Viisi esimerkkiä tietotyön kamaluudesta

Nykyajan tietotyö on rikki. Huolimatta valtavista ICT-investoinneista työn tuottavuus ei parane ja työntekijät eivät viihdy töissä. Samanaikaisesti kuitenkin kotikäytössä tietotekniset välineet ovat aivan toista luokkaa kuin esimerkiksi vuonna 2000 tai 2007. Viimeistään nyt myös työpaikoilla on aika herätä todellisuuteen.

Esittelen alla viisi konkreettista esimerkkiä tietotyön arjesta sekä helpot ratkaisut kunkin esimerkin ongelman korjaamiseksi. En tällä kertaa puutu lempiaiheeseeni turhaan sähköpostiin – edellä mainitut asiat korjaamalla sähköpostien määrässä tapahtuu silti takuuvarma ja mitattava lasku.

 

Peruspalaveri

Kenet palaveriin pitää kutsua? Ketä ei saa kutsua? Miten ja milloin (esimiehen lähettämästä) palaverikutsusta voi kieltäytyä? Miten läsnätyö ja sisäiset palaverit suhtautuvat toisiinsa? Miten ja milloin asiakkaiden kanssa pidetään etäkokouksia? Edes näihin peruskysymyksiin ei useimmissa paikoissa löydy vastauksia. Jos palaverimuistiot tehdään edelleen Wordilla, sisäisiin kokouksiin ei ole mahdollista osallistua Lyncillä ja kokoukset eivät ole valmisteltuja, on ongelma vieläkin konkreettisempi ja akuutimpi.

Ratkaisu on onneksi helppo. Ensinnäkin teknologian osalta otetaan Lync käyttöön ja luodaan selkeät palaverikäytännöt sekä ohjeistukset. Sen lisäksi opetellaan OneNoten, Outlookin ja SharePointin käyttö kokousten valmisteluun, dokumentointiin ja jatkotoimenpiteiden hallintaan. Tällä päästään jo pitkälle ja pahin palaveripiina poistuu. Ja voin taata, että työntekijöiden työmotivaatio kasvaa monta piirua.

 

Ryhmätyö

Kirjoitin jo aiemmin siitä, miten SharePointin työtilat eivät ratkaise ryhmätyön ongelmia. Tuossa kirjoituksessa kerroin, miten vaikka kommenttien saanti yksittäiseen dokumenttiin työkavereilta on lähes mahdoton tehtävä.

Toinen perusesimerkki on tiedoston jakaminen katsottavaksi tai kommentoitavaksi ulkopuolisille. Lähes jokaisessa kotimaisessa organisaatiossa tämä tapahtuu tänäkin päivänä sähköpostitse – tai sitten työntekijät käyttävät surutta, ja tietoturvatta, julkisen verkon pilvipalveluita. Monissa organisaatioissa on toteutettu kalliita extraneteja vaikkapa SharePointin päälle, mutta useimmissa tapauksissa extranetien perustaminen ja tunnustenhallinta on käytännössä mahdotonta. Ja vaikka se olisikin mahdollista, niin lähes poikkeuksetta extranetiin vietyä dokumenttia käsitellään eri tavalla kuin muita dokumentteja. Eli kallis investointi on mennyt kokonaan hukkaan.

Ratkaisu tähänkin ongelmaan on kohtuullisen helppo. Ensinnäkin SharePoint ja Office pitää päivittää 2013-versioihin. Pilvessä tämä tapahtuu lähes automaattisesti ja useimmissa tapauksissa viimeistään nyt kannattaa siirtyä paikallisista versioista pilveen. Sen jälkeen dokumenttien jakaminen ulkopuolisille on näin helppoa esimerkiksi suoraan Office-tuotteista:

SharePoint 2013 sosiaaliset ominaisuudet muuttavat tietotyön pysyvästi tehokkaammaksi ja mielekkäämmäksi. Niiden käyttöönoton myötä myös tarpeet absoluuttisen turhille räätälöinneille vaikkapa personoinnin osalta jäävät historiaan. Samalla myös pakollisista metatiedoista voidaan siirtyä tehokkaampaan tagitykseen. Nämä vain muutamina esimerkkeinä saatavista eduista ryhmätyöhön. Uusi Office 2013 taas siirtää lukuisat tietotyön prosessit SharePointista Office-tuotteisiin. Yammerin oston myötä sosiaalisen tietotyön rooli korostuu entisestään ja Yammer integroituu pikkuhiljaa kaikkiin keskeisiin tietotyön välineisiin. Yammerin integraatio tapahtuu tietysti ensin pilvessä ja sitten aikanaan paikallisesti.

