Muutosagentti on ystäväsi

Aiemmissa blogisarjamme osissa olemme kuvanneet sponsorin ja esimiehen roolin tärkeyttä muutoshankkeessa. Johtajilla on elintärkeä rooli muutoksessa, mutta tärkeä rooli on myös muutosagenteilla. Tässä postauksessa keskitymme heihin, miksi muutosagenttiverkosto kannattaa koota ja miten verkostoa pidetään yllä?

Miksi muutosagentit ovat tärkeitä?

Muutoksen läpivienti organisaatiossa vaatii paitsi teknisten valmiuksien kouluttamista, myös jatkuvaa tukea, ohjaamista uusien, tehokkaampien välineiden ja toimintatapojen ääreen sekä hyötyjen esille nostamista. Muutosagenttien avulla on muutoksen jalkauttaminen helpompaa: sitä kautta luomme otollisemman maaperän muutokselle. Vertaistuki ja kollegan esimerkki ovat tutkitusti tehokkaimpia tapoja tukea muutosta, ja siksi muutosagenttiverkoston luomiseen kannattaa satsata.

Muutosagenttien tehtävänä on viestiä muutokseen liittyvää sanomaa edustamalleen organisaation osalle räätälöitynä: mitä juuri heidän omissa joukoissaan halutaan muutoksesta tietää ja MITEN viesti tulisi kertoa, jotta sen vaikutus olisi mahdollisimman osuva. Muutosagenttien kautta on helppo luoda perusta ja innostus, joka varmistaa uusien toiminta- ja työskentelytapojen omaksumista kaikissa organisaation osissa.

Muutosagentit selkeyttävät asioita sekä omalla esimerkillään näyttävät, miten uudet tavat tehostavat toimintaa ja siten muuttavat asenteita, käyttäytymistä ja toimintatapoja arjessa. Muutos on kyllä mahdollista viedä maaliin ilman muutosagenttejakin, mutta helpompaa se on muutosagenttien kanssa yhdessä. Muutosagentit auttavat vähentämään ydinprojektiryhmän työtaakkaa sekä lisäävät muutoksen onnistumisen todennäköisyyttä.

”Muutosagenttiverkoston ansiosta on mahdollista kääntää muutos organisaation voimavaraksi, kilpailueduksi ja toiminnan laadun takeeksi.”

Mistä lähden liikkeelle, kun lähden kokoamaan muutosagenttien verkostoa?

  1. Varmista johdon sitoutuminen
    Hae ensin muutosagenttiverkostolle tuki ja mandaatti muutoksen johtajalta tai sponsorilta. Varaudu perustelemaan miksi tällainen verkosto tarvitaan projektiryhmän lisäksi. Ylimmästä johdosta jonkun tulee toimia muutosagenttiverkoston ”kummina”, joka tarkoittaa säännöllistä läsnäoloa ja yhteydenpitoa muutosagenttien kanssa. Tällöin on hyvä sopia myös muutosagenttiverkoston yhteistyömallit projekti-/muutosjohdon kanssa.

  2. Määrittele ja suunnittele
    Ennen kuin alat koota muutosagenttien verkostoa, tulee ensin selkeästi määritellä, mitä muutosagenteilta odotetaan, mitkä ovat heidän tehtävänsä ja tavoitteensa mahdollisimman konkreettisella tasolla. Mikä on heidän suhteensa projektiryhmään ja muutoksen vetäjään? Kuinka paljon aikaa heidän odotetaan toimintaan käyttävän? Mitä muutosagentit itse toiminnasta saavat, mitä he hyötyvät verkostossa olostaan ja mitä lisäarvoa verkostoon kuuluminen heille tuo? Mieti myös, miten heitä palkitaan tehdystä työstä. Vasta kun olet löytänyt vastaukset näihin, luo muutosagenttiverkostolle suunnitelma ja aikataulu mahdollisimman konkreettisella tasolla.

  3. Luo kehittymissuunnitelma
    Organisaatio voi tehdä viralliset muutoksen oppimisen portaat, jossa muutosagentti saa lisää muutoksenjohtamisen osaamista porras kerrallaan. Jos portailla kiipeäminen (uuden oppiminen) tarjoaa esim. uusia uramahdollisuuksia organisaatiossa, tämä sitouttaa muutosagentit entistä vahvemmin tehtäväänsä. Uralla eteneminen on paljon parempi motivaattori kuin palkanlisäys tai kertakorvaus rahana.

Mistä löydän muutosagentit?

Muutosagenttiverkostoon ilmoittautumisen pitäisi olla vapaaehtoista. Kun ihminen ilmoittautuu omasta halustaan, on hänellä myös sisäinen motivaatio sitoutua muutokseen.

Verkoston kokoamisessa tärkeintä on korostaa siihen osallistumisen hyviä puolia:

  • Muutosagentit saavat uudet ominaisuudet ensimmäisenä käyttöönsä,
  • He saavat osallistua koulutuksiin ja tutustua materiaaleihin ensimmäisinä
  • He saavat arvostusta ja kiitosta työstään
  • He pääsevät kehittämään itseään ja vaikuttamaan organisaation tuleviin toimintamalleihin ja kehittämään koko organisaatiota paremmaksi työpaikaksi

Muutosagenttiverkostoon kannattaa kutsua sellaisia ihmisiä, jotka suhtautuvat uusiin asioihin mahdollisuuksina ja joilla on aikaa, halua ja innostusta kehittää itseään ja omaa työyhteisöään – toisin sanoen: hyviä tyyppejä, joilta muutenkin uskalletaan kysyä apua ja joiden mielipidettä arvostetaan. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat aina plussaa, mutta usein muutosagentin tärkein työväline on herkät korvat. Muutosagentilta tarvitaan kärsivällisyyttä ja resilienssiä toimia myös kiireessä, vastustuksen ja kritiikin keskellä. Vaikka tilanne näyttäisi vaikealta ja haasteelliselta, on muutosagentin tehtävä luoda uskoa muutoksen läpivientiin omien kollegoidensa parissa.

Kun lähdetään rakentamaan uutta tapaa toimia, kannattaa hyväksyä, että heti ei välttämättä löydetä parhaimpia toimintatapoja. Alussa toiminta on keskeneräistä ja kokeillaan erilaisia vaihtoehtoja, kunnes löytyy toimivin tapa. Kokeilukulttuuriin kuuluu, että kokeillaan, kerätään palautetta, pidetään toimivat asiat ja muutetaan toimimattomat. Sinnikkäästi toistetaan, kunnes saadaan koko ketju toimiaan. Tärkeää on keskittyä positiivisiin asioihin, koska se vaikuttaa myös energiaan, ajatteluun, toimintaan ja motivaatioon.

Miten ylläpidän muutosagenttiverkostoa?

Olisi hienoa, jos ensimmäinen muutosagenttiverkoston viesti tai kutsu verkoston kickoffiin tulisi suoraan muutoksen sponsorilta. (Lue sponsorin roolista toisesta blogipostauksestamme täältä) Kokoa muutosagentit ja sponsori verkoston kickoffiin, jossa kerrotaan lisätietoa siitä, mitä muutosagenteilta odotetaan muutosmatkan aikana.

Muutosagentit tarvitsevat virallista ja epävirallista tunnustusta sekä muutosmatkan ajalta että hankkeen loputtua tehdystä työstä. Kiitä muutosagentteja paitsi hyvästä työstä, mutta muista varmistaa, että myös heidän esimiehensä tietävät hyvästä suorituksesta. Järjestä juhlat muutoksen maaliin saamisen kunniaksi.

Henkilökohtaisesti uskon, että hyvän muutosagenttistrategian kehittäminen tarjoaa erinomaista lisäarvoa. Se maksaa organisaatiolle vähän aikaa ja resursseja, mutta se varustaa työntekijöitä muutosjohtamisen osaamisella ja varmistaa muutoksen pysyvyyden organisaatiossa.

Jos et tiedä, mistä lähteä liikkeelle muutosagenttiverkoston kanssa, ota yhteyttä meihin. Olemme auttaneet useita organisaatioita muutosagenttiverkoston käynnistämisessä ja tukemisessa. Hyvä esimerkki tästä on Huhtamäki, jonka referenssitarinan muutosagenteista voit lukea tästä.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”

Elise Passiniemi
Kirjoittaja on Elise Passiniemi, joka ratkaisee viestinnän ja yhteistyön haasteita fiksumpien työtapojen sekä modernien työ- ja viestintävälineiden avulla, ihmiset edellä.

Sponsorin rooli muutoshankkeessa on elintärkeä

Yleisin syy muutoshankkeiden epäonnistumiseen on sponsorin puuttuminen tai tehoton sponsorointi. Sponsorin rooli on keskeinen muutosprojekteissa. Muutosmatkalla on kuitenkin monta sponsoriin liittyvää kompastuskiveä. Kerron neljästä niistä tässä postauksessa.

Kompastuskivi 1: Muutoshankkeella ei ole lainkaan sponsoria

Suurin yksittäinen tekijä projektin onnistumiseen on aktiivinen ja näkyvä sponsorointi. Luvut ovat karut: Proscin tutkimuksen mukaan vain 29 % heikosti sponsoroiduista muutoksista onnistuu, kun taas vahvasti tuetuista muutoksista 72 % saavuttaa tavoitteensa. Tehokas muutosjohtaminen nostaa muutosprojektien onnistumisen todennäköisyyttä kuusinkertaiseksi verrattuna hankkeisiin, joissa muutosjohtaminen on olematonta tai heikkoa.

