Copilot tuo tuottavuusloikan, mutta vaatii rinnalleen jämäkkää muutosjohtamista

Blogin on kirjoittanut alunperin Karoliina Partanen 11.9.2023, mutta päivittänyt Lotta Grönlund 25.6.2024.

Hyppäsimme Sulavalla Microsoftin tekoälyjunaan jo vuonna 2015. Suuret kielimallit ja generatiivisen keinoälyn toimme tarjontaamme alkuvuodesta 2023 ja sen kevään aikana ehdimme kartoittaa yli 60:n organisaation tekoälyyn liittyviä tarpeita ja käynnistää ison joukon konkreettisia hankkeita. Olemme siis päässeet alusta asti hyppäämään etujoukoissa meneillään olevaan globaaliin tekoälyhuumaan hyvin konkreettisesti erilaisten ratkaisuiden ja palveluiden avulla.

Voimme tässä vaiheessa varmuudella todeta, että saadakseen tekoälystä kilpailuedun, täytyy liikkua nopeasti usealla rintamalla: toisaalta tekoälyn omaksumisessa sisäisen työskentelyn tehostamiseen, toisaalta asiakaskokemuksen ja loppuasiakkaille suunnattujen tuotteiden ja palveluiden parantamiseen.

Samalla pitää jatkuvasti tutustua konkreettisesti tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin, viedä uusia ratkaisuja loppukäyttäjille niin nopeasti kuin mahdollista, sekä ohessa miettiä jokainen toiminto ja prosessi uusiksi AI:n tuomien mahdollisuuksien täysimittaiseksi hyödyntämiseksi. Täytyy siis olla valmis kehittämään teknisiä ratkaisuja sekä työntekijöiden kyvykkyyksiä saman aikaisesti kaiken hyödyn irti ottamiseksi ja miettiä tulevaisuutta pidemmällä tähtäimellä.

Kyetäksemme valjastamaan jopa 4.4 biljoonan dollarin tuottavuusloikan (McKinsey report 2023: The economic potential of generative AI: The next productivity frontier), innovointia ja tuotekehitystä on tehtävä systemaattisesti ja strategisesti, ylimmästä johdosta ohjaten. Kehitysvauhdista johtuen tekoälystrategiaa on syytä tarkastella normaalia useammin, kerran vuodessa on aivan liian harvoin! Taitoa vaatii myös keskittyminen oleelliseen. Kaikkialla, jokapaikassa ja kokoajan läsnäoleva tekoäly ei tuo hyötyä kenellekään, jos joka saralla tehdään vähän jotain. Liiketoiminnan tarpeiden ymmärrys yhdistettynä tekoälyn mahdollisuuksien hahmottamiseen luo oikean suunnan.

Käytettävissä olevien työkalujen lisääntyessä tarvitaan pelisääntöjä ja eettinen ohjeistus siihen, mitä tekoälytyökaluja käytetään eri tarpeisiin ja miten. On varmistettava tiedon suojaaminen, viestintä ja yhteistyö koko organisaation sisällä. On ymmärrettävä kokonaisarkkitehtuuri ja miten kymmenet ideat priorisoidaan ja toteutetaan tehokkaimmalla ja turvallisimmalla mahdollisella tavalla. Lisäksi luonnollisesti kaikki tehdyt ratkaisut pitää varmistaa lakien, säädösten ja yksityisyyden suojan vinkkelistä.

Mistä lähteä liikkeelle?

Me Sulavalla haluamme taata sen, että organisaatiot saavat kaiken hyödyn tehokkaasti ja turvallisesti tekoälystä irti, huomioiden kaikki pienetkin yksityiskohdat. Sen vuoksi olemme suunnitelleet tähän tarpeeseen vastaavat kuukausimaksulliset palvelut: pienemmille organisaatioille Sulava Copilot for M365 Essentials ja suuremmille organisaatioille Microsoft Copilot Modern Work as a Service.

Meillä on ollut ilo kulkea monien asiakkaidemme M365 Copilot-matkassa mukana näiden palveluidemme kautta. Olemme saaneet konkreettista vahvistusta sille ajatuksellemme, että tekoälypalveluiden käyttöönotto on mitä suuremmassa määrin muutosjohtamista. Tuottavuusloikkaa ei oteta sillä, että lisenssit aktivoidaan ja järjestetään pari peruskoulutusta. Kyse on jostain aivan muusta.

Tekoälyn integroiminen omaan työarkeen vaatii työntekijältä paljon. Jotta työntekijä tunnistaa työssään ne prosessit, joissa Copilottia voidaan hyödyntää, saa aikaiseksi tartuttua uusiin työkaluihin ja vieläpä osaa kirjoittaa tarpeeksi yksityiskohtaiset komennot tekoälylle, tarvitaan paljon koulutusta, muutosjohtamista ja kädestä pitämistä. Työntekijän pitää onnistua lunastamaan tekoälyn tarjoama lupaus tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantumisesta, työn sujuvoitumisesta ja ennustetuista säästöistä. Miten se on käytännössä mahdollista?

Johdon tuki muutoksessa

Muutoksen läpiviennin tärkein elementti on johdon tuki. Kuulostaa kovin yksinkertaiselta ja sitä se periaatteessa onkin. Käytännössä johdon tuki näkyy käytännössä organisaatiossa eripuolilla konkreettisina asioina. Se on mm.