 

CRM:n seuranta (ja tietojen päivittäminen)

Myyjät kertovat asiakaskäynneistään Facebookissa, checkkaavat sisään asiakkaille Foursquaressa ja kutsuvat asiakkaat kontakteiksi LinkedInissä. Oma CRM ei kuitenkaan ole koskaan ajan tasalla ja CRM:n päivittäinen koetaan vaivalloiseksi ja erityisesti turhaksi. Epäajantasaista CRM:ää käydään väkisin läpi myyntitiimien kokouksissa ja johtoryhmissä. Näin on yksinkertaisesti siksi, että myyjät eivät saa mitään lisäarvoa CRM-kirjauksista itselleen.

Microsoftin Dynamics CRM:n nykyiset ja tulevat muutokset tekevät kirjaamisesta miellyttävämpää. Isoin rooli muutoksessa on kuitenkin sosiaalisuudella. Esimerkiksi Sulavassa CRM:n tapahtuvat muodostavat facebookmaisen seinän, jossa ihmiset käyvät kommentoimassa ja tykkäämässä tapahtumia. Uusi opportonity kannattaa kirjata mahdollisimman nopeasti CRM:ään, koska kirjaaja saa työkavereilta ideoita ja vinkkejä kaupan edistämiseksi. Ja kaupan synnyttyä tykkäykset seinällä antavat välitöntä palautetta.

Luonnollisesti Dynamics CRM:n integraatio esimerkiksi Outlookiin, Yammeriin sekä SharePointiin tehostaa merkittävästi CRM:n käyttöä. Lähikuukausina julkaistavat Windows 8-, iPad ja Windows Phone-clientit CRM:lle tuovat aivan uuden ulottuvuuden CRM:n hyödyntämiseen. Ja nämä ovat pilviversioiden kanssa heti julkaisustaan lähtien käytettävissä. CRM:n osalta pilviversio on lähes jokaisessa tapauksessa ainoa realistinen vaihtoehto, sekä versiopäivitysten että erityisesti uusien käyttöönottojen osalta.

 

Osaamisen löytäminen

Useimmissa tapauksissa omista tietojärjestelmistä on lähes mahdotonta löytyy ajantasaista tietoa omista tuotteista – puhumattakaan tuotteiden omistajista ja tuoteosaamista. Jos työpaikan keskusteluissa kokeilee kysellä osaamisen perään, niin vastauksena on pelkkää hiljaisuutta.

Tässäkin kohtaa ratkaisu on yksinkertainen. SharePoint 2013 mahdollistaa kattavat haut sekä tuotetiedoista, dokumenteista että henkilöiden osaamisesta. Luonnollisesti oma henkilöstö pitää saada päivittämään profiilit ajan tasalle ja erityisesti isommissa organisaatioissa profiilien perustiedot kannattaa tuoda HR:n tietojärjestelmistä. Kannattaa myös muistaa, että Lync toimii erinomaisena välineenä henkilöhakuun ja sen kautta myös henkilöiden poissaolotiedot välittyvät muile – on turha lähettää sähköpostia henkilölle joka on parhaillaan lomalla tai vaihtanut työpaikkaa.

Ja kuten aiemmissakin kohdissa, SharePointin sosiaaliset ominaisuudet parantavat merkittävästi kommunikointia ja tiedon löytymistä organisaation sisällä. Samoin myös sisäinen joukkoistaminen, innovaatioalustat sekä erilaiset itsepalvelusovellukset helpottavat tiedonkulun tuskaa. SharePoint taipuu vaikka mihin, kunhan energia ja rahat vapautetaan projekteista ja räätälöinneistä tuotteen hyödyntämiseen.

 

Oikean tiedon löytäminen

Sisäisissä kokouksissa yksi yleinen puheenaihe on erilaiset raportit ja erityisesti niiden tietosisältö. Useimmiten raportit eivät ole ajan tasalla ja asioiden omistajat kuvailevat suullisesti parhaansa mukaan tilannetta. Pahimmassa tapauksessa aika kuluu väittelyyn siitä kenen raportit sisältävät oikeinta dataa ja miten niitä pitäisi tulkita.

Uskomatonta, mutta valitettavan totta ja arkipäiväistä. Käyttäjät taas säilyttävät dataa omilla koneillaan, koska organisaatiolla ei ole esittää sopivaa tallennuspaikkaa tai tallentaminen on liian työlästä. Sähköposteista dataa tuhotaan jatkuvasti, koska liian pienet postilaatikot olisivat muuten täynnä. Lähes kaikissa käyttäjätutkimuksissa organisaation sisäisiä hakupalveluja pidetään riittämätöminä.

