Intranet sisäisen viestinnän täsmäaseena
Intranet voi olla se kaikkein keskeisin kanava onnistuneen sisäisen viestinnän toteutuksessa – kun suunnittelet sen näiden periaatteiden mukaisesti.
Sisäisessä viestinnässä intranet on perinteisesti nähty paikkana, jossa julkaistaan henkilöstöä koskevia tiedotteita. Tiedäthän – siinä intran etusivulla on sellainen otsikkopalsta, johon viestinnän tytöt syöttävät tietoa rokotuksista ja yt-neuvottelujen etenemisestä.
Hukkaan heitetty resurssi, jos intra roolitetaan noin vaatimattomasti.
Loistavan, modernin intranetin suunnittelua ei aloiteta intranetiin ominaisuuksia miettimällä. Ensin pitää ottaa askel taaksepäin ja tarkastella kokonaiskuvaa: Mitä meillä tehdään muissa kanavissa, muilla sovelluksilla? Mitä jää tekemättä tai mikä sujuu huonosti? Missä asioissa intranet voisi olla ylivertainen?
Office 365:ttä käyttävien organisaatioiden kannattaa suunnitella intranet niin, että se täydentää O365-palvelua, eli toimii kokonaisuuden osana. Käytännössä tämä tarkoittaa organisaation oman O365-toimintamallin suunnittelua. Siinä mietitään, päätetään ja kirjataan ylös seuraavan kaltaisia asioita:
- Mikä on Skypen rooli sisäisessä viestinnässä?
- Minkä tyyppiset asiat tulisi postata Yammeriin?
- Mikä ihme on intratiedote?
- Millainen viestintä kuuluu työryhmäsivustoille?
- Mitä teemme Office Groupsin kanssa?
- Onko OneNotella rooli sisäisessä viestinnässä?
- Missä tapauksissa sisäisen sähköpostin lähettämisestä ei seuraa vesikidutusrangaistusta?
Toimintamallin suunnittelu ja pelisäännöistä sopiminen on välttämätöntä, sillä henkilöstön intranet-kokemus eli käsitys ”meidän intrasta” tulee joka tapauksessa muodostumaan paljon muustakin kuin pelkästä SharePoint Onlinestä.
Mustan vyön tason sisäistä viestintää tavoittelevat organisaatiot laittavat samalle kartalle myös muut henkilöstön käyttämät kanavat – olivatpa ne virallisia tai eivät. Jos porukka hoitaa työasioita WhatsAppin avulla tai on jo perustanut työryhmiä Facebookiin, asia on tunnistettava.
Moderni viestinnällinen intranet
Kun sisäisen viestinnän toimintamalli on hahmoteltu, on helppo suunnitella ja toteuttaa toimiva intranet, jonne ei toteuteta muiden kanavien kanssa päällekkäisiä ominaisuuksia ja toimintoja. Tästä tilanteesta lähtien seuraa yleensä kolme intranetin toteutuksen kannalta merkittävää asiaa:
- Yammer-viestit korvaavat merkittävän osan perinteisestä intra- tai sähköpostitiedottamisesta.
Etenkin Yammerin mobiilisovelluksen helppokäyttöisyys ilahduttaa ja vetää puoleensa käyttäjiä. Henkilöstö tavoitetaan tehokkaammin ja keskustelusta tulee luontevaa ja vaivatonta. Yammerissa on viestinnän näkökulmasta mietitty ryhmärakennetta ja aiheiden eli hashtagien käyttöä. Näin sisältöä voidaan tuoda myös täsmällisinä syötteinä oikeisiin paikkoihin intranetin sivuilla. Sosiaalinen on tarkkan kohdennettua eikä geneeristä höttöä. - Intran sisältösivuiksi aiemmin laaditut ohjeistukset jaellaan yhä useammin Office-dokumentteina.
Ne kun aukeavat kätevästi selaimeen ja mobiililaitteissa on ohjelmille omat sovellukset valmiina. Kun sisältö usein on esim. henkilöstöhallinnon Wordillä tai PowerPointilla luomaa, säästyy yksi työvaihe ja intran sisältörakenne voidaan pitää yksinkertaisempana. - Intran uutisilla on entistä selkeämpi rooli.
