Teams tuli taloon – kuinka saan siitä kaiken irti? 5 vinkkiä Teamsin parhaimmista käytännöistä!

Tuliko teillekin Teams viime aikoina käyttöön? Vai siirtyikö työnteko muuten miltei kokonaan Teamsiin? Erikoisen kevään 2020 oheistuotteena syntyi jättimäinen digiloikka, jossa Teams tuli rytinällä aktiivisempaan käyttöön kuin koskaan aiemmin. Microsoft raportoi, että Teams- käyttäjien määrä kasvoi maalikuun 44 miljoonasta tämän hetken 75 miljoonaan aktiiviseen käyttäjään.

Uusien käyttäjien lisäksi moni organisaatio on siirtänyt työntekoa yhä vahvemmin Teamsin ympärille. Teams on monipuolinen työkalu ja tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta samalla, jos se otetaan käyttöön ilman suunnitelmallisuutta, sen monipuolisuus voi helposti aiheuttaa lievää kaaosta. Leikkimielisellä bingolla voit kokeilla osuvatko usein esiintyvät alkuhaasteet omaan tai organisaatiosi arkeen.

Työtapojen muutoksen viisi vinkkiä, jotka tekevät Teamsin käytöstä entistä sulavampaa:

1. Sisäinen viestintä kuntoon

Teams on viestintäväline ja yhteistyön keskus, joka kannustaa avoimeen viestintään. Samalla viestinnän tulva voi yllättää. Teamsissa viestiessä on tärkeä muistaa olevansa kahdenlaisessa roolissa: lähettäjänä sekä vastaanottajana. Molemmissa rooleissa on omanlaisensa vastuu. Lähettäjä on vastuussa siitä, että viesti tavoittavaa juuri ne ihmiset, joille se on tarkoitettu.

Viestiä lähettäessä on mietittävä sijainti, johon viesti kuuluu, sen tyyppi, otsikointi ja pitääkö jonkun toimia viestin saadessaan ja jos, niin kenen? Viestin vastaanottajan vastuu taas on huolehtia siitä, että oma Teams -näkymä on ilmoitusasetuksin sekä tiimejä ja kanavia järjestelemällä sellainen, että itselle työn kannalta tärkeät asiat ovat seurannassa. Lisäksi lukukuittaaminen, tärkeiden viestien tallentaminen ja viesteihin reagointi tekevät yhteistyöstä sujuvaa.

2. Tiimit ja kanavat kuntoon

Pikkuhiljaa oma Teams- näkymäsi on saattanut täyttyä erilaisista tiimeistä ja kanavista ja niiden seuraaminen käy jo hankalaksi. Toisaalta sitä eksyy lukemaan ketjuja, jotka eivät ole oman työn kannalta tärkeitä ja toisaalta taas tärkeitä asioita saattaa mennä ohi, kun informaatiotulva iskee päälle. Tätä lukiessasi tee seuraava päätös: kun olet lukenut tämän blogipostauksen, varaa itsellesi 15 minuuttia, jolloin järjestät Teams- näkymäsi uudelleen.

Katso siis kriittisellä silmällä nykyisiä tiimejä ja kanavia: raahaamalla järjestät ne tärkeysjärjestykseen, hiiren oikealla kiinnität erityisen tärkeät kanavat ensimmäisiksi ja piilotat sellaiset, joita et aktiivisesti tarvitse. Ole rohkea ja muista, koko Teamsia ei ole tarkoitus seurata! Tarkemmin voit lukea aiheesta kollegani Elisen blogikirjoituksesta Kuinka pidän Teams- ympäristöni järjestyksessä.

3. Ilmoitusasetukset

Kun näkymä on räätälöity, päivitä sen jälkeen ilmoitusasetukset. Olet todennäköisesti jo kertaalleen tehnyt tämän oikean ylänurkan asetuksista. Nyt on hyvä hetki päivittää yleisasetukset, sillä ilmoitusasetusvalikko on uudistumassa ja sallii entistä monipuolisemman muokkaamisen omia tarpeita ajatellen.

Tämän jälkeen on erityisen tärkeää on laittaa kanavakohtaiset ilmoitusasetukset kuntoon. Tämä parantaa käyttökokemusta huomattavasti ja varmistat, että olet ajan tasalla sinulle tärkeissä tiimeissä. Channel notifications/Kanavailmoitukset- kohdasta hiiren vasenta napauttamalla aukeavat asetukset, joista saat määritettyä mistä asioista toivot ilmoitukset vai haluatko ilmoituksia ollenkaan.

4. Kokouskäytännöt

Moni on todennäköisesti istunut jonkin verran kollegojen kanssa Teams-kokouksissa viime aikoina. Vaikka kokoustaminen on tuttua, muutama asia kannattaa ottaa huomioon, jotta kokoukset ovat tehokkaampia. Yhdessä sovitut perusasiat tekevät kokoustamisesta sujuvampaa. Etukäteen OneNotella osallistujille jaettu selkeä agenda helpottaa kokoukseen valmistautumista ja seuraamista.

Puheenvuorot kannattaa jakaa Nosta käsi -toiminnolla, jotta keskustelu sujuu keskeytyksettä. Muistiinpanot voi tehdä OneNoteen kokouksen aikana sekä elävöittää kokousta esimerkiksi Formsia tai Whiteboardia hyödyntäen. Tehtävien jakoon voi hyödyntää Planneria kokouksen aikana. Kun varaat kokouksen, jätä 10 minuuttia myös etäpalavereiden väliin ja sovi etukäteen kameran käytöstä.

5. Yhteiset pelisäännöt

Jotta toimintatavat siirtyvät todellisesti kaikkien työntekijöiden arkeen, on niistä sovittava yhteisesti. Teamsin sulava käyttäminen vaatii toki jonkin verran teknistä osaamista, mutta pääpaino on ehdottomasti yhteisesti sovituissa työtavoissa, onhan kyse tiimityökalusta. On asioita, joihin sinä voit yksilönä vaikuttaa ja asioita, joita voitte työyhteisönä tehdä.

Jotta koko organisaatio seisoo työtapojen takana ja muutos tavoittaa kaikki työntekijät, on oman Pelikirjan muodostaminen oikein tehokas tapa tähän. Organisaation omassa pelikirjassa on kuvattu yhteiset työ- ja viestintävälineet sekä niiden käyttötarkoitus ja toimintatavat. Kollegani Ossi Ågren kertoo blogissaan ja webinaarissaan tästä tarkemmin!

Lisää Teamsin hallinnasta ja sen sulavasta käytöstä pääset kuulemaan webinaarissani Teams – parhaat käytännöt. Webinaarissa syvennyn kokonaisvaltaisemmin vinkkeihin ja konkreettisesti näytän, kuinka kaikki tämä tehdään sekä kurkataan ratkaisut bingoon. Katso webinaarin tallenne tästä.

Kirjoittaja on Sulavan konsultti Maiju Salonen, Teams-asiantuntija ja Prosci-sertifioitu muutososaaja, joka on erityisen kiinnostunut ihmisestä modernin työn muutoksen keskellä ja uskoo, että teknisissä projekteissa ihmislähtöinen lähestymistapa tuo onnistuneimman ja sulavimman lopputuloksen.