Tehosta kenttätyöntekijöiden kommunikointia ja tiedonvälitystä

Millä termillä kuuluisi puhua niistä työntekijöistä, jotka eivät ole tietotyöntekijöitä vaan heidän pääasiallinen työtehtävänsä on muu kuin tietotyö? Tuotantotyöntekijä vai tuottavaa työtä tekevä henkilö? Kenttätyöntekijä? Jossain päin viljelty termi ”etulinjan työvoima” on hakemalla haettu käännös englantilaisesta ”Frontline Worker” tai ”Firstline Worker” termistä, mutta käännöksenä tuo itselleni mieleen aivan muussa yhteydessä käytetyn termin ”etulinja”. Käytetään siis nyt termiä ”kenttätyöntekijä”, jolla viitataan esim. tuotantotyötä, hoitotyötä ja useita palvelutyötä tekeviä henkilöitä. Toimialasta riippuen näitä henkilöitä on usein enemmistö työntekijöistä.

Viestintä ja kommunikointi kenttätyöntekijöiden kanssa on kaikkien tuotantotyötä tekevien organisaatioiden ongelma. Kun ”tietotyötä” tekevät ihmiset nykyisin lähinnä hukkuvat kommunikointivälineiden tuottamaan informaatiotulvaan, on kommunikointi kenttätyöntekijöiden kanssa usein unohdettu täysin, tai ainakaan siihen ei ole löydetty hyviä ja kohdistettuja ratkaisuja. Ruokalan tai taukotilan infotaulun kautta voidaan välittää lähinnä otsikoita ja ilmoitustaululle tai pöydälle tuodut paperilaput ovat vanhanaikaisia.

Olisiko vihdoin aika alkaa tarjota myös kenttätyöntekijöille samankaltaiset mahdollisuudet päästä heitä koskettavaan tietoon ja kommunikointiin käsiksi, jotka tietotyöläisille ovat olleet arkipäivää jo iät ajat?

Virtuaalikoulutukset & tehostettu tiedonkulku

Työtehtäviin liittyy nykyisin entistä enemmän erilaisia ohjeistuksia sekä koulutuksia, joiden tulee olla työntekijöiden saatavilla aina. Näitä voivat olla vaikkapa pakolliset työturvallisuusohjeet, ohjeet erilaisten kemikaalien käsittelystä ja koneiden käyttö- tai huolto-ohjeet. Toivottavasti tätä ei ainakaan mappirivistön kautta yritetä pitää järjestyksessä.

Virtuaalikoulutukset ovat osoittaneet tehonsa tietotyöntekijöiden kohdalla ja sama malli toimii myös kenttätyöntekijöille. Heille koulutukseen sopiva aika saadaan yleensä helpommin järjestettyä nauhoitteiden kautta yhdistettynä ”päivystävään chattiin” kysymyksiä varten, koska yleensä vain pieni osa työntekijöistä voi kerralla osallistua koulutukseen.

Kenttätyöntekijöiden saaminen samojen yhteistyö- ja kommunikointivälineiden piiriin tietotyöntekijöiden kanssa avaa monia uusia mahdollisuuksia tehostaa tiedonkulkua ja parantaa tehdyn työn tuottavuutta. Päivittyneet ohjeistukset on mahdollista nostaa käyttäjän työpöydälle välittömästi hälytyksen kera ja haluttaessa vaatia käyttäjä tunnuksellaan kuittaamaan myös uudistuneet ohjeistukset luetuksi. Sähköpostin tarve kaikille työntekijöille on ristiriitaista keskustelua herättävä kysymys.

Työntekijän oma sähköpostiosoite @yritys.fi voi olla työntekijöille myös tärkeä imagokysymys, jolla madalletaan kuilua työntekijäryhmien välillä. Sähköpostilaatikko antaa mahdollisuuden lähettää myös henkilökohtaista tietoa, kuten kutsuja koulutuksiin. Mitään työsuhteeseen liittyvää tietoa työnantaja ei voi lähettää ”kotisähköpostiin”.

Kenttätyöntekijöiden työvälineet

Kommunikointitapojen uudistaminen kenttätyöntekijöille vaatii uusien työtapojen omaksumista paitsi työntekijöiltä, myös työnjohdolta. Täysin rutiinitöistä poikkeavat tehtävät ja työlistat voidaan muuttaa sähköisiksi, jolloin ne kulkevat työntekijän taskussa aina ajan tasalla. Työntekijä voi kuitata tehtävän tehdyksi samojen välineiden avulla joita toimistotyöntekijät käyttävät, ja työnjohto voi muuttaa tärkeysjärjestystä lennosta sekä seurata annettujen tehtävien edistymistä. Mahdollisuudet ovat hyvin toimialakohtaisia ja käyttötapaukset erilaisia vaikkapa asiakkailla työskentelevien huoltotyöntekijöiden ja tehdastyöntekijöiden tai sairaalan hoitohenkilöstön välillä.

Tehtäväkohtaisten sovelmien avulla rutiinitehtävien kirjaukset on mahdollista tuoda helposti käyttäjien saataville. Tuomalla sovelmat myös mobiilisti käytettäväksi, voivat käyttäjät hyödyntää niitä kulloinkin sopivalla päätelaitteella. Vielä yllättävän usein kuulee kenttätyöntekijöiden liikkuvan kentällä joko muistinsa tai paperilapun kanssa ja tulevat sen jälkeen ”jaetulle PC:lle” kirjaamaan asiat ylös. Tämä aiheuttaa kaksinkertaista työtä sekä virheiden ja viiveiden mahdollisuus kasvaa. Joskus asiat voivat jäädä kokonaan kirjaamattakin.

Työnantajan järjestelmien käyttö työajan ulkopuolella herättää luonnollisesti paljon tunteita. En väitä, että työasioita kuuluisi tehdä työajan ulkopuolella, mutta joissakin tapauksissa on kaikkien etu saada tieto kulkemaan helposti myös työajan ulkopuolella. Tällaisia käyttötapoja voi olla esimerkiksi tarjota työntekijöille helppo pääsy työvuorolistoihin tai joissakin tapauksissa tarjota ylimääräistä työvuoroa (ja rahaa) niitä haluaville.

Päätelaitteet ovat usein suuri kompastuskivi kenttätyöntekijöiden pääsyn järjestämisessä organisaation tietoon ja hyvin monitahoinen kysymys. Toisaalla vaakakupissa painaa kustannus päätelaitteiden, vaikkapa puhelimen, hankinnasta kaikille ja siihen liittyvistä liittymäkustannuksista. Omien laitteiden käyttö ja sen tukeminen jollain mallilla ratkaisisi tätä ongelmaa laajalti, mutta läheskään kaikki eivät ole valmiita käyttämään omia laitteitaan työtehtäviin. Kaikissa tehtävissä ei tänä päivänä edes sallita pitää omaa puhelinta mukana työpäivän aikana.

Jaettuja työasemia käytettäessä, etenkin tehdasympäristöissä, on järjestelyt niinkin yksinkertaisen asian kuin koneen kirjautumisen kanssa. Monesti jaetun koneen tarkoitus on saada seurattua ja kirjattua tehtaan toimintaan liittyviä asioita eikä koneelta saa kirjautua ulos. Samalla koneella haluttaisiin kuitenkin päästä käsiksi omaan sähköpostiin sekä tiedotteisiin ja ohjeistuksiin. Onneksi nykyisillä selainsovelluksilla tämä on jo huomattavan helppoa järjestää, ainakin teoriassa.

Työn tulevaisuus

Tietotyön välineiksi koetut välineet ovat tulossa kaikille työntekijöille. Muutos työn tehokkuudessa ei ole niin suuri kuin tietotyötä tekevien keskuudessa, mutta jos tätä kautta saadaan työtä nopeutettua ja joustavoitettua kymmenenkin minuuttia päivässä, on investointi helposti perusteltavissa. Monia asioita käyttötapojen ja päätelaitteiden suhteen pitää kenttätyöntekijöiden osalta miettiä hieman uudella tavalla, mutta onneksi nämä on ratkaistavissa.

Tästä alkaa meidän uusi 4-osainen blogisarja, jossa käymme läpi miksi on tärkeää, että saamme kenttätyöntekijät samojen yhteistyö- ja kommunikointivälineiden piiriin kuin tietotyöntekijät, kuinka heidän laitteita hallitaan, kuinka Teamsia hyödynnetään kentällä ja miten kenttäsovelluksia luodaan Power Platformilla.

Lue muut blogisarjan osat:

Laitehallinta kenttätyöntekijöille – mitä it-ammattilaisen tulee huomioida?

Laitteet ja sovellukset kenttätyöntekijöille

Teamsin käyttöönotto ja hyödyntäminen kentällä

• Tietotyön ja viestinnän kehittäminen
• Tiimityön välineet
• Työntekijät kentällä