Teamsin käyttöönotto ja hyödyntäminen kentällä

Oletko kipuillut liiketoiminnan modernisoinnin kanssa, kun suurin osa työntekijöistä työskentelee kentällä eivätkä ole päivittäin samassa työpisteessä? Et oikein tiedä kuinka lähtisit korjaamaan haasteita, joita sisäisen viestinnän puutteellisuus aiheuttaa? Esimerkiksi uuden henkilön tullessa taloon perehdytykseen ei ole selkeää kaavaa ja tiedot löytyvät monesta eri paikasta? Liian monta kanavaa ja sovellusta, joiden kautta työntekijöiden pitäisi pysyä perillä itselleen tärkeistä asioista? Ei hätää! Et ole yksin ongelman kanssa ja avaankin sinulle kuvitteellisen yrityksen kautta kuinka nämä ongelmat voidaan ratkaista ja saada työtehot kasvamaan huomattavasti, kun kaikki tieto on helposti löydettävissä ja etsimiseen ei mene turhaa aikaa. Jos blogin jälkeen jää tunne, että mekin haluamme nämä asiat kuntoon, niin ota rohkeasti yhteyttä! Me Sulavalla autamme mielellämme. Mutta nyt aloitetaan siis tarina.

Talotekniikka Tehokkaasti Oy päätti lähteä modernisoimaan liiketoimintaansa. Jo vuosia he olivat pallotelleet erilaisten yhteistyöhön ja sisäiseen viestintään liittyvien haasteiden kanssa. Yksi isoin ongelma oli se, että suurin osa yrityksen työntekijöistä työskentelee asiakkailla ja käyvät oikeastaan vaan aamuisin kääntymässä toimipisteellä. Toimipisteitä Suomessa on yhteensä seitsemän ja vuosien mittaan on myös huomattu, että eri toimipisteissä tavat tehdä ja toimittaa yrityksen palveluita ovat lähteneet hieman rönsyilemään. Tämä rönsyily on loppujen lopuksi usein näkynyt asiakkaalle saakka ja palvelukokemus ja sen jälkihoito on koettu turhan haastavaksi ja tarpeettomaksi tilanteissa, jotka olisi voitu ehkäistä paremmalla sisäisellä yhteistyöllä. Yrityksessä on yhteensä 500 työntekijää, joista 450 henkilöä työskentelee ns. kentällä, joko työntekijänä tai kenttätyön esihenkilönä.

Talotekniikka Tehokkaasti Oy päätti lähteä keskittämään ja yhdenmukaistamaan palveluntuottamista ohjaamalla kaiken sisäisen työn ja viestinnän Teamsiin. Asiakasprojektit pyrittiin myös mahdollisuuksien mukaan ohjaamaan samaan työkaluun, jolloin asiakkaalla säilyy jatkuvasti täysi näkyvyys projektiin sekä yhteistyö on ketterämpää ja nopeampaa Teamsin välityksellä.

Sisäinen yhteistyö ja työntekijäkokemus

Yritys halusi päästä eroon sähköpostien sekavasta tulvasta sekä WhatsAppin käytön aiheuttamasta tietoturva-uhkasta. He halusivat myös kehittää yrityksen työntekijäkokemusta sekä tasa-arvoistaa tiedon jakelua ja viestintää. Teams haluttiin pitää kaiken keskiössä, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaiken tiedon pitää löytyä joko Teamsistä tai siihen upotetuista sovelluksista ja järjestelmistä. Eri työkalujen välillä tapahtuva suhailu haluttiin vähentää minimiin. Yritykselle perustettiin sisäinen ”päätiimi” ja tämän tiimin alaisuuteen luotiin jokaiselle tiimille oma kanava, sillä oletuksena on, että päivittäinen työ tehdään erillisissä asiakkuustiimeissä.

Perustettiin siis organisaatiotasoinen Teams-ryhmä, jonka alla on:

• Jokaisella tiimillä oma kanavansa. Oman tiimin kanavalla käydään kaikki tiimin liittyvät keskustelut sekä kanavalla järjestetään myös viikottain toistuva tiimipalaveri.
• Jokaiselle liiketoiminta-alueelle on oma kanavansa. Jokaisella liiketoiminta-alueella käydyt keskustelut tekijöiden, myynnin ja asiakaspalvelun kanssa tehostivat niin sisäistä tiedonkulkua kuin asiakastyytyväisyyttäkin. Kunkin palvelualueen prosessikuvaukset, työohjeet ja muut dokumentit on tallennettu palvelualueen kanavalle, jolloin kaikilla työntekijöillä on jatkuvasti pääsy ohjeistukseen, jonka avulla palveluntuottaminen on saatu tasa-arvoistettua laadulla.
• Perehdytys-kanava, johon keskitetään kaikki tieto uusien työntekijöiden perehdytykseen.

Miten tämä auttoi kehittämään sisäistä yhteistyöstä ja viestintää?

