Noin viisi vuotta sitten sain ensimmäisen annokseni SharePointtia ja jäin heti koukkuun. Tai kauniimmin sanottuna menetin sydämeni. Eniten minua ehkä koukuttivat sen loputtomat käyttötavat ja mahdollisuudet. Nykyisessä toimenkuvassani hienointa onkin, että rakastun siihen aina uudelleen ja uudelleen. Jokaisen käyttöönottoprojektin aikana löydän yhä uusia käyttötapoja ja mahdollisuuksia vakiotoiminnallisuuksien hyödyntämiseen.
Ja mikä parasta, kaikki asiakkaani ovat myös SharePoint-suhteessaan jo ainakin ihastuksen asteella. Hienoa on myös se, että saan julkisesti pitää jonkinlaista suhdettani yllä kaikkiin exiini. Viime viikolla oli päivä, jolloin nautin aamukahvit MOSS 2007 seuranani, lounasaikaan kävin kuumana SharePoint 2010:n kanssa ja iltapäivän ihastelin SharePoint 2013:n sulavaa käyntiä. Nyt listaankin tässä kirjoituksessani omasta mielestäni SharePointin parhaimmat piirteet, joita suosittelen jokaisen omassa ympäristössään ainakin kokeilevan.
Oma profiili toimii HR-tietopankkina
Jos käytössäsi ei ole erillistä HR-järjestelmää, saat SharePointin Oma profiili -ominaisuuksilla sellaisen helposti käyttöösi. Jokaisella käyttäjällä profiili muodostuu automaattisesti ja jo vakioprofiiliominaisuuksilla pääset hyvään alkuun. Voit kerätä henkilökunnalta tietoja mm. osaamisesta, kokemuksista, koulutuksesta tai harrastuksista. Jos käytössäsi on erillinen käyttäjähallintajärjestelmä (esim. Active Directory), voit tuoda osan profiilitiedoista hallitusti myös sieltä. Pääkäyttäjät voivat myös lisätä uusia profiiliominaisuuskenttiä ja voit tarvittaessa kirjata profiiliin vaikka käyttäjän puhelinmallin, työasematietoja tai vaikkapa kielitaidon.
Oman profiilin ja oman sivuston käyttöönotto on helppo ja loppukäyttäjäystävällinen tapa aloittaa SharePointin käyttö. Uudet toimintatavat ja uudet toiminnallisuudet tulevat tutuksi luonnollisella tavalla, omia asioita hallinnoimalla.
Tehtävälistoilla pidetään hommat hallinnassa ja projektit aikataulussa
Olipa sitten kysymys isommasta projektista tai vain tiimin viikkopalaverista, niin aika usein lopputuloksena on sovittuja tehtäviä ja niille valmistumisaikatauluja. Kun nuo tehtävät kirjataan suoraan SharePointin tehtäväluetteloon (eikä esim. palaverimuistioon) on niitä helppo kaikkien päivittää sekä seurata valmistumista.
Tehtäväluettelo on projektipäällikölle mitä mainioin työkalu pitää aikataulut kurissa. Kun luetteloon kirjataan kaikki pienimmätkin tehtävät, siitä saa myös erinomaisen projektin työmäärälistauksen. Luettelonäkymät taipuvat helposti aina Gantt-näkymiin asti, jolloin myös tehtävien päällekkäisyyden ja henkilöresurssoinnin tarpeen voi helposti todentaa. Uudessa SharePoint 2013 -versiossa tehtävien hallinta on hienosti koottu jokaisen käyttäjän Omat tehtävät -näkymään. Uudessa versiossa on myös mainio visuaalinen tehtävien aikajananäkymä:
Vaativampien projektien hallintaa varten kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön Project Online -sovellus, joka yhdistyy sulavasti SharePoint Online -tuotteen kanssa.
Kalenterista on moneksi
En muista yhtään SharePoint-käyttöönottoa, jossa kalenteritoimintoa ei olisi jotenkin hyödynnetty. Vaikka jokaisella käyttäjällä on omat sähköpostikalenterinsa, jossa hallinnoidaan omia menoja ja tapaamisia, on aina tarvetta näyttää yrityksen yhteisiä tapahtumia. Ja tähän nimenomaan SharePointin kalenteri on pistämätön.
Helppo työkalu, jonka avulla pienillä kikkailuilla näkymiä yhdestä samasta kalenterista voi tuottaa loputtomiin. Mikä parasta, tuo kalenteri toimii vaikka raportointityökaluna, jos haluttaisiin vaikkapa kerätä tilastoa miten varattuina yrityksen loma-asunnot ovat olleet viimeisten vuosien aikana tai millaisiin messutapahtumiin on osallistuttu ja mikä on ollut tapahtuman sisältö ja lopputulos.
Tägityksellä pärjää pitkälle
Jokaiseen SharePoint projektiin kuuluu automaattisesti aiheena miettiä sisällön hallinta. Managed Metadata toiminnallisuus on maagisuudellaan saanut useat melkein hurmioon, ja sitä on paljon käytettykin ympäristöissä, joita velvoittaa jokin lakisääteinen asioiden ja dokumenttien luokittelu. Nämä ympäristöt eivät kaiken tuon lakisääteisyyden johdosta sitten olekaan kovin loppukäyttäjäystävällisiä, kun jokaiselle tiedolle tai dokumentille tulee tallentaa pakollisia tietoja.
Jos yritystä ei velvoita mikään laki sisällön luokittelussa, paras ja käyttäjäystävällinen tapa luokitella sisältöä on ottaa käyttöön ns. tägitys eli antaa käyttäjien itsensä luokitella sisältöä. Tämä on myös joustava käytäntö, koska kaikkea sisältöä ei tarvitse koskaan luokitella. Tägätään vain se sisältö, joka halutaan tulevan esille aihealueittain.
Esimerkiksi jos halutaan nostaa kaikista dokumenteista esiin vaikkapa kilpailun voittaneet tarjoukset, tägätään tarjous tuolla ’voittanut tarjous’ tägillä ja nuo kaikki voittaneet tarjoukset saadan tägipilven avulla kätevästi koostettua yhteen. Tägitystä voi lisätä koko ajan sisällön uudistuessa, eikä sisällöntuotannon tai dokumentin tallennuksen yhteydessä tarvitse vielä luokitusta miettiä.
Uudessa SharePoint 2013 -versiossa tämäkin on kehittynyt parempaan suuntaan, kun käyttäjät voivat seurata tägejä ja saada näin tiedon suoraan omaan uutissyötteeseensä. Tägisanastoa voidaan hallita keskitetysti pääkäyttäjien toimesta samaisella termistönhallintatyökalulla.
Kevättä rinnassa
SharePoint 2013 versio on tämän kevään ehdoton uusi ihastukseni. Tiedättehän kaikki sen ihanan kutkuttavan tunteen kun haluaisi nähdä koko ajan, koskettaa ja tutustua enemmän. Uskon että kesään mennessä tämä ihastukseni on kehittynyt syväksi rakkaudeksi joka roihuaa täydellä liekillä.
Hyvää kevättä kaikille!
Irja Dideriksen
Consulting & Training
Irjan erikoisosaamista on tietotyön digitalisointi sekä SharePoint-ympäristöjen käyttöönottoprojektit, joissa hän toimii asiantuntijana, projektipäällikkönä ja kouluttajana.