1. Aikaa. Tärkeälle asialle raivataan aikaa kalentereista, muutoksen läpivienti ei tapahdu sivutyönä tai myöhäisen illan tunteina.
2. Resursseja. Kyse on investoinnista osaamiseen ja tapaan tehdä töitä, se edellyttää käsipareja, lisenssejä, sitoutumista ja tarpeen mukaan esim. osaavan kumppanin mukaan ottamista.
3. Kannustusta ja suunnan näyttöä. Välillä arjen puurtaminen hämärtää ison kuvan ja tekijöille tulee olo paikallaan junnaamisesta ja jatkuvasta haasteiden ratkomisesta. Johdon tehtävä on seurata kehitystyötä, varmistaa, että suunta pysyy oikeana sekä tukea ja kannustaa tekijöitä eteenpäin ja juhlia pieniäkin saavutuksia.
4. Viestintää. Kerrotaan ihmisille mitä tapahtuu, viestitään avoimesti kehitystyöstä, tavoitteista ja tuloksista, annetaan ihmisten osallistua.

Copilotin käyttöönotto Sulavan tuella tarjoaa toimivan mallin muutoksen läpivientiin. Varmistamme yhdessä asiakkaan kanssa tekniset valmiudet sekä tietoturvaan ja tiedonsuojaamiseen liittyvät seikat, jonka jälkeen on hyvä lähteä rakentamaan uusia teköälytaitoja organisaatioon. Olemme varmasti yksimielisiä siitä, että 30 dollarin kuukausimaksu on halpa tehokkaasta työstä, mutta liian kallis hukkaan heitettäväksi. Kokemuksemme mukaan Copilotin hyödyt näkyvät laajemmassa mittakaavassa muutamien kuukausien jälkeen, kun ihmiset ovat omaksuneet Copilotin omaan arkeensa ja mukaan päivittäisiin rutiineihin. Teimme Copilot Early Access Program -asiakkaamme kanssa laskelman, jossa pessimistisessäkin skenaariossa Copilottien tehokas hyödyntäminen säästää työntekijän roolista riippuen 29–75 minuuttia päivässä.

Mistä Copilot Modern Work as a Service koostuu?

Kuten palveluidemme nimetkin jo kertoo, niiden keskiössä on Microsoftin tietotyöläisille suunnattu Microsoft 365 Copilot -palvelu, joka loihtii käskystä kokonaiset PowerPoint-esitykset, Word-dokumentit, Excel-analyysit ja sähköpostit. Pluginien kautta Copilot mahdollistaa pääsyn Microsoftin omien tietojärjestelmien ohella myös muihin organisaation tietolähteisiin (ERP:it, HR- ja talousjärjestelmät, asiakastiedot, liiketoimintojen ydinjärjestelmät jne.) sekä ulkoisiin tietokantoihin.

Copilot Modern Work as a Service -palvelumme koostuu kolmesta vaiheesta. Jokaisessa vaiheessa siirrämme kaiken osaamisemme asiakkaallemme, jotta asiakas pystyy jatkuvasti tekemään entistä enemmän Copilottien mukautustyöstä itse. Luonnollisesti Sulavan koulutusosaaminen on tässä työssä keskiössä.

Vaihe 1: Perustan luominen

Ensimmäisessä vaiheessa hoidamme kaikki tekoälyn käyttöönottoon liittyvät asiat, jotka jokaisen IT-osaston on joka tapauksessa pakko hoitaa seuraavien kuukausien aikana. Varmistamme tekniset valmiudet, rakennamme roolipohjaiset käyttötapaus-skenaariot ja pelikirjat, laadimme taloudelliset ennusteet sekä ohjeistamme koko organisaation keinoälyn ja Copilotien kanssa työskentelyyn. Pilottitiimi pääsee kokeilemaan tekoälytyökaluja heti alusta alkaen. Aloitamme tekoälyyn liittyvien kyvykkyyksien rakentamisen koko organisaatiossa ja tuemme viestintää ja johtoa.

Vaihe 2: Champions -verkosto

Toisessa vaiheessa rakennamme organisaatioonne Champions-verkoston, joiden kanssa otamme ensimmäisenä käyttöön Copilotin. Koulutamme Champions-verkoston hyödyntämään Copilotia työssään ja samalla pääsemme kokemaan tekoälyn todelliset hyödyt roolikohtaisesti arjen tehtävissä. Mittaamme myös Copilotin vaikutusta tuottavuuteen, laatuun ja työtyytyväisyyteen.

Vaihe 3: Jatkuva kehitys

Kolmannessa vaiheessa laajennamme Copilotin koko organisaation käyttöön ja aloitamme Copilotin ulkopuolelle jäävien tekoäly-innovaatioiden kehittämisen. Yhdessä Microsoftin koko AI-portfolion kanssa mahdollisuudet ovat loputtomat eikä nollasta tarvitse aloittaa. Esimerkiksi Power Platformin avulla yksinkertaisimmat tekoälysovellukset ovat tehtävissä päivissä! 🤩

Mitä seuraavaksi?

Palvelumme avulla organisaationne voi nauttia Copilotin eduista ilman, että kokonaisuutta tarvitsee itse hallita. Voitte keskittyä ydinliiketoimintaanne ja sen kehittämiseen, kun me hoidamme kaiken muun. Säästätte aikaa, rahaa ja resursseja! Mikäli haluat varmistaa parhaan kilpailuedun ja ottaa massiivisen tuottavuusloikan, älä jätä tätä mahdollisuutta väliin.

Copilot Modern Work as a Service -palvelumme on tarkoitettu suuremmille organisaatioille ja Copilot for Microsoft 365 Essentials-palvelumme on pienemmille, noin 30–300 hengen organisaatioille. Mikäli haluat keskustella teidän organisaationne näkökulmasta kumpi palvelu sopisi paremmin, niin älä epäröi ottaa suoraan yhteyttä!