Teams tuli taloon – mikä muuttuu nykytyössä?

Teamsissa tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia, ja me seuraamme niitä blogissamme. Jos haluat tietää mistä Teamsissa on kyse, katso:

Mikä Microsoft Teams on vuonna 2020?

Office 365 -asiakkaat ja konsultit elävät mielenkiintoisia aikoja, kun tiimityön välineet päivittyvät vauhdilla. Microsoft Teams on uusi kukkulan kuningas, kuten kirjoitimme aiemmissa blogeissa. Tutkimusyhtiö Gartnerin suositus on selvä: ”Plan strategically for Microsoft Teams to evolve as the primary user experience for employees involved in collaborative teamwork using Office 365.” (linkki artikkeliin)

Mitä tämä tarkoittaa nykyisten välineiden käytön osalta? Tässä omat ennustukseni:

Tiimin chattikanavat ovat jatkuva pulssi tiimin työhön, tuoden näkyvyyden ja yhteisen tekemisen tunnun. Tämä on iso uudistus tiimityössä, ja muuttaa radikaalisti tiimin työtapoja. Itse laittaisin koulutuspanoksia juuri tähän, että tiimin keskustelu siirtyy sähköpostista ja privaattiviestittelystä kaikkien näkyviin.

Groupin jakelulistapohjainen keskustelu jäänee Teamsin kanssa vähälle käytölle, eikä näy Teamsin käyttöliittymässä. Unohda se siis suosiolla, ja käytä vain poikkeustapauksissa – kun tiimin pitää ottaa säännöllisesti viestejä vastaan tiimin ulkopuolelta.

Erillisiä SharePoint-projektisaitteja (tai Grouppeja ilman tiimiä) pian turha perustaa, kunhan vieraskäyttäjien pääsy Teamsiin on kunnossa. Tämän vuoden ensimmäisellä kvartaalin jälkeen olemassa olevat tiimisaitit voi liittää osaksi Grouppeja, ja sitä kautta Teams-toiminnallisuuskin tulee niiden yhteyteen. Teamsin kansa SharePoint-työtila jää entistä enemmän taustalle, vakiomuotoiseksi dokumenttivarastoksi.

Yammer jää yritystason ilmoitustauluksi – siellä viestitään ihmisten kanssa joita ei tunneta, tai joiden kanssa ei tehdä päivittäin töitä. Vai tarvitaanko Yammeria enää ollenkaan? Tiimiin mahtuu 2500 käyttäjää, joten moni organisaatio voisi toteuttaa Yammerin toiminnot Teams-palvelulla. Ainoa huono puoli on tiedon siiloutuminen Teamsissa – Yammer nostaa paremmin näkyviin keskustelua avoimista ryhmistä, joihin et kuulu.

Intranetin korvaaminen Teamsilla on pienten yritysten villi mahdollisuus. Dokumentit, ohjesivut, kiinnitetyt välilehdet… perustoiminnot näppärään intraan löytyvät Teamsista.

Pienen porukan tiedostojen jaolle löytyy oman OneDriven sijaan parempi paikka Teamsista, jolloin dokumentit ovat entistä paremmin muiden nähtävillä alusta asti.

Miten käy sähköpostin? Teamsilla on potentiaalia vähentää sähköpostia, koska Teams-keskustelut ovat kaikkien nähtävillä yhdestä paikasta. Keskustelut eivät enää haaraudu, ja pikaviestejä on helppo lähettää matalalla kynnyksellä. Toisaalta käyttäjät pitää opastaa hallitsemaan Teams-ilmoitusasetuksia, jotta Outlook ei täyty Teamsin ilmoituksista.
Käytön raportit mahdollistavat muutoksen seurannan, eli O365:n raporteista näet mitä sähköpostin määrälle Teams-siirtymän osalta tapahtuu.

Ja kuten hyvin tiedetään, Skype for Business -käyttö siirtyy kokonaan Teamsiin, ensin pikaviestintä ja myöhemmin myös palaverit.

Näillä eväillä rakentuu tiimityö vuonna 2018. Mietityttääkö muutosten määrä? Ei hätää, autamme mielellämme!

 

Haluatko hands-on pikastartin Teamsin käyttöön? Ota yhteyttä!


Näin et mokaa Skype for Business -palaveria

Käytöksen kultaisessa kirjassa neuvotaan ilmeisesti aloittamaan Skype for Business -palaverit kysymällä ”Haloo, kuuluuko?”. Monen Skype-palaverin alku kuluukin usein erilaisessa huhuilussa, sisään ja ulos hyppimisessä eli yleisessä säätämisessä. Mutta ei hätää, yleisimmät ongelmat ovat helposti ratkaistavissa.

 

1. Omat äänilaitteet kuntoon

Käytit sitten Jabraa tai kuulokemikrofonia, tutustu laitteeseen. Etsi, missä kohtaa mute-näppäin on läppärissäsi ja missä kohtaa äänilaitteessa ja opi tunnistamaan, onko mykistys päällä laitteessa. Tutustu myös Skype for Business -sovelluksen ääniasetuksiin ja varmista, että oikea äänilaite on valittuna. Sieltä voit ennen palaverin alkua testata play-napilla, kuuletko äänen. Mikrofoni-indikaattorista näet, kuuleeko sovellus sinua. Kun nuo ovat kunnossa, voit luottaa siihen, että muutkin palaverissa kuulevat sinut.

 

2. Käyttöliittymä haltuun

Käytä hetki tutustuaksesi Skype for Business -käyttöliittymään. Pienet kuvat käyttäjän nimen vieressä kertovat paljon asioita: esimerkiksi onko käyttäjän audiolaite päällä vai mykistettynä; puhuuko käyttäjä juuri nyt vai ei; näkeekö käyttäjä jakamasi työpöydän. Katso myös, mitä toimintoja löydät oikean napin takaa – esittäjänä voit mykistää käyttäjän tai antaa hänelle esittäjäoikeudet. Nämä kaikki kannattaa harjoitella vaikka testipalaverissa omien työkaverien kanssa, jolloin tosipaikan tullen on luottavainen olo.

 

3. Palaverisisäänsoitto käyttöön

Vaikka sinä osaisit homman, satunnaisemmille osallistujille välineet eivät ole aina niin tuttuja. Moni saattaa myös haluta osallistua palaveriin esimerkiksi automatkalta. Vaikka kännykällä paras tapa osallistua on asentaa Skype for Business -sovellus, on se satunnaiskäyttäjälle joskus liian monivaiheista.

Ratkaisu tähän on puhelinsisäänsoitto eli PSTN Conferencing. Tällöin Skype-palaverikutsuun tulee puhelinnumero ja koodi, jonka avulla osallistujat voivat soittaa itsensä mukaan puhelinnumeron kautta. Numeroita on tarjolla kymmeniin maihin, jolloin soittaja voi valita oman maansa numeron ja maksaa vain paikallispuhelumaksun. Palaverista voidaan myös lisätä uusi osallistuja soittamalla hänelle päin – annat Skypen käyttäjän lisäysdialogiin osallistujan puhelinnumeron ja Microsoft soittaa henkilön mukaan.

PSTN Confencingin on saanut joulukuusta lähtien käyttöön suoraan Microsoftilta joko osana E5-lisenssiä tai erillisenä lisälisenssinä. Verrattuna aiempiin kolmansien osapuolien ratkaisuihin PSTN Conferencing kytkeytyy suoraan O365:n käyttäjähallintaan eikä siten tuo pääkäyttäjille lisää hallinnoitavaa.

Tästäkin aiheesta lisää kuulet Sulavan webinaarissa (27.4.) sekä seminaarissa (10.5.). Ilmoittaudu täältä mukaan!


Millaisen pilvikonsultin tarvitset?

Sain idean tähän kirjoitukseen luettuani Henrikin blogikirjoituksen Sinisen Meteoriitin Tietotyömaa-blogissa. On ilo nähdä perinteistenkin kumppanien aktivoituvan pilvipalveluiden osalta – tämä on hyvä asia pilvipalveluiden kehittymiselle ja varsinkin asiakkaalle.

Henrik kirjoitti, että pilven läpimurto tapahtuisi ensi talvena. Me Sulavassa olemme eläneet pilviaikakautta yrityksen perustamisesta lähtien, ja näkemyksemme mukaan suuri muutos on ollut käynnissä jo viimeisen parin vuoden ajan. Tästä osoituksena on Sulavan pilveen viemä kuusinumeroinen luku pilvikäyttäjiä. Murros siis tapahtui jo aikoja sitten.

Aloin miettiä asiaa yleisemminkin: kun valinnanvara kasvaa, miten asiakas osaa valita sopivan kumppanin? Omien käyttöönottojen lisäksi olemme arvioineet tai ohjanneet monien muiden toimijoiden töitä, tai korjanneet näiden jälkiä. Näiden kokemusten perusteella kehotan painottamaan seuraavia asioita:

  • Kokemus. Kuten muissakin IT:n osa-alueissa, kokemus asian tekemisestä näkyy pienentyneenä riskinä seuraavissa toteutuksissa. Kokenut kumppani osaa tuoda myös strategista roadmap-tason näkemystä asiakkaan IT-infrastruktuurin sekä tietotyön kehittämiseen kokonaisuutena. Pilvi ei ole kuitenkaan erillinen saareke, vaan osa päivittäistä tietotyökokonaisuutta, johon vielä toistaiseksi liittyy myös paikallisia palveluita.
  • Osaaminen koko paletista. Pilvipalveluihin siirtyminen tarkoittaa usein muutoksia esimerkiksi asiakkaan lisenssimalleissa, työasemaympäristössä, identiteetinhallinnassa, suojausratkaisuissa ja tukimalleissa. Vaikka Microsoft tarjoaa entistä enemmän tukea ja ohjeistusta, asiakkaan oman ympäristön muutokset ovat edelleen asiakkaan vastuulla. Osa kokonaisuuden huomioimista on esimerkiksi Azuren mahdollisuuksien kartoitus Office 365 -käyttöönoton yhteydessä.
  • Julkisen pilven suosiminen. Moni private cloud -ratkaisu on käytännössä vanhan tarjoaman uudelleenpaketointia, joka ei pysty lunastamaan oikean pilven lupauksia: nopeutta, skaalautuvuutta, jatkuvaa päivittymistä ja kustannustehokkuutta. Monet privaattipilven tarjoajat suojelevat ennemmin omaa arvoketjuaan kuin katsovat asiaa asiakkaan lisäarvon näkökulmasta. Julkisen pilven suosiminen tarkoittaa myös vakiotoimintojen suosimista räätälöintien kustannuksella ja helppoa mobiilikäyttöä. Moni uusista palveluista (esimerkiksi Yammer ja Delve) on saatavissa vain julkisesta pilvestä.
  • Asiakkaan oman osaamisen kasvattaminen. Pilvipalvelun päähyötyjä on se, että asiakkaan elämä helpottuu, kun perusinfra ei vaadi samanlaista jatkuvaa huolenpitoa – sehän kuuluu osaksi palvelun hintaa. Siksi perinteisten toimittajien on yhä vaikeampi myydä kalliita kuukausipohjaisia ylläpito- ja tukisopimuksia. Oikea toimittaja luo asiakkaalle käyttöönottoprojektin aikana operoinnissa tarvittavan osaamisen, vaikka se vähentäisi toimittajan tuen tarvetta jatkossa.
  • Tietotyön kehittäminen. Pilvipalveluiden suuri lupaus on tietotyön nostaminen uudelle tasolle. Se ei tapahdu itsestään järjestelmien käyttöönoton yhteydessä, vaan vaatii loppukäyttäjien koulutusta ja prosessien kehittämistä. Osaako kumppanisi tämän?
  • Tyytyväiset asiakkaat. Kaikessa toimittajien valinnassa tämä on ratkaiseva asia. Vaikka Sulavassa voimme parantaa montaa asiaa, ovat Microsoft-asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksemme aika eri tasolla Suomen kumppanikeskiarvoon verrattuna:

Pilvitoimijoiden määrän kasvaminen on hyvä asia monessa suhteessa. Asiakkaan valinnanvaran lisäksi tämä kiihdyttää pilvipalveluiden kehittymistä entisestään, mikä näkyy uusina toimintoina ja jatkuvasti laskevina kuukausihintoina.  Sulava on ollut perustamisestaan lähtien pilvipalveluiden johtava tarjoaja Suomessa, ja tulee olemaan sitä jatkossakin. Muut opettelevat nyt peruspilveä. Me osasimme tämän jo vuosia sitten. Muiden harjoitellessa me tuomme asiakkaillemme aitoja mitattavia kustannussäästöjä sekä aivan uuden tavan työskennellä ja kehittää liiketoimintaa. Valitse siis itsellesi oikea kumppani!


Viisi asiaa, jotka sinun tulee tietää uudesta Officesta

Suomen kesäloma oli vauhdikasta aikaa IT-työläisille, sillä sen aikana julkaistiin uudet esiversiot Officesta, SharePointista ja Office 365:sta sekä Hotmailin korvaavasta Outlook-palvelusta. Mutta mikä uudessa Officessa on oikeasti tärkeää?

1. Office ei ole enää pelkkä Office

Tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta ovat jo kypsää 80-luvun teknologiaa. Vaikka käyttöliittymää uudistetaan kosketusnäyttöyhteensopivaksi ja joitakin hyödyllisiä ominaisuuksia lisätään, suurempi asia on itse Officen eli toimisto-ohjelmapaketin käsitteen muuttuminen.

Uudessa Officessa pilvipalvelut ovat olennainen osa kokonaisuutta. Office 365:ssä ytimessä on tietojen jakaminen ja muokkaaminen muiden kanssa, ja Office-ohjelmat ovat käyttöliittymiä tähän pilvipalveluissa sijaitsevaan dataan. 80-luvun toimisto-ohjelmapaketti on nyt käytettävissä yhtä lailla puhelimesta tai selaimesta. Office 365 laajenee kattamaan myös kuluttaja-asiakkaat, jotka voivat hankkia palvelumallilla useamman asennuksen Officesta ja tallennustilaa Skydrivestä.

2. Kaikki kulkee Metrolla

Office, SharePoint ja Outlook Web Access muuttuvat kaikki Metro-ulkoasun mukaisiksi, samoin kuin Windows 8, Windows Phone 8 , Xbox ja lopulta lähes kaikki Microsoftin tuotteet. Kyseessä onkin Microsoftin historian isoin käyttöliittymäilmeen uudistus. Tämän erityinen hyöty on palvelujen helpompi käyttö kosketusnäytöillä. Officessa tuttu Ribbon-valikko kuitenkin säilyy.

3. Tietotyö on sosiaalista

Ensin tuotiin yrityksen tieto muiden saataville ja löydettäväksi haulla, nyt myös päivittäinen työnteko tehdään näkyväksi muille. SharePointin sosiaaliset toiminnot nostavat tietotyön näkyväksi esimerkiksi mikroblogien, yhteisösivustojen ja parannetun oman sivuston avulla. Samoin esimerkiksi Outlook integroituu yhä paremmin sosiaalisen median palveluihin. Microsoftin Yammer-osto tuo jatkossa paljon lisää tälle alueelle.

4. Ylläpitäjille ja sovelluskehittäjille keksitään parempaa tekemistä

Pilviversiot palveluista kattavat yhä suuremman osan toiminnallisuuksista,  kehittyvät paljon paikallisesti asennettavia versioita nopeammin ja ovat erittäin helposti käyttöönotettavissa. Ylläpitäjien kannattaa päivitysten ja varmistusten sijaan alkaa suunnittelemaan järjestelmien siirtämistä pilveen, sekä sitä miten tietotyötä voidaan niiden avulla tehostaa.

Microsoft kannustaa yhä enemmän vakiotoimintojen hyödyntämiseen räätälöintien sijaan, ja vähäiset tarvittavat räätälöinnit tehdään kevyemmillä ja uudenaikaisilla työnkaluilla. Sovelluskehittäjien kannattaa alkaa pikaisesti tutustua uusiin Officen ja SharePointin vakiotoimintoihin sekä kevytlaajennustapoihin.

5. Kehityssykli kiihtyy – oletko valmis?

Tuotteiden kehityssyklit nopeutuvat, ja kuluttajat sekä pilvipalveluja käyttävät yrityskäyttäjät tottuvat uusiin ominaisuuksiin, jotka ovat pilvipalveluissa heti käytössä. Päivitykset pilveen tulevat monta kertaa vuodessa, ja jatkossa ominaisuudet tulevat pilvipalveluihin ennen paikallisia versioita. Työnantajakuvastaan välittävän yrityksen on entistä vaikeampi perustella sitä, miksi järjestelmiä päivitetään kuuden vuoden välein. Saati sitä, mitä antiikkiset järjestelmät tekevät tietotyön tuottavuudelle. Kuka vastaa organisaatiossasi tietotyön kehittämisestä?

Sinustako Office 365 -guru?

Yhä useampi suomalainen yritys siirtää osan tietotyöpalveluistaan Office 365:een. Microsoft tarjoaa peruspalvelun, mutta IT-ammattilaisten on otettava se käyttöön osaksi omaa tai asiakkaan IT-ympäristöä.

Suurin osa käyttöönotossa tarvittavista teknologioista on ollut olemassa jo ennen Office 365 -palvelua. O365-käyttöönoton yhteydessä niitä vain sovelletaan usein uudella tavalla. Kaikkea ei näin laajasta alueesta voi osata kukaan, ja siksi myös tiedonhakutaidot ovat tärkeitä.

Samoja taitoja mitataan myös Microsoftin O365-sertifiointitesteissä 70-321 ja 70-323.

Kokonaisarkkitehtuuri ja palveluiden soveltuvuus

Ennen kuin ryntää tekniikkaan, täytyy suunnitella kokonaisuus. Kuinka pilvipalvelut soveltuvat osaksi asiakkaan IT-arkkitehtuuria? Kuinka käyttäjähallinta, pääsynhallinta ja integraatiot toteutetaan? Miten SharePointin, Lyncin ja Exchangen toiminnallisuudet vastaavat asiakkaan tarpeita?  Mitä paremmin ymmärtää asiakkaan tarpeita ja IT-arkkitehtuuria kokonaisuutena, sitä parempi suunnitelma saadaan käyttöönottoa varten.

Lisensointi

Lisensointiosaamista ei välttämättä lasketa teknologiaosaamiseksi, mutta se on olennainen osa käyttöönottoprojekteja. O365:sta on monta eri palveluversiota sekä kasa lisäpalveluita, joista pitäisi valita asiakkaalle paras ja edullisin vaihtoehto. Lisäksi pitäisi tunnistaa riippuvuudet asiakkaan jo omiin lisensseihin, sekä kokonaislisenssisopimusten mallit. Esimerkki SharePoint Onlinen ominaisuuskartasta lisenssityypin mukaan.

Tietoliikenne ja nimenselvitys

Pilvipalveluita käytetään pääosin salatun HTTPS-yhteyden yli. Kaikki muu onkin sitten asiakaskohtaista: mitä palveluita käytetään, mistä käytetään, millä nimillä niitä käytetään, minne tietoliikenne sallitaan ja niin edelleen. Verkon perusasioiden osaaminen on arvossaan, sillä hybridiarkkitehtuurissa protokollat ja reititykset ovat parhaimmillaan melko monimutkaisia.

Microsoftin esimerkki Exchange Onlinen hybridiarkkitehtuurista

Käyttäjähallinta, federaatio ja palvelinhallinta

Luodaanko käyttäjätunnukset pilvipalveluun, vai synkronoidaanko ne sinne omasta käyttäjähakemistosta? Kuinka oma käyttäjähakemisto siivotaan ja päivitetään ajan tasalle? Kuinka lisenssit otetaan käyttöön? Mitä tietoja käyttäjistä tarvitaan? Kuinka SharePointin käyttöoikeudet hallitaan? Kuinka sähköpostiosoitteita, postilaatikoita ja jakelulistoja hallitaan?  Miten federaatioluottosuhde luodaan, ja kuinka autentikaatioprosessi toimii? Moni IT-asiantuntija ehti jo ajatella Active Directoryn olevan valmis pikku peruspalvelu konesalin nurkassa, mutta O365-arkkitehtuurissa sitä hyödynnetään hyvinkin monipuolisesti sekä käyttäjätietoihin ja tunnistautumiseen. Ja myös Office 365:ssa on taustalla oma AD, vaikka sitä ei käyttäjille näytetäkään.

Käyttäjätietojen synkronointi ja federoitu tunnistaminen ovat pilvipalvelun kannalta kriittisiä toimintoja. Niinpä nämä pitää osalta asentaa tietoturvallisesti ja ohjeistaa palveluiden valvonta- sekä hallintaprosessit.

Työasemat ja päätelaitteet

Pilvipalvelun käyttöönotto ei ole onnistunut, jos se on käyttäjistä vaikea käyttää. Siksi työasemat pitää päivittää käyttöjärjestelmien ja Office-sovellusten osalta kohdalleen, sekä konfiguroida palveluiden asetukset valmiiksi. Tällöin työasemien keskitetty hallinta ja ohjelmistojen jakelumallit pitäisi ymmärtää varsinkin isommissa käyttöönotoissa.

Koska O365:een pääsee kiinni halutessa mistä tahansa, käytetään sitä myös hyvin monenlaisilla päätelaitteilla Symbian-puhelimista iPadeihin ja Windows-puhelimiin. Kaikki ne pitäisi pystyä konfiguroimaan tarvittaessa.

SharePoint, Lync ja Exchange

Lopulta käytössä ovat omasta konesalista tutut palvelinjärjestelmät: SharePoint, Lync ja Exchange. Toistaiseksi pilvessä on vain vähän sellaisia ominaisuuksia, joita ei löydy omasta konesalista. Pilven omien ominaisuuksien määrä kasvaa kuitenkin jatkuvasti. Tässäkin tarvitaan kykyä omaksua uusia asioita, sillä päivityksiä ja uusia ominaisuuksia tulee käytännössä kuukausittain.

Office 365:ssa korostuu erityisesti Exchangen ja SharePointin hallintaosaaminen. Exchangen saa käyttöön vaivattomasti, mutta moni tarkempi operaatio – esimerkiksi resurssikalenterien ja käyttöoikeuksien osalta – vaatii samaa PowerShelliä kuin oman konesalin Exchange. Myös siirtymä omasta sähköpostijärjestelmästä pilvi-Exchangeen on kriittinen, ja sen vaiheet muutoksineen tunnettava tarkkaan, jotta postit eivät häviä taivaan tuuliin.

SharePointissa pääpaino on vakiotoiminnallisuuksien hyödyntämisessä sivustokokoelman sisällä sekä pienissä mukautuksissa. Jussi Roine on kirjoittanut hyvän postauksen siitä, mitä osaamista SharePoint vaatii yleisesti.

Lyncin suhteen konfiguraatioasetukset ovat todella minimaaliset, joten toistaiseksi Lync-osaamista ei pääse laajemmin hyödyntämään.

Monessa tapauksessa osa näistä palveluista jää paikalliseksi, joten integraatiot pilveen on osattava suunnitella. Miten vaikka pilvi-Lyncin läsnäolotiedon saa näkyviin oman konesalin SharePoint-intraan?