Jos hankkeelle ei saada sponsoria, voi olla vaikeaa saada muutoshankkeelle budjettia, muita resursseja tai järkevää aikataulua/tavoitetta. Sponsori pystyy allokoimaan resursseja ja jopa omaa aikaansa projektin eteenpäin viemiseksi. Hyvä sponsori kysyy, mitä muutos minulta vaatii ja mitä minä voin tehdä, että tämä saadaan maaliin.

Kompastuskivi 2: Sponsori ei ymmärrä rooliaan

Joskus käy niin, että projektille on nimetty sponsori, mutta hän esiintyi vain projektin kickoffissa ja hävisi sen jälkeen kokonaan kuvioista. Sponsorin pitää sitoutua muutoshankkeen aktiiviseen tukemiseen koko sen ajan – ei vain alkuvaiheessa.

Sponsorilla on kolme tärkeää tehtävää muutoshankkeessa:

  1. Toimia muutoksen kasvoina eli viestiä aktiivisesti muutoksesta suoraan henkilöstölle.
    Työntekijät haluavat kuulla suoraan organisaation huipulla olevalta johtajalta, mitkä ovat liiketoiminnan perustelut muutokselle, miksi muutos tehdään nyt ja mitkä ovat riskit, jos muutos jätetään tekemättä. Se, että tärkein sanoma kerrotaan kerran, ei riitä, vaan viestiä pitää toistaa moneen otteeseen muutosmatkan aikana.

  2. Hänen tulee olla vuorovaikutuksessa muiden johtajien kanssa ja luoda koalitio muutoksesta näiden kesken.
    Sponsorin tukee käyttää auktoriteettiaan, jotta muutokseen sitoudutaan organisaation kaikilla tasoilla. Tämä on yksi haastavimmista sponsorin tehtävistä, mutta vahva sponsorikoalitio on hyvä indikaattori sille, että projekti saadaan valmiiksi aikataulussa, scopessa ja budjetissa. Koalitio on erityisen tärkeä, jos kyseessä on laaja, koko organisaatiota koskeva muutoshanke.

  3. Osallistua aktiivisesti projektin ajan.
    Sponsorin tulee osallistua projektikokouksiin sovitusti ja tukea muutosta organisaation arjessa johdonmukaisesti sanoin ja teoin. Jotta sponsori voi toimia aidosti tehtävässään aktiivisesti ja näkyvästi, hänellä tulee olla aika tähän.

Useimmiten sponsori ei ole tehoton tahallaan, vaan useimmiten sponsorilta puuttuu osaaminen siitä, mitä sponsorina toimiminen häneltä vaatii. Proscin tutkimuksen mukaan jopa 50%:lla sponsoreista ei ole riittävää ymmärrystä siitä, mitä se heiltä vaatii. (Lähde) Tällöin projekti- tai muutoshallinnan ammattilaisen velvollisuus on sparrata sponsoria, mitä tehokkaalla muutosjohtamisella saadaan aikaan, millaisia vastuita ja tehtäviä sponsorin rooliin kuuluu ja millaista tukea sponsori kaipaa rooliinsa.

Projektien sponsoreina toimivilla johtajilla saattaa olla myös liikaa hankkeita sponsoroitavana. Projektien määrän kasvaessa heidän kykynsä sponsoroida tehokkaasti useita aloitteita, olla näkyvä ja aktiivinen ja rakentaa kriittisiä sponsorikoalitioita heikkenee. Yksi tehokas ratkaisu tähän haasteeseen on jakaa kuormaa organisaation johtajien kesken kesken, joista jokaisella on vastuu työntekijöistä tai järjestelmistä, joihin suuri muutosprojekti vaikuttaa.

Kompastuskivi 3: Sponsori on ”liian pieni pomo”

Sponsorilla tulee olla riittävästi vaikutusvaltaa organisaatiossa. Asemasta ja aktiivisesta läsnäolosta organisaatiossa kumpuaa sekä sponsorin arvovalta että hänen mahdollisuutensa tukea muutosta uskottavasti. Jos sponsori on organisaatiokaaviossa liian matalalla tasolla, hän on usein keskijohdon esimies, eikä hänellä ole riittävästi sanan- tai vaikutusvaltaa. Täten sponsorin merkitys muutoshankkeessa jää liian pieneksi. Tällöin kasvavat riskit sille, että muutoshanke jää kesken, sen aikataulu tai budjetti ei pidä tai projektin ROI jää saavuttamatta. Muutoshallinnan ammattilainen osaa valmentaa sponsoria toimimaan roolinsa vaatimalla tavalla, mutta joskus voi olla tarpeen keskustella avoimesti mahdollisesta sponsorin vaihtamisesta.

