Koulutus varmistaa uusien toimintatapojen juurtumisen
Kuinka varmistaa, että henkilöstö käyttää uusia työvälineitä jokapäiväisessä työssään parhailla tavoilla liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi? Kuinka jalkauttaa työtapojen muutokset niin, ettei paluu juurtuneisiin vanhoihin tapoihin tapahdu alkuinnostuksen laannuttua? Modernien työvälineiden ansiosta yhteistyöstä tulee mutkatonta. Mutta ilman työkulttuurin muutosta voidaan päätyä jälleen lähtöruutuun.
Tämä on viides ja viimeinen osa sarjassamme, jossa tarjoamme avaimia työkulttuurin muutokseen. Seuraamme muutosta Huhtamäellä, jossa toteutettiin noin 6500 toimistotyöntekijää käsittävä siirtyminen modernien pilvipalveluiden käyttöön. Koulutus on helposti laiminlyöty osuus muutoksesta, mutta ilman sitä muutosta ei tapahdu.
Koulutus kannattaa suunnitella siten, ettei se koostu pelkästään ”kuinka teen tämän” -tyyppisestä materiaalista, joka keskittyy ohjelmien yksittäisiin toimintoihin. * Tällaistakin tietoa tarvitaan, mutta tieto juurtuu paremmin, kun välineiden ominaisuudet ovat vastaus todellisiin työelämän haasteisiin.
– Se on vähän muna-kana-ilmiö. Ensin pitää luoda kulttuuri, ennen kuin voidaan täysin hyödyntää työvälineitä. Jonkin verran pitää olla osaamista välineistä, että kaikki pystyvät hyödyntämään koulutusmateriaaleja itsenäisesti jatko-opiskeluun, kertoo Aki Kemppi, Huhtamäen Group IS Infrastructure Manager.
– Lähdimme siitä, että tietyt perusasiat kyllä opitaan helposti, koska työkalujen peruskäyttö on intuitiivista ja osa niistä monilla käytössä myös vapaa-aikana. Toki järjestimme työkaludemojakin, mutta niitä on enimmäkseen järjestetty paikallisesti, paikallisista tarpeista lähtien. Kaikille tarjoamassamme materiaalissa on keskitytty ennen kaikkea tärkeämpään state of mind -koulutukseen; miksi käyttäisin näitä työkaluja, miksi tekisin enemmän yhteistyötä? Nyt muutosprojektin jälkeen suunnitelmissa on jatkokoulutuksia, joissa saa enemmän ja edistyneempää tietoutta työvälineistä, kommentoi Reeta Eskola, Communications Manager.
Rakenna koulutussuunnitelma oikeiden haasteiden ympärille
Koulutussuunnitelmaa laadittaessa mieti millaista koulutusta henkilöstö tarvitsee. Selvitä henkilöstön taitotaso, millaisten muiden tehtävien ja muutosten kanssa työkulttuurin muutos limittyy ja mikä on organisaatiollesi paras tapa järjestää koulutukset ja levittää materiaalit.
Suunnittele koulutukset niin, että opittavat asiat ovat mahdollisimman lähellä omaa liiketoimintaa ja kunkin työntekijän arkea. Kerro henkilöstölle, miksi ja kuinka muutos hyödyttää juuri heitä. Konkreettisia tehtäviä, jotka ovat lähellä työntekijän arkea voivat olla esimerkiksi tarjousprosessi (tarjouksen tekeminen, kommenttien kerääminen ja toimittaminen asiakkaalle), palaverin järjestäminen ja sen muistiinpanojen jakaminen tai markkinointimateriaalien kommenttikierros. Mieti, mitkä ominaisuudet ovat kullekin tiimille olennaisimpia.
– Vaikka työvälineet ovat intuitiivisia, on tärkeää, että ohjeet ja tieto ovat helposti löydettävissä. Myös käyttäjälle, joka ei ensimmäisellä kerralla tiedä mitä tehdä, ohjeemme ovat helposti saatavilla ja monella tapaa. Näin käyttäjä saa aina avun ja pääsee alkuun. Se tuo luottavan fiiliksen loppukäyttäjille; jos en osaakaan, on aina paikka mistä tiedon löydän. Ohjeisiin ja käyttäjien tukemiseen panostettiin paljon, kertoo Kemppi.
Koulutuksia kannattaa järjestää niin ennen uusien työvälineiden saapumista, muutoksen aikana että myöhemmin. Ajoita koulutukset pidemmälle aikavälille uusien työvälineiden saavuttua ja aseta tavoitteita, mitä kunkin henkilöstöryhmän tulee hallita. Kun materiaalit ovat helposti saatavilla, on mahdollisuus myös käydä kertauskoulutus ja uudet työntekijät saavat tilaisuuden samaan koulutukseen.
Huhtamäellä yksi muutoksen jalkauttamisen oleellisista askeleista oli yrityksen sisäisen champions-verkoston rakentaminen. Verkostoon pureuduimme artikkelisarjamme kolmannessa osassa.
– Teimme hyvin suuren panostuksen sisäisesti koulutukseen ja se on ollut menestys. Materiaalien ja champions-verkoston lisäksi panostimme IT-henkilöstön osaamiseen maailmanlaajuisesti. Korostaisin myös sen merkitystä onnistumisessa. Pääkonttorissa meidän IT-tiimissämme on parikymmentä henkilöä, ja globaalisti yli 150. Vaikka kaikki eivät pysty kaikkea O365-hallinnointia tekemään, heidän täytyy tietää, miten tietyt asiat toimivat. Näin he pystyvät auttamaan paikallisesti, jos ongelmia tulee esimerkiksi kirjautumisessa tai asennuksessa, jatkaa Kemppi.
