Sulavan asiantuntemus helpotti Metso Outotecin yritysfuusion läpivientiä IT-hallinnon näkökulmasta

Kahden suuren yrityksen AD- ja O365-ympäristöjen yhdistäminen oli pitkä ja monimutkainen projekti, jonka onnistuminen edellytti huolellista suunnittelua.

Metso Outotec on kestävää kehitystä edistävien teknologioiden sekä kokonaisvaltaisten ratkaisujen ja palvelujen edelläkävijä mineraalien jalostuksessa, kiviainesten käsittelyssä ja metallinjalostuksessa kaikkialla maailmassa. Metso Outotec on syntynyt Metson ja Outotecin fuusion tuloksena. Metso Outotecillä on yli 15 000 työntekijää yli 50 maassa.

Kun Metso ja Outotec julkistivat yritysfuusionsa vuonna 2019, edessä oli pitkä tie yhteiseen ja yhtenäiseen IT-hallintoon. Yritysfuusion myötä IT-infrastruktuuriin liittyvät asiat tuli uudelleenorganisoida tehokkaasti.

Metso Outotec valitsi kilpailutuksen päätteeksi Sulavan kumppanikseen Microsoft Active Directory- ja O365-ympäristöjen yhdistämiseen. Metso Outotecin päässä projektipäällikkönä toimi Jani Pihlajamäki. Sulavalta koottiin projektia varten noin kymmenen hengen tiimi projektiin, jota vetivät Tuomas Pakkanen ja Antti Kirmanen.

Valintaan vaikuttivat aiemmat positiiviset kokemukset heidän osaamisestaan ja asiantuntemuksestaan. Sulavan tarjous oli selkeä ja siten helppo ostaa, mikä on poikkeuksellista tämän kokoluokan projekteissa, Jani kuvailee.

Huolellinen suunnittelu on edellytys onnistumiselle

Projekti aloitettiin silloisten toimintaympäristöjen ja -tapojen kartoituksella, joka toimi pohjana projektisuunnitelmalle. Sulavalla oli suunnittelussa tekninen vetovastuu. Huolellisen suunnittelun perusteella voitiin arvioida projektin kesto, hinta sekä siirtotapa, eli suoritetaanko siirto yhdessä vai useammassa erässä. Kattavan suunnitelman pohjalta työ voitiin myös aikatauluttaa järkevästi.

“Migraation lopputuloksen visio tuli meiltä, ja Sulava tarjosi meille keinot siihen pääsemiseen. Heillä oli jo tiedossa parhaat käytännöt tämän tyyppisten projektien toteuttamisesta, joten meidän ei itse tarvinnut oppia niin sanotusti kantapään kautta”, Jani kehuu.

Konkreettisesti suunnitteluvaiheeseen kuului muun muassa migraatiolistojen kokoaminen sekä teknisten valmiuksien luominen ja testaaminen. Esimerkiksi osana Active Directory
-migraatioon valmistautumista kaiken toimivuutta testattiin sovellusomistajien kanssa ennakkoon.

Onnistunut suunnitelma on myös kustannuskysymys, sillä sujuvalla migraatiolla voidaan välttää katkot loppukäyttäjien työssä.

Metso Outotecin kokoisessa yrityksessä käyttökatkot ovat kalliita, vaikka ne koskisivat prosentuaalisesti pientä osaa yrityksestä, Jani huomauttaa.

Migraatio eteni suunnitelman mukaisesti

Migraatio toteutettiin kahdessa osassa. Sulava integroitui Metso Outotecin käyttämään JIRA-tehtävienhallintajärjestelmään, mikä helpotti projektin seurantaa.

“Sprinttien avulla pysyimme aina ajan tasalla siitä, mitä on työn alla tällä hetkellä ja mitä on tulossa seuraavaksi”, Jani sanoo.

Migraation ensimmäisessä vaiheessa siirrettiin suurin datamäärä ennakkoon siten, ettei datan siirto näkynyt loppukäyttäjille. Toisessa vaiheessa siirrettiin teknisesti pieni määrä dataa eli vain muuttuneet tiedot, mutta tämä vaihe näkyi loppukäyttäjille varsinaisena migraationa.

Tässä projektissa erityistä huomiota vaati sähköpostien reititys, sillä sähköpostidomain oli täytynyt vaihtaa välittömästi yritysfuusion myötä erillisratkaisulla.

