Näyttää siltä, että etätyöskentely on uusi normaali. Olemme kevään myötä tulleet tutuksi ajatukseen, että kollegoja tavataan ruudun läpi Teams -palaverissa, kahvihetkellä tai tiedotustilaisuudessa. Etätyöpajojen taas piti olla väliaikainen paha, mutta nyt näyttää, että virtuaalifasilitointi on taito, johon kannattaa panostaa. Mutta nouseeko kylmä hiki otsalle, kun miettii mitä kaikkia uusia ohjelmia pitää omaksua, jotta virtuaalityöpajan saa vedettyä kunnialla läpi? Lisäksi työpajoissa usein osallistavuus, innovointi ja yhdessä tekeminen ovat pääosassa. Kuinka se onnistuu, jos ihmiset työskentelevät kotikoneiltaan?
Onneksi virtuaalityöpaja voi olla aivan yhtä innostava ja osallistava kuin perinteinenkin työpaja. Hyvä uutinen on myös, että tutulla Teamsilla työpajat onnistuvat mainiosti. Teams -työpajan ei tarvitse rakenteeltaan erota tavallisesta työpajasta ollenkaan, sillä Teams mahdollistaa työkalut niin pienryhmäkeskusteluille, post-it -lapuille kuin yhteiselle ideoinnille. Teams on lisäksi hyvä valinta työpaja-alustaksi, sillä työpajan tavoitteen kannalta on kannattavaa käyttää olemassa olevia ja tuttuja työvälineitä ja voidaan keskittyä tekniikan sijasta itse asiaan. Suurena plussana vielä reaaliaikainen dokumentaatio ja kaikille yhtäaikaisesti tallentuva tieto. Microsoft on lisäksi kehittänyt liudan huikeita ominaisuuksia, jotka tekevät kokous – ja sen myötä työpajakokemuksesta entistä paremman.
Onnistunut Teams- työpaja syntyy seuraavilla vinkeillä:
Fasilitaattorina:
1. Suunnittele työpaja huolellisesti. Tee mahdollisimman paljon valmiiksi etukäteen, esimerkiksi runkoja, pohjia tai mitä ikinä haluat työpajassa käyttää.
2. Lähetä Teams -kokouskutsu hyvissä ajoin, jossa on selkeästi kerrottu työpajan tavoitteet. Anna jo kutsussa ohjeet, jos toivot esimerkiksi kameroiden olevan päällä, jotta kaikki toimisivat samalla tavalla. Jos osallistujia on pieni porukka, videon päällä pitäminen luo mukavaa fiilistä. Riippuen työpajan sisällöstä, kamerat voidaan sulkea myöhemmin, jos siirrytään enemmän keskittymistä vaativiin tehtäviin. Voitte käyttää Together- modea tai Large- gallerya, jolloin kaikki osallistujat näkyvät kerralla.
3. Varaa mieluummin arvioitua enemmän aikaa työpajalle, sillä erilaisten ympäristöjen välillä liikkuminen saattaa viedä osallistujilta aikaa. Muista ohjeistaa eri vaiheet selkeästi ja näyttää omalta ruudulta kuinka esimerkiksi tilojen välillä siirtyminen tapahtuu ruutua jakamalla.
4. Pyydä ihmisiä paikalle jo 15 minuuttia etukäteen, jotta kaikki ovat paikalla, kun työpaja alkaa. Pieni jutustelu alkuun lisäksi tuo tunteen yhteisestä tekemisestä välimatkoista huolimatta. Voit odotteluhetkeen varata esimerkiksi pienen tehtävän, kuten keskustelunaiheen tai kuvaäänestyksen, jonka jaat osallistujille. Tämän voit toteuttaa myös alkulämmittelynä, kun kaikki ovat paikalla.
5. Fasilitaattorin rooli korostuu virtuaaliympäristössä, sillä tilanteen ohjaamista vaaditaan enemmän kuin tavallisesti. Sopikaa yhdessä pelisäännöt, kuinka puheenvuoroja käytetään, jotta kaikki saavat äänensä kuuluville ja vältetään päällekkäin puhuminen. Nosta käsi -toiminto on tähän erinomainen, tai isossa ryhmässä voi käyttää yksityiskeskustelua puheenvuoron varaamiseen, jolloin oman nimen kirjoittamalla varataan puheenvuoro ja fasilitaattori hallinnoi keskustelua pyyntöjärjestyksessä. Jos porukka on iso, pienryhmiin siirtyminen on kannattavaa, sillä keskusteluun osallistuminen isossa ryhmässä voi olla osalle epämukavuusalueella.
6. Muista aikatauluttaa tarpeeksi taukoja. Lyhyet 5-10min tauot pitävät osallistujat virkeinä. Tauoille voit keksiä jotain pientä kevennystä kuten musiikkia.
