”Älykäs kotisivusto on viestintäsivusto supervoimilla”
Tämän vuoden SharePoint Conference -tapahtumassa Microsoft julkisti lukuisia lähitulevaisuudessa käyttöön saatavia ominaisuuksia ja palveluita SharePointiin ja muihin Microsoft 365 -palvelukokonaisuuksiin liittyen. Esimerkiksi Teamsin ja Outlookin tiedostonjako-ominaisuudet mahdollistavat jatkossa tarkemman käyttöoikeusmäärittelyn.
SharePointin kotisivusto (SharePoint Home Site) on yksi odotetuista julkistuksista. ”Älykäs kotisivusto on viestintäsivusto supervoimilla”, kuten Microsoft kuvaa tätä odotettua intranetin kokonaisuutta. Mistä supervoimista on kysymys, ja kannattaako nämä voimat valjastaa oman intranetin käyttöön välittömästi?
Uuden SharePoint-kotisivuston tavoitteena on tehostaa ja helpottaa SharePoint-intranetin käyttöä viestinnässä. Kotisivusto tulee toimimaan intranetin laskeutumissivuna kaikille käyttäjille ja se kokoaa yhteen sijaintiin saataville yhteistyötä, tiedon löytämistä ja henkilökohtaisesti räätälöityä sisältöä korostavia toiminnallisuuksia ja näkymiä.
Alkuvaiheessa kotisivustona voi toimia vain yksi viestintäsivusto per Office 365-ympäristö, joten kotisivusto tulee olemaan kaikille käyttäjille yhteinen. Jatkossa on mahdollista, että kotisivuja on useampia, jolloin niitä voidaan räätälöidä käyttäjäryhmien tarpeisiin sopiviksi. SharePoint-kotisivu tulee toimimaan mobiilikäytössä SharePointin aloitussivuna ja työpöytäkäytössä parannetun SharePoint-aloitussivuston yhteydessä (nykyinen SharePoint koti). Mobiilikäytössä kotisivusto on aina yhden kotikuvakkeen klikkauksen päässä ja työpöytäkäytössä kotisivusto tarjoaa näkymän viimeisimpiin dokumentteihin, sisältöihin ja intrassa navigointiin.
Muita älykkään kotisivuston rakennuspalikoita ovat tehokas Microsoft-haku kaikkeen yrityksen sisältöön, nopean liikkumisen intranetin eri osioiden välillä mahdollistava ja visuaalisesti selkeä megamenunavigaatio, organisaation virallisten uutisten julkaisukanava sekä Yammerin ja Microsoft Streamin sisältöjen nostaminen osaksi muuta intranet-sisältöä.
Jos on seurannut SharePointin kehitystä ja uusien ominaisuuksien saatavuutta tarkasti, niin havaitsee nopeasti, että moni uuden SharePoint-kotisivuston osatekijöistä on itseasiassa tullut käyttöön SharePoint Online -ympäristöissä kevään 2019 mittaan. Tällä hetkellä vastaavat ominaisuudet saa käyttöönsä nykyisiä SharePointin vakio-ominaisuuksia hyödyntäen itse rakentamalla ja konfiguroimalla, mutta tämä vaatii käsityötä.
SharePoint-kotisivuston myötä ominaisuuksien käyttöönotto tulee olemaan entistä kätevämpää. Kotisivusto on valmiiksi konfiguroitu sisältämään tarvittavat sisällöt laskeutumissivukäyttöä ajatellen, mutta sisältöä on mahdollista täydentää ja muokata omien tarpeiden mukaan. Ensi vaiheessa uuden kotisivuston saa otettu käyttöön omaan SharePointiinsa Powershell-komennolla, mutta julkaisun jälkeen SharePoint-kotisivusto on otettavissa käyttöön muutamalla klikkauksella SharePointin hallintakeskuksesta vastaavalla tavalla kuin hubisivustot ovat tällä hetkellä.
Jos uusi toiminnallisuus kiinnostaa sinua, niin valtaosa älykkään SharePoint-kotisivuston verkko-osista ja ominaisuuksista on jo tällä hetkellä käytettävissä sillä edellytyksellä, että intrasi on rakennettu modernien SharePoint-sivustojen avulla. Jos intrasi ei vielä ole modernisoitu, niin suosittelen ottamaan ensimmäisen askeleen tutustumalla Katja Jokisalon ohjeeseen.
Kokonaisuutena SharePoint-kotisivusto tarjoaa paljolti jo tällä hetkellä saatavilla olevia erillisiä toimintoja paketoituna helpommin lähestyttävään ja käyttöönotettavaan muotoon. Jos olet juuri uudistanut intrasi, kaikki toiminnot ovat helposti löydettävissä ja intran rakenne on tarkasti konseptoitu, ei SharePoint-kotisivusto tarjoa syytä aloittaa uuden intran rakentamista. Jos intrasi sattuu olemaan rakennettu SharePointilla, olet todennäköisesti jo ottanut käyttöösi valtaosan sinulle tärkeistä älykkään kotisivuston tarjoamista toiminnallisuuksista.
Kuitenkin, jos intran uudistaminen ja rakenteiden päivittäminen on sinulle ajankohtaista tai henkilökohtainen näkymä intranetin laskeutumissivuna herätti mielenkiintosi, suosittelen tutustumaan SharePoint-kotisivuston tuomiin mahdollisuuksiin. Käyttöönotto on jouhevaa ja voit täydentää kotisivuston omiin tarpeisiisi sopivaksi käyttäen luotua kotisivustoa pohjana. SharePoint-kotisivusto ja viestintäsivuston supervoimat tulevat olemaan yleisesti saatavilla Office 365 -ympäristöissä tämän vuoden kolmannella neljänneksellä.
Moderni SharePoint -webinaarit – Rakenna täydellinen intra
Tervetuloa Sulavan kaksiosaiseen webinaarisarjaan modernista SharePointista. Saat konkreettiset eväät modernin intran rakentamiseen.
Sarjan ensimmäisessä osassa käytiin läpi, mikä on moderni intra ja mitä kaikkea se pitää sisällään. Tallenteen löydät täältä. Toisessa osassa käytiin läpi moderni intranet enemmän teknisestä näkökulmasta ja syvennetään osaamista.