Suutarille kengät – näin Sulavan oma uusi intra tehtiin

Sulavalla on nyt uusi toimintatapojamme ohjaava intranet. Erityisen kiinnostavaa tämä on siksi, että teemme vuosittain kymmeniä introja asiakkaillemme ja meidän jos kenen pitäisi osata toteuttaa kerrassaan täydellinen intranet. Niin kävikin ja kerron nyt miten.

 

Tarve ja merkitys

Edellinen intranetimme oli reilun vuoden takaista Onsight-Sulava -yhdistymistä edeltävältä ajalta ja sen rakenteet sekä sisältö eivät aivan olleet pysyneet muutoksen vauhdissa. Tiedon jakaminen on kuitenkin alallamme niin kriittistä, että aloite intran uusimiseen tuli peräti johtoryhmältä, jossa keskeisimmät sisäiset prosessimme oli listattu ja ryhmitelty intran rakenteen pohjaksi.

Mitään turhaa ei ole, vaan intrassa keskitytään nimenomaan näiden prosessien, vastuiden ja toimintatapojen dokumentointiin. Rakenteen selkeys on sittemmin saanut Sulavilta paljon kiitosta.

Intraa toteutettaessa oli myös tärkeää määritellä, miten tieto jakautuu Teamsin, intran ja sähköpostin välillä. Jaossa koimme toimivaksi oheisen Microsoftin suosituksen:

 

Omistajuus

Kun intran rakennekin oli lähtöisin johtoryhmän kynästä, sisällön tuottamisen ja ajantasalla pitämisen vastuut oli helppo jakaa suoraan johtoryhmävastuiden mukaan, vaikka sisältö sitten tuotettaisiinkin jonkun muun toimesta.

Jokaisella sivulla on nimetty henkilö, joka vastaa sisällön oikeellisuudesta ja johon on helppo olla yhteydessä ken virheen bongaa. Itseohjautuvana, ketteränä ja hierarkialtamme varsin flättinä organisaationa kaikille Sulaville on lisäksi annettu muokkausoikeus valtaosaan intrasta, jolloin ilmeiset virheet voi käydä kuka tahansa itse korjaamassa.

 

Teknisen alustan helppokäyttöisyys

Uusi intra tehtiin luonnollisesti SharePointin modernien julkaisusivustojen päälle, jotka ovat käytettävyydeltään ja visuaalisuudeltaan valovuosia vanhoja SharePoint-versioita edellä. Loin yhdessä kollegani Rikun kanssa etusivun ja rakenteen parissa päivässä ja kuvaavaa on, että sisällön tuottajat eivät juurikaan tarvinneet koulutusta sisällön luomiseksi.

 

Mitä olisi voinut tehdä paremmin?

Intran alkuperäinen aiottu lanseerauspäivä osui samaan ajankohtaan kuin muutto uusiin toimitiloihin ja samalla uudistettiin myös pari keskeistä järjestelmäämme. Näin ollen resurssit oli varattu ja tarve uusille ohjeille kerralla kova, siispä intran lanseerausta jouduttiin kertaalleen siirtämään 2 viikolla. Tästä opittiin, että sisällön luomisen teknisestä helppoudesta huolimatta kokonaan uusien ohjeistusten luomiseen ja erityisesti uusien prosessien määrittelyyn kannattaa varata kunnolla aikaa.

Kaikenkaikkiaan uuden intran toteutus sujui varsin sulavasti ja mieluusti jatkossakin autamme vastaavissa hankkeissa myös asiakkaitamme!

Tämä sama artikkeli on julkaistu aiemmin LinkedIn:ssä.