Parhaat käytänteet jakoon ja tavat juurtumaan jatkuvuudella
Modernien työvälineiden tuomat mahdollisuudet yhteistyölle esimerkiksi tiimien välisessä ja sisäisessä viestinnässä sekä tiedostojen yhteisessä työstämisessä ja jakamisessa ovat moninaiset. Mutta jos jokainen jakaa missä sattuu tai uusista työvälineistä huolimatta edelleen tekee asiat aiemmin omaksumillaan tavoilla, tilanne muuttuu sekavaksi.
Parhaiden käytänteiden jakaminen on hyvä tapa uusien työvälineiden omaksumiseen. Tiimin sisällä voidaan esimerkiksi tehdä tietoinen päätös muuttaa käytännön toimintatapaa, kuten projektin kaikkien tiedostojen jakamista Teamsissa, jolloin siitä tulee rutiinia. Koulutustilaisuudet ja parhaiden käytänteiden jakaminen ovat myös henkilöstölle sosiaalisia tapahtumia, joissa he voivat jakaa tuntemuksiaan ja kokemuksiaan.
– Vaikka kaikki työkalut olisivat täydellisiä, eivät ne silti voi korvata kasvokkaista kohtaamista. Halusimme vahvasti paikallisen otteen kouluttamiseen, jotta koulutukset ja koulutettava asia tuntuvat läheisemmiltä, ja jotta kaikki saavat koulutuksen omalla kielellään. Paikalliset championit pystyivät ottamaan koulutuksissa esiin todellisia tilanteita. Jotta championit pystyivät kouluttamaan muita, he pääsivät tutustumaan työkaluihin ja uusiin työtapoihin etunenässä.
Uusien toimintatapojen juurtuminen on pitkäaikainen prosessi, jossa on aina vaarana siirtyä takaisin tapoihin, joilla on toimittu ehkä kymmeniäkin vuosia. Myös uusien henkilöiden tullessa taloon on varmistettava, että he omaksuvat toimintatavat. Materiaalit tulee pitää ajan tasalla. Esimerkiksi työvälineisiin tulevista uusista ominaisuuksista tiedottaminen on hyvä tapa pitää virettä yllä. Käyttäjiä on näissä viesteissä tärkeää aktivoida, jotta he saavat uudet ominaisuudet myös hyötykäyttöön. Tärkeää on opiskella tekemään työtä sujuvammin ja helpommin.
Säännöllinen koulutus, oli se sitten yrityksen sisällä tapahtuvaa tai kumppanin kanssa toteutettavaa, sitouttaa henkilöstöä. Microsoftilta tulee jatkuvasti uusia tuotteita ja päivityksiä olemassaoleviin tuotteisiin ja ellei niitä osaa hyödyntää, jää pahasti lasku- ja kirjoituskoneen aikakaudelle. Jokaisen työntekijän tehtäviin tulisi kuulua itsensä ajan tasalla pitäminen ja työnantajan se heille mahdollistaa. Koulutukset myös kannustavat uusien asioiden oppimiseen. Jatkuva kouluttautuminen säästää työaikaa ja auttaa henkilöä toimimaan yhteisössä sillä tavoin kuin välineitä on tarkoituksenmukaista käyttää.
Huhtamäellä jatketaan osaamisen syventämistä. Uudet tavat tuodaan yhä lähemmäs kunkin työtehtävän yksilöllisiä tarpeita. Huhtamäellä määriteltiin yksinkertaisia tavoitteita vuodelle 2019.
– Valitsimme kolme asiaa, jotka kaikkien toimistotyöntekijöiden olisi hallittava vuonna 2019. Lisäksi valitsemme kolme kansainvälistä projektia tai tiimiä sekä kolme johtoryhmää, joille kullekin teemme yksityiskohtaisemmat suunnitelmat juuri heidän tarpeisiinsa. Heidän kanssaan pohditaan, miten he voivat parantaa yhteistyötä tiimissään ja helpottaa työtään. Tästä työstä saatuja vinkkejä ja parhaita käytäntöjä jaamme koko organisaatiolle ja toivomme että näiden tiimien jäsenet vievät viestiä eteenpäin käytännön työssä. Champions-verkostoa hyödynnetään edelleen niin viestinnässä kuin koulutuksessa, kommentoi Eskola.
Lue lisää muutoksesta
Osa 1 – Muutoksen lähtökohdat ja onnistumiseen vaikuttaneet tekijät
Osa 2 – Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen työkulttuurin muutoksessa
Osa 3 – Kuinka rakentaa tehokas tiimi muutoksen jalkauttamiseksi?
Osa 4 – Sitouttava ja aktivoiva viestintä työkulttuurin muutoksessa
Osa 5 – Koulutus varmistaa uusien toimintatapojen juurtumisen
Extra: Katsaus viestinnän ja yhteistyötapojen muuttumiseen Huhtamäellä
Sulavalta saat modernien työtapojen koulutusta yrityksesi tavoitteista lähtien. Haluatko esimerkiksi sujuvoittaa palaverikäytänteitä, tiedostojen jakamista tai yhteistyötä? Mikä haasteesi onkin, teemme yrityksesi liiketoiminnallisiin haasteisiin vastaavan koulutuksen työvälineistä ja -kulttuurista.
*Lähde: Microsoft 365 End User Adoption Guide