Kompastuskivi 4: Sponsori ja projektipäällikkö eivät tule toimeen

Yleensä sponsorin ja projektipäällikön välille tulee kitkaa, jos muutoksen tavoitteista, odotuksista tai rooleista ei ole keskusteltu ja sovittu eikä projekti- tai viestintäsuunnitelmaa ole tehty yhdessä. Tällöin sponsorin odotukset hankkeesta saattavat olla aivan erilaiset kuin projektipäälliköllä ja tämä saattaa johtaa myöhemmin erilaisiin konflikteihin.
Sponsorin ja projektipäällikön yhteistyö on parhaimmillaan molemminpuolista sparrausta, avointa keskustelua ja tehtävien jakamista. Se tuo molemmille mielenrauhaa – varmuutta siitä, että meillä on yhteiset näkemykset ja että asiat tulevat hoidettua, kuten on yhdessä sovittu.

Jos sponsori osoittautuu haastavaksi persoonaksi, ajattele, että hänkin on vain ihminen ja häneltä voi oppia jotakin. Kuuntele, ole avoin, rakenna välillenne luottamusta ja yritä ymmärtää sponsorin omia tarpeita ja arvoja. Kerro hänelle sponsorin roolista, vastuista ja tehtävistä ja tarvittaessa sparraa häntä muutosjohtamisen osaamisessa. Luota omaan ammattitaitoosi ja vakuuta sponsori siitä, että teidän yhteispelinne voi ratkaista koko projektin onnistumisen tai epäonnistumisen.

Sponsorilla on siis tärkeä rooli muutoshankkeen onnistumisessa. Tärkeä rooli on myös esimiehellä. Lue tästä aiheesta blogisarjamme seuraavasta osasta.

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”

Elise Passiniemi
Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.

Uusi blogisarja muutosjohtamisen eri näkökulmista starttaa!

Elämme vahvaa muutosten aikaa. Muutosten vauhti vain kiihtyy ja digitalisaatio mullistaa niin liiketoimintamalleja kuin kokonaisia organisaatioitakin. Mutta samaan aikaan moni muutos myös epäonnistuu. Miksi? Koska muutoksia ei johdeta tai niitä johdetaan teknologia edellä. Muutoksen johtaminen on onnistuneen muutoksen kulmakivi, jolla varmistetaan, että muutos toteutuu tavoitteen mukaisesti. Muutoksen johtaminen teknologisesta näkökulmasta on kohtalaisen helppoa, mutta kun puhumme muutoksesta ihmisen näkökulmasta, tulee asiasta heti monimutkaisempi.

Tiesithän, että Sulavan projektit eivät koskaan rajoitu vain tietohallintoon, vaan olemme aidosti mukana kehittämässä asiakkaidemme arkeen parempaa työpäiväkokemusta ketterän ja määrätietoisen muutoshallinnan kautta? Konseptoimme asiakkaidemme työntekijöille parempaa työelämäkokemusta, hoidamme teknisen käyttöönoton ja tuemme koko muutoksen matkalla; aina tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen tehokkaan viestinnän, muutosjohtamisen ja koulutuksen kautta. Sloganimme mukaan: ”Kun asiakkaamme navigoivat työn, kodin, perheen ja muun itselle tärkeän välillä, Sulava tekee kokemuksesta mahdollisimman joustavaa, huoletonta ja saumatonta.”

Muutoksen voidaan sanoa tapahtuneen vasta, kun merkittävä osa henkilöstöstä toteuttaa säännöllisesti asioita uuden toimintatavan mukaisesti. Kun me puhumme muutoksista, puhumme ennen kaikkea ihmisistä ja siitä, että autamme ihmisiä siirtymään nykytilasta tavoitetilaan. Muutoksen inhimillisessä puolessa on kyse siitä, miten saamme ihmiset muuttamaan asenteitaan ja päivittäistä toimintaansa niin, että saavutamme ne hyödyt, mitä muutoksella tavoiteltiin.

Sulava on panostanut muutoshallinnan osaamiseen ja nyt meitä sertifioituja Prosci ® muutosjohtamisen ammattilaisia löytyy jo 8 kpl. Tänä syksynä julkaisemme blogisarjan muutosjohtamisen eri näkökulmista. Puhumme blogeissa mm. sponsorin ja lähiesimiehen tärkeydestä muutoksessa, muutoschampioneista, muutoksen mittaamisesta sekä siitä, miten muutos saadaan maaliin asti tehokkaalla muutosjohtamisella. Ensimmäinen blogisarjamme osa julkaistaan 8.9.2020.