Ero oman konesalin järjestelmiin ja pilveen on hallittavuudessa. Omassa järjestelmässä on huomattavasti paremmat työkalut selvittää ongelmien syyt, ja O365:ssa täytyy tehdä yhteistyötä tukipalvelun kanssa. Pilvessä vianselvitystaito rajallisillakin välineillä on tärkeää: johtuuko ongelma palvelun asetuksista, työasemakonfiguraatiosta, käyttöoikeuksista, vai onko kyseessä alustan bugi josta pitäisi tehdä tukipyyntö? Mitä enemmän järjestelmiä tuntee, sitä paremmin vikaa voi haarukoida ja myös vauhdittaa tukipyynnön etenemistä.

Active Directory pilvestä – vihdoinkin?

Active Directory (AD) eli aktiivihakemisto on jokaisen Microsoft-pohjaisen IT-arkkitehtuurin keskipisteenä toimiva hakemistopalvelu. AD hallitsee käyttäjätunnuksia, kirjautumisia, työasemia, palvelimia ja tulostimia.  Lisäksi nimenselvitys ja verkko-osoitteiden jako liitetään usein AD:n palveluihin. AD on lähes poikkeuksetta organisaation sisäverkon palvelu. Siitä lähtien kun Azure ja Office 365 julkaistiin, on spekuloitu siitä, milloin myös AD:sta tulee pilvipalvelu.

Microsoft julkaisi eilen kirjoituksen pilvi-AD:n mahdollisuuksista Azure-blogissa. Microsoftin identiteetinhallinnan pääarkkitehti Kim Cameron taustoitti julkaisua blogiartikkelissaan. Artikkeli kertoo pilvi-AD:n nykymahdollisuuksista ja saa kuvittelemaan, että sitä saatettaisiin hiljalleen kehittää kohti täysiveroista oman AD:n korvaajaa. Toisaalta pilvipalveluiden yleistyminen muuttaa myös AD:lle asetettavia vaatimuksia. Pitkällä aikavälillä pilvi-AD tulee muuttamaan varsinkin sekä PK-yritysten että globaalisti toimivien yritysten IT-arkkitehtuurin perustavanlaatuisesti.

Sukulaisia monella suunnalla

Nykyisellään Windows Azure Active Directory on käytännössä Azuren Access Control Service (ACS), jota on kehitetty sovelluskehityksen näkökulmasta. ACS on alusta, jonka avulla eri identiteettejä (Facebook, Google, Live jne.) voi käyttää omissa sovelluksissa.

Kuten artikkelissa kerrotaan, Office 365 käyttää jo Windows Azure Active Directoryä. Tämä ei sinällään ole yllätys, sillä Office 365:n palvelut kuten Exchange, Lync ja SharePoint vaativat AD:n taustalle. Positiivista on se, että Microsoft käyttää palvelua siis jo itse ja on kehittänyt sitä jo vuosien ajan.

Kolmantena liittyvänä teknologiana on Windows Intune. Markku kertoi vastikään Intunen kolmannesta versiosta. Intune tarjoaa työasemien hallinta- ja valvontatoiminnot, ja integroituu seuraavassa versiossa pilvi-AD:n kanssa. Työasemien autentikointi ja hallinta saattaakin pilvimaailmassa mennä pysyvästi Intunen osaksi.

Portit ja protokollat muuttuvat

Työasemien ja pilvi-AD:n välissä on tuntematon määrä verkkolaitteita, palomuureja ja reitittimiä. Siksi perinteisen AD:n protokollat eivät ole sellaisenaan käyttökelpoisia. Kuten oman AD:n liittämisessä Office 365:een ja Azure ACS:ssä, pilvi-AD:n ydin protokolla ovat salatut web service -protokollat kuten SAML, jotka perustuvat yleensä avoimiin standardeihin. Näin tietoliikenne on normaalia tietoturvallista HTTPS-liikennettä.

Hybridimallissa pysytään pitkään

Omalle AD:lle on monia käyttötarpeita, ja siirtymispolku pilvi-AD:hen voi olla pitkä sen jälkeen, kun se aikanaan alkaa vastata ominaisuuksiltaan perinteistä AD:ta. Siksi hybridimalliin on panostettu, ja oman AD:n voi liittää federoimalla ja synkronoimalla pilvi-AD:n yhteyteen. Se on käytännössä se tapa, millä ensimmäisessä vaiheessa kannattaakin lähteä liikkeelle. Tilanne muistuttaa hieman vanhaa Kerberos-luottosuhdetta, paitsi että protokollat ovat vaihtuneet. Hybridimallien huomioiminen varmistaa myös joustavan rinnakkaiselon silloin, kun osa tietotyöpalveluista tulee omasta konesalista ja osa Office 365:sta.

Miten pieni yritys hyötyy muutoksista

Ennen jo pelkän Exchange-palvelimen pystytys vaati pieneltäkin yritykseltä oman AD:n. Windows Azure Active Directory mahdollistaa Office 365:n taustalla sen, että pieni yritys saa koko tietotyökalusetin käyttöönsä ilman oman infrastruktuurin pystyttämistä. Pian myös yrityksen muut verkkosovellukset voidaan konfiguroida autentikoimaan samaan pilven käyttäjähakemistoa varten.

Miten globaali yritys hyötyy muutoksissta

Vakiintuneilla suuryrityksillä on usein omat maailmalaajuiset AD:t. Osa isoista yrityksistä on laajentunut vauhdilla yritysostoilla, ja arkkitehtuuri on hyvinkin pirstoutunut. Entä jos jokainen maayhtiö ja yritysoston kohde saisikin pitää oman AD:nsa? Konsernitason palveluita varten otettaisiin käyttöön käyttäjähakemisto pilvi-AD:sta, johon synkronoitaisiin käyttäjätiedot eri paikoista. Tätä pilvi-AD:ta voitaisiin hyödyntää konsernitason sovellusten kirjautumisiin.

Näin voi varautua pilvi-AD:n kehittymiseen

Omassa IT-organisaatiossa voi alkaa varautua pilvi-AD:n potentiaaliin jo näin:

  1. Onko käytössä räätälöityjä verkkosovelluksia, joihin on erillinen tunnus ja salasana? Voisiko ne liittää pilvi-AD:n avulla osaksi oman AD:n kertakirjautumista?
  2. Eikö AD:ta ole otettu vielä lainkaan käyttöön? Jos sitä ei tarvita vielä, kannattaa miettiä hyppäämistä suoraan uuteen arkkitehtuuriin – ensin työasemat hallintaan Windows Intunen avulla ja verkkosovellusten autentikaatio pilvi-AD:ta vasten.
  3. Onko organisaatiossa määritetty tietojärjestelmien käyttöpolitiikat kuntoon? Tulevaisuudessa palomuuria ja sisäverkkoa ei voi käyttää tekosyynä jättää pääsynhallinta suunnittelematta, sillä pilvi-AD ja muut pilvipalvelut mahdollistavat päätelaitteiden ja palveluiden käytön mistä tahansa ja milloin tahansa. Kuka saa käyttää mitäkin, mistä ja millä laitteilla – sen suunnittelu kannattaa aloittaa jo nyt.

Asiakastarina: Midaxon turvallinen pilviratkaisu hallitsee yrityskauppajärjestelyt

Midaxo kehittää M&A Cloud -nimistä palvelua, joka on tarkoitettu yrityskauppajärjestelyjen hallintaan. Palvelun avulla yrityskaupan osapuolet voivat mallintaa yrityskauppaprojektin vaiheet kartoitusvaiheesta varsinaiseen kauppaan ja liiketoimintaprosessien integrointiin asti. Palvelu tarjoaa yrityskauppaprosesseja tukevia valmiita yleismalleja, jotka ovat muokattavissa asiakaskohtaisesti. Myöhemmin palvelu tulee tarjoamaan myös työtilan prosessiin kuuluvien tehtävien ja dokumenttien hallintaan.

M&A Cloud perustuu pilvipalveluratkaisuun, jonka alustana toimii Microsoft SharePoint. Palvelu on alusta asti suunniteltu globaalille asiakaskunnalle.