Perehdytys

Uusien työntekijöiden perehdytyksestä tuli tehokkaampaa, kun Perehdytys-kanavalla oli keskitetty kaikki uuden työntekijän tarvitsema tieto yhteen paikkaan.

Uusien työntekijöiden perehdytyspolku rakennettiin Teamsin, Streamin ja Plannerin avulla:

• Perehdytettävälle henkilölle luotiin Planner-suunnitelma, johon kirjataan viikkotasolla erilaisia perehdytystehtäviä.
• Kun uusi työntekijä saa tehtävän valmiiksi, hän käy klikkaamassa Plannerista tehtävän tehdyksi.
• Näin uuden työntekijän esihenkilö sekä HR pystyivät seuraamaan perehdytyksen edistymistä ja tarjoamaan helposti apua ja tukea perehtyvälle työntekijälle suoraan Teamsissä.
• Ja koska organisaation intranet on myös jo siirretty pilveen, on tiedon linkittäminen Teamsiin intrasta helppoa ja onnistuu mutkattomasti myös mobiililaitteella. Tästä koettiin olleen aivan erityistä hyötyä uusien työntekijöiden kohdalla.

Kokoukset

Palaverit tehostuivat, kun asiakaskohteissa työskentelevät työntekijät pystyivät liittymään kokouksiin mistä vain omalla kännykällään ilman, että heidän piti erikseen siirtyä omaan toimipisteeseen paikan päälle.

Työvuorot

Yritys halusi myös yksinkertaistaa ja nopeuttaa työvuorojen suunnittelua ja hallintaa. Shiftsin (Vuorot) sovelluksen avulla esihenkilöt/HR voivat helposti suunnitella ja luoda vuoroaikatauluja ja tiimin jäsenet voivat tarkistaa omat vuoronsa helposti kännykällä tai tehdä vuoronvaihtopyynnön:

• Tämän lisäksi myös työnjohto voi lähettää keskitetysti viestejä kullekin vuorolle, esimerkiksi jos jo odotettu varastotoimitus on myöhässä ja varaosat saapuvatkin vasta huomenna.
• Yrityksessä hyödynnetään myös Shiftsin Kello-toimintoa, jonka avulla työntekijät tekevät päivittäiset työaikakirjaukset. Tapauksissa, joissa työntekijän tunnit uhkaavat ylittyä, lähtee hälytys sekä esihenkilölle, työnjohtajalle että HR:lle.

Raportointi

Jos työntekijä huomaa, että varastossa on niukalti jotakin tiettyä varaosaa, voi hän raportoida kuvan kanssa asiasta Power App:lla tehdyllä raportointityökalulla, josta lähtee välittömästi hälytys varastovastaavalle varaston täydentämiseksi. Yrityksessä on myös omat raportointityönkulku työturvallisuusraportoinnille, jolloin ilmenneistä riskeistä ja ongelmista on helppo raportoida kuvan ja GPS-koordinaatin avulla.

Kiitokset ja kehut

Talotekniikka Tehokkaasti Oy halusi tehdä hyvän työn nykyistä paremmin näkyväksi ja pyysi, että jokaisen liiketoiminta-alueen vastaavat valitsevat kerran viikossa ansioituneimman työntekijän tai tiimin ja nimeäisi hänet Praise-toiminnolla yhteisen Teamsin Kehu kaveria -kanavalla. Myös muut yrityksen työntekijät aina tilaisuuden tullen käyvät huikkaamassa työkaverille kiitokset hyvin tehdystä työstä.

Asiakkuudenhallinta ja projektityö

Asiakkuuksien hallinta ja projektityö päätettiin myös rakentaa Teamsiin. Asiakkaan edustajat kutsutaan Teamsin vieraaksi heti siinä vaiheessa, kun asiakkuus alkaa.

Jokaiselle asiakkuudelle perustettiin Teams, johon luotiin seuraavat kanavat:

• Asiakkuudenhallinta (yksityinen/private)
• Yleinen
• Toteutus
• Ylläpito

Tarkoituksena on, että yrityksen työntekijät näkevät Teams-listauksessaan vain sellaisia tiimejä, joissa hän aidosti aktiivisesti sillä hetkellä työskentelee, jolloin Teamsin rakenne auttaa heitä työskentelemään keskittyneesti ja selkeissä puitteissa. Kullekin kanavalle on upotettu kaikki ne sovellukset ja järjestelmät, joita Talotekniikka Tehokkaasti Oy:n työntekijät kussakin vaiheessa käyttävät, kuten vaikkapa Salesforce, Confluence Cloud tai Power BI. Tämän lisäksi kanavilla on jaossa esimerkiksi toimistokarttoja sekä erilaisten laitteiden konfigurointeihin liittyviä tietoa ja työohjeita.

Asiakkuudenhallinta-kanava haluttiin pitää yksityisenä. Tällä kanavalla Talotekniikka Tehokkaasti Oy:n työntekijät voivat keskustella kyseiseen asiakkuuteen liittyvistä asioista, kuten lisämyynnistä, laskutuksesta tai vaikkapa käydä sisäiset keskustelut liittyen reklamaatioihin.

