Käytöksen kultaisessa kirjassa neuvotaan ilmeisesti aloittamaan Skype for Business -palaverit kysymällä ”Haloo, kuuluuko?”. Monen Skype-palaverin alku kuluukin usein erilaisessa huhuilussa, sisään ja ulos hyppimisessä eli yleisessä säätämisessä. Mutta ei hätää, yleisimmät ongelmat ovat helposti ratkaistavissa.
1. Omat äänilaitteet kuntoon
Käytit sitten Jabraa tai kuulokemikrofonia, tutustu laitteeseen. Etsi, missä kohtaa mute-näppäin on läppärissäsi ja missä kohtaa äänilaitteessa ja opi tunnistamaan, onko mykistys päällä laitteessa. Tutustu myös Skype for Business -sovelluksen ääniasetuksiin ja varmista, että oikea äänilaite on valittuna. Sieltä voit ennen palaverin alkua testata play-napilla, kuuletko äänen. Mikrofoni-indikaattorista näet, kuuleeko sovellus sinua. Kun nuo ovat kunnossa, voit luottaa siihen, että muutkin palaverissa kuulevat sinut.
2. Käyttöliittymä haltuun
Käytä hetki tutustuaksesi Skype for Business -käyttöliittymään. Pienet kuvat käyttäjän nimen vieressä kertovat paljon asioita: esimerkiksi onko käyttäjän audiolaite päällä vai mykistettynä; puhuuko käyttäjä juuri nyt vai ei; näkeekö käyttäjä jakamasi työpöydän. Katso myös, mitä toimintoja löydät oikean napin takaa – esittäjänä voit mykistää käyttäjän tai antaa hänelle esittäjäoikeudet. Nämä kaikki kannattaa harjoitella vaikka testipalaverissa omien työkaverien kanssa, jolloin tosipaikan tullen on luottavainen olo.
3. Palaverisisäänsoitto käyttöön
Vaikka sinä osaisit homman, satunnaisemmille osallistujille välineet eivät ole aina niin tuttuja. Moni saattaa myös haluta osallistua palaveriin esimerkiksi automatkalta. Vaikka kännykällä paras tapa osallistua on asentaa Skype for Business -sovellus, on se satunnaiskäyttäjälle joskus liian monivaiheista.
Ratkaisu tähän on puhelinsisäänsoitto eli PSTN Conferencing. Tällöin Skype-palaverikutsuun tulee puhelinnumero ja koodi, jonka avulla osallistujat voivat soittaa itsensä mukaan puhelinnumeron kautta. Numeroita on tarjolla kymmeniin maihin, jolloin soittaja voi valita oman maansa numeron ja maksaa vain paikallispuhelumaksun. Palaverista voidaan myös lisätä uusi osallistuja soittamalla hänelle päin – annat Skypen käyttäjän lisäysdialogiin osallistujan puhelinnumeron ja Microsoft soittaa henkilön mukaan.
PSTN Confencingin on saanut joulukuusta lähtien käyttöön suoraan Microsoftilta joko osana E5-lisenssiä tai erillisenä lisälisenssinä. Verrattuna aiempiin kolmansien osapuolien ratkaisuihin PSTN Conferencing kytkeytyy suoraan O365:n käyttäjähallintaan eikä siten tuo pääkäyttäjille lisää hallinnoitavaa.
Arttu Arstila
Consulting & Training
Arttu on yksi Sulavan perustajista ja Lead Microsoft 365 Architect. Hän keskittyy Microsoftin pilviteknologioiden konsultointiin projektien eri vaiheissa esiselvityksistä ja tiekartoista käyttöönottoihin ja tukeen.