Yritysjärjestely edessä, sormi suussa IT:ssä?

Yritysjärjestelyt kuten yrityskaupat, liiketoiminnan osan eriyttäminen tai fuusiot tulevat usein yllättäen ja annettuna ICT-toimintojen näkökulmasta. Jossain on päätetty tehdä jotain ja toimeksianto on usein, varsinkin pörssiyhtiöiden välillä: ”liittäkää / eriyttäkää tämä osa yrityksestä, päivämäärä 1. xxkuuta vuonna jotain.” Jos kyseessä on listaamaton yritys, voi pelivaraa olla vähän enemmän ja samalla liikkuvia tekijöitä ehkä vähemmän.

Yleensä yritysjärjestely on joko kokonaisen yrityksen, tai sen osan liittäminen olemassa olevaan yritykseen. Liiketoiminnan eriyttämisiä omaksi itsenäiseksi yritykseksi tapahtuu myös, mutta ne ovat harvinaisempia.

Olemme olleet tekemässä ja suunnittelemassa kymmeniä suurempia yritysjärjestelyjä ja yhteensä useita satoja kymmenien henkilöiden yritysliitoksia yhdessä asiakkaiden tietohallinnon kanssa. Kokemus on osoittanut, että vaikka jokainen näistä on yksilö ja pitää sisällään omia poikkeavuuksiaan, sama toteutuskaava pätee jokaiseen projektiin.

Kun yritysliitosta käydään suunnittelemaan IT-järjestelmien kannalta, on alkuun merkitseviä parametrejä muutama:

• Liitettävän yrityksen koko ja käyttäjämäärä
• Mitä palveluita ja millä aikataululla halutaan yhtenäisinä käyttöön
• Siirrettävät järjestelmät, palvelut ja sovellukset
• Brändimuutokset ja esim. ulkoisesti näkyvien sähköpostiosoitteiden muoto

Vaikeuskerroin kasvaa eksponentiaalisesti yrityskoon mukaan

Jos puhutaan muutamien kymmenien henkilöiden (tässä vaiheessa voisi siirtyä puhumaan IT:tä eli käyttäjien) yritysliitoksesta, näihin on suhteellisen valmis kaava, miten yhdistyminen viedään läpi. Tarvitaan verkkoyhteys, käyttäjät ja työasemat siirretään omaan ympäristöön datoineen, ja käytössä olleet sovellukset käydään läpi yksi kerrallaan. Jos suuryritys haukkaa huomattavasti pienemmän yrityksen, ei mukana tulleita liiketoimintasovelluksia usein roikuteta mukana pitkään, vaan niiden data siirretään.

Siirryttäessä suurempiin, satojen tai tuhansien käyttäjien yritysjärjestelyihin, tarvitaan erilainen lähestymistapa, koska muuttuvia tekijöitä on paljon enemmän. Paitsi että käyttäjiä ja dataa on paljon, sovelluksia on myös paljon. Hyvin harvoin siirtymä on mahdollista toteuttaa kerralla, vaan se pitää vaiheistaa huolella ja yleensä kestää myös kalenteriaikana pitkään etenkin liiketoimintasovellusten osalta.

Tämän vuoksi huolellinen suunnittelu ennen ensimmäistäkään teknistä ratkaisutoteutusta on tehtävä, jotta siirtymästä saadaan koko sen keston ajalle mahdollisimman vähän liiketoimintaa häiritsevä, eikä myöhemmin ajauduta tilanteeseen, jossa aikaisemmat huonot päätökset johtavat ylimääräiseen monimutkaisuuteen.

Liiketoiminnan vaatimukset ohjaavat suunnittelua, mutta eivät määritä kaikkea

Siirtymäsuunnitelma on varsin monimutkainen yhdistelmä liiketoiminnan vaatimusten ja tekniikan asettamien realiteettien välillä. Näistä liiketoiminnan vaatimukset luonnollisesti ohjaavat suunnittelua.

Yleensä suunnittelu lähtee käyntiin siitä, kuinka käyttäjän identiteetti kuljetetaan muutosprosessin läpi niin, että käyttäjä pystyy jokaisella ajanhetkellä käyttämään kaikkia tarvitsemiaan palveluita ilman katkoksia. Käyttäjäidentiteetin ympärille nivoutuvat palveluiden ristiinkäyttö vierastunnusten, AD-luottosuhteiden ja tunnusten migraatiotavan kautta ja se luo oikein suunniteltuna myös pohjan paikallisten sovellusten ja esimerkiksi levyjakojen ristiinkäyttöön ympäristöjen välillä.