Toteutus- kanavalla pyöritetään hyväksyntöjä. Aiemmin työnjohtajilla riitti tekemistä, kun heidän piti kiertää useammalla asiakastyömaalla paikan päällä hyväksymässä tehdyt työt. Nyt, kun työntekijä saa oman osuutensa valmiiksi, hän lähettää hyväksyntäpyynnön työnjohtajalle chatissa tai Teams-kanavalla kuvan kera Hyväksynnät-sovelluksella. Työnjohtaja voi hyväksyä työn suoritetuksi mistä vain ja töiden edistymisestä kertovia kuvia ja videoita voidaan helposti jakaa myös asiakkaalle.

Ylläpitoon ja mahdollisiin reklamaatioihin on tehokkaampaa lähteä pureutumaan kuvan tai videon avulla ja on huomattu, että tilanteen korjaamiseksi ei enää tarvitse aina edes siirtyä asiakkaan tiloihin.

Tiimirakenne on mahdollistanut läpinäkyvyyden myyntihetkestä toteutukseen ja ylläpitoon. Käytäntö on osoittanut, että tämä on kasvattanut asiakastyytyväisyyttä, sillä asiakkaan toiveet ja tiedot välittyvät suoraan ja ilman välikäsiä niille henkilöille, jotka tietoa kulloinkin tarvitsevat.

Mitä muita hyötyjä Teams tarjoaa liikkuvaa työtä tekeville organisaatioille?

Talotekniikka Tehokkaasti Oy on kuvitteellinen yritys, jonka tarinassa yhdistyy monen olemassa olevan liikkuvaa kenttätyötä tekevän yrityksen haasteet ja ratkaisut.

Teams tarjoaa liiketoimintasovellusten alustana runsaasti vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia digitalisoida ja automatisoida aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Alle vielä muutama esimerkki siitä, miten kenttätyötä tekevän henkilön työpäivää ja työntekijäkokemusta voidaan kehittää erilaisten sovellusten ja työnkulkujen avulla:

• HR-chat auttaa työntekijää työsuhteeseen liittyvissä asioissa, kuten lomasaldokyselyissä tai sairaaksi ilmoittautuessa. Ilmoittautumisen jälkeen työntekijä saa botilta tietoa ja ohjeita työterveyspalveluihin liittyen ja poissaolosta lähtee myös automaattinen ilmoitus esihenkilölle ja HR:lle hyväksyttäväksi.
• Itseopiskelu ja jatkuva ammattitaidon kehittäminen suoraan kännykässä tai tabletissa. Monille kenttätyötä tekeville yrityksillä on erinäisiä sertejä ja testejä, jotka voi Teams as a Platform-alustalla saada digitaaliseen muotoon. Siinä vaiheessa kun sertit vanhenee, näistä tulee automaattisesti ilmoitus työntekijälle, esihenkilölle ja henkilöstöhallintoon, jolloin uusintaprosessi käynnistyy. Tämän jälkeen oppiminen ja testaus voidaan tehdä mobiililaitteella.
• Organisaation tulosten seuraaminen on helpompaa visualisoida Teamsissä. Voimme luoda näkymiä muun muassa siihen miten meillä menee, olemmeko saavuttaneet myyntitavoitteitamme tai miltä näyttää kullakin viikolla työturvallisuustapausten määrä. Voimme jakaa myös tietoa erillisten työmaiden tilanteista ja onko mahdollisia myöhästymisiä tiedossa. Näissä tilanteissa työntekijöillä voisi olla myös mahdollisuus antaa palautetta ja ideoita liittyen projektien aikataulussa pysymiseen kunkin työmaan kohdalla.
• Erilaiset tarkastusprosessit voidaan myös helposti siirtää digitaaliseen muotoon Teamsissä. On kyse sitten työmaatarkastuksista, kuormien sitominen tai vaarallisen aineen kuljetuksen tarkastamisesta, voimme Teams as a Platformin avulla liittää prosessiin erilaisia kuvia, videoita ja muistiinpanoja mobiililaitteella.

Heräsikö sinulla kysyttävää? Ota yhteyttä, niin me autamme!

Tutustu aiheeseen lisää!

Käsittelemme kenttätyöntekijöitä myös muissa blogiartikkeleissa. Blogisarjassamme käymme läpi, miksi on tärkeää, että saamme kenttätyöntekijät samojen välineiden piiriin kuin tietotyöntekijät, kuinka heidän laitteitaan hallitaan, kuinka Teamsia hyödynnetään kentällä ja miten kenttäsovelluksia luodaan Power Platformilla.

Lue jo ilmestyneet osat:

Tehosta kenttätyöntekijöiden kommunikointia ja tiedonvälitystä
Laitehallinta kenttätyöntekijöille – mitä it-ammattilaisen tulee huomioida?
Laitteet ja sovellukset kenttätyöntekijöille

• Liiketoiminnan kehittäminen
• Microsoft Teams
• Modernin viestinnän välineet