P.S. Tehokas muutosjohtaminen lisää projektin onnistumisen todennäköisyyttä kuusinkertaisiksi hankkeisiin verrattuna, joissa sitä ei ole. Kehityshankkeet usein epäonnistuvat oman työn ohessa tehtynä, eikä toisaalta muutosprojektin läpivienti välttämättä kuulu sitä toteuttavien vahvuusalueisiin. Tämän vuoksi ulkopuolinen apu on paikallaan tuomaan organisaation muutosprojektin tarvitsemaa kriittistä muutosjohtamisen – ja viestinnän osaamista.  Ota siis yhteys meihin, jos kaipaat tukea muutoksen läpiviemiseen organisaatiossasi!

 

Lue  muutosjohtajuus-blogisarjan muut osat:

”Sulavalla on muutosjohtamisen kokemusta hyvin monenlaisista organisaatioista ja muutoshankkeista ja voimme tukea sinua koko muutoksen matkalla; aina muutoksen tavoitteiden määrittelystä ja teknisestä käyttöönotosta tuottavuuden kasvattamiseen viestinnän ja koulutuksen kautta.”



Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.

Miten pidän Teams-ympäristöni järjestyksessä?

Törmään usein Teams-peruskoulutuksissa kysymykseen, miten pidän Teams-ympäristöni järjestyksessä, kun minulla on niin paljon Teams-ryhmiä, keskusteluita ja kokouksia. Tässä minun käytännössä hyväksi havaitsemani keinot.

1. Pidä keskustelu avoimena
Pidä suurin osa keskusteluista mieluummin Teams-kanavilla kuin yksityisissä keskusteluissa. Chatit ovat aina suljettuja ja luovat siiloja. Kanavakeskustelut ovat sen sijaan avoimia ja pysyviä kyseisen Teams-ryhmän jäsenille. Uudet tiimin jäsenet näkevät myös Teams-ryhmän aiemmat kanavilla käydyt keskustelut.

2. Käytä reaktioita
Vie hiiri viestin päälle ja näet vaihtoehdot (yläpeukku, sydän, nauru, hämmästys, suru tai viha). Peukuttaminen on monikäyttöisin toiminto ja voit käyttää sitä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

    1. Havaitsin ja luin viestin
    2. Ymmärsin asian tai olen samaa mieltä
    3. Hoidan tehtävän

3. Käytä mainintoja oikein
Ajattele @mainintoja kuin koputuksena olkapäälle – tapa herättää jonkun huomio kanavalla tai keskustelussa. Mutta mainitse vain ne ihmiset, joiden on välttämätöntä nähdä viestisi. Ne henkilöt, jotka mainitset, saavat toimintasyötteeseensä ilmoituksen maininnasta. Voit mainita myös kanavan @kanavannimi tai kokonaisen Teams-ryhmän @teamsryhmännimi. Käytä jälkimmäistä harkiten. Mieti, haluatko oikeasti lähettää ilmoituksen esim. ison tiimin jokaiselle jäsenelle vai riittäisikö, että mainitset vain muutaman keskeisimmän henkilön?

4. Käytä hakua tehokkaasti
Sinun ei tarvitse muistaa, missä kaikki on Teams-ryhmiesi sisällä. Voit etsiä viestejä, henkilöitä tai tiedostoja haun avulla. Voit jopa suodattaa hakutuloksia aiheen, aikajänteen, tiimin, kanavan tai tiedoston luojan perusteella.

5. Tallenna tärkeät viestit
Kun viet hiiren viestin päälle, näet viestissä kolme pistettä. Tallenna-toiminto löytyy kolmen pisteen alta. Löydät tallennetut viestit jälkikäteen profiilisi alta.

6. Määritä ilmoitukset ja tilasi
Oletusarvoisesti Teams lähettää liikaa ilmoituksia. Modernin tietotyön tarkoitus on vähentää sähköpostin määrää, ei lisätä sitä. Poista aluksi ainakin kaikki sähköposti-ilmoitukset. Mieti, tarvitsetko kaikesta banneri-ilmoituksia, koska liian suuri määrä bannereita saattaa alkaa ärsyttää. Riittäisikö sinulle pelkkä ilmoitus toimintosyötteessä?

Voit myös määritellä profiilikuvasi/nimikirjaimiesi alta tilasi (vapaa, kokouksessa, älä häiritse, näy poistuneena). Kun olet älä häiritse -tilassa, et saa mitään ilmoituksia esim. jos jaat ruutuasi/materiaalia kokouksissa ollessasi.