Nykypäivänä lähes kaikissa organisaatioissa syntyy tarpeeksi tietoa oikeiden raporttien ja päätösten pohjaksi. Ongelmaksi kuitenkin muodostuu se, että liian harva pääsee tietoon käsiksi ja tiedon analysointi tapahtuu ennaltamääriteltyjen kankeiden raporttien kautta. Aivan liian usein reaaliaikaisia raportteja ei ole tarjolla, alkuperäisestä lähdedatasta puhumattakaan.

Ratkaisuksi muodostuu – yllätys, yllätys – jälleen kerran SharePoint 2013 ja Office 2013. SharePointin avulla saadaan käyttöön tehokkaat hakupalvelut sekä alusta BI-tiedon jakeluun. Office 2013 taas tarjoaa erinomaiset välineet datan analysointiin, erityisen käyttökelpoisia välineitä ovat esimerkiksi Excelin Powerpivot-, Power View ja Data Explorer-laajennukset. Access taas tarjoaa monipuoliset välineet itsepalvelusovellusten tekemiseen datan tallentamiseksi ja analysoimiseksi. Aivan oma lukunsa ovat Windows 8- ja Windows Phone-sovellukset, jotka tuovat ajan tasaisen tiedon käyttäjälle eri tilanteisiin ja päätelaitteisiin. Helposti, hauskasti ja visuaalisesti miellyttävästi.

Uuteen Officeen ja SharePointiin on helppo toteuttaa omia laajennuksia – ja luonnollisesti näitä löytyy kasapäin valmiina Microsoftin sovelluskaupasta. Windows Azure taas tarjoaa rajattoman kapasiteetin tiedon tallentamiseksi – sekä tietysti rajapinnat ja välineet tiedon analysoimiseksi.

 

Miten edetä?

Microsoftin tietokartat ja nykyiset pilvipalvelut sekä esimerkiksi tulevat Windows Blue ja Office Gemini kertovat kiistattomasti sen, että maailma on muuttunut pysyvästi. Tuotteiden kehityssyklit ovat vaihtuneet kolmesta vuodesta kuukausiin. Mitä siis tulee tehdä, jos et halua jäädä kehityksestä jälkeen, maksaa tyhjästä ja antaa kilpailijoillesi kohtuutonta etumatkaa?

Aivan aluksi kannattaa miettiä todella vakavasti siirtymistä pilveen. Esimerkiksi paikallisen SharePointin päivittäminen uuteen versioon ei välttämättä ole ollenkaan kannattavaa puuhaa – paitsi SharePoint-toimittajalle. Pilvessä versiot päivittyvät automaattisesti, jatkossa paikallisiin versioihin päivitykset eivät tule yhtä nopealla syklillä – ja vaikka tulisivat, niin ylläpito ja versiopäivitykset maksavat maltaita ja kestävät kohtuuttoman kauan. Kukaan ei jaksa turhia ICT-projetekja.

Ja pilvestä uudet versiot otetaan käyttöön nopeasti ja erityisen kustannustehokkaasti – pilvisiirtymä tuo lähes poikkeuksetta kustannussäästöjä jo ensimmäisenä vuotena. Säästyvän ajan voi käyttää esimerkiksi työkulttuurin kehittämiseen, käyttäjien koulutukseen sekä pilven muiden etujen hyödyntämiseen.

Alla esimerkkejä asioista, jotka tulee ottaa huomioon ennen yhdenkään uuden ICT-projektin aloittamista:

• Itsepalvelusovellusten mahdollisuuksien kartoitus
• IT-strategian päivittäminen kokonaisvaltaisesti, erityispainona uudet välineet ja tavat tehdä tietotyötä
• Nykyisten hankinta- ja lisenssimallien analysointi sekä kustannussäästöjen kartoitus uusilla hankintamalleilla
• Nykytilanteen kartoittaminen konkreettisilla mittareilla
• Pilvisiirtymän aloittaminen: konesalin siirto pilveen  sekä sovellusten hankinta palveluna
• Puhe-, pikaviestintä- ja videoneuvottelupalveluiden konsolidointi ja siirto pilveen
• Sosiaalisen teknologian hyödyntämisen tiekartan laatiminen
• Windows 8-laitteisiin, ml. Windows RT ja Windows Phone, varautuminen ja niiden käyttöönotto + BYOD-konseptin soveltuvuuden analysointi

Ja ehkä samalla kannattaa palauttaa mieleen miksi pilvi on myrkkyä perinteisille toimittajille. Uuden tekniikan mahdollisuudet jäävät lähes poikkeuksetta hyödyntämättä jos jatketaan nykyisillä malleilla. Ja viimeistään nyt on aika tehdä asiat oikealla tavalla. Kun nämä perusasiat asiat ovat mitattavasti kunnossa, on askel esimerkiksi pelillistämisen tehokkaaseen hyödyntämiseen yllättävän pieni.

• Muutosjohtaminen ja -hallinta
• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen