Vanhoista työtavoista luopumisen sietämätön vaikeus
”Kulttuurimme on viestintää, ihmisten yhteistoimintaa. Kulttuurin kehittyessä myös viestintä kehittyy. Se saa uusia, ajan vaatimuksiin sopivia muotoja. Uusi viestintäkulttuuri pohjautuu tietokoneisiin.”
Noilla sanoilla alkoi 20 vuotta sitten työnantajani esittelyteksti. Suhteellisen edistyksellistä ajattelua, sanoisin näin jälkikäteen – varsinkin kun tuolloin puhelin, kirje ja telefax olivat tärkeimmät kommunikointitavat; sähköposti oli vielä lähinnä akateeminen harvinaisuus.
Nyt käytössämme on pikaviestipalvelut, videoneuvottelut, wikit ja blogit vain muutamia mainitakseni. Miksi? Löytyykö näille kaikille käyttöä? Jo vuosia olemme hukkuneet sähköpostitulvaan ja samalla jotkut viisaat patistavat kirjoittamaan blogia, kuten itse tässä nyt teen. Mistä kaikkiin noihin viestintäkanaviin löytyy aika?
Usein olemme tottuneet tiettyihin toimintatapoihin siksi, että parempaakaan vaihtoehtoa ei ole ollut tarjolla. Tottumuksesta on tullut tapa ja vanhoista tavoistahan on tunnetusti vaikea päästä eroon. Otetaanpa esimerkiksi kokoukset. Kokoushan on tapahtuma, jossa kymmenen henkilöä ahtautuu samaan koppiin lukemaan sähköpostejaan ja kokoonkutsuja ihmettelee mistä piti puhua. Miksi kokouksen asioita ei etukäteen voitaisi jo työstää yhdessä verkkotyötilassa, pyytää kommentteja tarvittaessa pikaviestien kautta ja ottaa kunkin työntekijän omalta työtilalta yhteys verkkokoukseen, kun on aika päätöksen tai neuvonpidon? Teknisesti kaikki välineet ovat laajalti olemassa, mutta tämä vaatii kokouskulttuurin muutosta.
Otettaessa käyttöön uusia kommunikaatiovälineitä, täytyy joistakin vanhoista tavoista myös luopua. Emme yksinkertaisesti voi lisätä informaatiotulvaa yhä uusiin kanaviin, vaan sitä täytyy kyetä siirtämään ja kanavoimaan entistä sopivampiin välineisiin. Hyvä esimerkki jo tapahtuneesta kommunikaatiomuutoksesta on puhelin. Mietipä paljonko sait puheluita kolme vuotta sitten ja paljonko nyt? Väittäisin useimpien kohdalla puheluiden määrän tippuneen radikaalisti, samalla kun sama kommunikaatio on siirtynyt sähköpostiin tai muihin välineisiin.
Jokaisella kommunikaatiovälineellä on myös paikkansa ja heikkoutensa. Paljon käyttämäni esimerkki on firman vastaanoton kirjoittamasta blogikirjoituksesta.
”Vastaanoton viereisellä pöydällä jäätelöä nopeimmille.”
Kyllä, kiitos, mutta kun lukija lukee tuon viikko kirjoituksen julkaisemisen jälkeen, on jäätelö joko sulanut tai luultavammin syöty. Entä sitten kaikille työntekijöille lähetetty sähköposti:
”Uusi työterveyshoitajamme on N.N ja puhelinnumero 123 456”
Kuinka moni sähköpostin saaja tarvitsee työterveyshoitajan puhelinnumeroa sillä hetkellä kun viestin lukee? Tuskin kukaan. Lukemiseen kuluu turhaa aikaa ja oletus on että kaikki arkistoivat postin myöhempää tarvetta varten. Ja kun seuraavalla viikolla tulee uusi työntekijä taloon, ei viesti koskaan tavoita häntä. Ei, tämä on esimerkki viestinnästä, joka tulee siirtää pois ajasta riippumattomaan välineeseen johonkin intranetin osaan josta se on helposti haulla löydettävissä. Onko oikea paikka blogi, wiki vai HR:n intranet sivu on jo makuasia.
Tai entä se ystäväni isä, joka on kymmeniä vuosia tehnyt aktiivisesti muistiinpanoja säästä. Muutama vuosi sitten lehtiö vaihtui suljettuun blogiin. Ehkä nuo merkinnät ovatkin blogin kautta helpommin selattavissa, jaettavissa ja löydettävissä kuin paperisista lehtiöistä. Informaatio säilyi, mutta väline vaihtui näppärämpään mediaan.
Kuinka kulttuurimuutosta sitten viedään organisaatiossa läpi? Piilevän muutosvastarinnan voittamiseksi työntekijöiden tulee saada enemmän, kuin mitä uusien tapojen oppiminen rasittaa. Esimerkin voima tässäkin asiassa on valtava. Yhtä ainoata viisastenkiveä ei ole, vaan tarvitaan oppimispolku, joka on sopeutettu organisaation nykyiseen kulttuuriin ja luotava tahtotila minne halutaan mennä. Lisäksi tarvitaan aimo annos kärsivällisyyttä, sillä kulttuurimuutokset eivät tapahdu yhdessä yössä.
Antti Kirmanen
Antti on Sulavan perustajaosakas sekä hallituksen jäsen. Antilla on kokemusta IT-alalta yli 20 vuoden ajalta ja Sulavalla hän keskittyy IT-strategioiden, tiekarttojen ja soveltuvuusanalyysien laadintaan sekä tietohallinnon sparraukseen. Antilla on myös laaja kokemus erilaisten pilvisiirtymien suunnittelusta ja toteutuksista, erityisesti Office 365-ympäristöistä. Ennen Sulavalle siirtymistä Antti työskenteli 15 vuotta Microsoftilla.