Mistä on sosiaalinen intranet rakennettu?

Moderni työ

Mikä on sosiaalinen intranet? Hyvä tapa vaatisi, että annan asiantuntijana kysymykseen kiemuraisen ja teoreettisen vastauksen, joka päätyy toteamukseen, ettei sosiaalista intranetiä ole olemassakaan. Mutta unohdetaan hetkeksi hyvät tavat.

Olemme viime aikoina työskennelleet paljon sosiaalisten intranetien kanssa ja olen huomannut, että ihmisten silmät kirkastuvat yleensä siinä vaiheessa, kun listataan ja käydään läpi konkreettisia ominaisuuksia, joita sosiaalisessa intranetissä yleensä on. Ne tekevät asian ymmärrettäväksi.

Tässä ne ovat, sosiaalisen intranetin tyypillisimmät rakennuspalikat:

  • Itse ylläpidettävä henkilöprofiili, johon on liitetty saatavuustieto (siis oletko tavoitettavissa) ja pikaviestin
  • Mikrobloggaustyökalu
  • Mahdollisuus seurata muita työntekijöitä ja heidän tekemisiään
  • Yrityksen ja käyttäjien itse luomia uutis- ja artikkelisyötteitä
  • Blogi
  • Wikisivut
  • Mahdollisuus jakaa ideoita sisäisesti haluamilleen ihmisille/ryhmille
  • Jaa-painike kaikilla sisältösivuilla
  • Metriikkaa, jolla voi seurata sisällön suosiota
  • Suosituin sisältö näkyy automaattisesti etusivulla
  • Etäyhteyspääsy intraan
  • Pääsy mobiililaitteilla vähintään keskeisimpiin sisältöihin ja työkaluihin

Nuo kaikki ovat ominaisuuksia, jotka pitäsi olla valmiina tai helposti käyttöönotettavissa alustaksi valitussa järjestelmässä. Mallia voi katsoa esim. SharePoint 2013:a, jossa kaiken keskipisteessä ovat ihmiset, heidän kiinnostuksensa kohteet ja heidän jakamansa tieto.

Tutkimusyhtiö Gartnerin Magic Quadrant for Social Software in the Workplace -raportin mukaan Microsoft on tällä hetkellä kärkipaikalla sosiaalisen teknologian alustoista. Sosiaalisen median pilvipalvelu Yammerin intergroiminen osaksi Sharepointia tulee vielä vahvistamaan tuota asemaa.

Ominaisuuksien käyttöönotto on kuitenkin nykyään se helppo vaihe intraprojektissa. Suurempi haaste on siinä, miten saadaan ihmiset oikeasti muuttamaan vanhoja toimintapojaan  – siis jakamaan tietoa aktiivisemmin, kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä fiksummin. Sitä ei tee yksin mikään työkalu tai teknologia.

Siksi on tärkeää ennen omaa sosisaalisen intranetin käyttöönottoa miettiä, mitä halutaan saavuttaa. Ei siis lähdetä työkalu edellä liikenteeseen.

Ensimmäinen kysymys sosiaalinen intranet –projektissa kuuluukin: Mitä hyötyä sosiaalisen intranetin pitäisi tuoda organisaatiolle?

Tässä neljä hyvää vastausta: Sosiaalisen intranetin pitäisi 1) kannustaa ihmisiä jakamaan tietoa ja osaamistaan aiempaa enemmän, 2) juurruttaa tieto ja osaaminen organisaatioon kiinni (eikä henkilöihin), 3) helpottaa rutiineja ja päivittäistä toimintaa ja 4) voimaannuttaa ihmisiä, eli antaa tunne siitä että omalla työpanoksella on merkitystä.

Sosiaalisen intranetin tavoitteet:

Kannustaa jakamaan tietoa ja osaamista

  • Edesauttaa vuoropuhelun syntymistä
  • Tekee työstä persoonallista
  • Tuo johtoa ja alaisia lähemmäksi toisiaan
  • Yhdistää ihmisiä globaalisti ja henkilökohtaisesti
  • Synnyttää spontaanisti pienryhmiä

Juurruttaa tiedon ja osaamisen yritykseen

  • Auttaa tunnistamaan osaamista
  • Vähentää päällekkäistä tekemistä
  • Auttaa siirtämään tietoa henkilöltä toiselle
  • Kehittää parhaita käytäntöjä

Helpottaa päivittäistä toimintaa

  • Auttaa ratkaisemaan ongelmia nopeammin
  • Osallistaa ulkopuolisia
  • Sulavoittaa prosesseja

Voimaannuttaa henkilöstö

  • Antaa työntekijälle äänen
  • Mahdollistaa oman aloitteellisuuden
  • Lisää osallistumista, työtyytyväisyyttä

McKinsey on tutkinut vuodesta 2009 asti sosiaalisen teknologian vaikutuksia  yritysten toimintaan. Keskeisimmät mitattavat hyödyt ovat oleet tiedon löytämisen nopeutuminen ja viestintäkustannusten väheneminen. Alla oleva  graafi (klikkaa isommaksi) soveltuu hyvin oman sosiaalisen intranetin tavoitteiden miettimiseen.

Kun tavoiteltavat hyödyt ovat hanskassa ja sosiaalinen intranet onnistuneesti käytössä, päästään seuraavan mielenkiintoisen kysymyksen ääreen:

Jos haluamme kannustaa ihmisiä pois tiedon pihtaamisesta, sähköposti-pingiksestä ja  turhissa palavereissa istumisesta, pitäisikö heitä myös palkita, silloin kun he onnistuvat näissä asioissa?

Voiko oikeasti olettaa, että henkilöstö alkaa jakamaan ja tuottamaan tietoa fiksummin, jos samaan aikaan niitä palkittavia suorituksia ovat ainoastaan sisään tuotu laskutus ja esimiehen mutu-arvio viime vuoden meiningistä?

Ei voi. Vanha totuus ”sitä saat mitä mittaat” pitää yhä paikkansa.

Mutta miten mittaaminen ja palkitseminen käytännössä tehdään? Siitä lisää seuraavassa kirjoituksessa.


Kirjoittaja:
Petteri Kankkunen