Midaxo valmisteli keväällä 2011 palvelun avaamista pilottikäyttäjille. Palvelun luonteen ja asiakaskunnan vuoksi oli erityisen tärkeää varmistaa, että palvelun tietoturvallisuus oli kaikilta osin riittävällä tasolla. Tämän osana piti varmistaa se, että pilvipalvelun käyttökatkoista ja muista ongelmista selvittäisiin ilman pitkiä palvelukatkoja tai asiakkaiden tietojen menetystä.

Tietoturvallisuus ja varmuus lähtökohtana

Sulava katselmoi Midaxon tekemät sovellusräätälöinnit, varmistus- ja palautuskäytännöt sekä arkkitehtuurin. Katselmoinnin perusteella päätettiin keskittyä tietoturvallisuuden ja varmistusten kehittämiseen. Midaxon palveluun kohdistuvat uhat ja suojautumiskeinot analysoitiin, erityisesti keskittyen asiakastietojen tietoturvalliseen käsittelyyn. Sulava priorisoi suositukset ja toimenpiteet huomioiden kasvavan startup-yrityksen resurssit sekä palvelun kehityssuunnitelmat.

”Emme nähneet järkeväksi jättää asiakkaalle pelkkää toimenpidelistaa. Kokeneiden asiantuntijoidemme pilvipalveluosaamisen avulla pystyimme auttamaan myös toimenpiteiden käytännön toteuttamisessa. Niinpä yhteistyötä jatkettiin muun muassa toteuttamalla automatisoitu varmistustoiminto niin, että pilvipalveluntarjoajan teknisistä häiriöistä voitaisiin selvitä.”, Sulavan seniorikonsultti Arttu Arstila kertoo. Lisäksi Sulava auttoi Midaxoa asiakkaille suunnatun tietoturvakuvauksen laatimisessa, tietoturvapäivitysten seurannassa sekä palvelun räätälöintien ja autentikaatiomenetelmien kehittämisessä.

Joustavuutta asiakastarpeiden huomioimiseen

Sulavan vaiheittainen toteutusmalli sopi hyvin Midaxon kaltaiselle yritykselle, jonka täytyy pystyä tekemään asiakaspalautteen perusteella nopeita muutoksia tuotekehityssuunnitelmiinsa. Sulavan asiantuntemuksen avulla Midaxo pystyi paremmin keskittymään päätehtäväänsä eli palvelun ominaisuuksien kehittämiseen. Midaxon M&A Cloud julkaistiin helmikuun alussa 2012 ja jatkokehitys on jo käynnissä.

”Yhteistyö Sulavan kanssa sujui heti ensimmäisestä palaverista lähtien erittäin hyvin. Yhteistyömme alkoi sovelluksen katselmoinnilla, jossa päätimme keskittyä sovelluksen tietoturvan varmistamiseen ja varmistusten kehittämiseen. Katselmoinnin alussa tarkastelimme sovelluksen arkkitehtuuria ja saimme paljon hyviä ja hyödyllisiä vinkkejä sovelluksen paketoimisesta ja viemisestä tuotantoon. Lisäksi saimme turvallisen mielen siitä, että olemme tehneet asioita oikein, myös tietoturvanäkökulmasta.

Tuotantoympäristön varmistusten kehittäminen sujui kuin itsestään. Aluksi tutustuimme tuotantoympäristöön ja pidimme muutaman palaverin aiheesta, jonka jälkeen saimme valmiin ratkaisun asennettuna ja dokumentoituna. Paremmin ei olisi voinut mennä!” kommentoi Midaxon CTO Iiro Sinisalo.

Viisi SharePoint-työkalua vuodelle 2012

Microsoftin SharePoint-tuotteen ympärille on viime vuosina syntynyt virkeä ekosysteemi. Erilaiset tuotetoimittajat rakentavat omia välineitään täydentämään SharePointin toimintoja. Tässä on listattuna viisi ajankohtaista työkalua, jotka tekevät elämän SharePointin kanssa helpommaksi vuonna 2012.

1. Cloudshare. Palvelu tarjoaa mahdollisuuden luoda ja käyttää SharePoint-virtuaalikoneita Cloudsharen palvelimilla. Palvelussa on kasa valmiita malleja: esimerkiksi Microsoftin Information Worker -malli, jossa on valmiiksi asennetut FAST, SharePoint, Exchange, Office Web Apps jne. Myös ohjelmistokehitysympäristöille löytyy omat mallinsa.

Palvelun toimintalogiikka perustuu kapasiteetin suunniteltuun ylimyyntiin: käyttämättä olevat virtuaalikoneet siirtyvät nopeasti horrostilaan. Toisaalta ne heräävätkin siitä muutamassa minuutissa. Näin hinta on saatu painettua alas – 49 dollaria kuukaudessa ei ole todellakaan liikaa. Suorituskyky ei aina riitä ohjelmistokehityskäyttöön, mutta demo- ja testikäytössä palvelu on erinomainen ja käytettävissä kaikkialta.

2. Harmon.ie. Hyvin suunniteltu SharePoint-palvelu vähentää tarvetta sähköpostin käyttöön. Siitä huolimatta ulkoisilta yhteistyökumppaneilta saa liitetiedostoja sähköpostilla ja ne pitää siirtää SharePointiin. Samoin SharePointin dokumentteja joutuu lähettämään jokus sähköpostitse. Myös sisäisesti on tarve jakaa linkkejä tiedostoihin. Tämän kaiken hoitaa Harmon.ie-niminen Outlookin laajennus, jonka perusversio on käyttäjälle ilmainen. Työkalu integroituu osaksi Outlookin käyttöliittymää, ja tiedostojen siirtely on helppoa raahaamalla.

3. CodePlex. Microsoftin portaali omien työkalujen julkaisemiseksi avoimena lähdekoodina on saanut suuren suosion SharePoint-piireissä. Vaikka itse lähdekoodi ei kummemmin kiinnostaisi, palvelusta löytyy useita käteviä pikku laajennuksia elämän helpottamiseksi. Omia suosikkejani ovat adapteri hakukeskuksen ulkoasun korjaamiseksi, SharePointin asennuksen automatisointiskripti sekä asennukseen esivaatimusten latausskripti. Erityisesti asennusten automatisointi helpottaa elämää, varsinkin kun skripti tekee sen parhaiden käytäntöjen ja nimeämismallien mukaisesti.

4. SPDocKit. SharePointin asennus voi olla hyvinkin suoraviivaista, varsinkin jos käyttää äsken mainittuja CodePlexin välineitä. Dokumentointiin saa kuitenkin kulutettua paljonkin aikaa, varsinkin jos on pedantti luonne. SPDocKit kaivaa SharePoint-farmin kaikki asetukset ja tekee niistä selväkieliset visio-kaaviot ja Word-dokumentit. Ja oman ajan voi käyttää johonkin tuottavampaan.

5. Balsamiq Mockups on paljon käytetty työkalu käyttöliittymien rautalankamallien piirtämiseen. Sitä varten on tehty myös SharePoint-mallipohja, jonka avulla voi tehdä helposti rautalankamalleja SharePoint-sivustojen käyttöliitymistä. Myös Visioon löytyy kasa SharePoint-sapluunoita. Käyttöliittymämallinnuksen voi tehdä myös suoraan oikeaan SharePointiin esimerkiksi Office 365 -kokeiluversiossa, mutta isompien kokonaisuuksien suunnittelussa rautalankamalleilla on paikkansa.

Haastattelu: tee tuotteestasi Haavisto-ilmiö

Sulavan työryhmä haastatteli Atte Harjannetta, joka toimii vapaaehtoisena Pekka Haaviston sosiaalisen median kampanjatiimissä. Haastattelun lopuksi analysoin sitä, mitä yritys voi tuotteen tai palvelun markkinoinnissa oppia Haaviston kampanjasta. Sulava ei ota kantaa politiikkaan, vaan tässä keskitytään arvioimaan markkinointia sosiaalisessa mediassa.