Työasemien siirtäminen ympäristöstä toiseen vaatii verkkoyhteyksien avaamisen, joka yleensä tehdään jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Yleensä työasemien kohdalla on kaksi vaihtoehtoa: siirto tai uudelleenasennus. Valitettavasti Microsoft ei nykyisin enää tue Windows 10 -työasemien siirtoa (migraatio) Active Directory -ympäristöstä toiseen muuta kuin käyttämällä heidän kallista ja varsin jäykkää ADMS-palvelua. Teknisesti siirto on mahdollista tehdä myös muita työkaluja käyttäen, mutta ympäristö ei tällöin ole Microsoftin tukema.

Datan siirto ympäristöjen välillä on täysin riippuvainen käytetyistä palveluista jo pelkästään Microsoft 365 -ympäristön sisällä. Sähköpostin ja OneDrive-datan siirto ei yleensä ole ongelma, mutta puhuttaessa erikoisempien työkuormien kuten PowerAppsin tai Power BI -raporttien siirtämisestä, tullaan taas näiden vaatimiin erityispiirteisiin ja datayhteyksiin. Pääsääntöisesti voi kuitenkin sanoa, että lähes kaikki Microsoft 365 -ympäristössä on siirrettävissä, jotkin palvelut kuten räätälöidyt SharePoint-sivustot (Intranet) voivat kuitenkin vaatia työkalujen lisäksi käsityötä.

Käyttäjäkokemus ratkaisee

Käyttäjäkokemus eri palvelukokonaisuuksien suhteen on syytä kuvata aikaisessa vaiheessa, jotta mukaan saadaan myös loppukäyttäjäkommunikoinnin suunnittelu. Mitä näkymättömämmäksi siirtymä saadaan käyttäjän kannalta, sitä tyytyväisempiä yleensä kaikki ovat. Tähän kannattaa usein panostaa teknisestikin se kuuluisa ylimääräinen maili, sillä jokaisen käyttäjän siirtymässä hukkaama työtunti kertautuu vaikkapa 2000 käyttäjän siirtymässä reilusti yli miestyövuodeksi.

Kun organisaatioiden liiketoiminta muuttuu, on muutos suuri työntekijälle. Liian usein loppukäyttäjä unohtuu näissä hankkeissa, unohdus saa aikaan häiriöitä työn tekemisessä ja luo epävarmuutta. Esimerkiksi kahden yrityksen yhdistyessä muutoksessa yhdistyvät myös kahden eri yrityksen työkulttuurit. Onnistunut muutoksesta viestiminen sekä käyttäjien koulutukset ovat keskeisessä roolissa, jotta muutos on käyttäjille mahdollisimman helppo ja henkilöstön tyytyväisyys ja tuottavuus varmistetaan.

Yrityskaupan yhteydessä tapahtuva IT-järjestelmien uudelleenjärjestely on monimutkainen palapeli, jossa laaja joukko muutoksia pitää saada nopealla aikataululla synkronoitua käyttäjälle huomaamattomaksi kokonaisuudeksi. Hyvä suunnittelu ja visio ovat avainasemassa, mutta jokaisessa projektissa tulee myös yllätyksiä, joihin pitää reagoida ja löytää ratkaisut nopeasti.

Yritysjärjestelyiden ICT-toteutuksen suunnittelu ja prosessi – webinaaritallenne

Kuinka yrityskauppojen ICT-toteutuksen suunnittelu ja prosessin läpivienti kannattaa tehdä?

Tilaa maksuton webinaaritallenne, jossa Tuomas Pakkanen ja Antti Kirmanen keskustelevat kokemuksistaan yritysjärjestelyiden yhteydessä tarvittavista IT-järjestelmien muutoksista ja niissä opituista parhaista käytänteistä. Saat yleiskuvan, kuinka varautua ja viedä läpi yritysliitos tai eriyttäminen menestyksekkäästi eri kokoisissa organisaatioissa.

Tutustu palveluihimme

Sulava tuo pitkän linjan kokemuksen koko muutoksen ja IT-infrastruktuurin suunnitteluun sekä toteutukseen. Olemme olleet tekemässä ja suunnittelemassa kymmeniä suurempia yritysjärjestelyjä ja useita satoja kymmenien henkilöiden yritysliitoksia yhdessä tietohallinnon kanssa. Autamme organisaatiotasi kaikessa muutokseen liittyvässä aina infrastruktuurin suunnittelusta ja toteutuksesta loppukäyttäjien koulutuksiin.