Varsinaisten sähköpostien siirto täytyi kuitenkin suunnitella tarkoin. Siinä missä pienemmät yritykset voivat siirtää sähköpostit yhdessä yössä, tässä tapauksessa täytyi yhdistää kaksi suurta O365-ympäristöä. Vasta migraation lopuksi purettiin alkuperäinen sähköpostin reititys, joka oli tehty nopeana ratkaisuna heti yritysfuusion alussa, Tuomas Pakkanen kuvailee.

Tarkoituksenmukainen viestintä loppukäyttäjille sujuvoittaa siirtymää

Sekä Tuomas että Jani korostavat loppukäyttäjien käyttökokemuksen sujuvuuden ja helppouden tärkeyttä. Loppukäyttäjien viestintä toteutettiin infotilaisuuksien, koulutusten ja kirjallisten ohjeiden muodossa. Hyvin suunnitellut ohjeet ehkäisevät osaltaan käyttökatkoja. Sulavan rooli loppukäyttäjille viestinnässä oli tukea Metso Outotecia ohjeiden ja koulutusmateriaalien suunnittelussa.

Migraation toisen vaiheen toteutuksessa otettiin huomioon myös loppukäyttäjien teknisen tuen riittävä koulutus. Migraatioiden edetessä seurattiin loppukäyttäjiltä nousevia ongelmia service deskin ja lähituen raporttien perusteella. Raporttien pohjalta korjattiin yleisiä ja toistuvia ongelmia.

“Ohjeita myös päivitettiin jatkuvasti sitä mukaa kun saatiin lisää tietoa yleisistä ongelmakohdista. Tässä kohtaa migraatiolistojen tärkeys korostui, jotta siirtyville ryhmille voitiin toimittaa ajantasaiset ohjeet”, Tuomas kuvailee.

Spontaaneihin muutoksiin reagointi ja joustavuus ovat Sulavan vahvuuksia

Olen ollut IT-alalla yli kaksikymmentä vuotta ja tämä oli yksi vaikeimpia ja monimutkaisimpia projekteja, joissa olen ollut mukana. Sulava suoriutui siitä erinomaisesti ja heidän kanssaan on todella mukava tehdä yhteistyötä, Jani kehuu.

“Sulavan asiantuntijat veivät projektia taitavasti eteenpäin myös pulmatilanteissa. Tiimi teki jopa oma-aloitteisesti ajoittain extratyötä, jotta projekti etenisi mallikkaasti. Heidän työotteestaan näkyi selkeästi asiakaslähtöisyys ja fiilis siitä, että työskennellään yhteisen tavoitteen eteen”, Jani kuvailee.

Kokonaisuutena projekti saatiin toteutettua ennalta arvioidun budjetin puitteissa, eikä aikatauluun tullut Sulavasta johtuvia viiveitä.

“Olemme erittäin tyytyväisiä tähän projektiin. Metso Outotecin ja Sulavan yhteistyö jatkuukin muiden projektien merkeissä myös migraation päätyttyä”, Jani sanoo.

Yritysjärjestelyiden ICT-toteutuksen suunnittelu ja prosessi -webinaaritallenne

Miten yritysjärjestelyiden ICT-toteutus saadaan vietyä kunniakkaasti maaliin? Mitä pitää ottaa suunnitteluvaiheessa huomioon?

Tuomas Pakkanen ja Antti Kirmanen keskustelevat kokemuksistaan yritysjärjestelyiden yhteydessä tarvittavista IT-järjestelmien muutoksista ja niissä opituista parhaista käytänteistä. Webinaari on suunnattu yritysten tietohallinnon henkilöille, joiden vastuulle kuuluu yrityskauppojen ICT-toteutus.

Saat tunnin mittaisesta webinaarista yleiskuvan, kuinka varautua ja viedä läpi yritysliitos tai eriyttäminen menestyksekkäästi.

Ota meihin yhteyttä!

Onko organisaatiollasi tarpeita IT-ympäristön suunnitteluun ja toteutukseen liittyen kuten käyttäjäidentiteettien ja tiedon hallinnta, työasemien siirron suunnittelu, migraatiot, muutoksen johtaminen tai jokin muu?

Sulava tuo pitkän linjan kokemuksen IT-infrastruktuurin suunnitteluun ja toteutukseen. Olemme olleet tekemässä ja suunnittelemassa kymmeniä suurempia yritysjärjestelyjä ja useita satoja kymmenien henkilöiden yritysliitoksia yhdessä tietohallinnon kanssa. Ota meihin yhteyttä niin kartoitamme tilanteesi!

Kirjoittaja: Harva Marketing
Julkaistu: elokuussa 2022