Kukaan suomalainen on tuskin onnistunut välttymään Haavisto-ilmiöltä viimeisten päivien aikana. Twitterin Haavisto-tägi nousi sunnuntai-iltana hetken ajaksi trendikkäimpien sanojen joukkoon koko maailmassa, ja sunnuntai-yön aikana Haaviston vaalikassaan ropisi tavallisten ihmisten lahjoituksia 75 000 euron edestä. Tuloksesta on syytetty ja kiitetty sosiaalista mediaa kuin Amerikassa 2008 konsanaan.

Miksi Haaviston kampanja on ollut menestys?

Atte: Kampanjassa on kaksi hyvää lähtökohtaa: Se että Pekka on kaikkien suomalaisten ehdokas, ja että se on sitä omana itsenään. Näin ollen kampanjatiimin ei ole tarvinnut niin paljon miettiä millainen viesti kenellekin annetaan eri foorumeissa, vaan ollaan voitu vapaasti heittää Pekan sanomaa eteenpäin, ja ihmiset ovat sitä sitten voineet jakaa ja levittää haluamallaan tavalla. Eli Haavisto-ilmiön taustalla on innostava ehdokas, joka on saanut ihmiset liikkeelle. Sosiaalinen media vain kiihdyttää ilmiötä.

Miten sosiaalinen media kiihdyttää ilmiötä?

Atte: Pekan persoonan ansioista jengillä on ollut matala kynnys osallistua, joten kannattajat ovat tuottaneet hirmu määrät spontaania materiaalia, jossa liketykset ovat muuttuneet teoiksi. Vaikuttavin esimerkki tästä lienee pienrahoituksen kerääminen. Lisäksi, jos katsoo vaikka Pertti Jarlan Fingerpori-hengessä piirtämiä sarjakuvia tai Facebookin Pekka Haavisto Factseja, niin ne eivät ole osa virallista kampanjaa mutta kuitenkin osa sitä ilmiötä.

Kuulostaa unelmakampanjalta! Onko teidän tarvinnut tehdä itse yhtään mitään?

Atte: Tiedottamisen lisäksi ollaan seurattu aktiivisesti mitä äänestäjät kirjoittavat Pekan FB-sivulla ja reagoitu tarpeen mukaan. Tuli esimerkiksi palautetta ettei kannata twiitata samoja juttuja mitä laitetaan Facebookiin, ja otettiin tästä opiksemme. Sitten on seurattu tilastoja siitä kuinka paljon käyttäjiä Pekan FB-sivulla on ja kuinka kaksisuuntaista keskustelu on ollut. Aluksi oli aika paljon kysymyksiin vastailua, mutta nopeasti fanit alkoivat vastailla toistensa kysymyksiin, nyt riittää usein vain tsekata että oikea tieto kulkee. Kannattajakunta on tosi laadukasta ja tietää paljon asioista, joten crowdsourcing toimii tässä hyvin. Ihmiset ovat jopa alkaneet osoittaa kysymyksiä enemmän toisilleen,  tullaan esimerkiksi kysymään siitä miten muut ovat perustelleet vaikkapa sukulaisilleen Haaviston äänestämistä. Tietysti kaiken spontaaniuden taustalla on erinomaisesti järjestetty peruskampanja vaikka onkin hauska ajatella miltä kokonaan crowdsourcattu kampanja näyttäisi.

Koetko että avoimuudessa olisi ollut mitään haittapuolia?

Atte: Toistaiseksi ei, mutta avoimuudessa piilee toki aina se vaara, että joku yrittää kaapata meidän viestin tai tehdä lokakampanjan vaikka Haavisto ja Niinistö ovatkin tehneet ns. herrasmiessopimuksen. Pekan kannattajat ovat viestineet todella positiivisessa hengessä, ja tähän me tietysti myös kannatamme ja ohjaamme. Silti jotkut yksilöt päättävät aina lähteä omista syistään lokalinjalle, ja näihin pitää tehdä selvä pesäero – meillä on esimerkiksi nollatoleranssi tällaisen matskun levittämiseen Pekan FB-sivuilla.

Voiko Haavisto-ilmiö kääntyä itseään vastaan? Kyllästyvätkö äänestäjät kahdessa viikossa jatkuvaan hypetykseen?

Atte: Ei se varmaankaan ole äärettömän vakava ongelma eikä sille ehkä voisi tehdäkään mitään. Eihän äänestäjille nyt voi sanoa että olkaa vähemmän innostuneita ja fanittakaa vähemmän! Ihmiset hehkuttavat sitä mistä ovat innoissaan.

Sulavan analyysi:  Mitä tuotetta tai palvelua markkinoiva yritys voi oppia Haaviston kampanjasta?

  1. Tärkeintä on, että itse tuote on kohderyhmän mielestä kunnossa ja herättää positiivisia mielikuvia. Ilman sitä on vaikea saada sosiaalisen median kampanjaa lentoon, ja pahimmillaan voi käydä vaikka kuten McDonaldsilla. Aito innostuneisuuskin herättää jonkinasteisen vastareaktion, mutta siitä syntynyt keskustelu on tiettyyn rajaan asti hyväksi.
  2. Orgaaninen tai itseohjautuvalta näyttävä kampanja ei synny itsestään. Haaviston kampanjatiimi on varmasti suunnitellut tavoitetilan tarkkaan, ja tekee sosiaalisessa mediassa usean hengen voimin töitä lumipalloefektin synnyttämiseksi. Haavisto itse osallistuu myös pienessä määrin sisällön tuottamiseen, mikä on tärkeää uskottavuuden luomiseksi.
  3. Näin suurta kampanjaa ei voi rakentaa yhden palvelun varaan. Facebookin ja Twitterin lisäksi sivustatukea antavat viralliset kampanjasivustot, Jarlan sarjakuvasivusto, Ultra Bran comeback-keikka ja moni muu sivusto tai tapahtuma. Lisäksi tietysti ehdokas kohtaa kansalaisia päivästä toiseen todellisen maailman toreilla. Mediavalinnassa on tärkeää tuntea kohderyhmän profiili – mitä kautta heidät tavoittaa parhaiten? Riskinä on se, että puoliviralliset oheissivustot tekevät virheitä jotka liitetään itse tuotteeseen.
  4. Negatiivisiin kohuihin on reagoitu nopeasti, asiallisesti ja tyhjentävästi. Näin sosiaalisen median tulipalot on saatu sammutettua alkuunsa. Toisaalta vähäinen kampanjatiimin kontrolli voi tehdä tästä jatkossa vaikeaa.
  5. Valitse strategiasi sen mukaan, oletko haastaja vai ennakkosuosikki. Haastajan täytyy ottaa suurempia riskejä menestyäkseen.

Oletko Sauli Niinistön kampanjan sisäpiirissä, tai tunnetko jonkun joka haluaisi kertoa Niinistön kampanjoinnin taustoja? Tekisimme mielellämme vastaavan analyysin myös Sauli Niinistöstä.

Minkä arvosanan antaisit työpaikkasi intranetin haulle?

Tietotyötä tekevissä organisaatioissa tuotetaan valtavia määriä dokumentteja ja muuta tietoa. Intranetien suunnittelussa on huomattu, että pelkkä navigaatio ei auta käyttäjiä löytämään tietoa, vaan toimiva haku on tehokkaan työskentelyn perusedellytys. Silti edelleen hakutoiminto on se pieni laatikko intranetin oikeassa ylänurkassa, eikä siitä yleensä ole käyttäjien mielestä mitään hyötyä heidän työssään. Mutta ei hätää, asia voidaan muuttaa!

Tahdon haun joka toimii kuin Google

Yleisen toive intranetin haun suunnittelussa on, että sen pitäisi toimia ”kuten Google”. Intranetin haulla ja Internet-hakukoneilla on kuitenkin useita tärkeitä eroja. Internet-hakuihin löytyy yleensä useita soveltuvia tuloksia, kun intrasta etsitään yleensä vain yhtä sivua tai dokumenttia. Internet-sivustoissa on vähän tunnistettavaa metadataa, kun taas intranetissa metadataa on paljon enemmän. Intranetissa on kriittistä tulkita oikein käyttöoikeudet, eli näyttää jokaiselle haun tehneelle vain se sisältö johon hakijalla on muutenkin oikeus.

