Extranet on enemmän kuin SharePoint-työtila

Moderni työ

Avainsanat:

Ajan hermolla olevan exranetin kulmakivet ovat helppokäyttöisyys, laitteesta riippumaton pääsy sisältöihin sekä pomminvarma tietoturva. Keveimmillään extranet voi olla Yammerin ulkoinen verkosto, laajimmillaan täysiverinen verkkopalvelu, jota täydentää oma mobiilisovellus.

Mikä extranet oikeastaan on? Otetaanpa selvää! Wikipedian mukaan kyseessä on yrityksen tai muun yhteisön ja asiakkaan tai yhteistyökumppanin välinen Internet-teknologiaa hyödyntävä suljettu verkkopalvelu. Kuulostaapa tylsältä. Totuus on kuitenkin kaikkea muuta. Laadukkaan extranetin avulla yritys voi palvella kumppaneitaan ja asiakkaitaan kaikkina vuorokaudenaikoina ja erottua siten rinnanmitalla kilpailijoista.

Tiedostot jakoon ja kielenkannat auki

Microsoft-maailmassa termi extranet yhdistetään yleensä SharePoint Online- työtiloihin, jonne voi kutsua ulkoisia käyttäjiä. Työtilassa voi hoitaa projektia ja ylläpitää dokumentteja vaivattomasti ja tietoturvallisesti. Käyttäjätunnusten ylläpitämisestä ei tarvitse kantaa huolta. Dokumentteja voi työstää näppärästi suoraan selaimella vaikka samanaikaisesti.

Työtilojen heikkous on siinä, että lukuisista ominaisuuksista huolimatta ne tuppaavat jäämään yksitoikkoisiksi tiedostojen jakamiskanaviksi. Mikään ei tunnu tappavan keskustelua yhtä tehokkaasti kuin SharePointin keskustelupalstan asettaminen työtilan etusivulle. Urhea projektipäällikkö kirjoittaa sinne ”tervetuloa työtilaan, antakaahan kommentteja ja kehitysehdotuksia”, eikä kukaan ikinä vastaa.

Silloin on aika ottaa avuksi vuorovaikutuksen mestari Yammer, koska haluammehan kaikki tietää, mitä kumppaneidemme ja asiakkaidemme mielessä liikkuu. Yammerin ulkoisissa verkostoissa keskustelu lähtee vaivatta lentoon ja toimii tehokkaampana tiedonjakokanavana kuin väkinäinen keskustelu- tai uutispalsta. Esimerkiksi ShareGate, jonka kumppani Sulava on, huolehtii tiedottamisesta pitkälti Yammerin ulkoisen verkoston kautta. Toiminta on läpinäkyvää, aktiivista ja me kaikki kumppanit innokkaasti mukana kehittämässä tuotetta.

Extranet asiointikanavana

Office 365 -ympäristön tuotteet vastaavat erittäin kattavasti nykypäivän projektinhallinnallisiin tarpeisiin. Moderni extranet toimii kuitenkin myös asiointikanavana, joka on auki 24/7. Extranetissä voi asioida sujuvasti myös kännykällä ja tablettilaitteilla, parhaimmillaan oman mobiiliappsin voimin. Extranetissä voi hoitaa esimerkiksi seuraavia asioita:

  • Asiakas lähettää tukipyynnön ja seuraa sen etenemistä
  • Asiakas hyväksyy tuntikirjaukset kuluvalta laskutuskaudelta
  • Jälleenmyyjä tarkistaa tuotteiden voimassa olevat hinnastot
  • Asiakas, jälleenmyyjä tai kumppani voi kysyä lisätietoja livenä extranetin omassa chatissa

Kun extranetiin kohdistuvat tarpeet alkavat koskettaa päivittäistä liiketoimintaa, pakettiratkaisuiden rinnalle tarvitaan myös perinteisempää määrittelyä ja räätälöintiä. Silloin ei kannata oikoa mutkia suoriksi, vaan panostaa suunnitteluun ja sujuvan käyttökokemuksen takaamiseen. Hyvin tehty investointi maksaa itsensä varmasti takaisin.

Tärkeintä niin isoissa kuin pienissä extranet-hankkeessa on tunnistaa ensin tarve ja valita sopiva työkalu sen mukaan. Ei kannata sokaistua yhdestäkään yksittäisestä tuotteesta vaan yhdistellä ja jatkokehittää niitä tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan.