessä on ajateltava myös heitä, jotka tekevät töitä muualta käsin. Onko heidän laitteistonsa kunnossa? Erityisesti äänen on oltava laadukasta, sillä asiakaskohtaamiset onlinen yli jättävät paremman tuntemuksen, kun kaikki on toiminut kerrasta. Poikkeusaikana ymmärrystä erilaisiin tilanteisiin oli enemmän ”koska kaikki olivat siinä tilanteessa”, mutta hybridityön vakiintuessa on oletuksena, että perusasiat ovat kaikilla kunnossa. Olen myös kuullut organisaatioista jotka ovat kalustaneet halukkaille työntekijöilleen kotikonttorin kuntoon (pöytä, näyttö/näytöt, kuulokkeet, jne.) mikäli töitä on tehty pääasiassa kotoa käsin. Tämä on myös vapauttanut toimistolta tilaa olla väljemmin, mutta myös saanut osan organisaatioista miettimään onko nykyisen kokoinen iso tila aidosti tarpeellinen jatkossa.

Prosessit ja sovellukset tukemaan hybridityöskentelyä – ota hyödyt irti Microsoft Viva:sta!

Microsoft Viva vie työntekijäkokemuksen johtamisen uudelle tasolle ja tarjoaa oivalluksia niin hyvinvoinnin, työtehtävien kuin vaikkapa oppimisenkin suhteen. Luo viestinnästä saumaton osa työpäiväkokemusta, kehitä työhyvinvointia, tarjoa välineet jatkuvaan oppimiseen ja opiskeluun sekä hyödynnä tekoälyä yhdistämään viesti ja asiantuntija. Microsoft Viva tuo tavoitteiden asetannan, tulosten seurannan, palautteen antamisen ja saamisen sekä viestinnän Teamsin kaltaiselle yksinkertaiselle ja päivittäiselle tasolle.

Viva Goals lisää merkityksellisyyttä tuomalla työskentelyn tavoitteet ja tarkoituksen osaksi työpäiväkokemusta. Viva Engage yhdistää sinut muihin organisaation henkilöihin ja johtoon. Viva Sales tuo uuden myyntikokemuksen, jossa voidaan automatisoida manuaalista työtä. Viva Pulse antaa mahdollisuuden HR:lle ymmärtää missä organisaatiossa mennään ja Microsoft Viva Learning tulee auttamaan jatkuvan oppimisen kanssa. Viva Connections nostaa viestinnän ja työkalut suoraan työntekijälle helposti löydettäväksi: tietysti suoraan Microsoft Teamsin kautta ja saumattomasti osana Intranetiä. Uusin työkalu Microsoft Places tulee helpottamaan tapaamisten ja kokousten järjestämistä!

Entäpä, kun työntekijä tarvitsee uuden tietokoneen? Mitä jos sen lähettäisi suoraan työntekijälle kotiin ja pilven kautta hoitaisi asennuksen ja asetukset kuntoon automaattisesti? Kun sain uuden työtietokoneen kesällä 2022, tämä hoitui Sulavalla juuri näin – erittäin sulavasti.

Erilaisten käytäntöjen ja prosessien lisäksi on syytä miettiä, miten Microsoftin pilvessä voidaan tukea työntekijöitä eri rooleissa sovellusten ja automatisoinnin hyödyntämisen avulla. Siirtyminen hybridityöhön ei rajoitu vain toimistotyöntekijöihin, vaan yhtälailla kentällä oleva henkilöstö on huomioitava hyvinvoinnin, tiedonsaannin ja oppimisen osalta. Tunne kuulua osaksi työyhteisöä vaikuttaa suoraan sitoutumiseen, sekä motivaatioon. Microsoft Viva Connections on loistava esimerkki siitä, miten voidaan tuoda työkaluja käytettäväksi organisaation kaikille alueille, ja sitä kautta lisätä yhteenkuuluvuutta. Työkaluja voi tällöin käyttää niin intran kautta kuin suoraan Microsoft Teamsista käsin mobiililaitteella. Ja siinä samalla tulee nähtyä uusimmat uutiset sekä kollegoiden kuulumisetkin.

Metaverse

Olen käynyt mielenkiintoisia keskusteluja ja työpajoja erilaisten organisaatioiden ja henkilöiden kanssa yhdessä tekemisen seuraavasta tasosta: virtuaali- sekä lisätyn todellisuuden (laajasti ajateltuna Metaversen) hyödyntämisestä kansainvälisten tai sijainniltaan irrallisten tiimien työskentelyssä. Hienoa on ollut nähdä työpajojen kehittymisen projekteiksi ja sitä kautta käyttöönotetuiksi osiksi tukemaan työn tekemistä. Teknologiat, kuten virtuaalinen läsnäolo (Microsoft Mesh, jonka avatareja olemme jo päässet käyttämään ja kokousominaisuuksia toivotaan ja odotetaan tämän vuoden aikana julkaistaviksi) tulevat mahdollistamaan monipuolisemman tavan kohdata tiimi ja työstää asioita yhdessä.

Siirtyminen hybridityöhön ja tulevaisuuteen

Siirtyminen hybridityöhön on yhdistelmä kulttuuria, pelisääntöjä, käytäntöjä, laitteita, sovelluksia, automatisointia ja luottamusta. Valmistaudu siirtymään hybridiaikaan virittämällä organisaatio Sulavan taajuudelle: ole yhteydessä ja kysy miten voidaan auttaa teitä etenemään mm. näissä kohdissa:

✅ Modernin työn pelikirjan päivitys hybridityöhön
✅ Toimivat kokoukset: hybridikokouskäytännöt
✅ Johdon, esihenkilöiden ja tiiminvetäjien valmennus ja osaaminen hybridityön ajan tasalle
✅ Microsoft Viva tukemaan työpäiväkokemusta kaikissa rooleissa läpi organisaation
✅ Kokoushuoneiden laitteisto ja tarvittaessa päivitys tukemaan tarpeita
✅ Työntekijöille parhaat mahdollisuudet hybridityön tekemiselle ja tarpeellinen laitteisto
✅ Metaverse ja tulevaisuuden työ

---