Googlella ja intranetin hakukoneella on kuitenkin paljon samaa. Internetin hakukoneessa käyttäjä kirjoittaa ajatuksensa miten parhaaksi näkee, lukee viisi ensimmäistä tulosta ja tarkentaa tarvittaessa hakua. Kahdenkymmenen kentän hakulomakkeet ovat onneksi hiljalleen menneisyyttä Intraneteissa, koska niissäkin on siirrytty kohti keskustelevaa hakukäyttöliittymää. Erilaisilla tarkenteilla voit rajata tulosjoukkoa haun tekemisen jälkeen, eikä kaikkia haun parametreja tarvitse siten keksiä itse etukäteen.

Modernin intranetin hakukone myös hyödyntää toiminnassaan käyttäjien käyttäytymistä esimerkiksi nostamalla käyttäjien klikkaamia tuloksia, ehdottamalla yleisiä hakusanoja ja esittämällä käyttöliittymässään visuaalisia esikatselukuvia tuloksista.

Kenen vastuulla on haun kehittäminen

Intranetille on yleensä määritelty pääkäyttäjä, mutta onko haulle? Haku vaatii yhtä lailla seurantaa, kehittämistä ja parantamista. SharePointin haku tuottaa monipuolisia tilastoja siitä, mitä asioita käyttäjät hakevat ja miten he suhtautuvat tuloksiin. Näiden tilastojen avulla voi tutkia käytännössä, miltä yleisimpien hakukyselyiden vastaukset näyttävät. Tietysti moni asia selviää myös kysymällä käyttäjiltä suoraan tai seuraamalla heidän työtään. Pelkkä ”haku ei toimi” on huono lähtökohta suunnitella haun jatkokehitystä, vaan täytyy selvittää että missä yhteydessä se ei toimi, ja miten sen pitäisi toimia.

Kun tilastojen ja muun palautteen perusteella on tunnistettu ongelmat, voi keskittyä korjaamaan niitä. Kyseessä voi olla yksinkertaisesti intranetin sisältöjen parantaminen: onko etsitystä asiasta kerrottu intrassa, ovatko asiat esitetty niin että ne ovat hakukoneen löydettävissä, onko käyttäjillä oikeus nähdä sisällöt? Onko hakukäyttöliittymä toimiva ja onko ohjeistus kunnossa?

Kehittäminen voi liittyä myös hakukoneen ruuvien hienosäätöön. Tiettyjen sisältöjen painoarvoa voidaan helposti kasvattaa. Haun kielitoimintoja voidaan viilata paremmin tarpeita vastaaviksi. Indeksoinnin säädöillä voidaan varmistaa, että hakuindeksi on ajan tasalla.

Intranetin haulla ja Internet-hakukoneilla on yhteistä myös mainonta. SharePointissa voi aivan ilmaiseksi määrittää halutuille hakusanoille ”mainostuloksia”: parhaita valintoja, jotka selittävät hakusanan merkityksen ja antavat suositellut linkit. Tämä on kätevä varsinkin siinä tapauksessa, jos etsitty sisältö ei ole lainkaan haun piirissä. Ja mikä parasta, intranetin mainonta ei maksa mitään.

Vaihdetaan koko hakukone

Usein helpolta ratkaisulta tuntuu aloittaa projekti, ostaa lisenssejä ja palvelimia ja vaihtaa hakukone tehokkaampaan. SharePointin hakumoottorille tehokkaampi vastine on Microsoftin ostama FAST-hakuteknologia. FAST tuokin monia parannuksia erityisesti suurissa ympäristöissä: sisältöä voidaan indeksoida enemmän ja tehokkaammin, taustajärjestelmiä on helpompi liittää mukaan, kielituki on parempi, räätälöinti helpompaa ja hakutulokset visuaalisempia.

Tehokkaampi hakumoottori ei kuitenkaan vähennä tarvetta haun pääkäyttäjälle. Itse asiassa tilanne on päinvastoin: uudet ominaisuudet vaativat vielä enemmän hienosäätöä ja pääkäyttäjän toimintaa tuodakseen parannuksia.

Kohti kokonaisvaltaista yrityshakua

Teknologiaa tärkeämpää on miettiä haun parempaa hyödyntämistä. Käyttäjän etsimä tieto ei ole välttämättä intranetissa vaan se voi olla myös verkkolevyillä, WWW-sivuilla tai yrityksen muissa järjestelmissä. Näiden ottaminen haun piiriin parantaa yleensä tiedon löydettävyyttä huomattavasti. Liittämistä voidaan tehdä myös toisin päin, eli intranetin haku (joka kattaa myös muut järjestelmät) voidaan liittää osaksi käyttäjien Windows 7 -työpöytähakua.

Hakuteknologia ei myöskään ole pelkkä hakuboksi sivun nurkassa, vaan alusta jonka päälle voidaan rakentaa hakuvetoisia käyttöliittymiä. Tällöin hakumoottoria hyödyntäen voidaan nostaa uusimmat ja tärkeimmät asiat käyttäjille käyttöliittymässä, eikä niitä tarvitse silloin lähteä erikseen etsimään. Yksinkertaisimmillaan intraan tietyn aihepiirin osioon tehtäisiin hakupohjainen nosto, jossa näkyy aihepiiriä koskevat uusimmat dokumentit eri sijainneissa. Hakuvetoisen käyttöliittymän suunnittelussa mahdollisuudet ovat lähes rajattomat.

SPC: SharePoint-vuoden huippuhetki

Osallistuin viime viikolla Microsoftin nelipäiväiseen SharePoint Conference -tapahtumaan Anaheimissa noin 7500 muun IT-ammattilaisen kanssa.

Neljän päivän aikana 240 sessiosta ehti kuunnella vain noin kymmenesosan. Lisäksi paikalla oli harvinaisen paljon tuoteryhmien edustajia, joilta sai hyviä vastauksia teknisiin kysymyksiin. Oma mielenkiinto kohdistui SharePoint Onlinen lisäksi erityisesti vauhdilla suosiota kasvattavaan FAST-hakuteknologiaan. Myös SharePointin hallinnasta olivat luennoimassa kovat nimet Spencer Harbarista alkaen.

Välivuosi julkaisujen osalta

Edellinen konferenssi järjestettiin toissavuonna Las Vegasissa, jolloin julkistettiin SharePoint 2010:n testiversio. Tänä vuonna julkistukset loistivat poissaolollaan. Ainut varsinainen uutinen oli lupaus SharePoint Onlinen ensimmäisestä isosta päivityksestä vuoden lopussa. Lisäksi julkistettiin SharePointille uusi korkeimman tason MCA-sertifikaatti.

Avauspuheenvuorossa keskityttiin juhlistamaan yli vuoden käytössä ollutta SharePointin 2010-versiota useiden asiakasesimerkkien kautta. Luvut olivat vakuuttavia, tässä pari esimerkkiä: SharePoint on nopeiten miljardin dollarin myyntirajan rikkonut Microsoftin tuote, 125 miljoonaa lisenssiä myyty, ja 80% Fortune500- listan yrityksistä käyttää SharePointia www-sivuillaan tai extranetissa.

Azuresta yhä tärkeämpi

SharePoint Onlinen päivitys tulee sisältämään BCS-tuen liiketoimintajärjestelmien tiedon integroimiseksi. Kovin tarkkoja tietoja ei vielä kerrottu, mutta sen verran paljastettiin, että yhteyden kautta tietoja voi sekä lukea että kirjoittaa tietoja, ja että BCS-määritysten tekemiseen tarjotaan paremmat sovelluskehitystyökalut. Ilmeisesti tietoliikenneyhteydet BCS:n osalta tullaan sallimaan vain Azureen tehtyihin web service -rajapintoihin. Azurea on kuitenkin mahdollista kauttaa välipalvelimena tietojen noutamiseen organisaation sisäisistä järjestelmistä vaikkapa Service Busin avulla. Azure-osaaminen nousee SharePoint-asiantuntijoilla tämän myötä aiempaa isompaan rooliin.