Teams- työpajan kulku ja erilaiset työkalut:
7. Teams -työpajassa ryhmällä runkona voi toimia fasilitaattorin etukäteen valmisteltu yhteinen dokumentti, jota kaikki osallistujat seuraavat ja voivat muokata. Esimerkiksi PowerPoint -esitys korvaa valmiiksi kirjoitetut fläppitaulut ja niille voi kirjoittaa päivän ohjelman, tavoitteet ja valmistella valmiiksi pohjia, joita osallistujat voivat muokata työpajan aikana. Linkin voi jakaa kokouksen chatissa, jolloin kaikki löytävät helposti oikean tiedoston. Muista ohjeistaa selkeästi milloin on aika muokata ja ideoida ja milloin seurata fasilitaattoria.
8. Kuten työpajoissa yleensäkin, työpajan alkuun voi ottaa pienen lämmittelyosion. Lämmittelyssä voidaan samalla harjoitella esimerkiksi äänestyksen tai pienen kyselyn täyttämistä Formsin kautta tai vaikka OneNoteen. Lämmittelyn jälkeen voi samalla tavalla kerätä kokoon osallistujien odotukset työpajalle, joihin voidaan palata työpajan lopuksi. Tällä saadaan myös osallistujat fokusoitumaan päivän aiheeseen.
9. Jotta kaikkien osallistaminen onnistuu, on usein helpompi jakautua hetkellisesti pienempiin ryhmiin. Tämä onnistuu jakamalla osallistujat etukäteen rinnakkaisiin kokouksiin. Breakout roomeja saamme odotella vielä pienen hetken, mutta ne ovat kehityksessä ja saapuvat tämän vuoden puolella. Odotellessa pienryhmätyöskentely onnistuu mainiosti näillä ohjeilla kollegani Elisen blogikirjoituksesta. Osallistujat vaihtavat itse tilaa, joten huolehdi, että ohjeet pienryhmäkokoukseen liittymisestä ovat selkeät, kerro aikataulu, jolloin pienryhmätyöskentely päättyy ja varmista, että itse tehtävän ohjeistus on myös pienryhmätilassa saatavilla.
10. Jos osallistujat ovat kaikki oman organisaation sisältä, todellista työpajatunnelmaa saa käyttämällä Microsoftin Whiteboardia. Se on nimensä mukaisesti virtuaalinen valkotaulu, johon voi kirjoittaa käsin, käyttää post-it -lappuja ja ryhmitellä niitä. Post-it -lappuihin merkkaamalla tapahtuva äänestäminenkin onnistuu aivan kuten tavallisessa työpajassa. Organisaation ulkopuolisetkin saadaan pian mukaan, kuten Microsoft on luvannut.
11. Jos osallistujissa on organisaation ulkopuolisiakin ihmisiä tai halutaan pitää työpaja mahdollisimman yksinkertaisena, sopii yhteinen PowerPoint oikein hyvin kirjaamaan ajatuksia ylös. PowerPoint -runko vie myös Teams -työpajaa eteenpäin ja mikä parasta, kaikki ideat, tehdyt päätökset ja muut asiat dokumentoituvat reaaliaikaisesti ja materiaali jää kaikkien osallistujien saataville.
12. Virtuaalityöpajan lopuksi voidaan käydä alussa kirjatut odotukset läpi ja yhdessä tarkistaa päästiinkö tavoitteisiin sekä sopia jatkosta.
Teams -työpajan hienous on, että se ei vaadi osallistujilta juuri teknistä erityisosaamista, kunhan osaa liittyä Teams- kokoukseen kutsulinkistä. Fasilitaattorin perusteellisilla etukäteisvalmisteluilla ja hyvällä ohjaamisella virtuaalityöpajan aikana päästään hyviin tuloksiin. Ei muuta, kun rohkeasti kokeilemaan yhdessä!
Haluatko oppia kuinka tämä kaikki tapahtuu ja saada teknisen varmuuden työpajojen ja muiden tilaisuuksien fasilitointiin? Meiltä löydät Virtuaalifasilitointi Teamsilla -kurssin ja sen käytyäsi osaat vetää virtuaalisesti tilaisuuksia, ymmärrät tekniset mahdollisuudet ja rajoitteet sekä kykenet rakentamaan mielenkiintoisen tilaisuuden, jossa osallistujat pääsevät keskittymään sisältöön tekniikan sijaan. Ilmoittaudu Virtuaalifasilitointi Teamsilla- kurssille tai pyydä tarjous juuri omalle organisaatiollesi.
Maiju Salonen
Consulting & Training
Maiju auttaa organisaatioita kehittämään tiimityötään sekä käytäntöjään paremmiksi modernien työtapojen avulla ja tuomaan ne osaksi arkea. Muutoksessa on tärkeää tukea ja innostaa koko organisaatiota aina loppukäyttäjään asti.