DNA:n ja Telenorin migraatioprojekti yhdisti yhtiöt samaan Microsoft-ekosysteemiin

Vuonna 2019 norjalainen operaattori Telenor hankki omistukseensa DNA:n koko osakekannan. DNA:n liiketoimintojen säilyessä Suomessa ennallaan, yhtiöiden tietojärjestelmät yhdistettiin samaan Microsoft Office 365 -kokonaisuuteen. Sulava toimi DNA:n ja Telenorin läheisenä kumppanina migraatioprojektissa.

Telenorin ja DNA:n tenant-to-tenant-migraatioprojektin lähtökohtaisena tavoitteena oli yhdistää yhtiöiden Microsoft-ekosysteemin tietojärjestelmät ja tekniset ympäristöt samaan kokonaisuuteen, jotta yhtiöt voivat toimia tehokkaasti yhtenä yrityksenä ja kommunikaatio onnistuu laajasti eri liiketoimintayksiköiden välillä. DNA-konsernin noin 3 000 ja Telenorin yli 20 000 työntekijän viestintävälineiden yhdistäminen olikin projektin ensimmäisenä prioriteettina ja tavoitteena oli saada kaikki yhteiseen Teams-, kalenteri- ja sähköpostiympäristöön.

Tehokkuus- ja kustannussäästötavoitteiden lisäksi siirtymäprojekti haluttiin toteuttaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän liiketoimintoja ja ihmisten päivittäistä työtä.

”Migraatioprojektissa DNA-konserni pääsi samaan ekosysteemiin Telenorin kansainvälisen organisaation kanssa ja tämän myötä kollaboraatio ja yritystemme toiminta ylipäätään tehostui huomattavasti”, kertoo Veli-Matti Hautala, DNA-konsernin Head of Corporate IT.

”Ensimmäisessä vaiheessa, jossa keskityttiin pääasiassa viestintävälineisiin, onnistuttiin erinomaisesti ja kummankaan yrityksen työnteko ei häiriintynyt mobiilipäätelaitteisiin liittyviä pieniä asennustehtäviä enempää.”

Ekosysteemistä toiseen

Sekä Telenor että DNA olivat Microsoft Office 365 -käyttäjiä jo entuudestaan, mutta DNA:n tytäryhtiö DNA Kauppa oli hyödyntänyt pitkään Googlen G-suite-järjestelmää 59 kauppaa ja 11 call centeriä kattavassa toiminnassaan. Kahden ympäristön hyödyntäminen ja ylläpitäminen yhden yrityksen sisällä aiheutti aikaisemmin monenlaisia haasteita, lähtien kommunikaatiovälineiden erilaisuudesta eli jo tässä mielessä ympäristöjen yhtenäistämiseen oli selkeä tarve.  

Projektissa siirrettiin DNA:n oma ja kehittyvä O365-ympäristö osaksi Telenorin kansainvälistä O365-kokonaisuutta. Samalla DNA Kaupan Google G-suite käyttäjät siirrettiin samaan ekosysteemiin. Eri käyttöympäristöstä toiseen siirtyminen aiheuttaa omanlaisia erityisvaatimuksia erityisesti käyttöoikeuksien, käyttäjien kouluttamisen ja tuen suhteen, vaikka käytännössä siirrytäänkin vain pilvipalvelusta toiseen. Esimerkiksi toimintojen tehon mittaamiseen liittyvien korvaavien työkalujen löytäminen uudesta ympäristöstä oli haastavaa.

Kokonaisuutena projektissa onnistuttiin Hautalan mukaan jopa yllättävänkin hyvin ja muutokseen oli selkeää halukkuutta. 

”Muutosvastarinnan sijaan siirtymisprosessissamme oli nähtävissä ennemminkin muutoshalukkuutta, mikä yllätti meidät.”

”Toki pientä traumavaikutusta oli nähtävissä erityisesti suurimman muutoksen läpikäyneessä DNA Kaupassa, mutta siirtymä tapahtui kuitenkin hyvin kivuttomasti”, Hautala kertoo.   

DNA:n työntekijöille suurimmat muutokset liittyivät Telenorin tietoturvakäytänteiden käyttöönottoon, jotka nekin otettiin erittäin hyvin vastaan.

Sulavan osaaminen ja työkalut projektin ytimessä

Sulava toimi migraatioprojektissa DNA:n läheisenä kumppanina ja suunnitelman arkkitehtina. Projektin vaiheistuksien ja läpiviennin suunnitelma syntyi Sulavan kokeneiden konsulttien toimesta. Kotimaisen yhteistyöryhmän vastinparina oli Telenorin globaali organisaatio, jonka kanssa kehitettiin yhteiset käytännöt siirtymän toteutukselle Telenorin antaman aikataulun puitteissa.

”Sulavan mukana oloa voisi kuvailla korvaamattomaksi. Projektissa mukana olleet konsultit olivat vahvoja osaajia, joilla on laaja ymmärrys tällaisissa asioissa.”

Hautala jatkaa: ”Arvostan hyvin korkealle ammattilaisia, joilla on näin kokonaisvaltainen ymmärrys palvelukokonaisuudesta. Eli kun jotain parametria muutetaan, ymmärretään mihin kaikkeen se vaikuttaa ja mitä pitää huomioida. Se ei ole lainkaan itsestäänselvyys.”

Käytännön toteutuksessa mekaanisen siirron osuus oli lopulta aika pieni ja Sulava toteutti vaativimmat toimenpiteet entuudestaan tuttujen kolmansien osapuolien työkalujen ja osaamisensa avulla. Tämänkaltaisissa siirtymäprojekteissa on paljon erilaisia pieniä siirrettäviä asioita, jotka ovat käyttäjille tärkeitä. Sulavan tällaisiin projekteihin kehitetyn työkalupakin avulla pystyttiin liikuttamaan hyvin erityyppisiä asioita ympäristöstä toiseen nopeasti ja vaivattomasti.

”DNA:lla ja Telenorilla ei ollut aikaisempaa varsinaista kokemusta näin mittavasta tenant-to-tenant-migraatiosta, joten Sulavan vahva kokemus lukuisista vastaavista projekteista oli elintärkeää projektin onnistumiselle. Yhteistyö Sulavan kanssa oli erittäin toimivaa ja ammattimaista. Kävimme jatkuvaa, avointa dialogia ja ratkoimme haasteita ja ongelma yhdessä. Voisi jopa sanoa, että lopputulos ei olisi missään nimessä näin hyvä ilman Sulavan työpanosta”, Hautala toteaa.

Nopeat faktat
  • Migraatioprojektin tavoitteena oli yhdistää Telenorin ja DNA:n Microsoft-ekosysteemin tietojärjestelmät ja tekniset ympäristöt samaan Office 365 -kokonaisuuteen.
  • Ensimmäisenä prioriteettina oli viestintävälineiden (Teams-, kalenteri- ja sähköpostiympäristö) yhdistäminen.
  • Tehokkuus- ja kustannussäästötavoitteiden lisäksi siirtymäprojekti haluttiin toteuttaa siten, että se häiritsee mahdollisimman vähän liiketoimintoja ja ihmisten päivittäistä työtä.
  • DNA-konsernissa työskentelee noin 3 000 ja Telenorilla yli 20 000 työntekijää.