Miten Aki tekee tietotyötä?

Olen itse työskennellyt tietotyön ratkaisuiden parissa yli kaksikymmentä vuotta. Olen ollut mukana sadoissa hankkeissa, joissa keskeisenä teemana on ollut tietotyön tehostaminen sekä erityisesti tiedonhallinnan ratkaisuiden käyttöönotto.

Näitä projekteja on vuosien varrella kutsuttu sisäisiksi portaaleiksi, intraneteiksi, sähköiseksi työpöydäksi sekä tietysti dokumenttienhallinnan kehittämiseksi, vuorovaikutusratkaisuiksi että ties miksi. Yhteistä projekteille on ollut lähes poikkeuksetta se, että ne ovat olleet massiivisen isoja ja lopputulos on ollut kaukana alkuperäisistä tavoitteista. Ja samalla tietotyöstä on tullut todella rasittavaa ja stressavaa. Onneksi näin ei enää tarvitse olla.

Mutta miten minä itse teen tietotyötä?

 

Historiaa

Kehitimme 1980-luvun lopussa ja 1990-luvun alussa Risto Virkkalan kanssa SuperBBS-nimistä Bulletin Board System-sovellusta, eli purkkisoftaa. Purkkisofta mahdollisti mm. sisäiset viestit, pikaviestit käyttäjien välillä, keskustelualueet sekä purkin sisällä että eri purkkien välillä, tiedostojen jakamisen sekä toiminnallisuuksien laajentamisen kolmansien osapuolien tuotteilla.

Kun alkaa tarkemmin miettiä, niin SuperBBS sisälsi lähes kaikki nykyisen tietotyön keskeiset elementit. SuperBBS:n sai käyttöön muutamissa tunneissa ja se levisikin yli neljäänkymmeneen maahan. Kolmansien osapuolien laajennuksia oli käytössä satoja. Kaikki toimi mainiosti.

Tämän jälkeen kehitys tyssäsikin vuosiksi. Kun aloitin opiskelut vuonna 1993 Helsingin Yliopiston tietojenkäsittelytieteen laitoksella, niin sain yhtäkkiä käyttööni kymmeniä erilaisia palveluita ja järjestelmiä. Kurssien tiedot olivat yhdessä paikassa, ilmoittautuminen toisessa, tulokset ja opintorekisteri hajallaan ties missä ja yleisiä tietoja sai kaivaa kissojen ja koirien kanssa kaikenlaisista paikoista.

Eri kursseilla käytettiin aivan eri järjestelmiä ja tietysti aktiiviset opiskelijat keksivät kaikenlaisia tapoja hyödyntää yliopiston työasemia ja palvelimia. Mikään ei toiminut ja tieto kulki parhaiten opiskelijoiden välillä sähköposteina ja suullisesti. Olin ihmeissäni, että tätäkö tämä oikeasti on.

Aloitin palkkatyöt tietotyön parissa vuonna 1992. Heti alusta asti ihmettelin, että tekevätkö ihmiset oikeasti töitä näin. Käyttäjät eivät todellakaan olleet tyytyväisiä ja toimittajat pyörittivät asiakasta miten tahtoivat. Esimerkkinä tilasimme Riston kanssa yhdelle kaupungin virastolle 200 työasemaa. Emme halunneet niihin toimittajan asennusta, koska se olisi maksanut maltaita ja toimitusaika olisi ollut kuukausia.

Saimme lopulta tingittyä 198 työasemaa ilman asennusta. Kaksi työasemaa tuli asennettuna, koska toimittajan mielestä kukaan muu ei olisi noita voinut asentaa oikein. Asensimme 198 työasemaa käyttökuntoon yhden viikonlopun aikana. Kahden työaseman esiasennusta tuli tekemän “maan johtava teknikko” kolmisen viikkoa myöhemmin. Olisimme halunneet katsoa miten homma ammattilaisen tekemänä toimii, mutta “maan johtava teknikko” heitti pikkupojat pois häiritsemästä.

Lopputuloksena teknikko ei saanut työasemia token ring-verkkoon kahden täyden työpäivän aikana ja totesi, että ulkomaanavut tulevat seuraavina viikkoina hoitamaan asian. Totesimme ettei tarvitse ja hoisimme homman kuntoon muutamassa minuutissa. “Maan johtava teknikko” poistui paikalta sanomatta sanaakaan. “Maan johtavan teknikon” kahden työaseman epäonnistunut asennus maksoi asiakkaalle enemmän kuin 198 työaseman asennus pikkupoikien toimesta.

Tästä alkoi muutenkin lähes kaksikymmentä vuotta kestänyt levyjakojen ja niiden myötä yksinäisen puurtamisen aika. Dokumentit olivat mukamas palvelimilla, mutta kuitenkin niitä työstettiin omilla koneilla ja välitettiin sähköpostilla muille.