7. Piilota vähemmän tärkeät kanavat ja Teams-ryhmät
Pidä vain ne kanavat ja Teams-ryhmät saatavilla, jotka ovat sinulle tärkeitä päivittäisessä työssäsi. Sinun ei tarvitse lukea kaikkea! Reagoi mainintoihin. Vaikka sinut mainitaan piilotetulla kanavalla tai piilotetussa Teams-ryhmässä, saat siitä ilmoituksen toimintosyötteeseesi. Voit vetää Teams-ryhmäsi tärkeysjärjestykseen raahaamalla ne haluamaasi järjestykseen. Pidä tärkeimmät Teams-ryhmäsi ylimpänä.

8. Kiinnitä tärkeimmät kanavat
Kiinnitä työsi kannalta tärkeimmät kanavat Teams-ryhmiesi alkuun. Kiinnityksen voit tehdä tiimin kanavan nimen perästä kolmea pistettä klikkaamalla > Kiinnitä.

9. Aseta hiljaiset tunnit ja päivät mobiilissa
Jos käytät Teamsia kännykkäsovelluksella, voit määritellä hiljaiset tunnit ja päivät Teams-mobiilisovelluksessasi. Jos et halua saada ilmoituksia esim. viikonloppuisin, voit määritellä Teams-ilmoitukset hiljaisiksi.

10. Mieti tarpeitasi
Luo uusi Teams-ryhmä vain silloin, kun sinun on pakko. Mieti, voisitko avata keskustelun jo olemassa olevalla kanavalla tai voisitko luoda ennemmin uuden kanavan olemassaoleviin Teams-ryhmiisi? Luo uusia ryhmiä vain silloin, kun sinun on aivan pakko. Harkitse myös tarpeettomien kanavien ja ryhmien arkistointia.



Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.

Tehokasta pienryhmätyöskentelyä Teamsin avulla

Breakout rooms (pienryhmätyöskentely”huoneet”) on Teamsiin tulossa oleva ominaisuus. Voit äänestää sitä Microsoftin User Voicessa. Pienryhmähuoneiden idea on siinä, että isosta kokouksesta voisi jakaantua pienryhmiin omiin ”pienryhmähuoneisiinsa” tekemään ryhmätöitä. Sen jälkeen kokouksen osallistujat voisivat palata alkuperäiseen kokoukseen oman ideansa/vastauksensa kera.

Ennen kuin tämä toiminnallisuus tulee käyttöön, voit järjestää ryhmätyöskentelyä vaativan kokouksen, mutta se vaatii vähän etukäteissuunnittelua ja -valmistautumista. Tässä postauksessa annamme ohjeita tähän.

Suunnittele ryhmähuonekokous – Tee nämä ennen ryhmähuonekokousta

1. Luo Teams-kokouskutsut etukäteen. Säädä kokousasetukset kuntoon. Varmista, että kokoustilan aula on kytketty pois päältä, ellei sitä todella tarvita. Tämä tekee liittymisestä kokoukseen paljon helpompaa kaikille. Jos sinun on valvottava, kuka kokoukseen pääsee – tee päinvastoin ja varmista, että aulatila on päällä.


2.  Harkitse lyhytosoitteiden käyttöä. Lyhytosoitelinkkejä on helpompaa käyttää, mutta niiden avulla on myös paljon helpompaa muuttaa URL-osoitteita tarvittaessa (esim. jos kokous täytyy luoda uudelleen). Voit tietysti toteuttaa kokousliittymälinkit tarratekstillä, jos sinulla ei ole mahdollisuutta käyttää lyhytosoitepalvelua (esim. bit.ly/ryhmahuone1). Testaa kaikki linkit viimeistään kokousta edeltävänä päivänä, jotta ne varmasti toimivat!

3. Lisää kokouksen aikataulutus kutsuun. Nimeä ryhmähuoneet kutsuun, jotta kaikki osallistujat tietävät ryhmähuoneiden tarkoituksen ja missä kohtaa niitä on tarkoitus käyttää.

4. Luo kokoukseen esim. jaettu OneNote-muistikirja, johon kaikki kokouksen osallistujat pääsevät käsiksi (varmista tämä etukäteen). Lisää OneNoteen linkit aloitus- ja päätöskokoukseen, ryhmähuoneiden kokousten osoitteet sekä jaetun OneNoten osoite. OneNoten asemesta voit käyttää esimerkiksi jaettua Word-tiedostoa.5. Jos haluat jakaa osallistujat tasaisesti eri ryhmähuoneisiin tai sinun tarvitsee tietää, kuka osallistui minkäkin huoneen työskentelyyn, voit käyttää esimerkiksi OneNote-sivulla taulukkoa (tai jaettua Exceliä), johon osallistujat voivat kirjoittaa nimensä (aion mennä tähän huoneeseen) ja napsauttamalla sitten kokouslinkkiä liittyäkseen kyseisen ryhmähuoneen kokoukseen.