Ennen tulevaa päivitystä Azuren ja SharePoint Onlinen integrointi on jo mahdollista selainteknologioilla, kuten JavaScriptillä ja Silverlightillä. Tästä nähtiin lukuisia esimerkkejä. Haasteena on monessa kohtaa vielä autentikointi, ja sen osalta nähtiinkin luovia ratkaisuja.

Hybridiarkkitehtuurit yleistyvät

Yleisesti pilvipalvelut olivat mukana  jossain muodossa pääosassa esityksiä. Monen esityksen avainsana oli hybridiarkkitehtuuri, joka koostuu omasta SharePoint-ympäristöstä, SharePoint Onlinesta ja Azuresta sekä identiteetin federoinnista.

SharePoint Onlinen osalta kiinnostava yksityiskohta oli Microsoftilla valmisteilla oleva työkalu, jonka avulla voitaisiin arvioida nykyiset sisällöt ennen niiden pilveen siirtämistä. Työkalu käy läpi mm. nykyiset SharePoint-sivustot ja verkkojaot, ja tuottaa SQL Serverin avulla raportit, joissa voidaan porautua esimerkiksi tiedostomassojen kokoon ja tuoreuteen. Näin voidaan tehdä päätöksiä siitä, mitä millekin sisällölle tehdään migraatiossa, ja välttyä ongelmatilanteilta. Työkalusta tulee varmasti yksi osa Sulavan jo nyt tekemien tiekarttaprojektien tiedonkeruuvaihetta.

Ensi vuonna veikataan

Tämän vuoden konferenssissa ilmoitettiin myös, että seuraava konferenssi pidetään jo ensi vuonna 12.-15. marraskuuta Las Vegasissa. Yleisen tulkinnan mukaan silloin päästäisiin näkemään SharePointin seuraava testiversio. Vihjettä kehityksen suunnasta annettiin jo tämän vuoden avauspuheenvuorossa: uutta versiota työstää kymmenkertainen määrä käyttöliittymäsuunnittelijoita aiempaan verrattuna.

Windows 8 – mitä jäi käteen?

Kirjoitan tätä Microsoftin BUILD-kehittäjäkonferenssin keynote-puheenvuoron aikana. Suorana netistä striimatun lähetyksen aikana on jo kaksi tuntia esitelty Windows 8:n uusia ominaisuuksia. Onneksi myyntipuheiden aika alkaa olla ohi, sillä torstaina 14.9. aamulla ensimmäinen Developer Preview -versio käyttöjärjestelmästä on jo kaikkien kiinnostuneiden ladattavissa.

Käyttöjärjestelmä on taas merkityksellinen

En haluaisi itse olla se henkilö, joka joutuu päättämään uuden käyttöjärjestelmäversion kehityspanostusten priorisoinnista. En nimittäin muista, milloin IT-alalla on viimeksi ollut menossa yhtä monta samanaikaista paradigman muutosta. Älypuhelimet ja tabletit ovat käyttäjien suurimman kiinnostuksen kohteena, ja samaan aikaan läppärit ovat käytännössä lähes korvanneet perinteiset työasemat. Prosessoriarkkitehtuureissa ARM on tehnyt tätä myötä vallannut asemia, ja sitä on tuettava Windowsissa.

Myös ohjelmistot hylkäävät työasemat ja siirtyvät pilveen, josta ne ovat käytettävissä millä laitteella tahansa. Virtualisoinnin kohtalon on kokenut myös toissa vuosisadalla kehitetty QWERTY-näppäimistö, ja sormella tökkiminen alkaa olla oletuskäyttöliittymä uuteen laitteeseen. Ohjelmistojen kehittäjillä on sen sijaan entistä helpompaa, sillä kehitysvälineiden avulla ohjelmistoja voi tehdä entistä vähemmällä koodin määrällä ja jopa vähemmällä osaamisella.

Uusia ominaisuuksia

Keynoten perusteella Windows 8:ssa on uskallettu tarttua härkää sarvista ja lähteä rohkeisiin uudistuksiin. Käyttöliittymäpuolella uudistus on uuden Metro-käyttöliittymän myötä massiivisuudessaan verrattavissa jopa Windows 95:n julkaisuun. Ensisijaisena syöttöteknologiana on näppäimistön ja hiiren sijaan kosketusnäyttö. Windows Phone 7 -puhelimia käyttäneille käyttöliittymä näyttää melko tutulta. Moni Metro UI:n toiminnallisuus on ikkuna sosiaalisten verkostojen seuraamista tai sisältöjen jakamista varten, tai vaikka Skydrive-pilvitallennuspalveluun. Pilvi-integraatio etenee sillä vauhdilla, että ehkä Windows 9 jaellaan jo suoraan pilvestä?

Sovelluskehityspuolella Windows-kehitysalustaa on syytetty hajanaisuudesta. Hajaannus tulee jatkumaan, mutta tietoisena valintana, sillä kaikkia Windows 8:ssa tuettuja kieliä ja teknologioita tullaan kohtelemaan yhtäläisesti. Voit siis kehittää C/C++:lla, C# tai JavaScriptillä ja tehdä esityskerroksen vaikka XAML:lla tai HTML5:lla. Tästä saadaan varmasti BUILD-konferenssin jatkuessa selventävää lisätietoa.

Applen laitteita käyttäneet ovat jo osanneet vaatia toimivaa sovellusten markkinapaikkaa. Se on kasiversion myötä luvassa myös Windows-puolelle. Ja huhujen mukaan Microsoftin ottama provisio olisi 0%, joka on melko paljon Applen 30%:ia pienempi.

Vanhan parannusta

Uusista toiminnoista huolimatta myös itse alustaa huolletaan. Keynoten esimerkkikoneessa muistinkäyttöä on saatu kymmeniä prosentteja Windows 7 SP1:stä pienemmäksi, vaikka kehittäjäversiossa varsinainen optimointi on vielä kesken. Myös käynnistysaikoja on viilattu pienemmäksi uudenlaisella osittaishibernoivalla sammutuksella (esimerkki). Käynnistyykö edes puhelimesi yhtä nopeasti? Internet Explorerista saadaan uusi 10-versio, myös Windows 7:lle.

Kuten Windows-maailmassa yleensäkin, paineet yhteensopivuuden säilyttämiseen ovat kovat, ja siksi vanha Explorer-käyttöliittymä on myös käynnistettävissä haluttaessa Metro UI:n rinnalle. Explorer on onneksi saanut kasvojenkohotuksen Ribbon-käyttöliittymän avulla. Joitakin perusasioita, kuten tiedostojen kopiointia, on pystytty tekemään entistä paremmaksi. Myös vanhat Win32-sovellukset toimivat lähtökohtaisesti, ja myös 32-bittistä rautaa tuetaan edelleen.

Hyper-V-virtualisointiteknologian tuominen palvelinpuolelta myös Windows-työasemiin on tervetullut uudistus, samoin kuin ISO- ja VHD-tiedostojen natiivi käsittely.

Mitä seuraavaksi

Vielä on liian aikaista sanoa mitään kovin syvällistä toimintojen laadusta tai hyödyllisyydestä, sillä käsiksi ympäristöön pääsee huomenna. Mutta innostus on ainakin onnistuttu herättämään. Moni kiinnostava ominaisuus, kuten kirjautuminen Live ID:n avulla ja asetusten synkronoiminen pilveen, on vielä näkemättä.

Itse paljon SharePointin kanssa työskentelevänä uskon saaneeni myös hyviä aavistuksia siitä, mihin SharePointin seuraavan version kehityspanostuksia tullaan suuntaamaan. Natiivi Windows 8 -integroituminen SharePointin JavaScriptin ja WinRT-API:n avulla tulee olemaan varmasti SharePointin ominaisuuslistan kärjessä, samoin kuin Metro-widgettien luominen.

Lue myös muiden kokemuksia.