Ainoa todellinen apu tietotyöhön tuli ulkopuolisista palveluista, eli lähinnä aluksi ICQ- ja myöhemmin Microsoft Messenger-pikaviestimistä. Nämä sentään tarjosivat reaaliaikaisen tavan kommunikoida työkaverien kanssa. Ei ole sattumaa, että Messengerillä oli jo vuonna 2006 yli miljoona aktiivista viikkokäyttäjää Suomessa. Valitettavasti myöskään esimerkiksi SharePointin työtilat eivät sellaisenaan paljoakaan muuta tilannetta, vaan levyjaoista tutut käytännöt vallitsevat edelleen.

Olen aina ottanut Microsoftin uusimmat tuotteet käyttöön niin nopeasti kun se on ollut mahdollista. Vuodesta toiseen olen innostunut uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista, mutta laajemmassa mittakaavassa lopulta aina välineet päädytään ottamaan käyttöön samoilla toimintamalleilla ja menetelmillä kuin aiemmin on toimittu.

Välineet paranevat ja muuttuvat, mutta niitä yritetään epätoivon vimmalla käyttää kuten aina ennenkin. Ja Asiakkaan aika kuluu edelleen sen kirotun “maan johtavan tekniikon” kanssa, joka tuhoaa uuden tuotteen mahdollisuudet jättimäisellä käyttöönottoprojektilla, nörttimäisyydellä ja sillä, ettei edes yritä ymmärtää asiakkaan tilannetta tai tarpeita.

 

Sosiaalinen media ja pilvipalvelut

Minut tuntevat tietävät, että olen suhteellisen aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Facebook ja Twitter ovat ehdottomasti keskeisimmät kanavat, samoin myös LinkedIn. Kaikenlaisia muita palveluita tulee käytettyä ja kokeiltua jatkuvasti. Sosiaalisessa mediassa minua viehättää erityisen tiedonkulun nopeus ja käytön helppous. Ja se, että palvelut saa käyttöönsä heti ja ne kehittyvät jatkuvasti. Ja se, ettei palveluiden käyttöön tarvita erillisiä koulutuksia.

Sama pätee päätelaitteisiin. Mulla on esimerkiksi oikeastaan aina ollut erilainen kannettava kuin mitä työpaikkani on vakiona tarjonnut. Syitä on kaksi. Kuluttajalaitteet ovat olleet vuosikausia valovuoden edellä työkäyttöön tarkoitettuja laitteita. Ja erilaista laitetta käyttämällä olen päässyt eroon työpaikan vakioinnista, joka viimeistään pilaa työvälineen kokonaan. Olen aina käyttänyt uusinta mahdollista käyttöjärjestelmää esiversiosta alkaen – haluan saada tuottavuuttani parantavat välineet käyttööni heti.

Pilvipalveluiden ja kuluttajistumisen myötä jokaisella työpaikalla voidaan ottaa uudet ja tuottavat välineet heti käyttöön. Ongelmaksi kuitenkin muodostuu edelleen se kirottu teknikko, jonka mielestä asiat pitää ehdottomasti tehdä vanhalla tavalla.

Teknikotkin sentään kehittyvät, mutta valitettavasti heidän työnantajansa kehittyvät huomattavasti hitaammin. Ja taas ollaan tilanteessa jossa asiakkaan tarve hautautuu toimittajan edun alle. Mutta maailma on muuttunut ja loppukäyttäjät eivät enää tätä sulata. Alla Marco Mäkinen kertoo Sulavan EVA:lle tekemään Suora yhteys-raporttiin liittyen oman näkemyksensä kuluttajistumisesta ja Varjo-IT:stä.

 

Akin työvälineet

Pitkä johdanto, mutta mitä välineitä minä itse käytän? Ensinnäkin kaikki, siis aivan kaikki, dokumenttini ovat Office 365-pilvessä. Omilla koneillani ei ole yhtikäs mitään. Minulta hajosi eilen Asus Vivo RT-tabletin kosketusnäyttö. Tyhjensin koneen ja palautin sen korjausta/vaihtoa odottamaan – en miettinyt sekuntiakaan, että onko koneella jotain minulle tärkeää. Nyt käytössäni on Samsung 9 series-kannettava, Microsoft Surface RT-tabletti sekä Nokia Lumia 920-puhelin.

Tärkein työväline minulle on ehdottomasti Microsoft Office. Kuten todettua, dokumentit ovat pilvessä ja siten suoraan käytettävissä kaikilla päätelaitteilla. Teen usein vaikkapa esitykset kannettavalla ja esitän Surfacella. Usein katson esityksen läpi puhelimella ja tietysti puhelimella voi myös editoida sitä. Jokainen laite osaa suoraan näyttää viimeisimmät dokumentit ja tietysti SharePointiamme voi käyttää kaikilla laitteilla. Lync toimii kaikissa laitteissa ja muistiinpanot tapahtuvat tietysti OneNotella. Office-dokumenttien samanaikainen muokkaus on parasta mitä tietotyölle on vuosikausiin tapahtunut.