6. Tee pelisäännöt pienryhmähuoneisiin, esimerkiksi tähän tapaan

7. Sovi muiden fasilitaattoreiden kanssa roolit etukäteen, jotta ne ovat selkeät kaikille, kun kokous alkaa.

8. Valmistele muut materiaalit, joita tarvitset kokouksessa, esim. Forms-kyselyt. Tee perusviestit valmiiksi, joita tarvitset kokouksen aikana, esim. yleiset tapahtumatiedot, aikatauluviestit, tärkeät muistutukset / toimintakutsut / kyselyt. Kun ne ovat sinulla valmiina, voit kopioida ja liittää ne Teams-keskusteluihin kuhunkin ryhmätyöhuoneeseen, kun kokous on käynnissä. Käytä eri tyylejä (esimerkiksi eri värejä) eri pääaiheista.

Ryhmätöiden järjestäminen Teamsin kanavakokouksena

Voit järjestää kokouksen myös Teamsin kanavilla. Voit luoda ryhmähuonekokoukset Teamsiin helposti (yksityisillä) kanavilla ja tekemällä kanavakokouksen (Järjestä kokous nyt). Silloin sinulla voisi olla tämänkaltainen rakenne:

Esimerkissäni Teams-ryhmän General-kanava toimii aloitus- ja päätöskokouksen ”kotina”. Sen alla minulla on ryhmätyöhuoneet, jotka voivat olla joko tavallisia kanavia (kaikki voivat liittyä) tai yksityisiä kanavia (yksityiset kanavan omistajat kutsuvat osallistujia). Huomaathan, että yksityisen kanavan kokousta ei voi ajoittaa eikä tallentaa.

Tämän mallin hyvät puolet ovat:

  1. Materiaalit on helppo jakaa – kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy materiaaleihin, vaikka he olisivat vieraita (organisaation ulkopuolisia).
  2. Sinun ei tarvitse jakaa kokouksen URL-osoitteita – ihmiset voivat liittyä pienryhmähuoneen kokoukseen suoraan kanavan kautta
  3. Chat on aina kaikkien saatavilla.

Jos järjestät tapahtuman organisaatiosi ulkopuolisten kanssa, voi olla varmempaa järjestää se kokouksina kuin Teamsin kanavilla.

Aktivoi, opasta ja neuvo – Tee nämä ryhmähuonekokouksen aikana

On tärkeää, että fasilitoit kokousta. Fasilitaattorina sinun on oltava aktiivinen kokouksessa, jotta osallistujat tietävät, kuinka heidän tulee toimia kokouksessa. Sinun tulee kertoa, miten he liittyvät ensimmäiseen kokoukseen. Ensimmäisessä kokouksessa sinun tulee kertoa, millainen on kokouksen rakenne ja aikataulu ja mitä osallistujilta odotetaan ryhmätyöhuonetyöskentelyssä. Kerro myös, mistä osallistujat löytävät kaikki tarvitsemansa linkit ja materiaalin.

1. Ohjeista osallistujia olemaan lopettamatta aloituskokousta. Aloituksen jälkeen kerro, mistä he löytävät linkit ryhmähuoneen kokoukseen.

2. Liity ryhmähuonekokouksiin ajoissa. Voit liittyä neljään Teams-kokoukseen samanaikaisesti (joista kolmessa olet pidossa ja yhteen osallistut kerrallaan). Näin voit fasilitaattorina siirtyä ryhmähuonekokouksesta toiseen nopeasti. Jos sinulla on enemmän kuin neljä huonetta, ota toinen fasilitaattori avuksesi fasilitoimaan ryhmähuonekokouksia. Lisää ohjeet myös ryhmähuonekokousten chatteihin, jotta ohjeet ovat koko ajan kokouksen osallistujien saatavilla.

3. Jos osallistujat eivät ole tuttuja Teamsin toiminnallisuuksien kanssa, neuvo, miten osallistujat saavat Älä häiritse -tilan päälle. Kerro osallistujille, kuinka ilmoitusasetuksia voidaan muuttaa ja kuinka kokouskeskustelu- ja / tai keskusteluketjut mykistetään. Kun häiritseviä ilmoituksia on mahdollisimman vähän, on ryhmähuonekokousten osallistujien helpompaa keskittyä itse aiheeseen.

4. Aktivoi fasilitaattorina keskustelua ryhmähuonekokouksissa. Jaa tapahtuma- ja aikataulutietoja chatin kautta, hyppää kokousten välillä kuuntelemaan, että kaikki on kunnossa ja anna tukea sitä tarvitseville. Pyydä osallistujia esim. tägäämään fasilitaattori, jos heillä on pulmia.