Uutiset ovat visuaalisempia ja osaa uutisista priorisoidaan selkeästi klassisen sanomalehtitaiton hengessä. Ison pääkuvan tai kuvakarusellin avulla varmistetaan, että henkilöstö varmasti huomaa viikon tärkeimmän asian.
Kuvamateriaalin hakemiseen panostetaan enemmän. Tarkoittipa se sitten organisaatiolle hankittua omaa kuvapankkia, huolella valittuja Creative Commons -kuvia tai henkilökunnan Instagram-poimintoja. Videotiedotteet tulevat tekstitiedotteiden rinnalle.
Videoiden ei enää tarvitse olla kalliita tuotantoja edes intranetissä. Esim. kännykällä kuvatun klipin lataaminen O365-videopalveluun ja upottaminen intran etusivulle käy käden käänteessä.
Entäs sitten sisällöt? Millaisia asioita hyvässä intrassa viestitään? Ns. arkitiedottamisen ja välttämättömän ohjeistuksen lisäksi nostaisin esiin kaksi tärkeää kokonaisuutta: sisäisen brändäyksen (employee branding) ja strategiaviestinnän.
Sisäinen brändäys ja markkinointi intranetissä
Sisäisellä markkinoinnilla tarkoitan organisaation omaan henkilökuntaan kohdistuvaa markkinointia. Tavoitteena on luoda yritykseen ilmapiiri, joka inspiroi koko henkilökuntaa kiinnostumaan asiakkaista. Samalla juurrutetaan työntekijöihin yrityksen strategiaa niin, että jokainen työntekijä vahvistaa omalla toiminnallaan organisaation lupausta.
Onnistunut brändinrakentaminen alkaa yrityksen omasta henkilöstöstä ja sitä pitää tehdä niissä kanavissa ja välineissä, joissa päivittäistä työtä oikeasti tehdään – modernissa O365-intranetissä.
Brändilupauksen mukainen toiminta – palvelun laatu tai vaikkapa lyhyet toimitusajat – pitää olla intrassa selkeästi framilla. Brändin voi jalkauttaa yksiselitteisiksi tavoitteiksi ja rooleiksi ja jäsentää esimerkiksi intranetin rakennetta näiden kautta.
Lisäksi brändin mukaista toimintaa pitää palkita, tukea ja siihen tulee rohkaista kaikin keinoin. Yammer on tässä todella loistava työkalu. Jos johtoportaalle laatisi intranetin käyttöoppaan niin siinä voisi olla vain yksi lause:
Ole aktiivinen Yammerissa, palkitse, tue ja rohkaise siellä brändin ja strategian mukaista toimintaa.
Strategiaviestintä intranetissä
Strategiaviestinnän voi tietty nähdä osana sisäistä brändäystä, mutta käsitellään se tässä omana otsikkonaan, koska asia on tärkeä intranetissä.
Intranet on loistava kanava organisaation tavoitteiden avaamiselle ja tilannekatsauksille. Siellä johto voi kertoa säännöllisesti vastuista ja tehtävistä̈, joita strategian toteuttaminen vaatii henkilöstöltä̈. Lisäksi on hyvä kertoa syyt näiden velvollisuuksien takana sekä̈ antaa perustelut tehdyille strategisille valinnoille.
Strategiaviestintää voi tehdä Yammerissa, blogissa, intran uutisissa tai vaikka etusivulle upotetettujen videoklippien kautta. Tulostietoja on kätevä esittää esim. Excel-tiedostosta automaattisesti päivittyvänä grafiikkana. Keinoja on monia – tärkeintä on että strategiaviestintää ylipäänsä tekee intrassa.
Näin roolitettuna ja suunniteltuna intranetistä tulee aidosti sisäistä viestintää tehostava väline ja kanava koko organisaatiolle.
Kirjoittaja:
Petteri Kankkunen