Sulavassa sekä sisäiset sähköpostit että palaverit on minimoitu kokonaan. Kaikkiin palavereihin on mahdollista osallistuna etänä. Kirjoitan tätäkin tekstiä parhaillaan kotoa käsin, koska joudun päivystämään odottamassa parvekkeen maton toimitusta – jostain syystä toimitus oli pakko ottaa arkipäivään klo 8 – 16 välille, tarkkaa toimitusaika ei tietenkään voitu ilmoittaa. Ilman tehokkaita läsnätyön välineitä olisin nyt täysin tuottamaton kaveri tai vaihtoehtoisesti lomalla. Miettikääpäs monta työpäivää Suomessa tuhlaantuu jatkuvasti vastaaviin tilanteisiin..

Sulavan CRM:ää päivitämme aika perinteisellä tavalla – tämäkin tosin muuttuu kohta uuden version myötä. CRM:n tapahtumien seuranta kuitenkin tapahtuu kokonaan activity feedien kautta sosiaalisen median hengessä. Sisäisissä keskusteluissa käytössä on sekä Lync että Yammer – jotka tietysti jatkossa integroituvat entistä tiiviimmin toisiinsa sekä myös CRM:ään että Office 365:een.

Luulin, että Windows RT jäisi minulle vain välivaiheeksi – se kun ei aja perinteisiä Windows-sovelluksia. Ähäkutti, näin ei olekaan. En itse asiassa edes halua tablettiini vanhoja Windows-sovelluksia, käytännössä kaikki asiat hoituvat Officella (sen siis todellakin kaipaan!) ja nykyaikaisilla appseilla. Ja tietysti samat appsit ovat käytössä myös Windows 8-kannettavallani. Itse asiassa huomaan viettäväni koko ajan vähemmän aikaan Windows 8:n perinteillä työpöydällä myös kannettavallani.

Omat 3- ja 5-vuotiaat lapseni eivät osaa käyttää Windows 7:aa, mutta Windows 8, Windows RT, Xbox + Kinect sekä Windows Phone 7.5 & 8 ovat heille tuttuakin tutumpia. Lapset käyttävät samaa puhelinta, kannettavaa ja tablettia jota itse käytän työkäytössä. Tämä tapahtuu turvallisesti omilla tunnuksilla Windows 8:ssa ja Windows RT:ssä, Windows Phone 8:n osalta he käyttävät puhelintani Kid’s Corner-tilassa.

Mulle ei tulisi mieleenkään antaa lapsille työvälineitäni täysillä oikeuksilla käyttöön. Enkä kyllä antaisi työvälinettäni täysillä oikeuksilla kavereidenkaan käyttöön. Uudet päätelaitteet soveltuvat mainiosti sekä vapaa-ajalle ja työkäyttöön, vakioidut työasemat tai kuluttajille suunnatut iPadit sen sijaan eivät. Ja itse en voisi kuvitellakaan käyttäväni eri laitteita ja välineitä vapaa-ajalla ja töissä.

Väitän olevani vähintään 40-60% tehokkaampi tietotyöläinen kuin olin kaksi vuotta sitten.  Tämä näkyy suoraan lisääntyneessä vapaassa ajassa ja mitattavina onnistumisina töissä. Käyttämäni välineet ovat myös todella hauskoja käyttää. Näen esimerkiksi yhdellä vilkaisulla puhelimeni, tablettini tai kannettavani aloitusnäytöltä kaiken olennaisen työhön ja vapaa-aikaan liittyvän.

Ja olen päässyt eroon levyjaoista ja niihin liittyvistä aataminaikaisista toimintamalleista työryhmätyön ja tiedon tallentamisen osalta. Varmuuskopiot toimivat automaattisesti ja käytetyllä päätelaitteella ei ole merkitystä. Sähköpostit eivät piinaa minua – ollaan todella kaukana ajasta jolloin maileja tuli 150-200 päivässä ja niiden hoitamiseen kului vähintään kolme tuntia päivässä. Ja sokerina kakun päälle aikani ei tuhlaudu sisäisissä palavereissa.

En joudu odottamaan versiopäivityksiä ja niistä ei aiheudu käyttökatkoja. Minun ei tarvitse huolehtia siitä, että työpaikan IT ei hoitaisi tehtäviään tai pilaisi työasemani vakioimalla sen 2000-luvun alun tilaan. Toimittajilta ei tule jättimäisiä laskuja projekteista, ylläpidosta tai versiopäivityksistä. Tickettejä ei kovinkaan usein tarvitse availla eikä mikrotukeen soitella. Vihdoin on rentouttavaa olla tietotyöläinen.

Aki Antman
Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.

• Ajankäyttö
• Modernin viestinnän välineet
• Tiimi- ja yhteistyö
• Tiimityön välineet