5. Käytä chattia tehokkaasti kertoaksesi mitä tapahtuu seuraavaksi, milloin ja missä.

6. Kokousten järjestäjänä (joka loi kutsut) voit myös käyttää “Lopeta kokous” -toiminallisuutta, kun ryhmähuonekeskustelut lopetetaan ja palataan takaisin kokouksen päähuoneeseen.

Viimeiset sanat

Voit teettää ryhmätöitä Teamsin avulla, mutta se vaatii etukäteissuunnittelua ja -valmistautumista. Harjoittele ensin kerran tai kahdesti, jotta tiedät, mikä menetelmä toimii sinulle ja ”tuntuu omalta”.

Using Break Out Rooms

If you want to know about Break Out Rooms in english, read my colleague Vesa Nopanen’s blog



Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.

Arvot eletään todeksi Sulavan tapaan

Olen nyt kolme viikkoa saanut työskennellä senior konsulttina Sulavalla. On ollut ilo huomata, miten Sulavan arvot aidosti toteutuvat arjessa. Arvot antavat meille olemassaolon tarkoituksen eli syyn tulla joka aamu töihin.

Pyri parhaaksi.

On vahvuutta tunnistaa, jos ei osaa jotakin. Se on osa matkaa kohti parhaaksi tulemista. Aina, kun kysyn jotakin, joku on valmiina neuvomaan ja opastamaan. Meillä panostetaan myös siihen, että työntekijöillä on aidosti tilaa ja aikaa kehittää itseään, koska sitä ei synny, jos kalenteri on jatkuvasti 150% täynnä. Kuka tahansa meistä voi kasvaa uuteen rooliin, kun meillä on toiset sulavalaiset tukena ja apuna. Meillä ei ole kehittämispäällikköä, vaan oman itsensä JA yrityksen kehittäminen on meidän kaikkien yhteinen tehtävä.

Jaa osaamistasi.

Meillä on yritys täynnä mahtavia osaajia, joilla on todella paljon kokemuksen kartuttamaa hiljaista tietoa. Sitä ei kuitenkaan jätetä korvien väliin, vaan projekteissa onnistumisia ja hyväksi todettuja käytänteitä jaetaan avoimesti niin viikottaisissa tiedonjakotuokioissa kuin Teams-keskusteluissakin. Osaamisen jakaminen ja kehittäminen on meidän kaikkien asia. Haluamme jakaa osaamistamme ja tehdä myös muista parhaita, ei vain Sulavan sisällä, mutta myös meiltä ulospäin.

Pidä huolta ja menestymme yhdessä.

Nämä ovat mielestäni tärkeimmät arvomme, koska jos henkilöstö ei voi hyvin, yrityskään ei voi hyvin. Vaikka olemme tehokkaita yksilöpelaajia, yhteisömme tekee meistä Sulavan. Jalkapallotermeillä puhuttuna, meidän tehtävä on pelata kaveria aina parempaan paikkaan. En ole koskaan kokenut olevani yhtä tervetullut yhteenkään työyhteisööni kuin tänne. Uskon vahvasti, että haastamalla toisemme ja asiakkaamme, kasvamme ihmisinä ja ammattilaisina ja samalla kehitämme myös asiakasyrityksiämme. Kollegan onnistumisia juhlitaan yhdessä ja arjen onnistumisista kiitetään heti. Teamsin Praise-toiminto on meillä aktiivisessa käytössä.

Tiedän, että minua tuetaan niin ammatillisessa kasvussa kuin arjen haasteissakin. Minusta on mahtavaa, että minulla on arjessa tukenani koko Sulavan osaajajoukko, mutta myös nimetyt mentori ja personal coach. Mentori opastaa käytännöissä, ohjaa tiedonlähteille sekä esittelee toimintatapoja ja malleja. Personal coach tukee ja tsemppaa.

Sinulla on valta.

Keskinäinen luottamus mahdollistaa vapauden tehdä parhaansa ja kukoistaa omassa roolissaan. Meillä ei tapeta motivaatiota vahtaamisella tai mikromanageerauksella. Minulla on mahdollisuus vaikuttaa ja tehdä päätöksiä itsenäisesti. Laaja toimintavapaus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ketään jätettäisiin yksin: voin olla varma siitä, että kollegat ovat aina pulmatilanteessa valmiita auttamaan ja sparraamme toisiamme koko ajan entistäkin paremmiksi.



Elisen sydäntä lähellä ovat modernit työtavat ja -välineet ja miten niillä saadaan tuettua organisaation strategian ja liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Elise vetää mielellään projekteja ja muutosta, mutta ei epäröi kääriä itse hihoja ja laittaa käsiä saveen.