Työpäivät ovat monesti kuin peli ilman pelisääntöjä, kuin työväenteatteri ilman käsikirjoitusta. Sähköpostia tulee monellekin meistä paljon, koska ”tiedottamisesta” on tehty niin helppoa. Sähköpostisavotassa kuluu paljon ja aivan tarpeettomastikin aikaa.
Erilaiset palaverit, hyödylliset ja vähemmän hyödylliset, täyttävät päivän, kun kutsu palaveriin on tullut varmuuden tai tavan vuoksi. Ihmisiä on vaikea tavoittaa ja saada asioita etenemään, varmaankin myös edellä kuvatuista syistä ja erilaisiin etsimisiin käytetty aika varastaa huomaamatta työtunteja.
Tavoitteet todeksi
Työajan suunnittelusta puhutaan paljon puolesta ja vastaan. Käytettävissä olevan ajan tiedostaminen, omien tavoitteiden tunnistaminen ja askelmerkkien asettaminen viikoittaiseen tekemiseen, ovat osaltaan varmistamassa tavoitteiden saavuttamisen.
Suunnitellessa tulee myös mietittyä mitä tehdään, mitä tehdään, jos aikaa vielä jää ja minkä asioiden tekemistä ei kannata enää jatkaa. Samalla tekemisille tulee järjestys ja ehkä vähemmällä tekemisellä saakin enemmän aikaiseksi.Jos käytät Outlookin kalenteria, sinulla on suunnitteluun oiva työkalu.
- Siirry Outlookin kalenterin puolelle ja työviikkonäkymään. Katso ikkunan alalaitaan. Jos sieltä ei löydy tehtäväruutua, toimi seuraavasti:
- Valitse Näytä -välilehdeltä Näytä päivittäinen tehtäväluettelo -painike ja Normaali (View > Show Daily Task List > Normal).
- Voit nyt kirjoittaa jokaisen päivän kohdalle tärkeimmät tekemiset ja vetää ne hiirellä kalenteriin varaten tekemiselle aikaa. Tehtävästä tulee kalenterimerkintä.
- Kirjoita sitten tehtävälistaan ne tekemiset, jotka teet, jos vielä aikaa jää, mutta älä vedä niitä kalenteriin. Kun kalenteria ei pidetä tehtävälistana, vapautuu aikaa myös yhteiselle tekemiselle.
- Kun työ tehdään, tehtävän perässä olevaa lippukuvaketta napsauttamalla työ kuitataan tehdyksi ja se näkyy listassa yliviivattuna. Jos lippua ei napsauteta, tehtävä siirtyy seuraavalle päivälle. Näin tekemättömät työt eivät unohdu. Tehtävälista ei näy muille käyttäjille, kalenterimerkintä näkyy, ellet merkitse sitä yksityiseksi.
Keskittymisen arvo
Erilaiset keskeytykset vievät helposti huomion tekemisestä pitkäksikin aikaa toisaalle. Ajatus katkeaa, virheitä syntyy ja kesken jääneeseen asiaan palaaminen vie oman aikansa. Osa keskeytyksistä johtuu ympäristöstä ja muista, osa itsestä.
Pyri järjestämään itsellesi keskeytyksetöntä aikaa ja pitämään taukoja silloin, kun keskittyminen on vaikeaa. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että 45 minuuttia tehokasta tekemistä ja sen jälkeen tauko, varsinkin jos keskittyminen on vaikeaa. Jos sähköpostin saapumisilmoitus vie huomiosi saapuneeseen postiin tarpeettomasti, kannattaa saapumisilmoitus ottaa pois päältä.
Outlookissa viestin saapumiseen liittyviä ilmoituksia hallitaan asetusten kautta.
- Siirry Tiedosto– valikkoon ja valitse Asetukset ja edelleen Sähköposti (File > Options > Mail).
- Kohdasta Viestin saapuminen (Message Arrival) voit ottaa kantaa siihen, mitä tapahtuu, kun viesti saapuu.
Kaiken keskiössä on itsestä huolehtiminen
Työelämä on tasapainoilua tehokkuuden, uudistumisen ja hyvinvoinnin kanssa. Ensin on huolehdittava omasta hyvinvoinnista, tämän jälkeen kaikki on mahdollista. Syö terveellisesti säännöllistä ruokarytmiä noudattamalla, liiku ja hyödynnä arkiliikunta, lepää ja rentoudu, opettele olemisen taito. Kohtuullista tavoitteet ja karsi. Hyödynnä positiivisen ajattelun voima ja vähennä tietoisesti kiireestä puhumista, jotta kiireen tuntu ei ahdistele sinua tarpeettomasti. Tarkastele omaa asennettasi, sillä se ratkaisee.
Ajanhallinnan kurssit
Tarjoamme myös kursseja juuri ajanhallinnan ja tuottavuuden parantamiseen. Kursseilla opetellaan miten työ saadaan haltuun ja vähemmällä tekemisellä enemmän aikaiseksi. Mikä parasta, kurssit soveltuvat erinomaisesti myös asiakaskohtaisena toteutettavaksi.