Toimiva työympäristö projektille
Jari Hammar on Martelan IT Manager, joka vastaa yrityksen ICT–infrasta ja palveluista sekä niiden kehittämisestä. Martela on liiketoimintaa tukevien työympäristöjen kehittämisen kokonaisvaltainen asiantuntija.
Aloitan tunnuksella: Minusta on tullut työympäristöuskovainen.
Asia, jota en olisi uskonut vielä muutama vuosi sitten. Saatatte tunnistaa toteamuksen – ette toivottavasti itsestänne, mutta ehkäpä joku työkavereistanne – ettei sillä työpisteellä niin väliä, kunhan joku tuoli ja pöydänkulma löytyy. Työ ja sen tuloksekkuus on tekijästään kiinni, ei ympäristöstä. Niin, minähän se. Aikaan ennen Martelaa.
Kulunut vuosi on ollut minulle suunnittelun vuosi. Ei ole yllätys, että yksi miettimistäni teemoista on ollut digitalisaatio ja sen tuomat mahdollisuudet kehittää työn mielekkyyttä, tehokkuutta ja tuottavuutta. Ja sitä kautta myös työntekijöidemme tyytyväisyyttä.
Tulevana vuotena tulemme siirtämään suunniteltuja rakenteita ja malleja osaksi jokapäiväistä tekemistämme. En koe, että olisin tuolla saralla suuria ihmeellisyyksiä tai oivalluksia synnyttänyt, en edes etsinyt. Enemmänkin kysymys on jo tiedossa olevien ja tunnistettujen mahdollisuuksien hyödyntämisestä.
Mutta työympäristö ja sen kokonaisvaltainen ja tehokas hyödyntäminen. Mielenkiintoinen teema. On todettu, että ” paikkariippumattoman työn yleistyessä toimistotilojen käyttöaste laskee” … Ei, eihän sen näin pidä olla! Toteuttamalla työympäristö tehokkaasti pystytään tilantarvetta merkittävästi vähentämään, käyttöastetta nostamaan, ja samalla työntekijöiden tyytyväisyys ja tehokkuuskin nousee. Itse olemme hyvä toimiva esimerkki tästä muutoksesta. Ja kuitenkin mekin olemme vielä matkalla. Opimme lisää päivittäin.
Ja osa tulevasta oppimisestamme liittyy minua erityisesti kiinnostavaan teemaan: Kuinka toteuttaa tehokas työympäristö useampaa järjestelmää ja ratkaisua samanaikaisesti kehittävään monitoimittajaprojektiin. Projektiin, joka toteutetaan ketterän kehityksen metodiikkaa hyödyntäen.
Työympäristön kehittäminen alkaa tavoitteiden tunnistamisella. Työn luonteen ja tarpeiden selvittämisellä. Osa projektimme tavoitteista on helposti tunnistettavissa. Onnistumisen kannalta avainasemassa on suora, avoin ja tehokas kommunikaatio. Tämä toteutuu parhaiten kasvokkain – olemme siis samassa tilassa, me ja toimittajamme.
Toteutamme useampaa kehitysputkea rinnakkain synkronoiden ne yhteen – tilassa on siis kehitysputkille omat alueensa (collaboration), ja kontrolloiva ”tilanneohjauksen hermokeskus” (collaboration). Ja keskittymistä vaativille työtehtäville oma alueensa, jossa pelisäännöillä ja tapakulttuurilla varmistetaan mahdollisuus tehokkaaseen keskittymiseen (concentration).
Onnistumisen kannalta on olennaista, että kaikki avainhenkilöt jakavat saman tavoitteen. Myös muutostilanteissa. Viestinnän rooli ja merkitys korostuu (communication). Mutta olennainen osa viestintää ovat myös epäviralliset keskustelut (chilling out).
Nuo neljä C’tä edellä (Concentration, Collaboration, Communication ja Chilling out) ovat toimivan työympäristön rakentamisen kulmakiviä. Toimiakseen projektimme tilan tulee kattaa nuo kaikki osa-alueet. Yrityksen sisäisen muutosviestinnän ja –johtamisen kannalta projektimme tulee kuitenkin myös näkyä, olla arjessa läsnä, joten tavoitteeni on, että käyttämämme tilat ovat yhteisiä muun yrityksen kanssa.
Avoimena kysymyksenä – erityisesti teille, jotka olette toteuttaneet projekteja ketterillä menetelmillä: Minkälaisen tilan olisitte tarvinneet, kokeneet toimivana, auttaneen projektianne menestymään paremmin? Kannanottoja ja näkemyksiä otan kiitollisuudella vastaan sähköpostitse.
Onnistumisen ratkaisee vahva tahto voittaa, saavuttaa projektille asetetut tavoitteet. Tahdon synnyttää motivoitunut tiimi itse. Syntyäkseen ja loistaakseen kirkkaana tahto tarvitsee kuitenkin myös toimivat työvälineet. Ja olennainen osa työvälineistöä on tietoteknisten apuvälineiden lisäksi tekemistä tukeva fyysinen työympäristö.
Näin uskon. Ja tämän tulemme tulevana vuotena osoittamaan!